4. Informatiememo gemeenteraden VWR

Memo DATUM

ONDERWERP

1 september 2024

Informatiememo aan gemeenteraden

AAN

VAN

AFSCHRIFT

Inleiding In het bestuurlijk overleg is afgesproken dat de gemeenteraden van Veenendaal, Woudenberg en Renswoude tussentijds worden geïnformeerd over de voortgang van het toetredingstraject bij GBLT per 1-1-2025. In deze memo wordt hiertoe een aanzet gegeven. Door de vertegenwoordigers van de drie gemeenten zijn de volgende onderwerpen aangedragen die in de informatienota worden opgenomen: 1. De situatie nu: het toetredingstraject verloopt voorspoedig. 2. Wat doet en levert GBLT? 3. Wat wordt van de gemeente verwacht en 4. Wanneer merkt de Raad iets van GBLT (verordeningen, rekening en begrotingscyclus…..) 5. Communicatie richting inwoners en bedrijven Tekstuele delen uit deze memo kunnen worden gebruikt door de gemeentelijke vertegenwoordigers om in de huisstijl van hun eigen gemeente de gemeenteraad tussentijds te informeren.

De situatie nu De gemeenten Veenendaal, Woudenberg en Renswoude hebben in afzonderlijke raadvoorstellen besloten om per 1-1-2025 toe te treden tot de Gemeenschappelijke Regeling GBLT. Voor het toetredingstraject is een projectplan opgesteld waarin wordt beschreven op welke wijze de overdracht van noodzakelijke belastinggegevens, inrichting van het belastingsysteem bij GBLT, communicatie richting inwoners en bedrijven, de fiscaal juridische aspecten op het gebied van belastingen en de bestuurlijke aansluiting wordt uitgevoerd. De huidige situatie ten aanzien van bovenstaande punten is als volgt. Om de overdracht van de noodzakelijke belastinggegevens zo soepel mogelijk te laten verlopen zijn kwaliteitscriteria afgesproken waaraan de data van de noodzakelijke belastinggegevens moet voldoen. Deze criteria sluiten aan bij de eisen die de Waarderingskamer stelt aan deze gegevens. Door de Waarderingskamer is een onderzoek uitgevoerd naar uitvoering van het WOZ-proces en dit heeft geresulteerd in een beoordeling van 4 sterren van de drie gemeenten. Verder heeft een eerste proefconversie plaatsgevonden. De resultaten van deze proefconversie, waaronder uitval van data, worden momenteel verwerkt. Ook de kwaliteit van het waarderingsproces voor de WOZ-beschikkingen in 2025 wordt momenteel beoordeeld. Het onderzoek van de

1

ONDERWERP

Informatiememo aan gemeenteraden DATUM

1 september 2024

Waarderingskamer naar de kwaliteit van de taxaties vindt plaats op 20 november 2024. Hiervoor wordt momenteel gewerkt aan de herwaardering voor 2025. Bij GBLT is een testomgeving ingericht met daarin de verschillende belastingsoorten voor de drie gemeenten. De concept verordeningen zijn bijna gereed. Voor vier belastingverordeningen vindt nog ambtelijke afstemming plaats op beleidsmatig gebied zodat de uitvoering beter aansluit bij de standaarden die GBLT hanteert. Voor het bestuurlijke aansluittraject heeft het dagelijks bestuur van GBLT in de maand juli de zienswijzen ontvangen op het voorstel tot aanpassing van de Gemeenschappelijke regeling GBLT. Deze zienswijzen zijn behandeld in het dagelijks bestuur. Van de gemeenten Veenendaal en Woudenberg is een zienswijze ontvangen. De deelnemers van GBLT en de gemeente Renswoude hebben besloten geen zienswijze in te dienen. In de zienwijze van de gemeente Veenendaal en Woudenberg is opgenomen dat naast de Diftar 2024 ook de toeristenbelasting 2024 voor deze gemeenten wordt uitgevoerd door GBLT. Het dagelijks bestuur van GBLT heeft besloten deze omissie aan te passen en in een definitieve versie voor te leggen aan het algemeen bestuur van 11 september. Voor de communicatie richting inwoners en bedrijven in de drie gemeenten is een communicatieplan vastgesteld.

In deze memo wordt onder “Communicatie richting inwoners en bedrijven” een nadere toelichting gegeven. Het toetredingstraject verloopt op basis van de huidige situatie conform planning.

Wat doet en levert GBLT Vanaf 1 januari 2025 heft en int GBLT de gemeentelijke belastingen en voert het de Wet WOZ uit voor de gemeenten Veenendaal, Woudenberg en Renswoude. Dit werd eerder gedaan door de gemeente Veenendaal. Tijdens de verschillende projectfasen zorgt GBLT samen met de gemeentelijke medewerkers in het project ervoor dat het toetredingstraject conform projectplanning plaatsvindt. De project- en stuurgroep houden hier toezicht op. GBLT verzorgt de noodzakelijke uitbreidingen en inrichting van de belasting- en waarderingsapplicatie waaronder ook het opwerken van noodzakelijke gegevens in de database bij GBLT. Verder draagt GBLT in samenwerking met de gemeenten zorg voor het bestuurlijke aansluittraject op gebied van vaststellen Gemeenschappelijke regeling en opstellen van de dienstverleningsovereenkomst. De verschillende belasting- en kwijtscheldingsverordeningen worden in concept aangeleverd aan de gemeentelijke toetreders zodat deze in de gemeenteraden vastgesteld kunnen worden. Conform communicatieplan verstuurt GBLT naar de verschillende doelgroepen brieven om hen te informeren over de aansluiting bij GBLT en de wijzigingen en consequenties die dit heeft. In lokale media, de websites van GBLT en de gemeenten wordt informatie gegeven over de aansluiting.

Wat wordt van de gemeente verwacht In het projectplan zijn diverse werkzaamheden opgenomen die door de gemeente uitgevoerd moeten worden. De belangrijkste werkzaamheden zijn:

2

ONDERWERP

Informatiememo aan gemeenteraden DATUM

1 september 2024

•

• •

•

•

Het tijdig nemen van besluiten in colleges en gemeenteraden op basis van de definitieve ontwerp Gemeenschappelijke regeling GBLT over de toetreding tot de GR GBLT in de periode oktober / november 2024. Het vaststellen van de belasting- en kwijtscheldingsverordeningen 2025 in de gemeenteraad (half december 2024). Voorgaande belastingjaren (2024 en eerder) worden niet door GBLT overgenomen. Dit geldt voor belastingaanslagen, vorderingen, kws aanvragen, bezwaren, beroepen, beschikkingen. Een uitzondering hierop is het opleggen van de belastingaanslagen Diftar en toeristenbelasting door GBLT voor het belastingjaar 2024 in het kalenderjaar 2025. Het voldoen aan de opgestelde kwaliteitscriteria op het gebied van datakwaliteit. De WOZ gegevens, waaronder de herwaardering voor de beschikking 2025, worden geleverd door de gemeente Veenendaal. Het beheer van de BAG worden niet door GBLT uitgevoerd. Deze werkzaamheden blijven uitgevoerd worden door de gemeente Veenendaal. Publiekrechtelijke beperkingen worden eveneens niet door GBLT uitgevoerd. Dit wordt door de gemeenten zelf uitgevoerd.

Wanneer merkt de gemeenteraad iets van GBLT Iedere gemeente heeft een regiefunctionaris (RF) aangewezen die medeverantwoordelijk is voor het aanleveren van de diverse voorstellen en informatiestukken aan de gemeenteraad en het afstemmen van vraagstukken en informatiebehoeften tussen de gemeente en GBLT. Op hoofdlijnen ziet de planning er als volgt uit: Oktober / november 2024 Besluit in colleges en raden over toetreding van de gemeenten November / december 2024 Vaststellen belasting- en kwijtscheldingsverordeningen De planning voor de Kadernotitie en begroting 2026, begrotingswijziging 2025 (meestal april), bestuursrapportages 1 en 2 en de jaarstukken 2025 moet nog worden opgesteld voor 2025. Deze planning wordt kortgesloten met de RF.

Communicatie richting inwoners en bedrijven Er zijn drie doelgroepen gedefinieerd in het communicatieplan: • belastingplichtigen in Veenendaal, Woudenberg en Renswoude. Het gaat zowel om particulieren als bedrijven. • medewerkers van GBLT, Veenendaal, Woudenberg en Renswoude. • bestuurders en raadsleden van de drie gemeenten en GBLT. Hieronder vallen de colleges van B en W, de gemeenteraden en het algemeen en dagelijks bestuur van GBLT. De slogan van GBLT is “Eenvoudig als het kan, persoonlijk als het nodig is”. Dit is ook de communicatiestrategie voor de aansluiting van Veenendaal, Woudenberg en Renswoude bij GBLT. We maken de overgang naar GBLT voor burgers en bedrijven zo eenvoudig mogelijk door hen te informeren over: • de voordelen van de aansluiting bij GBLT; • wat er verandert, zodat burgers en bedrijven daarop zijn voorbereid; • waar en hoe ze hun belastingzaken kunnen regelen. Daarnaast helpen we hen persoonlijk als het nodig is: 3

ONDERWERP

Informatiememo aan gemeenteraden DATUM

1 september 2024

• •

we informeren burgers en bedrijven over waar ze met eventuele vragen of problemen terecht kunnen; we organiseren informatieavonden waar ze persoonlijk geholpen kunnen worden door GBLT.

Medewerkers en bestuurders/gemeenteraadsleden informeren we over de voortgang van het aansluitingstraject. Voor medewerkers is het daarbij belangrijk hen te informeren over zaken waar ze rekening mee moeten houden in hun werk. De kernboodschap voor de klant die we terug laten komen in alle communicatie-uitingen, is als volgt: “De gemeenten Veenendaal, Woudenberg en Renswoude en GBLT werken vanaf 2025 samen om het voor u makkelijker te maken. En om ervoor te zorgen dat we belastingen ook in de toekomst goed kunnen blijven regelen. GBLT stuurt vanaf komend jaar al uw belastingaanslagen voor gemeente- en waterschapsbelastingen en stelt de WOZ-waardes vast. U regelt zaken rond verschillende belastingen daardoor snel en makkelijk op dezelfde plek.” Om burgers en bedrijven in de drie gemeenten te informeren, zetten we de volgende middelen in: Belastingaanslag Op de belastingaanslagen van GBLT komen de logo’s van de eigen gemeente en GBLT te staan. Brieven GBLT stuurt twee algemene brieven naar alle burgers en bedrijven in de drie gemeenten: • In december 2024 om GBLT ‘voor te stellen’ en te informeren over de belangrijkste veranderingen. • Een begeleidende flyer bij de eerste aanslag van GBLT (februari/maart) met verdere uitleg over hoe burgers en bedrijven hun belastingzaken kunnen regelen.

Verder stuurt GBLT drie brieven in januari 2025 voor specifieke groepen burgers en bedrijven: • Een brief voor de burgers en bedrijven die GBLT al gemachtigd hebben voor een automatische incasso voor de waterschappen. Ze hoeven de gemeentelijke heffingen niet meer aan Veenendaal te betalen, maar betalen deze nu automatisch aan GBLT. • Een brief voor de groep burgers en bedrijven die de gemeente Veenendaal heeft gemachtigd voor een aic maar GBLT niet, of bij wie door het veranderde aanwijsbesluit de oude automatische incasso niet meer geldt. Doel is om hen tot actie aan te zetten: GBLT machtigen voor een automatische incasso. • Een brief voor burgers die bij hun gemeente wel in aanmerking kwamen voor kwijtschelding en bij GBLT eerder niet doordat de gemeenten kwijscheldingsregelingen meer hebben verruimd dan de waterschappen. Het doel is hen te informeren over de veranderingen en hen zo nodig tot actie aan te zetten: kwijtschelding aanvragen bij GBLT. Lokale media Alle drie de gemeenten hebben een gemeentepagina in een lokale krant: de gemeente Veenendaal in de Rijnpost (huis-aan-huisblad); de gemeente Woudenberg in De Woudenberger (betaalde krant) en de gemeente Renswoude in de Heraut (gratis blad van de lokale Ondernemersvereniging).

Hierin geven we twee keer informatie over de aansluiting: eind 2024 om te informeren over de aansluiting en in februari/maart als we de aanslagen versturen. In lokale media hebben al verschillende berichten gestaan n.a.v. de raadsvoorstellen van de drie gemeenten over de aansluiting bij GBLT. Eind 2024 verzenden we een persbericht over de definitieve aansluiting van de gemeenten bij GBLT. Ook zetten we een woordvoeringslijn op. Websites Op de website van GBLT komt verschillende informatie te staan: 4

ONDERWERP

Informatiememo aan gemeenteraden DATUM

1 september 2024

• • • •

de logo’s van Veenendaal, Woudenberg en Renswoude worden toegevoegd op de homepagina; een landingspagina voor burgers en bedrijven uit Veenendaal, Woudenberg en Renswoude met alle informatie en antwoorden op veel gestelde vragen; nieuwsberichten over aansluiting van de gemeenten, de verzending van de aanslagen en de aankondiging van de informatieavond; de pagina’s over gemeentebelastingen worden aangevuld met informatie over de drie gemeenten.

Veenendaal, Woudenberg en Renswoude plaatsen op hun websites nieuwsberichten over de aansluiting bij GBLT en de verzending van de belastingaanslagen. Verder passen ze vanaf 1-1-2025 informatie over belastingen aan en verwijzen ze daarbij naar gblt.nl. Sociale media Op sociale media-kanalen van GBLT en de drie gemeenten informeren we burgers en bedrijven ook over de aansluiting en de verzending van de belastingaanslagen. Daarin wordt verwezen naar gblt.nl. Informatieavonden GBLT organiseert samen met gemeenten Veenendaal, Woudenberg en Renswoude drie informatieavonden (in elke gemeente één) rond maart 2025, wanneer GBLT voor het eerst belastingaanslagen in de gemeenten heeft verstuurd. Tijdens deze avonden staan specialisten van GBLT burgers en bedrijven informeel te woord. Zo kunnen vragen gesteld worden over de aansluiting van de gemeenten bij GBLT, het aanslagbiljet, of de WOZ-waarde.

5