4. Opdrachtbevestiging accountantscontrole 2023

Aan de gemeenteraad van Gemeente Veenendaal Postbus 1100 3900 BC VEENENDAAL

Datum Ons kenmerk Behandeld door Onderwerp

: 12 juli 2023 : 376/459601/77538 : mw. H.G.J. de Feiter RA : Opdrachtbevestiging controle 2023

Geachte raadsleden, Onder verwijzing naar de door u getekende overeenkomst van 25 november 2021, doen wij u hierbij de opdrachtbevestiging toekomen inzake de accountantscontrole van gemeente Veenendaal over het boekjaar 2023 eindigend op 31 december 2023. In deze brief willen wij de uitgangspunten voor ons optreden als accountant en de verantwoordelijkheden van u en Stolwijk Kelderman uiteenzetten. Het doet ons genoegen met deze brief de aanvaarding van deze opdracht te bevestigen. OPDRACHT Jaarrekening Als accountant van de gemeente onderzoeken wij of de jaarrekening het door de wet vereiste inzicht geeft. De uitslag van ons onderzoek zullen wij weergeven in een controleverklaring over de getrouwheid van de jaarrekening. Vanaf 2023 zal de accountant de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording controleren. De verantwoordelijkheid voor het opstellen van deze verantwoording ligt bij het College van B&W. De accountant controleert of de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld weergeeft. De verantwoording en onderliggende lasten en baten en balansmutaties worden getoetst aan de geldende wet- en regelgeving op basis van steekproeven op de verbijzonderde interne controle. Wij baseren ons bij de opdracht op de uitgangspunten die zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het door u vastgestelde controleprotocol.

Jaarverslag Wij rapporteren in de controleverklaring ook over het jaarverslag. Daartoe lezen wij het jaarverslag en overwegen daarbij, op basis van onze kennis en ons begrip, te verkrijgen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, of het jaarverslag: · met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat. · alle informatie bevat die op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording is vereist. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening.

2. Onze verantwoordelijkheden met betrekking tot andere informatie op basis van de Nederlandse Standaard 720 gelden ongeacht of de andere informatie is verkregen voor of na de datum van de controleverklaring. Als de accountant concludeert dat er een afwijking van materieel belang bestaat in de jaarstukken die verkregen is na de datum van de controleverklaring, dient de accountant: a. als de andere informatie (adequaat) is gecorrigeerd, de werkzaamheden uit te voeren die noodzakelijk zijn in de omstandigheden (afhankelijk van de vraag of de andere informatie voor de correctie al was gepubliceerd); of b. als de andere informatie niet (adequaat) gecorrigeerd is na communicatie met de personen belast met governance, passende maatregelen te nemen rekening houdend met de wettelijke rechten en verplichtingen van de accountant en te streven naar het op passende wijze onder de aandacht brengen van de ongecorrigeerde materiële afwijking bij de gebruikers voor wie de controleverklaring is opgesteld.

VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE ACCOUNTANT VOOR DE CONTROLE VAN DE JAARREKENING Wij verrichten onze controle in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en de Beleidsregels toepassing Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT), inclusief het controleprotocol WNT. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften. Wij zijn gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van onze oordeelsvorming, inclusief de inschatting van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij deze risico-inschattingen betrekken wij ook de interne beheersing die relevant is voor het door de gemeente opmaken van de jaarrekening en het getrouwe beeld daarvan. Deze risico-inschattingen zijn gericht op het opzetten van passende controlewerkzaamheden, niet op een oordeel over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeente.

Een controle omvat daarnaast het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving, van de redelijkheid van de schattingen door het college van burgemeester en wethouders, en ook een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij wijzen u erop dat als gevolg van het toepassen van deelwaarnemingen en andere inherente beperkingen van een controle, plus de inherente beperkingen van elk systeem van interne beheersing, er een onvermijdbaar risico bestaat dat er zelfs indien een controle naar behoren is gepland en uitgevoerd in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden een afwijking van materieel belang onontdekt blijft. DIVERSE CONTROLEVERKLARINGEN Deze opdrachtbevestiging heeft naast de controle van de jaarrekening tevens betrekking op de controle van afzonderlijke specifieke subsidieverantwoordingen. Wij zullen desgevraagd ook additioneel opkomende verzoeken om een controleverklaring bij andere afzonderlijke specifieke subsidieverantwoordingen ter hand nemen. Naast de in deze opdrachtbevestiging algemeen opgenomen voorwaarden rondom bijvoorbeeld verantwoordlijkheden, fraude en onafhankelijkheid, die ook gelden ten aanzien van de specifieke subsidieverantwoordingen, geldt nog een aantal aanvullende aspecten.

3. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor het juist, tijdig en volledig opstellen van de specifieke subsidieverantwoordingen die ter controle aan ons worden aangeboden. De te controleren subsidieverantwoordingen worden controle-gereed aangeboden. Dit wil zeggen voorzien van de relevante documentatie en voorafgaand aan onze controle onderworpen aan een adequate interne controle. Wanneer dit niet het geval is, zullen wij dit aan het college terug melden. Door middel van ondertekening van de specifieke subsidiedeclaraties bevestigt u: · de expliciete verantwoordelijkheid voor de juistheid en volledigheid van de subsidiedeclaratie; · dat de subsidiedeclaratie is opgesteld in overeenstemming met de eisen zoals deze zijn gesteld in de betreffende subsidieaanvraag en die zijn opgenomen in de subsidieaanvraag en de hierop afgegeven beschikking; · dat is voldaan aan alle relevante subsidievoorwaarden en wet- en regelgeving, die bij nietnakoming van materieel belang zouden kunnen zijn voor de subsidiedeclaratie; · dat ons alle feiten en omstandigheden zijn gemeld die van belang zijn voor de opgemaakte subsidiedeclaratie; · uw verantwoordelijkheid voor de opzet en invoering van maatregelen van interne beheersing om fraude te voorkomen en te ontdekken; · dat u ons op de hoogte heeft gesteld van alle aantijgingen van fraude of van vermoede fraude die op de

subsidiedeclaratie van uw organisatie van invloed zijn, waarbij betrokken zijn het college van burgemeester en wethouders, medewerkers met een belangrijke rol in de interne beheersing of anderen, ingeval dat de fraude van materieel belang kan zijn voor de subsidiedeclaratie; · dat ons inzage is gegeven in de gehele administratie, de daaraan ten grondslag liggende gegevens en alle notulen in het kader van de specifieke ter controle aangeboden subsidiedeclaraties; · dat geen andere voorwaardelijke baten of lasten of andere verplichtingen uit de subsidieregeling bestaan die moeten worden verwerkt of toegelicht in de subsidiedeclaratie, inclusief (voorwaardelijke) verplichtingen die een materiële invloed op de subsidiedeclaratie kunnen hebben; · dat zich geen gebeurtenissen na einde projectperiode hebben voorgedaan die aanpassing vereisen van de subsidiedeclaratie of de toelichting daarop, behalve wat in de toelichting van de specifieke subsidiedeclaratie is opgenomen. SINGLE INFORMATION, SINGLE AUDIT Voor een aantal benoemde rijksbijdrageregelingen moet op basis van Single information, Single audit (SiSa) verantwoording worden afgelegd via een specifieke afzonderlijke bijlage in de jaarstukken. Het ministerie van BZK heeft in een aantal notities aangegeven welke voorwaarden hierop van toepassing zijn.

Belangrijke informatie met betrekking tot de achtergronden van deze regelingen is te raadplegen op de SiSa-website van het ministerie van BZK. In de controleverklaring zal een oordeel over de rechtmatige tot standkoming worden gegeven over de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de Financiële-verhoudingswet. ONAFHANKELIJKHEID Op grond van Nederlands recht, waaronder de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) en de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO), vereist dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze 'assurance-cliënten'. Deze regelgeving bevat onder meer beperkingen ten aanzien van de diensten die wij aan controlecliënten kunnen verlenen.

4. Als uitgangspunt geldt verder dat wij in het kader van onze dienstverlening niet zullen participeren in besluitvormingsprocessen binnen uw organisatie en ook geen besluiten namens u zullen nemen. Voorts gelden aanvullende voorwaarden of beperkingen als wij of andere onderdelen van ons netwerk ook bepaalde non-assurance-diensten zouden gaan verrichten. Wij zullen in voorkomende gevallen deze voorwaarden en/of eventuele beperkingen met u bespreken. Indien wij gestart zijn met de uitvoering van de controleopdracht en daarna omstandigheden identificeren die de onafhankelijke uitvoering van de controleopdracht in gevaar zouden kunnen brengen, moeten wij onze werkzaamheden ter uitvoering van de controleopdracht mogelijk met onmiddellijke ingang opschorten. In dat geval zullen wij trachten zo snel mogelijk een oplossing te vinden die ons in staat stelt de controleopdracht voort te zetten. Indien wij van mening zijn dat de situatie niet kan worden opgelost, zullen wij mogelijk genoodzaakt zijn de controleopdracht tussentijds te beëindigen. Als de bedreiging voortvloeit uit een samenloop van de controleopdracht met een andere opdracht aan ons of aan een onderdeel van ons netwerk en een oplossing ons inziens niet mogelijk is, dan kan het noodzakelijk zijn dat een van de opdrachten tussentijds wordt beëindigd. Wij zullen u op de hoogte stellen voordat wij een dergelijk besluit nemen.

Voor schade die voortvloeit uit een dergelijke beëindiging zijn wij niet aansprakelijk. Het voorgaande blijft buiten toepassing indien sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van onze zijde. Wij bespreken in voorkomende gevallen potentiële bedreigingen van onze onafhankelijkheid met u. Het kan in dat verband bijvoorbeeld gaan om de volgende onderwerpen: · Langdurige betrokkenheid; · Geschenken en gastvrijheid; · Zakelijke relaties; · Werkrelaties (in dienst treden bij controlecliënt). Wij verzoeken u onze onafhankelijkheid op de agenda te plaatsen van onze jaarlijkse bespreking met de auditcomissie. WET TER VOORKOMING VAN WITWASSEN EN FINANCIERING VAN TERRORISME Volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) dienen wij cliëntonderzoek te verrichten. Verder zijn wij op grond van de Wwft verplicht een verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transactie van of ten behoeve van een cliënt te melden aan de Financial Intelligence Unit Nederland te Zoetermeer. NADERE VOORSCHRIFTEN NOCLAR Voor ons gelden de Nadere voorschriften NOCLAR (non-compliance with laws and regulations), hierna NV NOCLAR. Hierin staat hoe wij moeten handelen ingeval van niet-naleving van wet- en regelgeving door uw gemeente. In voorkomend geval moeten wij mogelijk een relevante nietnaleving onmiddellijk melden aan een bevoegde instantie.

Voor meer informatie over de NV NOCLAR verwijzen wij u graag naar de website van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (https://nba.nl). GEBRUIK MAKEN VAN WERKZAAMHEDEN VAN INTERNE AUDITORS Bij de uitvoering van onze werkzaamheden voor deze opdracht maken wij gebruik van de werkzaamheden van uw interne auditors. Met deze medewerkers maken wij afspraken over gezamenlijke afstemming van de controleplanning, de aard en diepgang van uit te voeren werkzaamheden, de rapportage en over de dossiervorming.

5. Bij het gebruikmaken van deze werkzaamheden geldt de Nederlandse Standaard 610, 'Gebruikmaken van de werkzaamheden van interne auditors'. De standaard schrijft voor dat wij de voor ons relevante, door de interne auditors uitgevoerde werkzaamheden evalueren en testen om na te gaan of de werkzaamheden toereikend zijn voor onze doelstellingen en om vast te stellen welke eigen werkzaamheden onze professionals moeten uitvoeren. Dossiers van de interne auditors met voor de jaarrekeningcontrole relevante vastgelegde werkzaamheden moeten voor ons te allen tijde toegankelijk zijn, ook na beëindiging van onze werkzaamheden. Dit ongeacht de reden en/of wijze van beëindiging. De dossiers van de interne auditors moeten minimaal zeven jaar na beëindiging van een bepaald controlejaar worden bewaard, of langer indien dit naar onze mening noodzakelijk is (bijvoorbeeld in geval van (dreiging van) een civiele, straf- of tuchtrechtelijke procedure). Afspraken over dossiervorming worden jaarlijks geëvalueerd en zo nodig herzien. Wij benadrukken dat het inschakelen van interne auditors als leden van ons controleteam om directe ondersteuning te verlenen onder onze aansturing en supervisie op basis van artikel 24a van de Verordening Accountantsorganisaties ('VAO') niet toegestaan is voor wettelijke controleopdrachten.

VERANTWOORDELIJKHEID VAN HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Door deze opdrachtbevestiging te ondertekenen erkent en begrijpt u dat het college verantwoordelijk is voor: · het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en het resultaat getrouw dient weer te geven, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met Besluit Begroting en Verantwoording (BBV); · een zodanige interne beheersing als het college noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of van fouten; · de geschiktheid van de gehanteerde veronderstellingen, ter onderbouwing van het vermogen om de risico’s vanuit de bedrijfsvoering financieel op te vangen en de bedrijfsvoering zonder tussenkomst van de provinciale toezichthouder voort te zetten, en verder voor het aan ons: · toegang verschaffen tot alle informatie die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening, zoals de vastleggingen, documentatie en andere aangelegenheden; · verstrekken van aanvullende informatie die wij vragen voor het doel van de controle; · onbeperkt toegang verlenen tot personen binnen de onderneming noodzakelijk voor het verkrijgen van controle-informatie. Het college moet erop toezien dat de rechten en verplichtingen van de gemeente op toereikende wijze in de jaarrekening tot uitdrukking worden gebracht.

Dit is met inbegrip van die rechten en verplichtingen die al bestaan maar niet via de normale administratieve procedures zijn vastgelegd. In sommige gevallen kunnen deze rechten en verplichtingen niet door accountantscontrole worden ontdekt. Al bekende en/of te verwachten gebeurtenissen en omstandigheden moeten ook op adequate wijze in de jaarrekening tot uitdrukking worden gebracht. In verband hiermee verzoeken wij het college om mededelingen die in dat kader aan ons zijn gedaan schriftelijk te bevestigen. Verder vragen wij het college schriftelijk te bevestigen dat het college van oordeel bent dat het effect van eventuele ongecorrigeerde afwijkingen in de jaarrekening, afzonderlijk en in totaal, niet van materieel belang is voor de jaarrekening als geheel. Een overzicht van deze posten wordt in de schriftelijke mededeling opgenomen of eraan gehecht.

6. Wij rekenen op volledige medewerking van de medewerkers van de gemeentelijke organisatie en vertrouwen erop dat zij alle voor de controle benodigde vastleggingen, documentatie en andere informatie beschikbaar zullen stellen. FRAUDE De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij het college van burgemeester en wethouders van de gemeente. Als accountant zijn wij niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. In dat kader is het College van burgemeester en wethouder verantwoordelijk voor (het toezicht op) de interne beheersingsomgeving die toereikend is opgezet en effectief werkt om het risico van materiële afwijkingen als gevolg van fraude te adresseren. Uw proces voor het identificeren van risico's met inbegrip van risico's van fraude en corruptie die relevant zijn voor de doelstellingen van de financiële verslaggeving, het inschatten van de significantie van deze risico's en het inschatten van de waarschijnlijkheid dat deze risico's zich voor zullen doen alsmede het nemen van beslissingen over te ondernemen acties om op deze risico's in te spelen ("uw (fraude-)risicoanalyse") dient uitgevoerd te zijn op een wijze die passend is in de gegeven omstandigheden.

Door de kenmerken van fraude is het mogelijk dat een controle, ook al is die opgezet en uitgevoerd in overeenstemming met algemeen aanvaarde controlestandaarden, een fraude van materieel belang niet ontdekt. Vooral wanneer gebruik wordt gemaakt van verhulling door samenspanning en vervalste documentatie. Omdat onze controle is opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten, richt deze zich niet specifiek op het ontdekken van fraude. Indien tijdens de controle aanwijzingen voor fraude blijken, verrichten wij ongeacht de mogelijke omvang en de aard van de vermoedelijke fraude aanvullend onderzoek. Indien wij een aanwijzing voor of een redelijk vermoeden van fraude verkrijgen, communiceren wij hierover met het college. In het kader van de Nederlandse Standaard 240, 'De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot fraude in het kader van een controle van financiële overzichten', vragen wij het college de volgende punten schriftelijk te bevestigen: 1. het college van burgemeester en wethouders van de gemeente erkent zijn verantwoordelijkheid voor het opzetten, implementeren en onderhouden van de interne beheersing gericht op het voorkomen en ontdekken van gevallen van fraude; 2.

het college van burgemeester en wethouders van de gemeente heeft ons de resultaten gemeld van de inschatting door het management van het risico dat de financiële overzichten afwijkingen van materieel belang zouden kunnen bevatten die het gevolg zijn van fraude; 3. het college van burgemeester en wethouders van de gemeente heeft aan ons zijn kennis verstrekt met betrekking tot fraude en vermoede fraude die op de entiteit van invloed zijn en waarbij betrokken zijn: · het management; · werknemers die een belangrijke rol spelen bij de werking van de interne beheersing; of · anderen in het geval dat de fraude een effect zou kunnen hebben dat van materieel belang is voor de financiële overzichten. 4. het college van burgemeester en wethouders heeft ons op de hoogte gesteld van alle aantijgingen van fraude of van vermoede fraude die op de financiële overzichten van de entiteit van invloed zijn en waarvan het kennis heeft verkregen via werknemers, voormalige werknemers, analisten, regelgevers of toezichthouders of via anderen.

7. NALEVING SPECIFIEKE WET- EN REGELGEVING Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente is verantwoordelijk voor de naleving van wettelijke en andere voorschriften. Een controle leidt in het algemeen niet tot ontdekking van overtredingen van alle wet- en regelgeving. Bij ontdekking van overtredingen, ongeacht de materialiteit, overwegen wij de implicaties ervan voor de integriteit van het bestuur of de werknemers en het mogelijke effect hiervan op onze controle. Wij verzoeken het college schriftelijk te bevestigen dat het alle inlichtingen heeft verstrekt omtrent alle bij hen bekende werkelijke of mogelijke overtredingen van wet- en regelgeving, waarmee bij de opstelling van de jaarrekening rekening moet worden gehouden. RAPPORTAGE Over de uitkomsten van onze werkzaamheden rapporteren wij in de vorm van een controleverklaring bij de jaarrekening. Er kunnen omstandigheden zijn waarin het noodzakelijk kan zijn de vorm en inhoud van onze rapportage aan te passen. Onze controleverklaring bevat onder andere informatie ter ondersteuning van ons oordeel, waaronder informatie over de gehanteerde materialiteit, de reikwijdte van onze controle, de controleaanpak frauderisico's, de controleaanpak veronderstellingen inzake financiële risico’s in relatie tot de financiële positie en de kernpunten van onze controle.

Onze controleverklaring bij de opgemaakte jaarrekening is bestemd voor de gemeenteraad en moet worden opgenomen in de openbaar te maken stukken, bestaande uit: de jaarrekening, het jaarverslag en de overige gegevens. Het college verstrekt ons daartoe de concepten van de openbaar te maken stukken. Onze controleverklaring mag pas openbaar worden gemaakt na onze schriftelijke toestemming. Onze voorafgaande schriftelijke toestemming is vereist voor elke nieuwe openbaarmaking van onze controleverklaring in een ander stuk. Dit geldt ook voor publicatie op internet, het openbaar maken of verzenden aan derden van een ander financieel verslag, deel van de jaarrekening of verkorte jaarrekening waarin een referentie naar onze verklaring wordt opgenomen of onze naam wordt genoemd. Ook geldt dit voor het gebruik van onze naam in elk ander document dat openbaar wordt gemaakt of ter beschikking wordt gesteld aan derden. In al deze gevallen moet het College van burgemeester en wethouders ons tijdig een concept verstrekken voordat dit wordt verspreid. Het verslag aan de gemeenteraad heeft betrekking op de hoofdlijnen van de bevindingen uit ons onderzoek die wij voor hen noodzakelijk achten. De bevindingen en aanbevelingen worden eerst met het College van Burgemeester en Wethouders besproken.

Tussentijds brengen wij de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders mondeling op de hoogte van belangrijke zaken die om onmiddellijke aandacht vragen. Wij sturen het college een managementletter met bevindingen en aanbevelingen. Hierin geven wij de eventueel geconstateerde tekortkomingen en mogelijke verbeteringen in de administratieve organisatie. Dit geldt vooral voor de daarin besloten interne beheersingsmaatregelen.

8. OPTREDEN ACCOUNTANT IN DE VERGADERING VAN DE AUDITCOMMISSIE / RAADSVERGADERING Wij kunnen worden verzocht aanwezig te zijn in de vergadering van de auditcommissie of de gemeenteraadsvergadering en daarin het woord te voeren over onze controlewerkzaamheden en onze controleverklaring. In dat geval bespreken wij graag voorafgaand aan de vergadering met de voorzitter van deze vergadering een aantal zaken met als doel inzicht te krijgen in: · de wijze waarop de vergadering wordt voorbereid; · de mogelijke inhoud van te verwachten vragen; · de procedure die de voorzitter van de vergadering hanteert omtrent de wijze waarop vragen aan de accountant ter behandeling aan ons worden doorverwezen. Wij benadrukken dat wij alleen vragen met betrekking tot de controle en de controleverklaring kunnen beantwoorden. Deze kunnen betrekking hebben op de doelstelling en reikwijdte van de controle, de controleaanpak, het toetsen van het stelsel van interne beheersingsmaatregelen, voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening, de uitvoering van de controlewerkzaamheden en de inhoud van de controleverklaring. Alle overige vragen met betrekking tot het jaarverslag of met betrekking tot de relatie tussen de gemeente en de accountant moeten in beginsel door de voorzitter van de vergadering worden beantwoord, dan wel worden doorverwezen naar de voorzitter van de auditcommissie.

Voor ons optreden in de raadsvergadering ontslaat u ons voor de duur van deze vergadering van onze geheimhoudingsplicht. Wij verzoeken het college ons alle documenten en media, voor zover wij daarin geciteerd worden, tijdig te doen toekomen of ons hierop te attenderen. Dit om voldoende gelegenheid te hebben om de juiste weergave van onze antwoorden op de gestelde vragen te kunnen nagaan. INZAGE IN ONZE DOSSIERS DOOR ANDERE ACCOUNTANTS EN TOEZICHTHOUDERS Alle werkpapieren en dossiers, andere materialen, rapporten en zaken die als onderdeel van ons onderzoek zijn gecreëerd, ontwikkeld of uitgevoerd, zijn ons eigendom. Wij kunnen op grond van wettelijke bepalingen of andere voorschriften verplicht worden om aan derden, bijvoorbeeld toezichthouders en FIOD-ECD, informatie of toegang tot onze werkpapieren en dossiers te verschaffen. Daarnaast kunnen derden, zoals accountants van andere accountantskantoren, ons verzoeken informatie te verstrekken of inzage te geven in onze werkbestanden en dossiers. Op grond van geheimhoudingsregels moeten wij in sommige gevallen hiervoor uw schriftelijke toestemming verkrijgen. Indien een dergelijk verzoek ons bereikt, nemen wij hierover zo spoedig mogelijk contact met u op over de voorwaarden waaronder aan dit verzoek kan worden voldaan.

Ook de Belastingdienst kan voor een reguliere belastingcontrole aan ons verzoeken informatie te verstrekken of inzage te verlenen in onze werkbestanden en dossiers. Een dergelijk verzoek wordt altijd in eerste instantie aan u en/of uw juridisch of fiscaal adviseur kenbaar gemaakt door de controlemedewerker van de Belastingdienst. Wij zijn van mening dat het algemeen belang ermee gediend is dat de Belastingdienst bij belastingcontroles kan steunen op de uitgevoerde controlewerkzaamheden. Wij zullen u vragen om uw instemming schriftelijk aan ons kenbaar te maken. Bij een dergelijk verzoek van de Belastingdienst nemen wij zo spoedig mogelijk contact met u op. Mocht u in een concrete situatie uw instemming onthouden, dan gaan wij op grond van onze gedrags-en beroepsregels de redenen na waarom u uw instemming niet geeft.

9. ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING (AVG) Bij het uitvoeren van deze opdracht kunnen wij te maken krijgen met persoonsgegevens. Dan geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voor deze opdracht zijn wij aan te merken als een zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. De AVG verplicht ons afspraken te maken over de omgang met Persoonsgegevens. · Wanneer wij bij het uitvoeren van de opdracht Persoonsgegevens verwerken, doen wij dat op een behoorlijke en zorgvuldige wijze. Daarbij houden we ons aan de wettelijke voorschriften. Wij treffen voldoende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen voor de verwerkte Persoonsgegevens. Wij houden daarbij rekening met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard, de omvang, de context en de qua ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen. Wij informeren u op verzoek meteen over de wijze waarop wij invulling geven aan onze verplichtingen op grond van deze Wet- en Regelgeving. · De ter verwerking verkregen Persoonsgegevens gebruiken we niet voor eigen, andere of verdergaande doeleinden dan redelijkerwijze nodig is ter uitvoering van de opdracht, tenzij u hiervoor schriftelijke toestemming heeft verleend.

· U wordt onmiddellijk door ons geïnformeerd over ieder verzoek en/of iedere klacht van de Toezichthoudende autoriteit of de Betrokkene ten aanzien van de Persoonsgegevens die worden verwerkt bij het uitvoeren van de opdracht. · Wij verlenen medewerking aan u wanneer de Betrokkene een verzoek indient ter uitoefening van zijn of haar rechten zoals (maar niet beperkt tot) het recht op inzage, verbetering, verwijdering, bezwaar maken tegen de verwerking van de Persoonsgegevens en een verzoek tot overdraagbaarheid van de eigen Persoonsgegevens. Wij voeren niet zelfstandig de verplichtingen uit die op grond van de wet bij u berusten. · Wij informeren u binnen twee werkdagen over ieder rechterlijk bevel, iedere dagvaarding, wettelijke verplichting of anderszins ontstane verplichting tot het delen van Persoonsgegevens met derden. · Wij informeren u zonder onredelijke vertraging, maar uiterlijk binnen 48 uur, zodra wij kennis hebben genomen van een inbreuk in verband met de beveiliging van betreffende persoonsgegevens. Daarbij voorzien wij u van alle door u noodzakelijk geachte informatie.

· Wij verstrekken de volgende informatie in het geval van een inbreuk in verband met de beveiliging van betreffende persoonsgegevens: o een gedetailleerde omschrijving van de inbreuk in verband met de beveiliging van betreffende Persoonsgegevens; o type/soort Persoonsgegevens dat daarbij betrokken is; o van hoeveel personen de Persoonsgegevens daarbij betrokken zijn; o de identiteit van de personen die daarbij betrokken zijn; o de getroffen maatregelen om negatieve gevolgen voor de Betrokkene(n) te beperken en de betreffende inbreuk te verhelpen; o de oorzaak van de inbreuk in verband met de beveiliging van betreffende Persoonsgegevens; o de duur van de inbreuk en het ontstaansmoment. · De eventuele kosten die gemaakt worden om deze inbreuk op te lossen, komen voor rekening van degene die de kosten maakt. Behalve wanneer de inbreuk is ontstaan door het niet-nakomen van de opdracht door ons. In dat geval zijn de kosten voor onze rekening. Daarnaast behoudt u de mogelijkheid andere rechtsmiddelen in te schakelen. · Communicatie over de inbreuk in verband met de beveiliging van betreffende Persoonsgegevens gebeurt altijd in overleg.

10. ·

·

Als de opdracht tussen u en ons eindigt, retourneren wij alle persoonsgegevens waarover wij beschikken in het kader van de uitvoering van de opdracht of vernietigen wij deze met uw instemming, behalve wanneer een dwingende wettelijke bepaling dit in de weg staat. Wanneer wij in strijd handelen met dit artikel en/of relevante Wet- en Regelgeving op het gebied van bescherming van Persoonsgegevens, vrijwaren wij u van aanspraken van derden ter zake.

HONORARIUM Ons honorarium is gebaseerd op de tijdsbesteding van ons controleteam, inclusief te maken kosten. Voor de afspraken omtrent het honorarium en de daaraan verbonden voorwaarden verwijzen wij u naar onze offerte van 2 juli 2021. De individuele uurtarieven zijn in overeenstemming met de mate van verantwoordelijkheid en de vereiste ervaring en bekwaamheid van de teamleden. Ter informatie sturen wij u in januari 2024 een prijsbrief met de geldende indexering en een toelichting op aanpassingen in de prijs als gevolg van gewijzigde omstandigheden ten opzichte van de offerte. GELDIGHEIDSDUUR De inhoud van deze opdrachtbevestiging zal van kracht blijven totdat de opdracht wordt beëindigd, gewijzigd of vervangen door een andersoortige opdracht. ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN Wij besteden veel aandacht aan goede arbeidsomstandigheden van onze medewerkers. De kwaliteit van een werkplek heeft een directe relatie met de gezondheid van medewerkers. Wij verzoeken het college dan ook onze medewerkers te voorzien van adequate werkruimte en overige faciliteiten. TEN SLOTTE Graag aanvaarden wij de opdracht. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet contact met ons op te nemen. Als u zich met de inhoud van deze brief kunt verenigen, verzoeken wij u, deze brief te voorzien van uw handtekening en te retourneren.

Dit ter bevestiging dat deze brief een correcte weergave is van wat wij overeenkwamen. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman

R.H. Gosselink-Wolbrink RA Voor akkoord getekend namens de gemeenteraad van gemeente Veenendaal door de burgemeester,

K.J.G. Kats