4. Consultatie nieuw beleidskader Sport en Bewegen - Raadsinformatiebrief 2021 34918 Herijking Sport

Agendapunt 17a \ Ingekomen stukken

,

B&W-vergadering d.d . 8 juni 2021 Besluit: Voor kennisgeving aangenomen en deze aanbieden aan de raad .

'l\.fT

0..

RAADSINFORMATIEBRIEF Documentnummer Aan Van Datum Onderwerp

1

2021/34918 Gemeenteraad College van burgemeester en wethouders 1 juni2021 Herijking Sport

Herijking Sport

Sinds de verzelfstandiging van Stichting Sportservice Veenendaal zijn veel zaken opgezet, verder ontwikkeld en bereikt op het gebied van sportparticipatie en het contact met de sportaanbieders. De verzelfstandiging heeft wat betreft de resultaten en de kwaliteit van het aanbod voldaan aan de verwachtingen die we toentertijd hadden. Echter, door veranderende omgevingsfactoren wordt het voor de gemeente steeds moeilijker om financieel effectief te sturen en te beheren als het gaat om het aanbieden van sport. Deze toenemende uitdaging is voor de gemeente reden om de huidige constructie te onderzoeken en mogelijk te herijken . In november 2020 hebben we u dan ook geïnformeerd over de opstart van een onderzoek naar de effectiviteit van de huidige wijze van het aanbieden van sport in gemeente Veenendaal (herijking). Hier is toen ook direct invulling aan gegeven. Het streven was u in het eerste kwartaal van 2021 bij te praten over de vorderingen en met elkaar in gesprek te gaan als zou blijken dat grote koerswijzingen nodig zijn . Begin februari hebben we u laten weten dat we deze planning helaas niet gingen halen en dat we in het tweede kwartaal u wel alle informatie kunnen geven . Middels deze raadsinformatiebrief willen we u graag informeren over de stappen die gezet zijn en de plannen die we hebben voor de nabije toekomst.

De aanleiding Bij de behandeling van de kadernota 2009 heeft de gemeenteraad motie M16 aangenomen waarin het college werd verzocht te komen tot een verbetering van de exploitatie van het zwembad. Stichting Sportservice Veenendaal (SSV) is, na een besluit van de gemeenteraad op 15 december 2010, op 1 januari 2012 ontstaan als gevolg van de externe verzelfstandiging van het zwembad en de sport in Veenendaal. Om de verzelfstandiging te evalueren, en te onderzoeken of de verwachte voordelen van de verzelfstandiging zijn behaald en welke verbeteringen kunnen worden aangebracht in de huidige constructie, is in 2019 een evaluatietraject gestart. Hierbij zijn de volgende deelvragen beantwoord : 1. Heeft de verzelfstandiging geleid tot het efficiënter regelen van de sport in Veenendaal? 2. Heeft de verzelfstandiging geleid tot een meer klantgerichte organisatie en een betere dienstverlening? 3. Hoe hebben de verwachte nadelen voor de klant (klachtenafhandeling) en de gemeente (sturing, verdwijnen ambtelijke deskundigheid , zorgplicht en maatschappelijke opinie) zich voorgedaan na de verzelfstandiging?

Deze evaluatie hebben we u in november 2020 toegezonden. Uit de evaluatie kwam naar voren dat de verzelfstandiging een geslaagd traject is geweest, waarbij geconcludeerd wordt dat de werkzaamheden van SSV effectief en doeltreffend zijn . Er zijn in de evaluatie echter wel diverse aandachtspunten omschreven , waar in de nabije toekomst mee aan de slag gegaan moest worden . De uitwerking van deze aandachtspunten heeft afgelopen maanden plaats gevonden .

Raadhuisplein 1 • 3901 GA Veenendaal • Postbus 1100 • 3900 BC Veenendaal Tel. (0318) 538 538 •Fax (0318) 510 414 • www.veenendaal.nl • www.veenendaal.ni/vraag

Aandachtspunten uit de evaluatie van de verzelfstandiging sport In samenwerking met diverse interne afdelingen, maar vooral ook in samenwerking met SSV, is bij de 'Evaluatie verzelfstandiging sport' naar verschillende aspecten van de samenwerking tussen SSV en onze gemeente gekeken. In de evaluatie zijn 19 aandachtspunten omschreven. Deze aandachtspunten en de voortgang hierop treft u hieronder aan:

Financiering Sportservice 1. Werk samen met Sportservice een verantwoording uit waarin duidelijk is hoe de financiering is gekoppeld aan de geleverde activiteit, inclusief kritische prestatie indicatoren, en voer jaarlijks een gesprek over de hoogte van het subsidiebedrag. >- Kritische prestatie indicatoren zijn opgesteld, naast een serie informatie-indicatoren. Deze zijn verwerkt in de prestatieafspraken. Hierin zijn niet alleen beide indicatoren opgenomen, ook is er in vastgelegd wat SSV en de gemeente nastreven en wie welke rol hierin speelt. Het streven is dit document jaarlijks te verfijnen, zodat niet alleen de afspraken steeds duidelijker worden, maar vooral de prestaties steeds beter worden. Ook kunnen we hiermee actiever (bij)sturen qua indicatoren en gezamenlijk meer inspelen op actuele ontwikkelingen Klachtenafhandeling 2. Vraag Sportservice om halfjaarlijks de accounthouder van de gemeente schriftelijk te informeren over het aantal klachten, de aard daarvan en de duur en wijze van de afhandeling. >- Wij concluderen dat dit advies niet passend is bij de samenwerking met een externe partner. SSV is zelf verantwoorde/ijk voor klachtafhandeling. Pas wanneer grote problemen ontstaan verwachten wij van SSV dat zij de betreffende klacht proactief met de gemeente delen.

Om dit te borgen staat klachtafhandeling op elk agenda van elk bestuurlijk overleg tussen beide partijen. 3.

>4.

>-

Bespreek {alleen) actuele en frequenter voorkomende klachten met een politiek risico in het bestuurlijk overleg. Dit advies is overgenomen. Neem in het klachtenprotocol op dat klager geïnformeerd wordt dat bij ontevredenheid over de afhandeling contact opgenomen kan worden met de gemeente en wijs hiervoor binnen de gemeente een onafhankelijk contactpersoon aan. Zoals al bij het eerste punt aangegeven nemen wij dit advies niet over. De beleidsmedewerker sport is voor klachten het eerste aanspreekpunt voor SSV en bespreekt deze periodiek met hen.

Sturing 5. Richt het accounthouderschap van Sportservice op het samen werken aan een integrale inzet van sport voor beleidsdoelstellingen in het algemeen en binnen het Sociaal Domein in het bijzonder. >- Dit advies is verwerkt in de prestatieafspraken die we met SSV hebben opgesteld. 6.

>-

7.

>-

Maak expliciet welke ruimte Sportservice heeft om activiteiten te ontplooien die niet voortvloeien uit de prestatieafspraken en bespreek voornemens tot dergelijke activiteiten vroegtijdig in het bestuurlijk overleg. We hebben gekozen voor een andere werkwijze met hetzelfde doel. In de prestatieafspraken is opgenomen welke doelstellingen SSV dient na te streven en welke projecten persé uitgevoerd moeten worden. Denk bij deze categorie onder andere aan het verstrekken van diverse subsidies. Echter, het is aan SSV zelf om hier een verdeling qua uren in te maken en keuzes te maken in werkzaamheden die het meest bijdragen aan het behalen van de doe/stellingen. Hierdoor ontstaat automatisch ruimte om niet benoemde projecten op te pakken, als deze bijdragen aan de gestelde doelen. Maak de prestatieafspraken (KPl's) een vast onderdeel van het bestuurlijk overleg en actualiseer deze jaarlijks. Dit advies is overgenomen.

2

8.

» 9.

»

Maak (in jaarverslagen) expliciet welke (financiële) resultaten worden behaald in het kader van de prestatieafspraken (KPl's) tussen de gemeente en Sportservice en welke extra (financiële) resultaten worden behaald. Dit advies is overgenomen. Maak een nieuwe afweging over de strategische beleidscapaciteit en de rolverdeling tussen de gemeente en Sportservice. De gemeente heeft de afgelopen jaren te weinig beleidscapaciteit gehad op het gebied van sport, waardoor ook de regie op het account van SSV onvoldoende is geweest. Sinds eind 2020 is een nieuwe beleidsmedewerker sport actief, waarvan de functieomvang ten behoeve van sport is toegenomen. Gezien de omvang van het account van SSV, het almaar toenemende belang van sport en bewegen en de gewenste regie op dit beleidsterrein is een toename van beleidsinzet op dit thema nog altijd gewenst.

10. Maak een nieuwe afweging over het al dan niet toetreden tot het bestuur van de Stichting Sportservice Veenendaal of het oprichten van een Raad van Toezicht om de gemeentelijke invloed te kunnen veranderen. » Wij denken niet dat het zitting nemen in een nieuw te vormen Raad van Toezicht of in het bestuur de juiste weg is. Het maken van goede afspraken, elkaar daar ook aan houden en hier op sturen zien we als een betere methode om de gewenste doelen te behalen en ieder in zijn kracht te zetten. 11. Werk toekomstscenario's uit voor het verbeteren van de huidige de constructie van Sportservice in Veenendaal. Indien gewenst kunnen ook scenario's worden uitgewerkt die zich richten op dan wel het meer naar binnenhalen (volledig of quasi-inbesteden, waarbij met name wordt gekeken naar het toezicht), dan wel het versterken van de huidige constructie of wel het verder privatiseren van Sportservice. En bespreek de voor- en nadelen op bestuurlijk niveau met Sportservice. Vooralsnog zien wij geen reden om de huidige wijze van organiseren aan te passen. Wel zien we kansen om de huidige werkzaamheden en samenwerking te optimaliseren en te verbeteren. Dit doen we o.a. door de uitbreiding van de uren van de beleidsmedewerker sport en het verhogen en structureren van het aantal bestuurlijke overleggen, inclusief vaste agendaonderwerpen.

»

Deskundigheid 12. Creëer meer structurele beleidscapaciteit bij de gemeente voor het accounthouderschap van Sportservice. » Sinds eind 2020 is een nieuwe beleidsmedewerker sport actief, waarvan de functieomvang ten behoeve van sport is toegenomen. Gezien de omvang van het account van SSV, het almaar toenemende belang van sport en bewegen en de gewenste regie op dit beleidsterrein is een toename van be/eidsinzet op dit thema nog altijd gewenst. 13. Laat de accounthouder de regie voeren op de integraliteit binnen beleid en binnen uitvoering door Sportservice en door andere aan sport gerelateerde partners. » Dit advies is overgenomen. 14. Werk met flexibele resultaatgerichte beleidskaders en met jaarplannen voor de sport, waarin ook kaders aan de uitvoering geboden worden middels toetsbare prestatieafspraken. » De prestatieafspraken worden jaarlijks in onderling overleg aangepast en aangescherpt, om de resultaten steeds te verbeteren. Hierbij verzorgt de gemeente de doe/stellingen, waarna SSV verantwoorde/ijk is voor de weg naar het behalen van de doelstellingen toe.

3

15. Ga in gesprek over de bestaande rol- en taakverdeling en update deze indien deze niet meer passen bij de bestaande situatie. Sluit hier bij aan bij de uit te werken toekomstscenario's van Sportservice. ~ Dit gesprek is gevoerd. Vooralsnog zien wij geen reden om de huidige wijze van organiseren aan te passen. Wel zien we kansen om te optimaliseren en te verbeteren. Voorbeelden daarvan zijn het aanscherpen van afspraken over het beheer en onderhoud van accommodaties, het verduidelijken van de rolverdeling tussen SSV en de gemeente en verbeteren van de balans tussen het afspreken van doe/stellingen en het verlenen van vrijheid aan SSV om zelf afwegingen te maken over hoe deze doe/stellingen het beste bereikt kunnen worden. Zorgplicht 16. Bespreek jaarlijks in het bestuurlijk overleg eventuele voorzieningen waarvan het voortbestaan in het geding is, de wenselijkheid van eventuele ondersteuning vanuit Sportservice voor deze voorzieningen en of de opgebouwde reserves daarvoor afdoende zijn. Bespreek tevens welke reserves worden opgeheven, welke gevolgen deze hebben voor de financiële situatie en of nieuwe voorzieningen moeten worden gerealiseerd. ~ De hierboven genoemde verduidelijking van de rolverdeling tussen SSV en de gemeente heeft mogelijk ook gevolgen voor zowel de huidige als de in de toekomst te vormen bestemmingsreserves en de uitputting hiervan.

Dit onderwerp staat op de agenda van zowel het ambtelijk als het bestuurlijk overleg dat met SSV gevoerd wordt. Opinie 17. Stel samen met Sportservice kaders op waaruit blijkt welke beslissingen in de bedrijfsvoering (en welke investeringen) risico's met zich meebrengen en als het voornemen tot een dergelijke beslissing bestaat bespreek dit dan vroegtijdig op bestuurlijk niveau en maak een gezamenlijk stappenplan voor de implementatie. ~ Plannen voor grootschalige investeringen, die buiten de prestatieafspraken en bestemmingsreserves vallen, zullen geagendeerd worden voor het bestuurlijk overleg. Daarnaast is een periodiek ambtelijk overleg ten behoeve van het beheer en de exploitatie van sportaccommodaties opgezet. 18. Neem regie op de externe beeldvorming rondom Sportservice door als accounthouder sport van de gemeente in samenwerking met Sportservice periodiek belanghebbenden te informeren met een volledig beeld van de rol van Sportservice en gemeente. ~ Dit advies is overgenomen. Statuten 19. Naar aanleiding van de beschreven casussen en de hierboven beschreven aanbevelingen integraal de statuten in gezamenlijkheid door te nemen en indien nodig aan te passen. ~ Op basis van bovenstaande bevindingen zien wij geen aanleiding om de statuten aan te passen.

Wel gaan we verkennen welke rol de gemeente wil hebben bij de benoeming van nieuwe bestuursleden van SSV en bij de bepaling van de tarieven van de sportaccommodaties. De uitkomsten van deze verkenning kunnen wijzigingen in de statuten vereisen.

4

Prestatieafspraken Bij de verlening van subsidie aan SSV worden prestatieafspraken gemaakt. Hierin staat vermeld welke werkzaamheden SSV moet verrichten en welke informatie hierover aangeleverd moet worden. Deze werkwijze werkt naar tevredenheid van zowel de gemeente als SSV. In gesprekken met SSV bleek echter dat de door de gemeente opgestelde prestatieafspraken niet altijd de informatie opleverde die we nodig hadden om met elkaar te besluiten op welke wijze de beste resultaten geboekt konden worden. Het aantal deelnemers aan een project zegt bijvoorbeeld niet alles over of de doelgroep wel aangesproken wordt en het aantal behaalde zwemdiploma's zegt niets over de kwaliteit van de zwemlessen als er geen andere data bekend is. Er is daarom in gezamenlijkheid voor het jaar 2021 een serie aanpassingen gedaan aan de prestatieafspraken. De bedoeling is jaarlijks samen te kijken naar verbeteringen en aanpassingen.

Er zijn drie algemene doelstellingen geformuleerd: • SSV heeft in alle thema's aandacht voor het aan het sporten en bewegen krijgen van inwoners die te weinig sporten en bewegen; • De werkwijze is zoveel mogelijk gericht op samenwerking tussen sportvereniging, onderwijs, buurt en ketenpartners zoals onze welzijnspartners, het Centrum voor Jeugd en Gezin, de zorgaanbieders en de wijkteams, zodat een integrale inzet van sport binnen het sociaal domein wordt bewerkstelligd; • De werkwijze van SSV is gericht op doorstroming naar blijvend structureel sport- en beweegaanbod; Vervolgens zijn onder andere de volgende nieuwe afspraken gemaakt: • De gemeente is verantwoordelijk voor het duidelijk omschrijven van de doelstellingen, SSV is verantwoordelijk voor de weg naar het behalen van de doelstellingen toe. Dit houdt in dat we op uitvoeringsniveau minder KPl's hebben opgesteld, maar we SSV meer vragen te onderbouwen waarom zij bepaalde keuzes gemaakt hebben; • Naast de KPl's zijn ook informatieindicatoren omschreven.

Deze informatieindicatoren zijn niet bedoeld om te bepalen of aan de subsidieopdracht voldaan is, maar worden gebruikt om in beeld te krijgen of de juiste dingen gedaan worden en of er trends waarneembaar zijn waar op gestuurd dient te worden; • We vragen SSV om de gemeente te adviseren hoe onze sportaccommodaties aantrekkelijker gemaakt kunnen worden voor bestaande en potentiële gebruikers. Ook duurzaamheid is daarbij een belangrijke factor. • Afgesproken is extra aandacht te besteden aan het verbeteren van de bezettingsgraad van de accommodaties door op zoek te gaan naar zogenaamd dubbelgebruik. Dit betreft partijen die gebruik maken van de accommodatie, zonder hoofdgebruiker te zijn. • Er wordt gezamenlijk (SSV en gemeente) een tevredenheidsonderzoek ontwikkeld die de kwaliteit van de accommodaties en het onderhoud in beeld brengt, op basis van de mening van de hoofdgebruikers van de verschillende sportaccommodaties. • We vragen SSV verenigingen te stimuleren om een bredere maatschappelijke rol te vervullen door ofwel de accommodaties voor initiatieven/organisaties beschikbaar te stellen, ofwel gerichte activiteiten te organiseren voor andere doeleinden (bijvoorbeeld: dagbesteding, kinderopvang, ontmoeting enzovoorts). Een toenemend aantal sport- en beweegaanbieders staat hier open voor. Dit sluit aan bij gewenste ontwikkelingen uit het beleidskader sport.

• SSV richt zich niet enkel op verenigingen, maar zoekt juist de samenwerking op met meerdere en diverse commerciële partijen binnen en buiten onze gemeente.

Onderzoek staatsteun Misschien wel de grootste stap die de afgelopen maanden gezet is is het afronden van het onderzoek naar de staatssteun die wij mogelijk zouden verlenen door aan SSV subsidie te verlenen voor haar werkzaamheden. Het staatssteunverbod houdt vijf cumulatieve eisen in. De meest cruciale in de beoordeling is de vraag of de subsidiemaatregel het handelsverkeer tussen de Europese lidstaten ongunstig beïnvloed. Want, wanneer aan een van de vijf criteria niet wordt voldaan, is er namelijk geen sprake van staatssteun. Er is voor de beantwoording van deze vraag naar drie zaken gekeken:

5

•

De Europese Commissie/Raad van State heeft eerder uitspraak gedaan inzake zwembad Bemmel (exploitatiesubsidie), de jachthavens aan het IJsselmeer en museum Aviodrome. Bij alle drie was de conclusie dat er geen sprake was van staatssteun omdat de steun niet tot verstoring van de tussenstaatse handel leidde. Ook een extern adviesbureau geeft aan: "Of de subsidie een meer dan marginaal effect heeft op grensoverschrijdende investeringen en vestiging is echter de vraag, gezien de lokale gerichtheid van SSV." • Het meest logische effect zou kunnen optreden in België of Duitsland . In beide landen is het echter geen gewoonte om te werken met commerciële exploitanten van sportaccommodaties, veelal heeft de overheid hier een rol in. Het is derhalve niet te verwachten dat er vanuit Duitsland of België een commerciële exploitant zich zal aandienen om tot exploitatie van een sportaccommodatie in Nederland over te gaan . • Ten slotte is er gekeken naar de organisatie van internationale sportevenementen, aangezien je daarbij wel concurreert met andere landen. Het aantal internationale evenementen waar SSV betrokken is, is dermate klein in aantal en alsmede klein in omvang dat dit onderdeel geen rol van betekenis speelt in Veenendaal. Geconcludeerd wordt dan ook dat bij de subsidiering van SSV voor haar werkzaamheden geen sprake is van staatssteun.

Corona periode De werkzaamheden van SSV zijn het laatste jaar beïnvloed door de coronacrisis . De buitensportaccommodaties, maar met name de binnensportaccommodaties (waaronder het zwembad) zijn hard getroffen door de maatregelen die door het kabinet genomen zijn. De sportaanbieders zijn hierdoor hard geraakt en de exacte impact van deze crisis op de gezondheid en het beweeggedrag van onze inwoners zal pas op een later moment duidelijk worden. Datzelfde geldt voor onze sportaanbieders. Zowel de maatschappelijke als de commerciële sportaanbieders hebben zich afgelopen maanden hard ingezet om hun leden gezond en enthousiast te houden en tevens is hard gewerkt om de eigen organisatie overeind te houden . Vooralsnog lijken de sportaanbieders hier relatief succesvol in geweest te zijn, maar na de zomer zal pas echt duidelijk worden hoe de sportaanbieders er voor staan. Het wederom niet van start gaan van de competities zal mogelijk tot gevolg hebben dat leden hun lidmaatschap op gaan zeggen en sportaanbieders nog meer geraakt worden. Ook SSV heeft zwaar te lijden gehad onder de maatregelen. De sluiting van onder andere het zwembad en de binnensportaccommodaties en beperkende maatregelen voor het organiseren van activiteiten heeft ervoor gezorgd dat het werk van SSV een hele andere invulling heeft gekregen.

Gedurende het afgelopen jaar hebben wij intensief overleg gevoerd om afspraken te maken over welke ruimte er was binnen de landelijke regelgeving om accommodaties te gebruiken en activiteiten te organiseren. De verenigingen zijn door SSV actief op de hoogte gebracht van de wijzigingen in de corona-maatregelen en ook zijn vele individuele vragen van sportaanbieders door hen beantwoord. Bij de vaststelling van de subsidie van 2019 is besloten om SSV toestemming te geven om een bestemmingsreserve ten behoeve van het dekken van schade die door de Corona-maatregelen te vormen. Doordat SSV deze bestemmingsreserve heeft benut, ze gesneden hebben in de kosten van hun accommodaties, personeel en activiteiten en door gebruik te maken van Rijksregelingen (TOGS, NOW, TV en SPUK IJZ) is voorkomen dat een aanvullende financiële gemeentelijke bijdrage ten behoeve van het jaar 2020 nodig was om de werkzaamheden voort te zetten . Deze werkwijze wordt zo lang de Corona-crisis duurt voortgezet. De toekomst Bij de totstandkoming van alle in deze brief benoemde vordering is intensief contact met SSV geweest. Niet alleen is dit contact heel vruchtbaar geweest, ook werd duidelijk dat er inderdaad behoefte is aan meer sturing richting SSV en dat er meer grip op de processen moet komen.

Het antwoord hiervoor is ons inziens echter niet het zitting nemen in een bestuur of het aanbesteden van de werkzaamheden van SSV. SSV doet haar werk namelijk goed, blijkt ook uit de eerder met de raad gedeelde evaluatie. Wat we wél moeten doen is {blijvend) met elkaar in gesprek gaan, als partners die streven naar dezelfde doelen en die beiden willen bijdragen aan de vitaliteit van de onze samenleving. SSV zal ook nog voor de zomer contact opnemen met alle raadsfracties met het aanbod om in gesprek te gaan over hun werkzaamheden en de rol die zij kunnen spelen bij het behalen van diverse gemeentelijke ambities .

6