4. Rekenkameronderzoek Personeelsinzet, kwestie van kiezen en plannen

Bijlage 3: Bestuurlijke reactie college

heeft om de openstaande vacatures in te vullen door middel van vaste betrekkingen. Deze openstaande vacatures zijn deels opgevangen door middel van externe inhuur. Dit is relatief duur. Dit is bijvoorbeeld gebeurd ten aanzien van de Omgevingswet (ICT-expertise en vergunningverleners). In vergelijking met het gemiddelde in Nederland en gemeenten met hetzelfde aantal inwoners (categorie 50.000 - 100.000 inwoners) zat de gemeente Veenendaal qua percentage in de boekjaren 2019, 2020 en 2021 onder het gemiddelde. In 2022 is een lichte stijging te zien in het gemiddelde bij andere gemeenten. Bij de gemeente Veenendaal loopt het percentage in verhouding meer op, als gevolg van het moeilijk in kunnen vullen van vacatures en het grotendeels tijdelijk invullen door middel van externe inhuur. In 2018 heeft het college / directie van de gemeente Veenendaal bepaald om organisatiebreed een percentage van 17,0% te hanteren als norm op externe inhuur28. Dit geldt als vertrekpunt voor monitoring op teamniveau, bij afwijking op deze afspraken, wordt periodiek door de managers in kwartaalrapportages en jaarlijks bij de jaarcijfers verantwoording afgelegd (‘comply or explain’). De constatering is dat het werkelijk percentage inhuur vanaf 2022 hoger is dan deze norm.

Tabel 5 Externe inhuur gemeente Veenendaal vergeleken met landelijk gemiddelde en gemiddelde voor gemeenten in dezelfde categorie (50.000 - 100.000 inwoners) voor de boekjaren 2019-2022 (realisatie). Onderwerp

Indicator

2019

2020

2021

2022

Externe inhuur gemeente Veenendaal

Kosten als % van totale loonsom + totale kosten inhuur externen

13,2%

14,7%

16,7%

23,1%

Externe inhuur gemiddeld Nederland

Kosten als % van totale loonsom + totale kosten inhuur externen

17,0%

15,5%

16,5%

17,0%

Externe inhuur gemiddelde gemeenten Kosten als % van totale loonsom + categorie 50.000 - 100.000 inwoners totale kosten inhuur externen

18,0%

14,9%

17,1%

18,5%

Strategische personeelsplanning en inhuurbeleid | 17

Voorwoord

1. Inleiding

1.4 De rol van de raad In deze paragraaf wordt de volgende onderzoeksvraag beantwoord: Welke rol heeft de gemeenteraad van Veenendaal ten aanzien SPP (inclusief inhuur) en in hoeverre is de informatievoorziening hierover voldoende voor de raad om kaderstellend en controlerend op te treden? Informatievoorziening via planning-en-control documenten De gemeenteraad wordt periodiek via de verschillende planning-en-control documenten (P&C)29 geïnformeerd over personele ontwikkelingen, het strategisch personeelsbeleid en externe inhuur in de gemeente Veenendaal. In de verschillende documenten worden de drie pijlers van het personeelsbeleid beschreven, te weten: 1. Een evenwichtige opbouw van het personeelsbestand; 2. Duurzame inzetbaarheid van medewerkers; 3. Ontwikkelen van persoonlijk leiderschap. Deze drie pijlers vormen het fundament voor de drie hoofdprocessen van P&O: de instroom, doorstroom en uitstroom. “In essentie gaat het over het aantrekken, behouden en optimaal inzetten van talentvolle medewerkers”, zo constateert het college van de gemeente Veenendaal in onder meer de Programmabegroting 202030. Binnen deze hoofdprocessen wordt aangegeven welke instrumenten de gemeente gedurende een bepaald jaar doorontwikkelt (begroting) of doorontwikkeld heeft (jaarstukken) om deze pijlers verder vorm te geven.

Zo werd in 2020 de gespreksdialoog geïntroduceerd waarin ontwikkeling en resultaat centraal staan en werd een leiderschapsprogramma ontwikkeld. In de P&C-documenten wordt een overzicht gegeven van de omvang, leeftijdsopbouw en het ziekteverzuim van de ambtelijke organisatie en worden cijfers ten

2. Bestuurlijke Nota: Conclusies en aanbevelingen

Bijlage 1: Nota van Bevindingen

aanzien van de instroom en uitstroom gepresenteerd. Dit gebeurde echter voor het laatst voor het jaar 2021. In zowel de Programmabegroting 2022 als de Jaarstukken van dat jaar wordt het strategisch personeelsbeleid niet meer als afzonderlijk thema genoemd in het programma over bedrijfsvoering (programma 6). In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt in beide documenten wel een alinea gewijd aan personeelsbeleid, maar dan in het bijzonder over het als gevolg van COVID-19 ontwikkelde werkconcept met de naam “Het Veens werken”. In de Programmabegroting 2023 wordt in de paragraaf bedrijfsvoering aandacht besteed aan strategisch personeelsbeleid. Opgemerkt wordt dat de organisatie van de gemeente Veenendaal werkt aan het vergroten van het inzicht in haar toekomstige personeelsbehoefte. Naast het vergroten van het inzicht in haar toekomstige personeelsbehoefte, is in de Programmabegroting 202331 expliciet aandacht voor de gemeente als aantrekkelijk werkgever in een moeilijke arbeidsmarkt. Hier wordt dan (ook) geconstateerd dat (gemeentelijke) overheden in toenemende mate worden geconfronteerd met moeilijk te vervullen vacatures, langere wervingstrajecten, verlengde inhuur en oplopende werkdruk voor de zittende mensen.

Het college van B&W van de gemeente Veenendaal wil daarom extra inzetten op aantrekkelijk werkgeverschap, waarbij Veenendaal zich vooral op de inhoud van het werk en de organisatiecultuur wil profileren. Het college van B&W voorziet dat de extra aandacht voor de arbeidsmarktkansen van de gemeente wel leidt tot extra kosten de komende jaren, onder andere door langere en duurdere inhuur. In de jaarstukken van de gemeente Veenendaal wordt een overzicht gegeven van de ontwikkelingen in de externe inhuur (externe inhuur als % van totale loonsom + totale kosten inhuur externen, zie ook paragraaf B1.3). Zowel het college als ook de accountant constateren dat het percentage inhuur gedurende de afgelopen jaren is

Bijlage 2: Lijst met geïnterviewden

Bijlage 3: Bestuurlijke reactie college

toegenomen. In de meest recente jaarstukken merkte de gemeente hierover op dat ook in 2022 is gebleken dat het, met name door krapte op de arbeidsmarkt, lastig was om openstaande vacatures ingevuld te krijgen en dat de gemeente dit gedeeltelijk heeft kunnen opvangen door het inzetten van externe inhuur. Raadsleden stellen vragen naar aanleiding van planningen-control documenten Raadsleden stellen regelmatig technische vragen bij de P&C-documenten met betrekking tot externe inhuur, strategisch personeelsbeleid en de personele ontwikkelingen in de gemeente Veenendaal. Daarbuiten zijn er gedurende de onderzoeksperiode geen schriftelijke raadsvragen gesteld. De technische vragen die bij de bespreking van de P&C-documenten zijn gesteld gaan bijvoorbeeld over de oorzaken en aanpak van hoge externe inhuur (Programmabegroting 202332), de capaciteitsproblemen en inhuur bij ICT (1e Berap 2020, 2e Berap 2023), de noodzaak van uitbreiding van de formatie (Kadernota 2022-2025), goed werkgeverschap (Programmabegroting 202133) en de risico’s van personele tekorten en SPP als beheersmaatregel (3e Berap 2022). Bij de Kaderbrief 2021-2024 werd door verschillende fracties een motie34 ingediend naar aanleiding van het voornemen van het college om de formatie voor 2021 uit te breiden met 25 fte.

De reden die hiervoor werd genoemd was de noodzaak om in de uitvoering van de wettelijke taken en het bereiken van de eigen doelstellingen te kunnen voorzien. De werkelijke behoefte aan extra formatie was 50 fte op structurele basis, maar vanwege de krappe financiële situatie bracht het college van B&W de beoogde uitbreiding terug tot 25 fte. Met de motie wordt het college opgeroepen bij de voorbereiding van de programmabegroting 2021 inzichtelijk te maken welke personele inzet en welke gevraagde formatie-uitbreiding

Strategische personeelsplanning en inhuurbeleid | 18

Voorwoord

1. Inleiding

betrekking hebben op (a) uitvoering van wettelijke taken, (b) doelstellingen uit het raadsprogramma en (c) overige door de raad vastgestelde ambities. Daarnaast verzoeken de indienende fracties het college om de raad in een raadsbijeenkomst nader te informeren over de huidige stand en toekomst van de ambtelijke organisatie en om daarbij in het bijzonder stil te staan bij de transformatie naar opgavegericht werken en de impact die dit heeft op de ambtelijke organisatie. Vervolgens zouden de richtinggevende uitspraken, accenten en aandachtspunten van de raad nadrukkelijk betrokken moeten worden

2. Bestuurlijke Nota: Conclusies en aanbevelingen

Bijlage 1: Nota van Bevindingen

bij een definitief voorstel voor de formatie-uitbreiding bij de begroting 2021 en verdere jaren. De motie kreeg onvoldoende steun en werd niet aangenomen. Informatie over (de oorzaken van) personele knelpunten en de aanpak daarvan Zoals eerder beschreven wordt de gemeenteraad periodiek via de verschillende planning-en-control documenten (P&C) geïnformeerd over personele ontwikkelingen, het strategisch personeelsbeleid en externe inhuur in de gemeente Veenendaal. In het kader

Bijlage 2: Lijst met geïnterviewden

Bijlage 3: Bestuurlijke reactie college

van dit rekenkameronderzoek is een groepsgesprek gevoerd met raadsleden. Raadsleden geven in dit gesprek aan, dat het strategisch personeelsbeleid primair de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris is. Wel willen raadsleden weten of de organisatie tegen personele knelpunten aanloopt en wat de oorzaak daarvan is. Hier liggen kansen. P&O documenteert de redenen voor vertrek van medewerkers al in de categorieën zoals eigen verzoek (65% in 2023) en pensioen (17% in 2023). Deze kunnen nader geduid worden, zodat er niet alleen beter grip is op reden van vertrek maar daar ook naar gehandeld kan worden. Raadsleden hebben de indruk dat er in toenemende mate sprake is van personele knelpunten binnen de gemeente Veenendaal. Dit blijkt volgens hen bijvoorbeeld uit het doorschuiven van dossiers en uitstellen van projecten, maar ook krijgen raadsleden signalen van inwoners die daarop duiden. Een raadslid vermoedt dat niet inhoudelijke overwegingen, maar personele tekorten de drijvende kracht zijn achter beslissingen om bepaalde taken uit te besteden. Hij noemt daarbij als voorbeeld het heffen/ innen van belastingen. Raadsleden merken op dat zij met name reageren op de hoge externe inhuur van de gemeente Veenendaal. Raadsleden geven aan behoefte te hebben aan inzicht in het personeelsverloop van de gemeente Veenendaal en in de oorzaken daarvan.

Zij hebben de indruk dat het verloop hoog is. Mogelijk heeft dit te maken met de cultuur binnen de organisatie, maar mogelijk is dit ook het gevolg van de hoogte van de lonen, zo merken raadsleden op. De raad stelt de financiële kaders en kan er dus, indien nodig, toe besluiten een hogere loonpost op de begroting te accepteren. Een raadslid merkt op dat hij de indruk heeft dat er vaak mensen van buiten worden aangetrokken en hij pleit voor meer inzet van de eigen inwoners.

Strategische personeelsplanning en inhuurbeleid | 19

Voorwoord

1. Inleiding

2. Bestuurlijke Nota: Conclusies en aanbevelingen

Bijlage 1: Nota van Bevindingen

Bijlage 2: Lijst met geïnterviewden

Bijlage 3: Bestuurlijke reactie college

Bijlage 2 Lijst met geïnterviewden 1

Datum

Geïnterviewden (functies)

7 september 2023

Gemeentesecretaris gemeente Veenendaal Directeur Samenleving gemeente Veenendaal Directeur Bedrijfsvoering gemeente Veenendaal

2

11 oktober 2023

Portefeuillehouder P&O en facilitaire zaken gemeente Veenendaal Gemeentesecretaris gemeente Veenendaal

3

1 november 2023

Vertegenwoordiging Ondernemingsraad gemeente Veenendaal

4

8 november 2023

Teamleider P&O gemeente Veenendaal

5

5 december 2023

Directeur Bedrijfsvoering gemeente Veenendaal

6

6 december 2023

Teamleider ruimtelijke ordening en bouwen

7

21 december 2023

Adviseur VIC gemeente Veenendaal

8

9 januari 2024

Adviseur VIC gemeente Veenendaal Vertegenwoordiging raad van Veenendaal Aanwezige fracties: • SP • CDA • ChristenUnie • GroenLinks • Lokaal Veenendaal • Pro Veenendaal • SGP 9

15 januari 2024

Teammanager Werk & Inkomen gemeente Veenendaal

Strategische personeelsplanning en inhuurbeleid | 20

Voorwoord

1. Inleiding

2. Bestuurlijke Nota: Conclusies en aanbevelingen

Bijlage 1: Nota van Bevindingen

Bijlage 2: Lijst met geïnterviewden

Bijlage 3: Bestuurlijke reactie college

Bijlage 3 Bestuurlijke reactie college Team

SCB

Behandeld door Telefoonnummer Documentnummer Ons kenmerk Uw brief van Uw kenmerk Verzenddatum

Datum Onderwerp

De Voorzitter van de Rekenkamer Veenendaal De heer prof. dr. J. Telgen Postbus 1100 3900 BC Veenendaal

Zaaknummer 2165832 2 april 2024 24 april 2024 23 april 2024 bestuurlijke reactie rekenkamerrapport ‘Personeelsinzet: kwestie van kiezen en plannen’

Geachte heer Telgen, Op 2 april jl. februari jl. ontvingen wij het Rekenkamerrapport ‘Personeelsinzet: kwestie van kiezen en plannen’ naar aanleiding van het onderzoek dat is gedaan naar de inzet van het instrument ‘strategische personeelsplanning’ en externe inhuur door de gemeente Veenendaal. U stelt ons in het kader van bestuurlijk hoor en wederhoor in de gelegenheid inhoudelijk te reageren op de rapportage. In de eerste plaats willen wij u hartelijk bedanken voor het rapport en de daarin opgenomen conclusies en gedane aanbevelingen. Wij herkennen ons grotendeels in de bevindingen en conclusies en nemen de aanbevelingen aan ons adres ter harte. Overigens lezen wij daarin ook een bevestiging dat er sprake is van spanning tussen taken en organisatie. Naar onze mening zijn de huidige beschikbare formatie en de feitelijke bezetting qua personeel niet met elkaar in evenwicht hetgeen ons beperkt, zeker als het gaat om flexibiliteit. Wij werken er hard aan om een en ander voor het einde van dit kalenderjaar nadrukkelijker in beeld te krijgen. Voor ons ligt hier de volgende vraag aan ten grondslag: “Hoe kunnen wij ervoor zorgen dat de groei van de gemeentelijke organisatie gelijke tred houdt met de groei van de stad?”. Vragen? Hebt u nog vragen, neemt u dan contact op met . Ook kunt u een e-mail sturen naar

, bereikbaar op telefoonnummer @veenendaal.nl.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Veenendaal,

mevrouw drs. S.M. Deelstra gemeentesecretaris

de heer K.J.G. Kats burgemeester

Strategische personeelsplanning en inhuurbeleid | 21 Raadhuisplein 1 • 3901 GA Veenendaal • Postbus 1100 • 3900 BC Veenendaal

Voorwoord

1. Inleiding

2. Bestuurlijke Nota: Conclusies en aanbevelingen

Bijlage 1: Nota van Bevindingen

Bijlage 2: Lijst met geïnterviewden

Bijlage 3: Bestuurlijke reactie college

Bronvermelding 1 Evers, G. & Freese, C., 2014, Strategische Personeelsplanning: hoe pak je het aan?, Tijdschrift voor HRM, vol. 1, p. 1-17.

19 Gemeente Veenendaal, 2020, Programmabegroting 2021 en meerjarenraming 2022-2024, 9 oktober 2020, p. 1-189.

2 Lepak, D. P., & Snell, S. A., 1999. The human resource architecture: Toward a theory of human capital allocation and development, Academy of management review, 24(1), p. 31-48.

20 Gemeente Veenendaal, 2017, Strategisch personeelsbeleid, 24 mei 2017, p. 1-3.

3 Corporaal, S., 2014, Gezocht: duidelijkheid, structuur en ontwikkeling: aantrekkelijke banen en organisaties voor de nieuwe generatie baanzoekers. 4 Gemeente Veenendaal, 2022, Samen werken in vertrouwen: Raadsakkoord 20222026, p. 1-19. 5 Gemeente Veenendaal, 2014, HRM visie gemeente Veenendaal 2015 t/m 2017, p. 1-18. 6 Gemeente Veenendaal, 2021, Werving- en selectieprocedure, 3 september 2021, p. 1-4. 7 Binnen de regio Foodvalley zijn tussen de deelnemende gemeenten afspraken gemaakt over een interne arbeidsmarkt. Deze afspraken zijn vastgelegd in het mobiliteitsconvenant. De volgende doelen zijn daarbij van toepassing: • bevorderen van de arbeidsmobiliteit binnen de deelnemende gemeenten; • verbeteren van de loopbaan- en ontwikkelmogelijkheden van medewerkers; • behouden van de beschikbare expertise voor de deelnemende gemeenten • verbreden van de inzetbaarheid van medewerkers; • besparen op personele kosten zoals externe inhuur, boventalligheid en ww; • versterken van de arbeidsmarktpositie van de deelnemende gemeente; • versterken van het aantrekkelijk werkgeverschap. 8 Gemeente Veenendaal, 2021, Jaarstukken 2020 Gemeente Veenendaal, p. 1-330. Zie specifiek bladzijde 119. 9 Gemeente Veenendaal, 2023, Jaarstukken 2022 Gemeente Veenendaal, p. 1-322. Zie specifiek bladzijde 143.

10 De bezetting van een gemeente kan in grote mate worden beïnvloed door het uitbesteden van werk. Na bestudering van de strategische documenten van de gemeente Veenendaal, constateren we dat de gemeente geen volledig regiegemeente is die alle uitvoerende taken heeft uitbesteed. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de gemeenten Ommen en Aalsmeer. De gemeente Veenendaal is ook geen gemeente die alle uitvoerende taken zelf uitvoert, zoals bijvoorbeeld de gemeente Katwijk. We zien dat de gemeente Veenendaal een gedifferentieerde strategie hanteert en op taakveld kijkt en bepaald wat de beste uitvoering is (zelf doen of uitbesteden).

21 Zie bijvoorbeeld: Corporaal, S., van Riemsdijk, M., Kluijtmans, F., & van Vuuren, T., 2012, Aantrekkelijke banen en organisaties voor jonge baanzoekers, Tijdschrift voor HRM, 2012(3), p. 58-81. 22 A +O Fonds, 2023, Personeelsmonitor 2022, mei 2023, p. 1-80. 23 Stolwijk Kennisnetwerk, 2022, Managementletter 2022, gemeente Veenendaal, 13 december 2022, p. 1-52. 24 Gemeente Veenendaal, 2024, Bericht Ondernemingsraad: Betrokkenheid OR bij integrale heroverweging, intranet gemeente Veenendaal, 21 februari 2024, p. 1-2. 25 Gemeente Veenendaal, 2018, (Externe) inhuur met beleid gemeente Veenendaal, 5 oktober 2018, p. 1-5. 26 Gemeente Veenendaal, 2021, Jaarstukken 2020 Gemeente Veenendaal, p. 1-330. Zie specifiek bladzijde 119 27 Gemeente Veenendaal, 2023, Jaarstukken 2022 Gemeente Veenendaal, p. 1-322. Zie specifiek bladzijde 143. 28 G emeente Veenendaal, 2018, (Externe) inhuur met beleid gemeente Veenendaal, 5 oktober 2018, p. 1-5. 29 Dit gebeurt via Programma 6 Bedrijfsvoering in de Programmabegrotingen en Jaarstukken van de gemeente Veenendaal. 30 Gemeente Veenendaal, 2019, Programmabegroting 2020 en Meerjarenraming 2021-2023, 9 oktober 2019, p. 1-206. 31 Gemeente Veenendaal, 2022, Programmabegroting 2023, p. 1-168. 32 Gemeente Veenendaal, 2022, Programmabegroting 2023, p. 1-168 33  Gemeente Veenendaal, 2020, Programmabegroting 2021 en meerjarenraming 2022-2024, p.

1-189. 34 Motie Formatie volgt beleid van de fracties Lokaal Veenendaal, CDA, GroenLinks, PvdA, Denk, SP en D66, m2020.24.

11 A+O Fonds, 2023, Personeelsmonitor 2022, mei 2023, p. 1-80. 12 A+O Fonds, 2023, Personeelsmonitor 2022, mei 2023, p. 1-80. 13 Gemeente Veenendaal, 2023, Jaarstukken 2022 Gemeente Veenendaal, p. 1-322. Zie specifiek bladzijde 144. 14 Gemeente Veenendaal, 2023, 3e bestuursrapportage 2023, 14 december 2023, p. 1-46. 15 A+O Fonds, 2020, Personeelsmonitor 2019, mei 2020, p. 1-80. 16 A+O Fonds, 2021, Personeelsmonitor 2020, mei 2021, p. 1-80. 17 A+O Fonds, 2022, Personeelsmonitor 2021, mei 2022, p. 1-80. 18 A+O Fonds, 2023, Personeelsmonitor 2022, mei 2023, p. 1-80.

Strategische personeelsplanning en inhuurbeleid | 22

De rekenkamer van de gemeente Veenendaal bestaat uit drie leden en wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. Leden: Em. prof. dr. J. (Jan) Telgen (voorzitter) Drs. M.J.J. (Marjo) Gruisen Ir. A.J. (Arnoud) Janson Secretaris: L. (Bertha) Achterberg Postadres: Rekenkamer Veenendaal Postbus 1100 3900 BC Veenendaal Telefoon: 0318 - 538 538 E-mail: rekenkamer@veenendaal.nl Website: Rekenkamer van Veenendaal | Gemeente Veenendaal