7. Technische vragen en antwoorden RV Masterplan Theater

TECHNISCHE VRAGEN Raadscyclus:

November 2024

Naam fractie:

SP, ProVeenendaal, CDA en D66, SGP

Onderwerp:

4. Raadsvoorstel Masterplan Theater Duivenweide

SP

-

Zijn er eigen horeca-uitgiftepunten per voorziening? Antwoord: Er zijn verschillende horeca uitgiftepunten in het ruimtelijk PVE voorzien. In de multifunctionele kleine zaal is een separaat horecapunt voorzien.

-

Is de (winst van de) baromzet voor de organiserende voorziening? Zo nee, waar gaat deze dan heen? Antwoord: De baten en lasten van de exploitatie van horeca maken onderdeel uit van het bedrijfsplan van Theater Lampegiet, waarmee het positieve saldo in de totaalexploitatie van het theatercomplex landt. Dit kan ook anders, maar dit zou dan een financieel gat slaan wat vervolgens weer elders gedekt moet worden.

-

Op welke wijze wordt er geborgd dat de drie eigenstandige organisaties gelijkwaardige partners zijn in het nieuwe gebouw? Antwoord: De exploitatie van het theatercomplex zal in de basis worden uitgevoerd door het Theater de Lampegiet. Dit ziet op zaken zoals de programmering, maar ook schoonmaak en beheer. De partijen die onderdeel vormen van het bedrijfsplan van het theater (film- en popfunctie) krijgen positie middels een nog op te stellen overeenkomst waarin de afspraken tussen partijen worden vastgelegd. Hiermee wordt onder andere geborgd dat er sprake is van een groeimodel en wordt uitvoering gegeven aan de toezeggingen ten aanzien van een volwaardig poppodium. Als eigenaar van het theatercomplex én subsidieverlener ten aanzien van cultuur heeft de gemeente een belangrijke regierol om hierop toe zien. Het gemeentelijke belang is dat de prestatieafspraken t.a.v. cultuur worden behaald en daarmee uitvoering aan de doelstellingen uit de Cultuurvisie wordt gegeven.

-

Op welke wijze wordt een eerlijke verdeling van de beschikbaarheid van de kleine zaal vastgesteld tussen de gelijkwaardige organisaties? Antwoord: Als bij bovenstaande vraag benoemd: De partijen die onderdeel vormen van het bedrijfsplan van het theater (film- en popfunctie) krijgen positie middels een nog op te stellen overeenkomst. Op basis van overleg zal een programmering worden vastgesteld, waarbij de gemeente een regierol heeft. Het gemeentelijke belang is dat de prestatieafspraken t.a.v. cultuur worden behaald en daarmee uitvoering aan de doelstellingen uit de Cultuurvisie wordt gegeven.

-

Zijn er naast de 21 vastgestelde popbijeenkomsten ook nog mogelijkheden om (met behulp van vrijwilligers) een (fors) aantal extra (niet gesubsidieerde) popbijeenkomsten te organiseren? Antwoord: Zie beantwoording van bovenstaande vraag. Op basis van successen en de behoefte van bezoekers kunnen er in overleg meer activiteiten geprogrammeerd worden voor o.a. popbijeenkomsten. De programmering zoals die nu in het bedrijfsplan is opgenomen is dan ook niet in beton gegoten en zal op basis van behoefte en inzichten door ontwikkeld worden.

-

Is het mogelijk (voor lokaal talent) om de kleine zaal tegen een aantrekkelijk tarief te gebruiken als oefenruimte (wanneer de zaal niet geboekt is)? Antwoord: Het theatercomplex kan in principe onder voorwaarden worden verhuurd; qua beschikbaarheid dient te worden gekeken of dit uit kan met overige programmering (denk aan voorbereiding voor voorstellingen). Daarnaast dient de verhuur wel bij te dragen aan de exploitatie van het theatercomplex.

ProVeenendaal -

Als we instemmen met dit voorstel, stemmen we dan ook direct in met de voorkeuren in hoofdstuk 2 Bouwstenen? Antwoord: In het raadsvoorstel wordt gevraagd in te stemmen met het gewenste eindbeeld voor het gebied Duivenweide. De bouwstenen vormen samen het eindbeeld, echter is de besluitvorming er voor nu alleen op gericht om het deelproject van het theatercomplex in uitvoering te brengen.

-

Of en wanneer komt het thema Woningbouw aanbod? Antwoord: De bouwsteen van woningbouw is afhankelijk van onder andere de parkeeroplossing. Op dit moment ligt de focus op het theatercomplex, waarmee er nog geen inzicht is op welk moment de woningbouw aan bod komt. De overige bouwstenen vereisen nog besluitvorming.

CDA 1. In tabel 1 wordt aangegeven dat het aantal professionele Voorstellingen in de Grote Zaal in de nieuwe situatie (101) lager ligt dan de huidige (120). Wat is hiervan de reden? Antwoord: Qua omvang neemt de programmeringsfunctie in totaal toe. Het aantal voorstellingen in de grote zaal zal weliswaar iets afnemen tot 101 voorstellingen per seizoen omdat een deel van het aanbod wordt overgeheveld naar de kleine zaal, waar het beter tot zijn recht komt. In de kleine zaal worden per seizoen 50 professionele voorstellingen geprogrammeerd. 2. In de tabel wordt aangegeven dat de het aantal montages in de Grote Zaal in de nieuwe situatie (45) hoger ligt dan de huidige (19). Wat is hiervan de reden? Antwoord: Theater Lampegiet staat landelijk bekend als montage theater. Bij een montage huurt een theatergezelschap de theaterzaal een aantal dagen om de voorstelling helemaal af te maken. De capaciteit hiervoor is bij één zaal zeer beperkt omdat deze montagedagen ten koste gaan van de

voorstellingsdagen in de Grote Zaal. Door de realisatie van de Kleine Zaal kunnen we tijdens montagedagen voorstellingen presenteren waardoor het theateraanbod niet in het gedrang komt. De montagedagen dragen in financiële zin positief bij aan het bedrijfsplan van het Theater. 3. Het totaal van verhuringen in Grote en Kleine Zaal stijgt van 20 naar 47 (22 + 25). Op basis waarvan wordt deze stijging verwacht? Antwoord: Door de realisatie van een nieuw theater met meerdere zalen wordt de positie op de verhuurmarkt sterk verbeterd waardoor het aantal verhuringen, die nu met één zaal niet kunnen gefaciliteerd worden, wel plaats kunnen vinden. Daarnaast zien we de afgelopen periode een aanzienlijke stijging in de verhuur aanvragen en inkomsten waardoor deze stijging in het aantal verhuringen te verwachten is. Zie ook het Bedrijfsplan. 4. In tabel 2 wordt uitgegaan van 19.050 bezoekers Verhuur Cultuurmaatschappelijk Grote Zaal. In tabel 1 wordt uitgegaan van 22 voorstellingen bij Verhuur Cultuurmaatschappelijk Grote Zaal. Dit brengt een gemiddelde van 865 bezoekers per voorstelling met zich mee. Hoe verhoudt zich dit met de maximumcapaciteit van de Grote Zaal? Antwoord: Bij de bezoekersaantallen zijn ook de aantallen van de WET schoolvoorstellingen voor het primair onderwijs en voor het voortgezet onderwijs opgenomen.

Dit zijn respectievelijk 6.000 en 1.500 Veenendaalse scholieren die het theater bezoeken. Deze voorstellingen zijn niet opgenomen in het aantal cultureel maatschappelijke verhuringen omdat er geen huur in rekening gebracht wordt. We vonden het wel van belang deze bezoekersaantallen van de Veenendaalse schooljeugd mee te nemen. 5. Er wordt uitgegaan van 600 filmvertoningen per jaar. a. Hoe is dit aantal berekend? Hoe gaat een ‘gemiddelde’ week er qua vertoningen uit zien? Antwoord: Er wordt uitgegaan van dagelijkse programmering van meerdere filmvertoningen per dag (middag, vroege en late avond vertoningen) met een gemiddelde van 12 vertoningen per week wat overeenkomt met circa twee films per dag. In de weekenden zullen er meer vertoningen per dag geprogrammeerd worden. We willen ook doelgroep programmering gaan doen zoals woensdagmiddag vertoningen voor de jeugd en weekend matinee vertoningen voor de senioren b. Hoe verhoudt dit zich met het huidig aantal vertoningen dat het Filmhuis per jaar brengt? Antwoord: In 2023 104 vertoningen met 7.076 bezoekers. (op basis van info van Filmhuis Veenendaal)

c. Welke andere (soort) films verwacht Theater Lampegiet te gaan vertonen naast het filmhuisgenre? Antwoord: zie het bedrijfsplan, brede filmprogrammering van populaire bioscoopfilms voor een groot publiek tot filmhuis en arthouse films. Samen met Filmhuis Veenendaal willen we ook Thema avonden gaan organiseren. Door de enorme toename van de mogelijkheden om films te vertonen en een verbreding van het aanbod wat ook vaker vertoond kan worden gaan we uit van een bezoekersaantal van 30.000.

D66

-

Als het plan wordt goedgekeurd: Op basis van welke criteria wordt bij de uitbesteding bepaald wie het project gegund wordt? En hoe zwaar wegen deze criteria? Antwoord: Na besluitvorming zal het plan verder worden uitgewerkt met een expertteam. De aanbestedingsstrategie maakt onderdeel uit van het vervolg als opgenomen in het raadsvoorstel onder “Aanpak / uitvoering”. De criteria zullen naar verwachting zien op een goede verhouding tussen de ambities (vorm, functie en kwaliteit) en geld. De beschikbare middelen en onvoorzienbudget om risico’s te kunnen afdekken zullen hierbij een belangrijk gegeven vormen.

SGP 1. Voorgesteld wordt één miljoen euro aan voorbereidingskrediet beschikbaar te stellen in 2025. -

Hoe verhoudt zich dit tot de recent vastgestelde Programmabegroting 2025. Waar zit deze miljoen opgenomen in de Programmabegroting 2025? Antwoord: Het gevraagde voorbereidingsbudget van een miljoen is een onderdeel van het totale benodigde budget, waarin de dekking in de Programmabegroting 2025/Meerjarenraming 2026-2028 structureel voorzien is (totale jaarlast van 4,28 miljoen euro). Zoals in het voorstel bij ‘kosten, baten, dekking’ is genoemd zijn in de meerjarenbegroting de extra lasten voor het nieuwe theater met ingang van 2027 geraamd. Zodra er uitgaven gedaan worden vanuit het voorbereidingskrediet zullen er in 2026 al beperkte rentelasten zijn. Dit wordt meegenomen in de programmabegroting voor 2026. Kortom in de jaarschijf 2025 is nog geen sprake van rentelasten.

-

Hoe is dit bedrag opgebouwd? We ontvangen graag een specificatie. Antwoord: In het raadsvoorstel zijn onder “Aanpak / uitvoering” de activiteiten benoemd, zowel procesmatig alsook inhoudelijk. De € 1,0 miljoen zal naar vaststelling worden gebruikt om hier invulling aan te geven en betreft een globale inschatting op totaalniveau van uren, (externe) onderzoeken, architect, bouwkundigen, vergunningverlening, e.d.. De middelen zullen voor en door het expertteam worden ingezet om het theatercomplex verder uit te werken naar een goede uitwerking van het gebouw wat de basis vormt voor de aanbesteding.

2. Bij Kanttekening 2.2 wordt aangegeven dat er risico’s bestaan t.a.v. het Bedrijfsplan Theater Lampegiet en Businesscase theatercomplex. De risico’s zelf worden niet genoemd. -

Wat zijn de vijf grootste risico’s in het voorliggende Bedrijfsplan Theater Lampegiet (dus het gemeentelijke vastgoeddeel)? Antwoord: Het gemeentelijke vastgoeddeel is de Businesscase theatercomplex. Het bedrijfsplan Theater Lampegiet ziet op de exploitatie door de stichting Lampegiet. Hieronder de risico’s ten aanzien van het Bedrijfsplan Theater Lampegiet:

1. Risico: het risico bestaat dat de verwachte bezoekersaantallen niet (meteen) gehaald worden en dat daarmee de exploitatie onder druk komt te staan. De verwachte bezoekersaantallen zijn echter op basis van diverse gedegen onderzoeken tot stand gekomen. Beheersmaatregel: Gekozen is om voorzichtig te ramen t.a.v. de bezoekersaantallen. Bij een bandbreedte ten aanzien van de verwachte bezoekers is gekozen voor de onderkant van de bandbreedte. Op onderdelen is ruimte voor groei voorzien. Deze potentiële groei is niet ingeboekt omdat de praktijk moet uitwijzen of dit ook daadwerkelijk gaat lukken. Verder is er rekening gehouden met een incidenteel tekort in de eerste drie jaren. 2. Risico: het risico bestaat dat op rijksniveau besloten wordt om de verhoging van het btwtarief. Het btw-tarief voor cultuur wordt verhoogd van 9% naar 21%. Op dit moment weten we nog niet of en zo ja hoeveel impact dit heeft op het bezoeken van de culturele voorzieningen waaronder het theater. Gezien dit een besluit is op rijksniveau is hier door de gemeente geen beheersmaatregel op te formuleren. 3. Ten aanzien van een aantal kosten is een inschatting gemaakt op basis van wat we nu weten. Er is bijvoorbeeld een inschatting gemaakt ten aanzien van de energiekosten. Beheersmaatregel: t.a.v.

de vaste lasten is uitgegaan van reële getallen waarbij ten aanzien van de lasten niet aan de onderkant van de bandbreedte aannames zijn gedaan. -

Wat zijn de vijf grootste risico’s in de voorliggende Businesscase theatercomplex (elders het nieuwe Bedrijfsplan genoemd)? Antwoord: Het gemeentelijke vastgoeddeel is de Businesscase theatercomplex. Het bedrijfsplan Theater Lampegiet ziet op de exploitatie door de stichting Lampegiet. Hieronder de risico’s ten aanzien van het gemeentelijke Businesscase theatercomplex. Verder zijn ook de beheersmaatregelen behorende bij de risico’s opgenomen:

-

1. Risico: stijging bouwkosten; beheersmaatregel: indexatie in de businesscase is boven de CPI-index en een projectonvoorzien is opgenomen in de raming. Daarnaast zijn de bouwkosten op hoger niveau dan gemiddeld (bouwkostenkompas) geraamd; 2. Risico: hogere ambities niet bijpassend bij het geld; beheersmaatregel: inzet van een Expertteam met daarbij focus op risicomanagement en financiële sturing; 3. Risico: Tegenvallende aanbestedingsresultaten; beheersmaatregelen: keuze voor het gunnen in de hand houden bij het expertteam en bij onvoldoende middelen voorleggen ter besluitvorming aan de gemeenteraad. 4. Risico: Tegenvallers bij de bouw; beheersmaatregelen: sturen op de beschikbare middelen bij de aanbesteding en voldoende projectonvoorzien reserveren voor tegenvallers; 5. Risico: rentestijging; beheersmaatregelen: de ontwikkelingen omtrent de rente worden nauwlettend gemonitord. Na besluitvorming zal een financieringsstrategie uitgewerkt worden en gekeken worden naar een efficiënte wijze van financiering, waarbij wordt geanticipeerd op ontwikkelingen in de rentestand, het te investeren vermogen, fasering en de looptijd.

3. Wat wordt bedoeld met kanttekening 2.3 uit het Raadsvoorstel? En heeft deze kanttekening betrekking op dat wat in het Bedrijfsplan is opgenomen onderaan pagina 6? Antwoord: De kanttekening ziet op de inschatting van de incidentele tekorten op de eerste drie jaren van de exploitatie van het Theater Lampegiet. Die kanttekening ziet op hetgeen opgenomen is op pagina 6 en 7 van het bedrijfsplan van het Theater Lampegiet.

Aansluitend op vraag 3: -

-

Wie reserveert er een risicobudget van een half miljoen? Doet het theater dit in haar Bedrijfsplan? Het risicobudget wordt door de gemeente gevormd als ‘mogelijke tijdelijke hogere subsidie’ voor de exploitatie van het Theater Lampegiet in de beginjaren naar oplevering van het theatercomplex. Conform het raadsvoorstel zullen deze bedragen bij de nieuwe meerjarenbegrotingen verwerkt worden. En hoe dan? Of is dit een aanvulling op de subsidie? Als dit het geval is: waarom is er gekozen om dit risico op voorhand bij de gemeente te leggen en niet als ondernemersrisico van het theater te zien? Het betreft een mogelijke tijdelijke aanvulling op de subsidie. Het Theater Lampegiet is een stichting die ziet op het uitvoeren van gemeentelijke beleidsambities en geen onderneming, waarmee dit risico zorgt voor een tekort op de begroting van het Theater. Klopt ons beeld dat dit in het voorstel van mei 2024 niet was opgenomen? En zo ja, waarom toen niet en nu wel? In het raadsvoorstel “Stedenbouwkundig Masterplan nieuw theater in de Duivenweide” stond onder “Kosten, baten, dekking” hierover het volgende opgenomen: “ De aanloopverliezen op de theaterexploitatie bedragen circa € 0,5 miljoen voor de eerste drie jaren. Dit betreft een ‘incidenteel tekort’ van € 350.000,- in jaar één, € 100.000,- in jaar twee en € 50.000,- in jaar drie.”

4. Het deelproject Pakeergebouw ‘is volgend op de bouw van het theater’, zo lezen we op pag. 4 van de Businesscase. Waarom is dit deelproject niet integraal onderdeel van dit raadsvoorstel? Op dit moment ligt de keuze voor om in te stemmen met een nieuw theatercomplex. Dat is een eerste stap in de uitvoering van een grotere visie voor de Duivenweide. De vervolgstappen vragen om separate besluitvorming. Het is hierbij mogelijk om de vervolgstappen niet uit te voeren (het theatercomplex kan ook gerealiseerd worden zonder het deelproject parkeren).

5. M.b.t. de bijdragen ‘Derdengelden’ de volgende vragen: -

In paragraaf 3.6 (Overige dekkingsbronnen) wordt aangegeven dat er geen bereidheid is gevonden om financieel bij te dragen. Wat is er concreet gedaan in 2024 gedaan om additionele geldstromen te vinden? In 2024 zijn verschillende gesprekken gevoerd met de bestuurders van buurgemeentes (Rhenen, Ede, Utrechtse Heuvelrug) om de mogelijkheden tot een financiële bijdrage te bevragen gezien de sterke regiofunctie van het theater. Daarnaast hebben we bij een bijeenkomst van de Cultuurregio Utrecht een presentatie over het theater gegeven aan de gedeputeerde en aan alle deelnemende gemeentes, waarin ook hen gevraagd is om een bijdrage. Bovendien is ‘een nieuw regionaal theater’ ingediend als fiche bij de Regio Deal. Om ons fiche kracht bij te zetten is hiervoor commitment gevraagd bij de gemeentes Ede, Wageningen, Rhenen en Renswoude. Deze gesprekken lopen nog, we bekijken of er mogelijkheden zijn tot ondersteuning van een regionale programmering.Tevens is onderzocht welke provinciale en landelijke subsidieregelingen er zijn en in hoeverre hier een beroep op gedaan kan worden voor de financiering van het nieuwe theater. Ook is gesproken met een partij die culturele instellingen ondersteunt in het opzetten van crowdfundingsacties om een realistisch beeld van de mogelijke opbrengst van een dergelijke actie te kunnen inschatten.

6. In het Bedrijfsplan wordt resumerend het volgende geschreven: ‘Het totaal aantal bezoekers van de activiteiten stijgt van ruim 55.000 in seizoen 2022-2023 naar ruim 130.000 bezoekers’ (in 20282029). Deze zin is als feit geformuleerd, maar lijkt ons een prognose. We ontvangen graag de onderliggende gronden waarop deze verwachting is gebaseerd. In het Bedrijfsplan is per onderdeel uitgewerkt wat verwachte bezoekersaantallen zijn. Aan de verwachte bezoekersaantallen liggen diverse onderzoeken en documenten ten grondslag. Voor de theaterfuncties is o.a. gebruik gemaakt van kengetallen van Buys Culturele Profielen. Daarnaast is gekeken naar ontwikkelingen in de markt. Voor de filmfunctie ligt o.a. het onderzoek van het Filmkenniscentrum ten grondslag. Het betreft een relatief voorzichtige aanname.

7. Waar kunnen we in het Bedrijfsplan en/of Businesscase de toegezegde € 100.000 die jaarlijks als bijdrage vanuit het theater is toegezegd vinden? We verwijzen hiervoor naar de brief van de Raad van Toezicht van Theater Lampegiet dd 14 juni 2024. Hierin wordt door de Raad van Toezicht aangegeven dat zij bij besluit tot nieuwbouw de resultaatverplichting willen aangaan om jaarlijks € 100.000 additionele gelden uit de markt te verwerven. In het Bedrijfsplan op pagina 13 onder de paragraaf Cultureel ondernemerschap staat omschreven op welke wijze het theater invulling geeft aan het generen van eigen inkomsten: “Eerder heeft de Raad van Toezicht van Theater Lampegiet aangegeven dat zij de resultaatverplichting op zich nemen om, bij de realisatie van het plan met de filmhuiszaal, € 100.000 per jaar bij te dragen aan additionele middelen uit de markt. Deze bijdrage wordt gerealiseerd door een mix van extra eigen inkomsten die met name bestaan uit extra inkomsten (commerciële) verhuur, hogere inkomsten film en horeca en een stijging van de bijdragen uit sponsoring (bedrijfsvrienden) en fondsen.” 8. Waar kunnen we in het Bedrijfsplan en/of Business de effectuering van de overweging vanuit het aangenomen Amendement van ProVeenendaal e.a. (2024.34) terugvinden waar staat: ‘Theater Lampegiet 100k per jaar wil bijdragen aan de exploitatie’. Zie hierboven de beantwoording op vraag 7.

Gevolg is dat er minder exploitatiesubsidie benodigd is, wat onderdeel vormt van de totale € 0,5 miljoen bezuiniging.