6. Jaarstukken gemeente Veenendaal 2022 - reactie college op accountantsverslag 2022

Telefoonnummer

Control A. Ilazi (0318) 538 016

Documentnummer

2056726

Datum

23 mei 2023 Reactie op het accountantsverslag 2022

Afdeling Behandeld door

Onderwerp

Aan de gemeenteraad

Geachte leden van de raad,

Het jaarrekeningtraject 2022 is succesvol afgerond. Bij de jaarstukken ontvangt u de goedkeurende controleverklaring van de accountant Stolwijk Kelderman, samen met het accountantsverslag. Het college geeft graag een reactie op dit verslag. Het college stelt het op prijs dat een concept van het accountantsverslag met de portefeuillehouder financiën en directeur bedrijfsvoering is besproken. Het college streeft naar een goede samenwerking met Stolwijk Kelderman en constateert net als Stolwijk Kelderman dat deze samenwerking prettig en transparant verloopt. Daarnaast zien we ook dit jaar weer een controle die tijdig en conform planning is afgewikkeld. In het accountantsverslag is een aantal kernpunten benoemd, waarop hieronder kort wordt ingegaan. Onzekerheden in het sociaal domein sterk afgenomen Net als eerdere jaren maakt gemeente Veenendaal gebruik van de controleverklaring van zorgaanbieders om onder andere de levering van zorg binnen het sociaal domein aan te tonen. Vanwege de grote afhankelijkheid van deze controleverklaringen is er voor het boekjaar 2022 een intern onderzoek uitgevoerd naar de geleverde prestaties van met name kleine zorgaanbieders. Dit onderzoek heeft geresulteerd in een significante daling van de onzekerheden binnen het sociaal domein. We zullen blijven inzetten op het verder reduceren van de onzekerheden binnen het sociaal domein.

Financiële positie De financiële positie van onze gemeente is bij het vaststellen van de jaarrekening wederom gezond, dit blijkt bijvoorbeeld uit de aanwezigheid van voldoende weerstandsvermogen en solvabiliteit. Daarbij geeft de accountant aan dat de grote maatschappelijke opgaven zoals de woningnood, klimaatverandering en energietransitie maken dat de middelen in de komende jaren nog wel nodig zullen zijn. Het is onzeker wat gemeenten van het Rijk mogen verwachten, zeker ook na 2026/2027. Deze onzekerheid en de dreigende begrotingstekorten maken het erg lastig om structureel beleid te maken en te investeren in de maatschappelijke opgaven die er zijn.

Raadhuisplein 1 • 3901 GA Veenendaal • Postbus 1100 • 3900 BC Veenendaal Tel. (0318) 538 538 • Fax (0318) 510 414 •

Kenmerk 2056726 Pagina 2 Interne beheersing – rechtmatigheidsverantwoording Voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording hebben we een plan van aanpak rechtmatigheidsverantwoording opgesteld. Voor het boekjaar 2022 zijn de interne controles conform dit plan van aanpak uitgevoerd. Daarnaast hebben we alle noodzakelijke voorbereidingen getroffen voor het aanpassen van de controleverordening en financiële verordening. De aangepaste verordeningen zullen we direct na de afronding van de jaarrekeningcontrole aan u voorleggen. Met het opstellen van het plan van aanpak rechtmatigheidsverantwoording, het uitvoeren van de interne controles en het aanpassen van de verordeningen hebben we alle voorbereidingen getroffen om de rechtmatigheidsverantwoording 2023 (in 2024) op te stellen. Speerpunten jaarrekening 2022 De accountant heeft in de boardletter 2022 positief gerapporteerd over de speerpunten ´Interne beheersing lokale heffingen´ en ´Optimalisering gebruik data-analyse door zowel gemeente als accountant´. Voor een inhoudelijke toelichting op deze speerpunten verwijzen we naar de collegereactie op de boardletter 2022. In het accountantsverslag is de opvolging van de top drie belangrijkste bevindingen, zoals tijdens de interim controle door de accountant vastgesteld, in processen opgenomen.

De interimcontrole en jaareindecontrole hebben laten zien dat we als organisatie stabiel zijn en de financiële beheersing van voldoende niveau is. We zullen hieronder kort ingaan op de top drie van de belangrijkste bevindingen. Europese aanbestedingen Bij de controle van 2022 zijn de aanbestedingen van leveranciers waaraan over de periode 2019-2022 meer dan € 215.000 is uitgegeven, onderzocht op het juist toepassen van de Europese aanbestedingsregels. Hieruit zijn vijf leveranciers (2021: tien leveranciers) naar voren gekomen waarbij de aanbesteding niet conform de Europese aanbestedingsregels is verricht. Zoals de accountant terecht in het accountantsverslag heeft opgemerkt, hebben we goede stappen binnen het proces gezet om de lopende onrechtmatigheden op te lossen en toetsen we steeds meer aan de voorkant, bij het aangaan van een contract, of we de juiste aanbestedingsregels volgen. We zullen in 2023 deze lijn verder doorzetten. We zullen de adviezen van de accountant hierin meenemen, specifiek het advies over het contractenregister en het advies over de uitbreiding van de interne controles. Prestatieleveringen inkopen De accountant heeft ten aanzien van de ingekochte goederen en diensten geconstateerd dat er niet altijd een (zichtbare) vastlegging van de prestatielevering in het dossier aanwezig is.

De analyses over het jaar 2022 laten zien dat de procesafspraken steeds beter worden toegepast en dit proces als groeimodel gezien moet worden. We hebben voor 2022 middels onderbouwende documentatie van levering aangetoond dat de uitgaven getrouw tot stand zijn gekomen. Volledigheid van de belastingbaten Met ingang van 1 januari 2021 verzorgt gemeente Veenendaal het proces van lokale heffingen voor de gemeente Woudenberg. Daarnaast wordt voor de belastingheffing en -inning vanaf 2021 gebruikt gemaakt van twee nieuwe softwareapplicaties. Daar waar we in 2021 te maken hadden met wat ´opstartzaken´ en we tussentijds de controles niet tijdig konden uitvoeren, heeft dit voor boekjaar 2022 wel tijdig plaatsgevonden en hebben we hierdoor de juistheid en volledigheid van de lokale heffingen 2022 tijdig kunnen vaststellen. Wij danken de accountant voor zijn adviezen. Wij zullen er ons voordeel mee doen en daarmee de kwaliteit van het proces en de inhoud van onze financiële verantwoording verhogen.

Raadhuisplein 1 • 3901 GA Veenendaal • Postbus 1100 • 3900 BC Veenendaal Tel. (0318) 538 538 • Fax (0318) 510 414 •

Kenmerk 2056726 Pagina 3 Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Veenendaal,

mevrouw S. Deelstra gemeentesecretaris

de heer K.J.G. Kats burgemeester

Raadhuisplein 1 • 3901 GA Veenendaal • Postbus 1100 • 3900 BC Veenendaal Tel. (0318) 538 538 • Fax (0318) 510 414 •