5. Memo auditcommissie implementatie rechtmatigheidsverantwoording

MEMO Documentnummer Aan

2023\2098713 Raad

Kopie aan

Van

Datum Onderwerp

Auditcommissie L. Achterberg

Telefoonnummer

(0318) 538538

16 mei 2023 Drie raadsvoorstellen inzake implementatie rechtmatigheidsverantwoording

De auditcommissie heeft de drie (3) voorstellen die betrekking hebben op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college van B&W vanaf boekjaar 2023 in de openbare vergadering van 15 mei 2023 besproken. De voorstellen zijn daarbij ambtelijk toegelicht. Het betreft de volgende raadsvoorstellen: A. 1e wijziging Financiële Verordening Veenendaal. B. Controleverordening op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Veenendaal. C. Controleverordening en Normenkader 2023. Ad A. De financiële verordening is een belangrijk instrument van de raad om invloed uit te oefenen op het financiële proces. Bovendien creëert de raad hiermee waarborgen voor de kwaliteit van de financiële functie. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wordt dit een verantwoordelijkheid van het college aan de raad. De accountant verklaart in de nieuwe situatie dat de jaarrekening getrouw is, dat wil zeggen een volledig en juist beeld geeft. Voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is het nodig om bepalingen aan de huidige Financiële Verordening toe te voegen. Het voorliggende voorstel van het college aan de raad reikt verder door het schrappen van artikel 6, onder a.

(bij investeringen groter dan € 1.000.000, het college de raad informeert in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van de gemeente). Het college motiveert deze wijziging als volgt: de raad wordt over de schuldpositie geïnformeerd in de P&C-documenten. In de auditcommissie is voorliggende verordening besproken. Advies auditcommissie: raadsvoorstel 1e wijziging Financiële Verordening Veenendaal overnemen. Ad B. De controleverordening regelt de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Door het invoeren van de rechtmatigheidsverantwoording door het college is het nodig een nieuwe verordening vast te stellen. Voor het opstellen van de nieuwe Controleverordening voor deze gemeente is gebruik gemaakt van de VNG-modelverordening. In de aanloop daartoe is door de auditcommissie ingezet op het behouden van de taken en bevoegdheden van de auditcommissie, zoals opgenomen in de Verordening Auditcommissie Veenendaal 2015. In essentie betrof dat het opnemen van de auditcommissie in de definities van de voorliggende verordening en de bevoegdheid van de auditcommissie inzake de voorbereiding van de aanbesteding accountantscontrole. Dit vanuit het oogpunt dat de accountant, binnen het instrumentarium van de raad, controles uitvoert in opdracht van de raad. In de voorliggende verordening zijn voornoemde aspecten geborgd.

Advies auditcommissie: raadsvoorstel Controleverordening gemeente Veenendaal overnemen.

Raadhuisplein 1 • 3901 GA Veenendaal • Postbus 1100 • 3900 BC Veenendaal Tel. (0318) 538 538 • Fax (0318) 510 414 • www.veenendaal.nl • www.veenendaal.nl/vraag

Ad C. Met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording dient het normenkader 2023 vastgesteld te worden door de raad. De verantwoordingsgrens is opgenomen in het controleprotocol voor de accountantscontrole 2023. De verantwoordingsgrens, waarboven het college moet rapporteren aan de raad, wordt jaarlijks door de raad bepaald bij de vaststelling van het normenkader rechtmatigheid. Deze grens moet tussen 0 en 3% liggen van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Het college stelt voor de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheids-verantwoording 2023 vast te stellen op 3%. Het betreft dan de individuele fouten/onduidelijkheden, voor zover deze boven de € 100.000 liggen. Het vaststellen van het getrouwe beeld blijft onderdeel van de jaarrekeningcontrole door de accountant. In de bespreking van de auditcommissie is in overleg met de adviseurs besloten de eerste ervaringen met betrekking tot het nu voorgestelde percentage van 3% voor de rechtmatigheidsverantwoording te volgen en in maart 2024 de ervaringen daarmee, van de ambtelijke organisatie, opnieuw te bespreken in de auditcommissie. Het Controleprotocol en Normenkader is nl. een jaarlijks terugkerend raadsvoorstel, zodat ook jaarlijks een nieuwe afweging mogelijk is. Advies auditcommissie: raadsvoorstel Controleprotocol en Normenkader 2023 overnemen.

2