6. Technische vragen en antwoorden Aanbesteding accountantsdiensten 2026-2028 - aanvullend

TECHNISCHE VRAGEN (AANVULLEND) Raadscyclus:

Februari 2025

Naam fractie:

ProVeenendaal

Onderwerp:

Raadsvoorstel Aanbesteding accountantsdiensten 2026-2028

Programma van Eisen

Initiële vraag: 9.f - Verwijzing CBS index klopt niet. DPI heeft niets met Consumentenindex te maken. Initiële antwoord: Het is gebruikelijk om de indexering te baseren op de CBS indexen. Voor deze aanbesteding is dit gebaseerd op zowel de CPI (Consumentenprijsindex) als DPI (dienstenprijsindex) Verhelderingsvraag a.: Dat indexatie gebruikelijk is, is ons bekend. Wat volgens ons echter niet klopt is de verwijzing naar de betreffende CBS index. De CPI en de DPI zijn twee separate indexen. Je kiest dus of de ene of de andere. In het document Programma van Eisen staat: Deze prijs mag verhoogd worden op basis van het jaarcijfer van de CBS index “Consumentenprijzen. (volgens CBS: consumentenprijsindexcijfers alle huishoudens, Dienstenprijsindex (DPI). Als aanbieder zou ik niet weten op basis van welk indexcijfer er jaarlijks geïndexeerd mag worden. Het is een van de twee indexen. Het kan niet zo zijn dat wij de aanbieder zelf laten bepalen wat hem het beste uitkomt toch? b. Daarnaast gaan wij bij de indexatie akkoord met de hoogte van de gekozen index. Dit kan wel eens tot grote verhoging leiden die, maatschappelijk gezien, niet altijd wenselijk is. Wat is de reden dat er niet gekozen is voor de insteek dat er een indexatie kan plaatsvinden o.b.v. een index, maar met een maximum van x%? Antwoord Ad. a.

De huidige formulering in het ter vaststelling voorliggende Programma van Eisen kan inderdaad leiden tot verschillende interpretaties door aanbieders. Om misverstanden te voorkomen, kiezen we ervoor om voor de indexatie de CPI index aan te houden. In het document in de raadsbundel van donderdag 20 februari is deze aanpassing verwerkt. Toelichting: De CPI is een gangbare keuze voor de indexering van accountancydiensten vanwege de brede representativiteit, transparantie, en aansluiting bij gebruikelijke marktpraktijken in de zakelijke dienstverlening. Ad b. Het hanteren van een maximum bij indexatie is in de praktijk niet gebruikelijk en kan marktverstorend werken (kan bijvoorbeeld ertoe leiden dat aanbieders kostenstijgingen niet volledig kunnen doorberekenen). Een duidelijke keuze voor een objectieve index, zoals de CPI index biedt voldoende transparantie en marktconformiteit. -----------------------------

Initiële vraag 9.f - Reeds een prijsaanpassing prijs per 1-1-2026 is raar. Normaliter zie je in het eerste jaar van de opdracht Initiële antwoord 9f.: De aanbesteding en dus prijsopgave vindt plaats in het tweede kwartaal 2025. In 2026 vindt indexering plaats. Beide jaren staan los van elkaar. Verhelderingsvraag: Een aanbieder kan commercieel best een inschatting maken met welk tarief men het 1e jaar wil starten, dat is dan ook een stukje marktwerking. Dat er vanaf het 2e jaar een indexatie plaatsvindt lijkt me dan logisch. Wat is de reden dat er niet gekozen is om een aanbieder een starttarief te laten afgeven dat het 1e jaar van toepassing is? Antwoord De prijsaanpassing per 2026 is gangbaar omdat indexering een gebruikelijke methode is om marktontwikkelingen te volgen en een eerlijke vergoeding te waarborgen. Aangezien de prijsopgave in 2025 plaatsvindt, wordt vanaf de start van de uitvoering in 2026 een indexering toegepast. Dit zorgt voor een marktconforme aanpassing aan de actuele economische omstandigheden. Bovendien is jaarlijkse indexering een gangbare werkwijze, zoals wij die ook binnen onze gemeente hanteren bij vergelijkbare aanbestedingen. Op het prijzenblad benadrukken we dat we vragen om prijsniveau 2025.

--------------------------------------Aanbestedingsleidraad Initiële vraag 5.2.3 - Waarom wordt er bij de referentie niet een gemeente gevraagd van een vergelijkbare omvang? Kleine(re) gemeenten kennen vaak ook een nadere dynamiek. Initiële antwoord: Dit is een geschiktheidseis waarmee inschrijvers kunnen worden uitgesloten als ze niet voldoen aan deze eis. De eis ‘gelijkwaardige omvang’ is weggelaten om de markt van inschrijvers niet te beperken op dit gebied. Verhelderingsvraag: Het antwoord bevreemd mij. Wij willen als gemeente toch een aanbieder contracteren die ervaring heeft met de dynamiek van een gemeente van vergelijkbare omvang? Je gaat je Mercedes toch ook niet in onderhoud geven bij een garage die alleen nog maar Fiat Panda's in onderhoud heeft. Er zijn in Nederland voldoende aanbieders te vinden die aan een dergelijke eis kunnen voldoen. Waarom willen wij het risico nemen dat er een kantoor de aanbesteding wint dat uiteindelijk de dynamiek van onze gemeente niet gewend is en niet kan bolwerken? Antwoord: Het gaat om een referentieopdracht met ervaring bij een gemeente over de afgelopen drie jaar. Verdere inperking verkleint de kans op voldoende geldige inschrijvers. Dit is de reden dat hier niet voor gekozen is.

Wel is in de leidraad onder 5.2.3 overeenkomstig besluit van de auditcommissie toegevoegd dat onder gemeentelijke ervaring met jaarrekeningcontrole en met de natuurlijke adviesfunctie ook moet worden verstaan: ‘* of gemeentelijke organisaties, Gemeenschappelijke Regelingen, gelieerde organisaties en bijbehorende specifieke bedrijfsonderdelen. Minder ervaren toetreders kunnen deelnemen binnen een team met voldoende expertise. ’ De Aanbestedingsleidraad in de raadsbundel van donderdag 20 februari is onder 5.2.3 dienovereenkomstig aangepast.

SROI Initiële vraag: Veel overheidsorganisaties vragen in aanbestedingen een SROI. Waarom wordt daar hier niet voor gekozen? Initiële antwoord: Er is op basis van deskundige interne informatie besloten om geen SROI op te nemen. De aard van de dienst leent zich niet toereikend om SROI uit te vragen bij de inschrijver Verhelderingsvraag: Op basis van welke inhoudelijk informatie is er besloten dat de aard van de dienst niet geschikt is om een SROI uit te vragen bij de inschrijver? Er zijn in de markt voorbeelden van kantoren die weldegelijk SROI omarmen. De (lokale) overheid zou hier gewoon het voortouw in moeten blijven nemen. Graag extra uitleg over het niet uitvragen van SROI. Antwoord: De accountant die de jaarrekening controleert moet steeds meer voldoen aan strengere beroepsregels en hogere kwaliteitseisen die voortvloeien uit wet- en regelgeving en toenemende maatschappelijke verwachtingen. Daarmee leent de aard van deze dienst zich dan ook niet toereikend om SROI als eis op te nemen.