6. Bijlage 3 – Format verantwoording proceseigenaar

Verantwoording proceseigenaar gemeente Veenendaal Boekjaar 2024

1 Inleiding Vanaf 2023 is het college van B&W verantwoordelijk voor het afgeven van de zogeheten rechtmatigheidsverantwoording. Dit betreft een verantwoording in de jaarrekening waarbij het college aangeeft of zij rechtmatig heeft gehandeld. In dat kader, en in het bijzonder als goede voorbereiding, is het van belang om als gemeente een gedegen (verbijzonderde) interne controle te implementeren. Daarom legt een proceseigenaar, via dit memo, intern verantwoording af over de activiteiten die zijn verricht om te waarborgen dat de processen rechtmatig zijn uitgevoerd. Als gemeente veronderstellen wij dat wij rechtmatig, in de breedste zin, hebben gehandeld indien wij voldoen aan de volgende uitgangspunten: 1. De interne beheersing is op een dusdanig manier vormgegeven dat de processen rechtmatig worden uitgevoerd; 2. De bevindingen vanuit de accountant en de verbijzonderde interne controleafdeling adequaat zijn opgepakt en, waar nodig, verbeteringen in het proces zijn aangebracht. Het is hierbij van belang om te realiseren dat bovenstaande niet betekent dat er geen enkele fout heeft plaatsgevonden of kan plaatsvinden. Dit is nooit volledig uit te sluiten doordat waren mensen werken fouten worden gemaakt en het vanuit de kosten-batenafweging ook niet wenselijk is om elke handeling integraal te controleren.

Wel betekent het dat we de verantwoordelijkheid voor onze processen en de interne controle daarop serieus nemen.

2 Verantwoording door de verantwoordelijke In dit hoofdstuk komt de proceseigenaar van proces XX terug op respectievelijk de belangrijkste risico’s die zijn geïdentificeerd in zijn of haar processen, de interne beheersingsmaatregelen die daarvoor aanwezig zijn en de interne controlewerkzaamheden die zijn uitgevoerd. Tot slot is er ook een korte verantwoording opgenomen ten aanzien van eventueel geconstateerde fouten of onduidelijkheden.

2.1 De belangrijkste risico’s van proces XX De volgende belangrijkste (financiële) risico’s zijn geconstateerd ten aanzien van het proces: Nr 1 2 3 4 5

Naam van het risico XXX

Omschrijving van het risico XXX

2.2 De interne beheersingsmaatregelen voor de geïdentificeerde risico’s Ten aanzien van de hierboven genoemde risico’s zijn de volgende interne beheersingsmaatregelen genomen: Nr 1 2 3 4 5

Naam van de het risico (zie paragraaf 2.1) XXX

Omschrijving van de maatregel XXX

2.3 De verrichte interne controlewerkzaamheden Om vast te stellen dat de processen functioneren zoals ze beoogd zijn, inclusief de werking van de in paragraaf 2.2 genoemde interne beheersingsmaatregelen, zijn de volgende interne controlewerkzaamheden verricht: <Neem hier een beschrijving op van interne controlewerkzaamheden die worden verricht, bijvoorbeeld een controle van kwaliteitsmedewerkers op dossiers. Belangrijk: zoek afstemming met control over de wijze waarop één en ander kan worden uitgevoerd en realiseer je dat het hierbij gaat om maatregelen die met name in de eerste en tweede lijn zijn geïmplementeerd>

2.4 Geconstateerde fouten en onduidelijkheden Vanuit de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden zijn wel/geen fouten en onduidelijkheden geconstateerd. <Bij fouten/onduidelijkheden het format opnemen zoals ook opgenomen bij de rapportage VIC van Control>

3 Verklaring door proceseigenaar Door de uitvoering van bovenstaande werkzaamheden is de proceseigenaar van mening dat de processen rechtmatig zijn uitgevoerd. De werkzaamheden zijn met dusdanige diepgang uitgevoerd dat deze passen binnen de eisen die de gemeente Veenendaal aan haar processen stelt en zijn kwalitatief op het juiste niveau uitgevoerd om het college van B&W in staat te stellen om voor de processen XXX een rechtmatigheidsverantwoording af te geven.

Naam Functie