8. Bestuurlijke reactie accountantsverslag 2021-collegereactie

Telefoonnummer

Control A.llazi {0318} 538 016

Documentnummer

2022\-1913341

Datum

31 mei 2022 Reactie op het accountantsverslag 2021

Afdeling Behandeld door

Onderwerp

Aan de gemeenteraad

Geachte leden van de raad,

Het jaarrekeningtraject 2021 is succesvol afgerond. Bij de jaarstukken ontvangt u de goedkeurende controleverklaring van de accountant Stolwijk Kelderman, samen met het accountantsverslag. Graag geeft het college een reactie op dit verslag. Het college stelt het op prijs dat een concept van het accountantsverslag met de portefeuillehouder financiën en de directeur bedrijfsvoering is besproken. Het college streeft naar een goede samenwerking met Stolwijk Kelderman en constateert net als Stolwijk Kelderman dat deze samenwerking prettig en constructief verloopt. Daarnaast zien we ook dit jaar weer een controle die tijdig en conform planning is afgewikkeld. In het accountantsverslag is een aantal kernpunten benoemd, waarop hieronder kort wordt ingegaan : Onzekerheden in het sociaal domein Net als eerdere jaren maakt de gemeente Veenendaal gebruik van de controleverklaring van zorginstellingen om onder andere de prestatielevering binnen het sociaal domein aan te tonen. Vanwege de afhankelijkheid van deze controleverklaringen hebben we in 2021 een intern onderzoek opgestart naar de geleverde prestaties van met name kleine zorgaanbieders. Dit onderzoek zetten we, in goed overleg met de accountant, in 2022 voort.

We blijven hiermee inzetten op het reduceren van de onzekerheden in het sociaal domein. Financiële positie De financiële positie van onze gemeente is bij het vaststellen van de jaarrekening gezond, dit blijkt bijvoorbeeld uit de aanwezigheid van voldoende weerstandsvermogen en solvabiliteit. Interne beheersing - rechtmatigheidsverantwoording Voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording hebben we in 2020 een plan van aanpak opgesteld. We hebben een analyse uitgevoerd op de risico's binnen de verschillende processen. Op basis hiervan is voor 2021 een intern controleplan opgesteld met de onderliggende toetsingspunten. Voor de afzonderlijke processen zijn de interne controles conform planning uitgewerkt.

Raadhuisplein 1 • 3901 GA Veenendaal • Postbus 1100 • 3900 BC Veenendaal Tel. (0318) 538 538 •Fax (0318) 510 414 •

Kenmerk 2022\-1913341 Pagina 2 We blijven de landelijke ontwikkelingen, in het bijzonder de nieuwe kadernota Rechtmatigheid, rondom de rechtmatigheidsverantwoording volgen. Bij het opstellen van het plan van aanpak rechtmatigheidsverantwoording hebben we reeds rekening gehouden met de aanbevelingen ·aanpassen financiële verordening· en 'het opnemen van een toelichting in de paragraaf Bedrijfsvoering· vanuit de boardletter 2021. Beiden worden aan u voorgelegd zodra de gewijzigde wetgeving een feit is. Speerpunten jaarrekening 2021 De accountant heeft in de boardletter 2021 positief gerapporteerd over de speerpunten 'Informatie over de gevolgen van corona· en 'Dataveiligheid financiële systemen·. Voor een inhoudelijke toelichting op deze speerpunten verwijzen we naar de collegereactie op de boardletter 2021. In het accountantsverslag is de opvolging van de top drie belangrijkste bevindingen, zoals tijdens de interim controle door de accountant vastgesteld, in processen opgenomen. Europese aanbestedingen Bij de controle van 2021 zijn de aanbestedingen van leveranciers waaraan over de periode 2017-2020 meer dan € 214.000,- is geleverd, onderzocht op het juist toepassen van de Europese aanbestedingsregels. Hieruit zijn tien leveranciers naar voren gekomen waarbij de aanbesteding niet conform de Europese aanbestedingsregels is verricht.

De accountant heeft geadviseerd om de raming van de opdracht goed aan de voorkant vast te leggen middels het opstellen van een inkoopdossier en op basis van het inkoopdossier te toetsen of een Europese aanbestedingsprocedure noodzakelijk is, voordat wordt aanbesteed. Daarnaast heeft de accountant geadviseerd om inkopen te bundelen en hiervoor overkoepelende contracten af te sluiten. We hebben gedurende 2021 de nodige verbeterstappen in gang gezet. Zo hebben we besloten om alle inhuur van personeel via een dynamisch aanbestedingssysteem te laten verlopen, hiermee wordt de kans op onrechtmatigheden aanzienlijk verkleind. Daarnaast hebben we met ingang van het voorjaar 2022 de inkoopprocedure verder aangescherpt door het invoeren van het zogenaamde aanmeldformulier bij inkopen boven de€ 10.000,-. Met dit formulier wordt de raming van de opdracht aan de voorkant adequaat vastgelegd en vormt dit formulier het startdocument waarin duidelijk wordt welke inkooproute en hiermee samenhangende aanbestedingsprocedure gevolgd moet worden. De organisatie zal daarnaast voor het vaststellen van de naleving van de Europese aanbestedingsregels voor het jaar 2022 gerichte werkzaamheden aan de hand van een zogenaamde 'crediteurenanalyse' verrichten. Over deze analyse zal per kwartaal door team inkoop aan control en directie gerapporteerd worden.

Prestatie/everingen inkopen De accountant heeft ten aanzien van de ingekochte goederen en diensten geconstateerd dat er niet altijd een (zichtbare) vastlegging van de prestatielevering in het dossier aanwezig is. De interne richtlijnen zijn eind 2021 ten aanzien van de prestatieleveringen nader aangescherpt zodat we met ingang van boekjaar 2022 hieraan invulling geven. We hebben voor 2021 op basis van aanvullende stukken aangetoond dat deze uitgaven rechtmatig en juist tot stand zijn gekomen. Volledigheid van de be/astingbaten Met ingang van 1 januari 2021 verzorgt gemeente Veenendaal het proces van lokale heffingen voor de gemeente Woudenberg. Daarnaast wordt voor de belastingheffing en -inning vanaf 2021 gebruik gemaakt van twee nieuwe softwareapplicaties. Het team is druk bezig geweest met de primaire inrichting van het proces en de implementatie van de twee nieuwe softwareapplicaties, hierdoor heeft het team geen tijdige controles gedurende het jaar 2021 kunnen uitvoeren. Door het team zijn achteraf, in het voorjaar van 2022, toereikende controles uitgevoerd. Hiermee is de juistheid en volledigheid van de lokale heffingen 2021 vastgesteld. We zullen voor 2022 op basis van een intern

Raadhuisplein 1 • 3901 GA Veenendaal· Postbus 1100 • 3900 BC Veenendaal Tel. (0318) 538 538 •Fax (0318) 510 414 •

Kenmerk 2022\-1913341 Pagina 3 controleplan de controlewerkzaamheden tijdig uitvoeren waarbij we de adviezen van de accountant zullen meenemen. Wij danken de accountant voor zijn adviezen. Wij zullen er ons voordeel mee doen en daarmee de kwaliteit van het proces en de inhoud van onze financiële verantwoording verhogen. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Veenendaal,

mevrouw drs. S.M. Deelstra gemeentesecretaris

Raadhuisplein 1 • 3901 GA Veenendaal • Postbus 1100 • 3900 BC Veenendaal Tel. (0318) 538 538 •Fax (0318) 510 414 •