7. Memo Vervolg op de raadsconferentie

MEMO Documentnummer Aan

2022\43476 Gemeenteraad

Kopie aan

Van Naam behandelaar

Datum Onderwerp

Agendacommissie P. van Vugt

Telefoonnummer

0318-538255

6 september 2022 Vervolg op raadsconferentie 26/27 augustus 2022

Zo zijn onze manieren Tijdens de raadsconferentie is afgesproken dat de agendacommissie met de resultaten van de raadsconferentie aan de slag zou gaan en met een vervolgaanpak zou komen. Op 6 september heeft de agendacommissie daarover vergaderd en zijn onderstaande punten betreffende de werkwijze van de raad en van de agendacommissie besproken en vastgesteld. De raadsconferentie en ook het raadsakkoord hebben handvatten aangereikt voor de verdere vormgeving van de bestuurlijke samenwerking tussen raad-college-organisatie. Daarbij zijn drie aspecten te onderscheiden: proces/structuur, cultuur en vaardigheden. Deze aspecten moeten ook in samenhang bekeken worden en opgepakt: het een gaat niet zonder het ander. Hoewel op de drie aspecten wordt ingegaan, ligt de focus op dit moment op de eerste twee aspecten: structuur/proces en cultuur. Proces/structuur Voor de verdere doordenking en uitwerking van de werkwijze van de raad zijn onder meer de volgende vertrekpunten gehanteerd: ▪ Goede besluiten voor Veenendaal door het gemeentebestuur (raad en college). ▪ Raad vooraf in positie in goede samenwerking met college en organisatie; invulling opdrachtgeverschap – opdrachtnemerschap (kaderstelling). ▪ Zichtbaar in de samenleving; verbinding met de samenleving (inwoners, organisaties, ondernemers).

▪ Open houding naar voorstellen en inbreng van iedere betrokkene binnen het gemeentebestuur; ook open houding naar ‘buiten’ (externe oriëntatie). (Dit aspect is ook cultuur, maar is in dit verband ook zeker van belang omdat dit iets kan zeggen over de volgorde/stappen in het proces.) ▪ Goed debat: hoe, wanneer en wat daarvoor nodig? ▪ Inhoudelijk goede en duidelijke documenten en voorstellen. Dit veronderstelt ▪ Een goede informatiepositie van de raad (wat heeft raad nodig voor een goed besluit en voor een goede controle). ▪ Tijdige en planmatige aanpak van de onderwerpen/thema’s. ▪ Inzicht in planning onderwerpen op korte en lange termijn; onderscheid tussen grote(re)/majeure onderwerpen en (meer reguliere) onderwerpen. ▪ Raad en samenleving worden door college/organisatie tijdig in voorbereiding betrokken. ▪ Regie op de korte en lange termijn agenda, met heldere (fatale) beslistermijnen. ▪ Prioritering in planning en behandeling, omdat niet alles wat raad wil, ook echt kan.

Raadhuisplein 1 • 3901 GA Veenendaal • Postbus 1100 • 3900 BC Veenendaal Tel. (0318) 538 538 • Fax (0318) 510 414 • www.veenendaal.nl • www.veenendaal.nl/vraag

Besluit Om dit nader te concretiseren, heeft de agendacommissie tot de volgende stappen besloten. Actie 1. Opstellen lange en korte termijnplanning

Inhoud ▪ Geeft schematisch zicht op wat er komt, wanneer het komt en hoe het proces eruitziet. ▪ Fatale termijnen zijn helder aangegeven.

Verbonden partijen Een aparte categorie onderwerpen zijn de verbonden partijen. Het is de moeite waard na te gaan op welke wijze het opdrachtgeverschap van de raad op een andere manier ingevuld kan worden (vergroting grip), zonder dat aan effectiviteit van het vergaderen wordt ingeboet (ontkoppeling opdrachtgeverschap en eigenaarsrol, risicoanalyses et cetera.

2. Bespreking planning in raad (via agendacommissie)

Onderdeel van de bespreking is: - Prioritering onderwerpen (wanneer wat). - Invulling rol raad en college bij de onderwerpen. - Frequentie bespreking: koppelen aan p&c-documenten?

- Advies door griffie

Nadere toelichting ▪ In planning zijn de onderwerpen en thema’s van het raadsakkoord opgenomen. ▪ Jaarlijks worden (na de behandeling van de programmabegroting) de reguliere onderwerpen toegevoegd voor het hele jaar. ▪ Planning dient om behandeling onderwerpen gelijkelijk over vergaderingen te kunnen verdelen (zie punt 7 ‘Effectief vergaderen’). ▪ Het proces laat zien wat de processtappen zijn (bijv. participatie (zie noot 1) - beeldvorming - kaderdebat – startnotitie – debatstuk – beslisstuk). ▪ Hoe beperkt ook: bij elk onderwerp/thema wordt het proces en de planning beschreven. ▪ Fracties kunnen planning benutten om zich goed voor te bereiden op de onderwerpen. Wat betreft invulling rol raad en college: - Wanneer is het college vooral aan zet (hamerstukken). - Bij welke onderwerpen wordt raad vooraf (al dan niet intensief) betrokken? (NB. Om het behapbaar te houden een overzichtelijk aantal.) - Bij welke onderwerpen betrekt het college de raad?

Proces De planning laat met name de processtappen zien per onderwerp/thema. Dat gebeurt uiteraard op een beknopte wijze (zie het voorbeeld van de gemeente Altena; bijlage 1). Wordt het betreffende onderwerp daadwerkelijk gestart, dan wordt dat proces verder vormgegeven en vooraf gecommuniceerd en (in voorkomende gevallen) besproken met de raad. Doel hiervan is: per processtap aan te geven wat we van elkaar verwachten. Ook wordt inzichtelijk welke partijen (ook buiten die van het gemeentebestuur) betrokken zijn bij deze stappen. 1

In het raadsakkoord is nadrukkelijk bepaald dat raad en samenleving aan de voorkant betrokken worden bij de uitwerking van de grotere thema’s (zie pag. 3 van het raadsakkoord Samen werken in vertrouwen). Participatie wordt hier prominent benoemd, omdat voor de gemeenteraad participatie van wezenlijk belang is. Participatie volgens het Veens Stappenplan Participatie (maar denk ook aan de aangenomen motie over participatie) is bij de relevante onderwerpen een niet meer weg te denken processtap. (Zie ook punt 6 hieronder.)

Pagina 2 van 6

Actie

Inhoud

Nadere toelichting

Betreft het een onderwerp waarbij het college vooral aan zet is, dan geeft het college aan hoe het betreffende proces eruitziet (bijv. op welke wijze de samenleving betrokken wordt et cetera). Betreft het een onderwerp waarbij de raad vooraf betrokken wordt, dan kan bijv. gesproken worden over de wijze waarop de raad betrokken wordt in het proces (wanneer wat van hem verwacht wordt). Bijvoorbeeld: Wordt de raad eerst geïnformeerd, voordat het college de raad om kaders gaat vragen? Wat gaat de raad zelf actief doen? Laat de raad zich informeren door middel van (bijvoorbeeld) rondetafelgesprekken met de samenleving? 3. Behoefte bepaalt in te zetten ▪ Al naar gelang het proces eruit▪ Leidend bij het bepalen van de instrument ziet wordt gekozen voor een inforkeuze is wat het doel van de bijmatiebijeenkomst, beeldvoreenkomst is. mende bijeenkomst, commissie ▪ Waar kaders worden gesteld, of dan wel een andere vorm van standpunten van raadsleden woroverleg. den verwacht, kan alleen sprake ▪ De griffie adviseert de agendazijn van een formele vergadering commissie hierin; de agendacom(bijv. commissie- of raadsvergamissie stelt de vorm van overleg dering). vast. 4. Er zijn twee politieke avonden/dagen per week

▪ Planning is leidend bij de prioritering van de invulling politieke avonden. ▪ Afwijkingen van de planningen worden tijdig gemeld.

5. Plaats van debat

▪ In commissie kan politieke bespreking plaatshebben (dus niet alleen technisch). ▪ Politieke debat vindt plaats in raad. In de raad worden uiteindelijk de politieke meningsverschillen geslecht.

6. Marginale toetsing op proces van raadsvoorstellen door agendacommissie

In raadsvoorstellen is zichtbaar ▪ welke afwegingen in het proces zijn gemaakt; ▪ wat de voor- en nadelen zijn van de voorgelegde besluitvoorstellen; ▪ hoe het participatieproces verlopen is; ▪ wat de scenario’s/alternatieven zijn (waar mogelijk); ▪ hoe het vervolgproces eruitziet (tijdlijn).

▪ Verzoeken voor extra politieke avonden worden vooraf gemotiveerd aan agendacommissie voorgelegd. ▪ Er kunnen parallelle sessies worden georganiseerd. ▪ Technische vragen worden voorafgaande aan de commissie gesteld; voorzitter houdt leden hieraan. ▪ Politieke bespreking in commissie maakt duidelijk wat hamerstuk is en wat een bespreekstuk is. ▪ Om helder te krijgen waarover de meningen nog verschillen, concludeert voorzitter hierop in de commissie (ten behoeve van de raadsvergadering). ▪ Gevolg kan zijn terugzending naar college.

Pagina 3 van 6

Actie

Inhoud

Nadere toelichting

7. Effectief vergaderen

▪ Evenwichtige samenstelling van de agenda (rol raadsplanning!), ook wat betreft agendering fracties. ▪ Kort en bondig formuleren. ▪ Interrupties als korte vragen, zonder een grote inleiding. ▪ Strak voorzitten door de voorzitters (gesteund door de commissie en raad).

▪ Zoals ook genoemd in de agendacommissie van 16 augustus: spelregels voor agenderen onderwerpen.

Cultuur In het raadsakkoord Samen werken in vertrouwen zijn in de paragraaf over de Bestuursstijl verschillende aspecten van de cultuur van samenwerken benoemd. Onder meer: ▪ Voorkomen van de reflex om terug te schieten in ‘oude’ werkwijze en gewoonten. ▪ Elkaar respectvol aanspreken. ▪ Gewoon ook ‘prettig samenwerken’; het raadswerk moet leuk en te doen zijn. ▪ Luisteren naar elkaar; een open houding naar elkaar. Tijdens de raadsconferentie van 26 augustus zijn diverse andere punten de revue gepasseerd: ▪ Spelen op de bal en niet op de persoon. ▪ Voorkomen populisme. ▪ Loslaten van verschillen coalitie – oppositie. ▪ Gemaakte afspraken staan en worden gehouden. ▪ Fouten maken mag (en daar leren we van). ▪ Respectvol met elkaar omgaan. ▪ Effectief vergaderen (dus ook kort en bondig formuleren); de spreektijdenregeling wordt zo overbodig. ▪ Durven te experimenteren. ▪ Amendering of terugsturen van een voorstel is geen verlies. Hoe divers de punten zijn, iedere deelnemer heeft hierin een rol. De agendacommissie heeft op 26 augustus de opdracht gekregen de handvatten die aangereikt zijn voor de bestuurlijke samenwerking, uit te werken en daarmee naar de raad te komen. Daarbij zal het veelal gaan om de structuur en om het proces. De cultuur raakt iedereen en iedere fractie.

Om hierin de verantwoordelijkheid te verbreden en niet alleen bij de voorzitters neer te leggen, is het voorstel om periodiek in een fractievoorzittersoverleg expliciet de heersende cultuur met elkaar te bespreken. Wat gaat er goed? Wat kan er beter? Et cetera. Zo kunnen ook over en weer de verwachtingen naar elkaar uitgesproken worden. Actie

Inhoud

Nadere toelichting

8. Instellen fractievoorzittersoverleg (driemaal per jaar)

▪ Bespreking cultuur.

▪ Er worden geen besluiten genomen zonder dat de raad daarin gekend wordt.

9. Herziening reglementen

▪ Zowel het Reglement van orde als de Verordening op de commissies zal moeten worden herzien.

Pagina 4 van 6

Vaardigheden/professionalisering van raadsleden Het punt van de vaardigheden hoeft op dit moment niet worden besproken. De prioriteit ligt nu met name bij de structuur/het proces en de cultuur. Toch moet dit punt niet uit het oog verloren worden, vooral met het oog op de nieuwe raadsleden. Van diverse zijden wordt aandacht gevraagd voor opleiding en vorming, juist ook omdat de gemeenten meer voor steeds complexere opgaven staan. Professionalisering kan raadsleden helpen om hun raadswerk uit te voeren. Training en cursussen, voor de raad als collectief of raadsleden individueel, kunnen hieraan bijdragen. Raadswerk moet ook nog ‘leuk’ blijven en interessant. Het rapport Staat van het Bestuur | 2020 vraagt hier nadrukkelijk aandacht voor, net als overigens het advies van de Raad voor het openbaar bestuur (ROB) Goede ondersteuning, sterke democratie. Een van de instrumenten die in dit verband benut kunnen worden, is de zgn. competentiescan waarmee de raadsleden hun persoonlijke behoefte aan training en scholing inzichtelijk kunnen maken. (Zie verder de website van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden.)

Pagina 5 van 6

Bijlage 1

Planning en prioritering

Zie voor de hele lange termijn agenda: Lange termijn planning/raadsagenda gemeente Altena.

Pagina 6 van 6