4. Overeenkomst Accountantsdiensten gemeente Veenendaal per 1 januari 2022

Accountantsdiensten per 01 januari 2022 Partijen: 1.

De publiekrechtelijke rechtspersoon GEMEENTE VEENENDAAL, zetelende te (3901 GA) Veenendaal aan de Raadhuisplein 1, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, dhr. G.J. Kats, handelend ter uitvoering van een besluit van de raad d.d. <DATUM>, hierna te noemen Opdrachtgever

en 2.

De maatschap STOLWIJK KELDERMAN ACCOUNTANTS & FISCALISTEN, zetelende te (7001 GM) Doetinchem aan De Terborgseweg 25 B, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 09197964, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door D. Aalderink, in haar functie van kantoordirecteur, hierna te noemen Opdrachtnemer; ondergetekenden sub. 1 en sub. 2 hierna ook te noemen Partij en gezamenlijk ook te noemen Partijen;

Partijen nemen het volgende in overweging: I

De opdrachtgever heeft een Europese aanbestedingsprocedure (gepubliceerd op 25 mei 2021 met kenmerk 2021/Griffie/BA) (hierna: Aanbestedingsprocedure) gestart ten einde een opdracht voor accountantsdiensten (hierna: Dienstverlening) te kunnen verstrekken;

II

naar aanleiding van de Aanbestedingsprocedure kwam Opdrachtnemer als beste leverancier voor de Dienstverlening naar voren; Opdrachtnemer voldoet aan alle in de Aanbestedingsprocedure gestelde eisen en criteria;

III

Opdrachtnemer is bereid en in staat om de Dienstverlening uit te voeren;

IV

de voorwaarden waaronder de Dienstverlening plaatsvindt wensen partijen vast te leggen in een raamovereenkomst;

en verklaren als volgt: 1.

Definities

1.1

De hierna volgende definities maken integraal deel uit van de Overeenkomst en kunnen zonder verlies van betekenis in enkel- of meervoud worden gebruikt. Aanvraag

De Inschrijvingsleidraad (inclusief bijlagen) (Bijlage 2) waarin beschreven staat hoe de Dienstverlening moet worden uitgevoerd;

Bijlage

Aanhangsel bij de Overeenkomst.

Inkoopvoorwaarden

De Inkoopvoorwaarden van de gemeente Veenendaal (Bijlage 3) welke onlosmakelijk deel uitmaken van de Overeenkomst;

Offerte

De aanbieding van Opdrachtnemer van 5 juli 2021 (Bijlage 4);

Overeenkomst

De onderhavige raamovereenkomst.

Persoonsgegevens

Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke personen;

2.

Aard van de Overeenkomst

2.1

Op deze Overeenkomst zijn de Inkoopvoorwaarden van toepassing met nadrukkelijke uitsluiting van enige andere voorwaarden.

2.2

Voor zover de bescheiden van deze Overeenkomst met elkaar in tegenspraak zijn, geldt de navolgende rangorde, waarbij het hoger genoemde document prevaleert boven het lager genoemde: 1. de Overeenkomst 2. de Nota van inlichtingen d.d. 14 juni 2021 (Bijlage 1) 3. de Aanvraag 4. de Inkoopvoorwaarden 5. de Offerte

3.

Duur van de Overeenkomst

3.1

De Overeenkomst gaat in op 1 januari 2022 en heeft een vaste looptijd van 3 jaar. Na ommekomst van deze periode kan de Overeenkomst eenmaal met één (1) jaar worden verlengd.

3.2

Opdrachtgever dient minimaal 4 maanden voor afloop van de vaste looptijd van 3 jaar aan te geven of de opdrachtgever gebruik wil maken van het verlengingsjaar. Opdrachtnemer dient minimaal 3 maanden voor afloop van de vaste looptijd van 3 jaar aan te geven dat opdrachtnemer afziet van het verlengingsjaar. Indien één der partijen verzuimd gebruik te maken van de aanzeggingen m.b.t. het verlengingsjaar, dan gaat het verlengingsjaar automatisch in en loopt de overeenkomst tot en met 31 december 2025.

3.3

De totale looptijd van de Overeenkomst inclusief verlenging omvat de controle van de boekjaren 2022 tot en met maximaal 2025. Opdrachtnemer rondt de boekjaren af. Beëindiging van de Overeenkomst, zoals bedoeld in het tweede lid, heeft geen invloed op de controle van het dan lopende boekjaar. Deze eindigt eerst dan, zonder dat een aanvullende opdracht vereist is, zodra Opdrachtnemer de betreffende Dienstverlening uit de Aanvraag voltooid heeft.

4.

Uitbesteden

4.1

Opdrachtnemer verzorgt de Dienstverlening in eigen beheer. Uitbesteden is in principe niet toegestaan. Mocht uit in uiterste gevallen nodig zijn (een deel van) van de opdracht uit besteden, dan is dat alleen toegestaan na uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever.

5.

Rapportage & overleg

5.1

Partijen overleggen met elkaar over de Dienstverlening.

5.2

De frequentie en aard van het Overleg zijn vastgelegd in de Aanvraag.

5.3

Partijen zorgen voor een vaste contactpersoon voor het Overleg en regelen dat taken en werkzaamheden bij ziekte en/ of verlof van het vaste contactpersoon door een gelijkwaardige vervanger worden overgenomen.

Overeenkomst Accountantsdiensten gemeente Veenendaal vanaf 01 januari 2022

1

5.4

Opdrachtnemer maakt steeds een verslag van het Overleg inclusief een afspraken- en actiepuntenlijst. Het verslag wordt binnen een week na het overleg aan de Opdrachtgever ter accordering aangeboden.

6.

Omgang met persoonsgegevens

6.1

Opdrachtnemer is zelfstandig verantwoordelijk voor de verwerkingen van Persoonsgegevens. Opdrachtnemer houdt zich bij uitvoering van de Dienstverlening aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Opdrachtnemer zal zijn dossier bewaren gedurende een periode die voor een goede beroepsuitoefening nodig is en die in overeenstemming is met de wettelijke bepalingen inzake bewaartermijnen. Opdrachtnemer neemt hierbij passende maatregelen om de vertrouwelijkheid en de veilige bewaring van zijn dossiers te waarborgen.

6.2

Opdrachtnemer draagt zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen om de Persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.

6.3

Opdrachtnemer vernietigt Persoonsgegevens die zij van de Opdrachtgever heeft ontvangen conform de Verwerkersovereenkomst.

7.

Prijs

7.1

Opdrachtnemer verricht de Dienstverlening tegen de nettoprijzen als genoemd in de Offerte.

7.2

De prijzen hebben betrekking op alle door Opdrachtnemer in het kader van deze Overeenkomst te verrichten Dienstverlening en zijn inclusief alle eventueel bijkomende kosten.

7.3

De dienstverlener mag gebruik maken van een indexering per kalenderjaar op 01 januari, startend op 01 januari 2023. Deze indexering is gebaseerd op de Dienstenprijsindex (DPI) van het door de Centraal bureau voor de Statistiek (CBS) in het Statistisch Bulletin gepubliceerde ontwikkeling Dienstenprijsindex, zie StatLine - Dienstenprijzen; commerciële dienstverlening, index 2010=100, 2002-2017 (cbs.nl)

8.

Verzekering

8.1

Opdrachtnemer heeft zich - gedurende de periode, dat de Overeenkomst van Opdracht van toepassing is - adequaat verzekerd voor een minimaal bedrag van € 1.000.000,- per gebeurtenis m.b.t. bedrijfs- en beroepsaansprakelijkheid.

9.

Betaling

9.1

Betaling door de Opdrachtgever vindt plaats binnen 30 dagen na ontvangst en acceptatie van de factuur.

9.2

Indien Opdrachtnemer zijn verbintenissen voortvloeiend uit de Overeenkomst niet geheel of niet behoorlijk is nagekomen, heeft de Opdrachtgever het recht de betaling op te schorten.

9.3

De Opdrachtnemer levert de facturen digitaal aan. Elke factuur wordt voorzien van: • NAW gegevens; • IBAN- en BIC gegevens; • BTW-nummer; • KvK nummer; • ECL en FCL nummer; • Verplichtingennummer; • Datum werkzaamheden; • Factuuradres van de contractant; • Het totale factuurbedrag inclusief en exclusief BTW; • Specificatie van de dienstverlening; • Uren per functiesoort die voor de uitvoering nodig was maal contractueel bepaald tarief;

Overeenkomst Accountantsdiensten gemeente Veenendaal vanaf 01 januari 2022

2

10.

Ontbinding van deze Overeenkomst

10.1 Onverminderd hetgeen elders in deze Overeenkomst is bepaald, zijn Partijen gerechtigd deze Overeenkomst van Opdracht eenzijdig door middel van een aangetekend schrijven buiten rechte geheel of gedeeltelijke te ontbinden, indien de andere Partij ook na schriftelijke aanmaning, waarbij een redelijk termijn is gegund, in gebreke blijft aan haar verplichtingen uit de wet en/of deze Overeenkomst te voldoen, tenzij de tekortkoming, gezien de bijzondere aard of geringe betekenis, de gevolgen van een (gehele) ontbinding van deze Overeenkomst niet kan rechtvaardigen. 11.

Slotbepalingen

11.1 Geschilpunten bij de uitvoering en/of interpretatie van de Overeenkomst worden door Partijen gezamenlijk in overleg tot een oplossing gebracht. 11.2 Komen Partijen in het vorengenoemde overleg niet tot een oplossing, dan zullen Partijen zich wenden tot een door Partijen gezamenlijk aan te wijzen mediator, welke staat ingeschreven in het register van de Stichting Nederlands Mediation Instituut (NMI) te Rotterdam, teneinde te trachten de gerezen geschilpunten door deze vorm van bemiddeling alsnog tot een oplossing te brengen. Partijen delen de kosten als gevolg van deze vorm van bemiddeling met uitzondering van de kosten van een door elke Partij ingeschakelde raadsman en/of adviseur en/of partijbegeleider, welke laatst bedoelde kosten door Partijen zelf gedragen worden. 11.3 Alle geschillen die mochten ontstaan terzake de Overeenkomst dan wel de uitvoering daarvan, en welke niet in der minne (mediation daaronder te verstaan) kunnen worden beslecht, zullen door de meest gerede Partij worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter te Utrecht, c.q. Midden-Nederland. 11.4 Het bepaalde in lid 3 van dit artikel is niet van toepassing indien in de mediation overeenkomst – welke eventueel door Partijen gesloten wordt – een andere regeling wordt overeengekomen.

11.5 Door ondertekening van deze Overeenkomst vervallen alle eventueel eerder door Partijen gemaakte mondelinge, dan wel schriftelijke afspraken omtrent de hierbij overeengekomen dienstverlening. Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend:

namens de Opdrachtgever:

namens Opdrachtnemer:

(handtekening) ------------------------------

(handtekening) ------------------------------

Mw. Dhr. G.J. Kats

(naam) -----------------------------------------

Burgemeester Gemeente Veenendaal

(functie) <naam organisatie>

Plaats ………………………………….

Plaats …………………………………………

Datum ………………………………….

Datum …………………………………………

Overeenkomst Accountantsdiensten gemeente Veenendaal vanaf 01 januari 2022

3

Bijlagen: 1. 2. 3. 4. 5.

De Nota van Inlichtingen De Aanvraag De inkoopvoorwaarden De Offerte De overeenkomst verwerkingsverantwoordelijken

Overeenkomst Accountantsdiensten gemeente Veenendaal vanaf 01 januari 2022

4