8. Reactie op het accountantsverslag 2020 - collegereactie

Telefoonnummer

Con trol A.llazi en A. Jacobs (0318) 538 016

Documentnummer

2021 \-

Datum

25 mei 2021 Reactie op het accountantsverslag 2020

Afdeling Behandeld door

Onderwerp

Aan de gemeenteraad

Geachte leden van de raad,

Het jaarrekeningtraject 2020 is succesvol afgerond. Bij de jaarstukken ontvangt u de goedkeurende controleverklaring van de accountant Stolwijk Kelderman, samen met het accountantsverslag. Graag geeft het college een reactie op dit rapport. Het college stelt het op prijs dat een concept van het accountantsverslag met de portefeuillehouder financiën en de concerncontroller is besproken. Het college streeft naar een goede samenwerking met Stolwijk Kelderman en constateert net als Stolwijk Kelderman dat deze samenwerking prettig verloopt. Daarnaast zien we ook dit jaar weer een controle die tijdig en conform planning is afgewikkeld. In het accountantsverslag is een aantal kernpunten benoemd, waarop hieronder kort wordt ingegaan : Gevolgen corona virus jaarrekening 2020 Zoals de accountant aangeeft blijft de huidige situatie door het coronavirus buitengewoon. De (financiële) implicaties van deze situatie hebben onze volle aandacht.

We hebben met het opstellen van de jaarstukken 2020 adequate opvolging gegeven aan de adviezen van de boardletter zoals het opnemen van een apart hoofdstuk over de (financiële) gevolgen van corona alsook het vaststellen van separate kaders hierover. Hiermee zijn de adviezen van de boardletter opgevolgd. Onzekerheden in het sociaal domein Conform eerdere jaren maakt de gemeente Veenendaal gebruik van de controleverklaring van zorginstellingen om onder andere de prestatielevering aan te tonen. Mede als gevolg van de coronacrisis zien we dat productieverantwoordingen dit jaar later worden ontvangen, met een toename van onzekerheden bij afsluiting van de jaarrekeningcontrole als gevolg. Vanzelfsprekend blijven wij als gemeente de ontvangen productieverantwoordingen monitoren en stopt dit proces niet omdat de jaarrekening nu is afgewikkeld.

Verder hebben wij u in de collegereactie op de boardletter geïnformeerd over de projecten die zijn opgestart ten aanzien van het sociaal domein, bijvoorbeeld het actieplan 'control in het sociaal domein' dat is opgesteld, een monitor die is ontwikkeld ten behoeve van interne sturing tussen de regio en de gemeente en het opstellen van nieuwe verordeningen. Dit maakt dat we belangrijke

Raadhuisplein 1 • 3901 GA Veenendaal· Postbus 1100 • 3900 BC Veenendaal Tel. (0318) 538 538 •Fax (0318) 510 414 • www.veenendaal.nl • www.veenendaal.ni/vraag

Kenmerk 2021\Pagina 2 stappen in de goede richting hebben gezet. We zullen deze lijn verder volgen door ook goed te kijken naar onze afhankelijkheid van de controleverklaringen van zorgaanbieders op het punt 'vaststellen levering van zorg' en welke keuzes we hierbij als organisatie kunnen maken. Financiële positie De financiële positie van de gemeente is bij het vaststellen van de jaarrekening gezond, dit blijkt bijvoorbeeld uit de aanwezigheid van voldoende weerstandsvermogen en solvabiliteit. Interne beheersing - rechtmatigheidsverantwoording Voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording hebben we in 2020 een plan van aanpak opgesteld. We hebben een analyse uitgevoerd op de risico's binnen de verschillende processen. Op basis hiervan is voor 2021 een intern controleplan opgesteld met de onderliggende toetsingspunten. Voor de afzonderlijke processen worden de controles uitgewerkt. Hiermee zijn alle voorbereidingen getroffen. De uitvoering van de interne controles is inmiddels opgestart. Speerpunt 1: Sturing per gemeenschappelijke regeling De accountant heeft ten aanzien van speerpunt 'Sturing per gemeenschappelijke regeling' geadviseerd om de periodieke evaluatie inzake de samenwerking, de informatievoorziening en de bereikte doelstellingen met de gemeenschappelijke regelingen voort te zetten en de evaluaties met u te delen.

De accountant vraagt hier terecht aandacht voor, en bij de gemeente Veenendaal is dit reeds onderdeel van het proces van het herzien van de nota verbonden partijen.

Speerpunt 2: Sociaal domein jeugd De accountant heeft ten aanzien van speerpunt 'Sociaal domein jeugd' geadviseerd om door te gaan met het invoeren van maatregelen die zorgdragen voor afname van de onzekerheid voor de bestedingen binnen het sociaal domein. Zoals de accountant terecht in het accountantsverslag heeft opgemerkt hebben we al een aantal belangrijke stappen gezet. Een nadere uitwerking hiervan is verder opgenomen bij het kopje hierboven 'onzekerheden in het sociaal domein'. In het accountantsverslag is de opvolging van de top drie belangrijkste bevindingen in processen opgenomen. Tozo verstrekkingen De Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) is één van de maatregelen van het kabinet om ondernemers te ondersteunen tijdens de coronacrisis. Net als bij andere uitkeringen is het van belang dat alleen mensen die daar recht op hebben Tozo ontvangen en dat misbruik en oneigenlijk gebruik wordt tegengegaan. Door de urgentie van de gevraagde uitkering, de korte invoertijd en de wisselende voorschriften is er een verhoogd risico op fouten van onrechtmatig verstrekte uitkeringen. De controle 2020 heeft uitgewezen dat de verstrekkingen binnen de gemeente Veenendaal juist en rechtmatig zijn.

Europese aanbestedingen Bij de controle van 2020 zijn alle aanbestedingen van leveranciers waaraan over de periode 20172020 meer dan€ 214.000,- is geleverd onderzocht op het juist toepassen van de Europese aanbestedingsregels. Hieruit zijn vier leveranciers naar voren gekomen waarbij de aanbesteding niet conform de Europese aanbestedingsregels is verricht. De accountant heeft geadviseerd om de raming van de opdracht goed aan de voorkant vast te leggen en te onderbouwen en op basis daarvan te toetsen of een Europese aanbestedingsprocedure noodzakelijk is, voordat wordt aanbesteed. We zullen deze aanbeveling opvolgen door de budgethouders eindverantwoordelijk te maken voor het volgen van de juiste inkoopprocedure. Om hen te ondersteunen is begonnen met het aantrekken van drie tactische inkopers. Momenteel zijn we bezig om de routing van offertes ook langs deze inkopers te laten gaan, zodat deze al aan de voorkant van het proces hierbij betrokken zijn. Daarnaast heeft de aanbestedingskalender in 2021 een centraler Raadhuisplein 1 • 3901 GA Veenendaal• Postbus 1100 • 3900 BC Veenendaal Tel. (0318) 538 538 ·Fax (0318) 510 414 • www.veenendaal.nl • www.veenendaal.nl/vraag

Kenmerk 2021\Pagina 3 plek binnen de organisatie gekregen, door de aanbestedingskalender te delen met alle teams en hier periodiek op te monitoren . Insteek is om op basis van de aanbestedingskalender periodieke gesprekken met de budgethouders te voeren zodat de juistheid en volledigheid van de inkoopprocedures hiermee aan de voorkant wordt gewaarborgd. De organisatie zal verder voor het vaststellen van de naleving van de Europese aanbestedingsregels voor het jaar 2021 gerichte werkzaamheden aan de hand van een zogenaamde 'crediteurenanalyse' verrichten, waarbij extra aandacht gegeven zal worden aan de raming van de opdracht en de onderbouwing hiervan . Over deze analyse zal per kwartaal door team inkoop gerapporteerd worden.

Prestatieleveringen De accountant heeft ten aanzien van de ingekochte goederen en diensten geconstateerd dat er niet altijd een (zichtbare) vastlegging van de prestatielevering in het dossier aanwezig is . Momenteel zijn de interne richtlijnen ten aanzien van de prestatieleveringen nader aangescherpt, zodat vanaf mei 2021 hieraan invulling wordt gegeven. We hebben voor 2020 op basis van aanvullende stukken aangetoond dat deze uitgaven rechtmatig en juist tot stand zijn gekomen.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en weth

de wnd. gemeentesecretaris

burgemeester

Raadhuisplein 1 • 3901 GA Veenendaal· Postbus 1100 • 3900 BC Veenendaal Tel. (0318) 538 538 •Fax (0318) 510 414 • www.veenendaal.nl • www.veenendaal.nf/vraag