4. Bijlage 2 Hoofdstuk 2 Planning vergaderingen en werkzaamheden RvO

Bijlage 2 Hoofdstuk 2 Planning vergaderingen en werkzaamheden (artikel 10 t/m 12) – Reglement van orde van de gemeenteraad Hoofdstuk 2 Planning vergaderingen en werkzaamheden Artikel 10. De agendacommissie 1. De raad heeft een agendacommissie. 2. De agendacommissie bestaat uit maximaal vijf raadsleden en de voorzitter. De griffier of de plaatsvervangend griffier is in elke vergadering van de agendacommissie als adviseur aanwezig. 3. De raad benoemt de leden van de agendacommissie voor een periode die gelijk is aan de duur van de raadsperiode. 4. Een lid van de agendacommissie kan te allen tijde ontslag nemen. Hij doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. 5. De raad kan een lid van de agendacommissie ontslaan. 6. De agendacommissie streeft naar consensus. Als er gestemd moet worden, hebben de voorzitter en de leden van de agendacommissie één stem. Als de stemmen staken, beslist de voorzitter. 7. De besluitenlijsten worden na de vergadering gepubliceerd voor de raadsleden en de schaduwraadsleden. 8. De voorzitter zit de agendacommissie voor. Bij diens afwezigheid zit het lid, dat het langst raadslid is, de agendacommissie voor. 9. De voorzitter kan voorstellen anderen uit te nodigen voor een vergadering van de agendacommissie. Artikel 11. De werkzaamheden van de agendacommissie 1.

De leden van de agendacommissie zitten de vergaderingen van de (bijzondere) raadscommissie voor. 2. De agendacommissie regelt de werkzaamheden van de raad en van de (bijzondere) raadscommissie. De agendacommissie kan daarbij voorstellen doen over de: a. vergaderfrequentie van de (bijzondere) raadscommissie; b. vergaderlocatie van de (bijzondere) raadscommissie en van de raad; c. voorlopige agenda, eventueel inclusief tijdsindeling, voor de vergadering van de (bijzondere) raadscommissie en voor de vergadering van de raad; d. planning van andere bijeenkomsten van de raad; e. procedure voorbereiding, onderzoek, behandeling en vaststelling kadernota, begroting, bestuursrapportages en jaarrekening & jaarverslag; f. behandeling en vaststelling van de raadsplanning, bedoeld in artikel 12; g. organisatie van de werkzaamheden van de raad en van de (bijzondere) raadscommissie. 3. De agendacommissie stelt ook jaarlijks voor het volgende kalenderjaar een vergaderschema op. Bij het opstellen van dit schema wordt uitgegaan van een vergadervrije week per vergadercyclus en twee politieke avonden per week. Van dit uitgangspunt kan de agendacommissie gemotiveerd afwijken. 4. Aan de agendacommissie kunnen verzoeken voor extra politieke vergaderingen gemotiveerd worden voorgelegd.

De agendacommissie beoordeelt vervolgens aan de hand van het verzoek of een bijeenkomst wordt belegd en welke overlegvorm daarbij het beste past. Daarbij kan het gaan om het inplannen en organiseren van een (bijzondere) raadscommissie. 5. De agendacommissie kan besluiten parallelle sessies van de beeldvormende of oordeelsvormende vergaderingen van de raadscommissie te houden. De agendacommissie verdeelt de onderwerpen over de vergaderingen. 6. Bij het vaststellen van de voorlopige agenda’s van de (bijzondere) raadscommissie en van de raad kan de agendacommissie een behandeladvies aan de raadscommissie geven, indien na (marginale) toetsing blijkt dat bij raadsvoorstellen aan een aantal procesvoorwaarden, die vooraf met de raad en het college zijn gedeeld, niet is voldaan. Dit behandeladvies kan inhouden dat

Pagina 1 van 4

7.

een voorstel bij het college wordt teruggelegd. Dit kan betekenen dat het betreffende onderwerp voor een volgende vergadercyclus wordt geagendeerd. De agendacommissie is verder belast met de taken genoemd in de artikelen 12, 13, 14, 18, 40 en 45.

Artikel 12. Planning 1. De agendacommissie ontvangt jaarlijks voor 1 januari van het vergaderjaar waarvoor zij dient van het college een planning van de te behandelen onderwerpen, op basis van de programmabegroting, ten behoeve van de vergaderingen en werkzaamheden van de raad. 2. Voor de omvangrijke, complexe(re) of politiek majeure onderwerpen voegt het college aparte procesvoorstellen toe aan de planning welke voorzien in de uitwerking van het model van beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming, de betrokkenheid van de raad en de wijze van participatie. 3. De agendacommissie stelt op grond van de planning en de procesvoorstellen, bedoeld in de leden 1 en 2, een raadsplanning op waarin wordt bepaald: a. wanneer welke onderwerpen worden besproken in de raad dan wel kunnen worden besproken in een (bijzondere) raadscommissie of beeldvormende vergadering en wat het karakter is van de bespreking; b. welke onderwerpen met een procesvoorstel worden opgepakt, waarbij de agendacommissie een keuze maakt uit de procesvoorstellen aangedragen door het college dan wel zelf een of meerdere (andere) onderwerpen daarvoor aandraagt; 4. De agendacommissie legt de raadsplanning ter vaststelling aan de raad voor. 5. De agendacommissie bewaakt gedurende het vergaderjaar de raadsplanning en kan indien nodig de raad voorstellen wijzigingen in de raadsplanning aan te brengen. 6.

Voor iedere vergadering van de agendacommissie informeert het college de agendacommissie over de stand van zaken van de raadsplanning en kan het wijzigingen voorstellen in de raadsplanning.

Toelichting op hoofdstuk 2 Planning vergaderingen en werkzaamheden Toelichting artikel 10. De agendacommissie en artikel 11. De werkzaamheden van de agendacommissie Een agendacommissie die bestaat uit raadsleden, is belast met de dagelijkse gang van zaken van verschillende werkzaamheden van de raad. De beschrijving van de belangrijkste taken van de agendacommissie zijn in dit artikel beschreven. Daarnaast staan in diverse artikelen nog aanvullende taken (zie artikel 11, lid 2). [Artikel 10, lid 2] Tijdens de raadsvergadering van 30 mei 2022 heeft de raad het besluit genomen vooruitlopend op de herziening van het Reglement van orde de agendacommissie van vier naar vijf raadsleden uit te breiden. Deze uitbreiding maakt het mogelijk de werklast van de leden van de agendacommissie beter te verdelen en het draagvlak van de besluiten van de commissie te vergroten. [Artikel 10, lid 3] De duur van het lidmaatschap van een lid van de agendacommissie loopt gelijk met de duur van het lidmaatschap van de raad. Dit leidt in de periode na de verkiezingen wanneer de nieuwe raadsleden zijn geïnstalleerd altijd tot de vraag hoe de periode tot aan de benoeming van een nieuwe agendacommissie verloopt. Het is een goed gebruik dat de leden van de agendacommissie die opnieuw in de raad gekozen zijn, hun taak voorlopig uitvoeren totdat een nieuwe agendacommissie benoemd is.

[Artikel 10, lid 6] Om helder te maken hoe de besluitvorming in de agendacommissie tot stand komt, is dit lid toegevoegd. [Artikel 11, lid 4] In de planning die het college opstelt en via de agendacommissie aan de raad wordt voorgelegd, kunnen voorstellen voor raadsbijeenkomsten onderdeel zijn van de procesvoorstellen die bij diverse onderwerpen gedaan worden. Lid 4 geeft aan dat de behoeftevraag en het doel bij het organiseren van een raadsbijeenkomst leidend zijn. Al naar gelang de fase in een behandelproces

Pagina 2 van 4

van een bepaald beleidsthema kan een informatiebijeenkomst, een beeldvormende vergadering, een commissie, dan wel een andere (raads)bijeenkomst worden georganiseerd. Het doel en de vraag bepalen het middel/instrument dat wordt ingezet. Waar bijvoorbeeld kaders (moeten) worden gesteld, of standpunten van raadsleden worden verwacht, kan alleen sprake zijn van een formele vergadering (als bijv. een commissie- of raadsvergadering). Gaat het om beeldvorming of informatie-uitwisseling dan kan een beeldvormende vergadering of een informatie- of themabijeenkomst een adequaat instrument zijn. Het kan bij een andere raadsbijeenkomst gaan om bijvoorbeeld een rondetafelgesprek, een werkbijeenkomst of iets dergelijks. Het gaat daarbij in ieder geval om een bijeenkomst die geen beeldvormende vergadering, commissie- of raadsvergadering is. Overigens kan een verzoek om een bepaalde bijeenkomst of activiteit niet alleen vanuit de organisatie of de griffie komen, maar ook van inwoners, organisaties en bedrijven vanuit de gemeente. De griffie kan de agendacommissie hierin adviseren. [Artikel 11, lid 6] Om de raad in goede positie te brengen en ook in staat te stellen zijn kaderstellende en controlerende rol in te vullen, is het van belang dat de voorstellen en documenten die aan de raad worden overgelegd, in die behoefte kunnen voorzien.

Het college is verantwoordelijk voor de inhoud en kwaliteit van de (meeste) documenten die aan de raad gezonden worden. Lid 6 geeft de agendacommissie echter handvatten om de raadsvoorstellen op een aantal aspecten marginaal te toetsen. Daarbij gaat het er dan met name om dat in raadsvoorstellen zichtbaar is welke afwegingen in het proces zijn gemaakt, wat de voor- en nadelen zijn van de voorgelegde besluitvoorstellen, hoe het proces van participatie verlopen is, wat de scenario’s/alternatieven zijn (waar dat mogelijk is) en hoe het vervolgproces eruitziet (tijdlijn). De agendacommissie kan ten aanzien van een onderwerp een behandeladvies aan de commissie geven om het betreffende onderwerp terug te leggen bij het college. Als de commissie dat advies volgt, zal dat in de regel betekenen dat het betreffende onderwerp voor een volgende vergadercyclus wordt geagendeerd. Een en ander is afhankelijk van de tijd die het college nodig heeft, om over het geconstateerde punt een nieuw besluit te nemen. Toelichting artikel 12. Planning Als sturingsinstrument voor de behandeling van de raadsdocumenten is de planning van groot belang. Bij deze planning gaat het naast de thema´s die in het raads- of coalitieakkoord zijn benoemd, ook om de reguliere onderwerpen die door de raad behandeld worden. Daarom is artikel 12 over de planning in dit reglement opgenomen.

Als uitgangspunt voor het opstellen van de planning is daarbij het moment van de programmabegroting genomen. Jaarlijks worden voor de behandeling van de programmabegroting de reguliere onderwerpen voor het hele komende jaar toegevoegd aan de planning. De planning wordt voor iedere vergadering van de agendacommissie geagendeerd en besproken. Op deze manier heeft de agendacommissie een mogelijkheid om de behandeling van de onderwerpen gelijkelijk over de beschikbare data (van vergaderingen) te kunnen verdelen. In dit verband moet ook helder zijn wat de (fatale) termijnen zijn voor het besluiten over voorstellen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan wettelijke termijnen, juridische of financiële aspecten. De raad krijgt de planning via de agendacommissie ter vaststelling aangeboden, zodat de raad zich over de eigen planning uit kan spreken. Verder is de planning handig voor de fracties om zo inzicht te hebben in de te behandelen onderwerpen. Zij kunnen de planning benutten om zich goed voor te bereiden op de onderwerpen. Periodiek, maar minimaal driemaal per jaar, heeft de raad de gelegenheid om de planning te bespreken, bijvoorbeeld bij de behandeling van de verschillende planning-en-controldocumenten. De planning is eveneens een instrument om politieke of majeure en complexe onderwerpen meer planmatig te behandelen.

Bij (meer) majeure en complexe onderwerpen gaat het bijvoorbeeld om onderwerpen die een grote impact op inwoners, ondernemers, organisaties e.d. kunnen hebben. Het kan ook gaan om onderwerpen die een complexer karakter hebben. Denk bijvoorbeeld aan onderwerpen als wijzigingen van het subsidiebeleid, beleidswijzigingen in het sociaal of fysiek domein. Het tweede lid voorziet erin dat het college dergelijke onderwerpen bij de raad introduceert met een procesvoorstel. In dat procesvoorstel wordt onder andere uitdrukkelijk ingegaan op de plaats van

Pagina 3 van 4

participatie in dat proces. Daarnaast kunnen in dat voorstel informatiebijeenkomsten, rondetafelgesprekken, activiteiten van ‘de raad op straat’, betrokkenheid van andere participanten et cetera een plaats krijgen. Het procesvoorstel geeft inzicht in de tijdlijn van het betreffende onderwerp. Per processtap kan aangegeven worden wat van de betrokken partijen verwacht wordt. De raad en ook de inwoners krijgen zo een duidelijk inzicht in een te lopen besluitvormingstraject (van beeldvorming – opinievorming – besluitvorming). Verder biedt zo’n voorstel een goede kapstok om meer duiding te geven aan de rollen van de verschillende participanten (zoals raad en college) in het besluitvormingsproces. De raad kan overigens dergelijke procesvoorstellen amenderen. Het bepaalde in het tweede lid ziet op de meer intensieve onderwerpen. Het college kan echter ten aanzien van reguliere onderwerpen ook voorstellen deze als hamerstuk in de raad te behandelen. Een planning is niet statisch. Er kan sprake zijn van autonome ontwikkelingen die verschuivingen in een planning veroorzaken. Het college heeft de mogelijkheid de agendacommissie hierover inzichtelijk te informeren. De regeling van lid 6 voorziet daarin.

Pagina 4 van 4