4.5 Bijlage 5 Inschrijvingsleidraad Kernontwerpteam 1.0

INSCHRIJVINGSLEIDRAAD Gemeente Veenendaal Europese niet-openbare aanbesteding Kern Ontwerpteam nieuwbouw Theater Lampegiet

Projectmanager:

Marie-Louise van Lankveld

Inkoopadviseur:

Dennis Veneklaas

Zaaknummer:

2245275

Status:

DEFINITIEF

Datum:

8 juli 2025

Inhoudsopgave Bijlagen: ....................................................................................................................... 1 1

Algemeen en opdrachtomschrijving ................................................................. 3 1.1 1.2 1.3 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8

2

Begripsbepalingen .................................................................................................. 3 Werkwijze digitaal aanbesteden .............................................................................. 3 Planning ................................................................................................................3 Dialoog en schouw bestaande theater ..................................................................... 4 Informeel vooroverleg Welstandscommissie ............................................................. 4 Communicatie ........................................................................................................ 4 Opdrachtomschrijving ............................................................................................ 4 Overeenkomst .......................................................................................................4 Varianten .............................................................................................................. 5 Inschrijvingsvoorschriften ............................................................................... 6

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.12 2.13 2.14 2.15 2.16 3

Rechtsgeldige ondertekening .................................................................................. 6 Verklaring van volmacht ......................................................................................... 6 Concept overeenkomst ........................................................................................... 6 Taal ...................................................................................................................... 6 Gestandsdoeningstermijn .......................................................................................6 Tijdig indienen ....................................................................................................... 7 Voorbehoud beëindigen procedure .......................................................................... 7 Voorbehoud beëindigen overeenkomst .................................................................... 7 Vragen aanbestedingsdocumenten ..........................................................................7 Eisen uit selectieleidraad ........................................................................................ 8 Conformeren ......................................................................................................... 9 Overige inschrijvingsvoorschriften ...........................................................................

9 Ontbrekende gegevens en toelichting ...................................................................... 9 Gunningscriteria ............................................................................................. 10

3.1 3.2 3.3 3.4 4

Beoordeling ......................................................................................................... 10 Subgunningscriterium 1 Visie op de opgave ........................................................... 10 Subgunningscriterium 2 – Plan van aanpak ............................................................ 12 Subgunningscriterium 3 – Visiepresentatie publieksjury .......................................... 14 Gunningsprocedure ........................................................................................ 15

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 5

Eindscore ............................................................................................................ 15 Gelijk eindigende inschrijvingen ............................................................................ 15 Mededeling beoordelingsresultaten ....................................................................... 15 Bezwaar .............................................................................................................. 15 Definitieve gunning .............................................................................................. 15 In te dienen stukken ...................................................................................... 16

Bijlagen: Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4

Begrippenlijst DNR 2011 Afwijkingen op DNR 2011 Gemeente Veenendaal JUZ/JB - INK/LV 2012 DNR-STB (kruisjeslijst taken kernontwerpteam per fase), d.d. 8 juli 2025;

Inschrijvingsleidraad Kern Ontwerpteam

Pagina 1 van 16

Bijlage 5 Bijlage 6 Bijlage 7 Bijlage 8

Format inschrijfspecificatie (Excel), verdeling vastgesteld honorarium over de verschillende fasen; Concept overeenkomst; Overallplanning d.d. 8 juli 2025; Programma van eisen (concept, versie 1.0 d.d. 8 juli 2025), inclusief bijbehorende bijlagen.

Inschrijvingsleidraad Kern Ontwerpteam

Pagina 2 van 16

1

Algemeen en opdrachtomschrijving

Het doel van deze Europese niet-openbare aanbesteding is te komen tot een overeenkomst met één opdrachtnemer voor het verlenen van diensten voor het Kern Ontwerpteam nieuwbouw Theater Lampegiet aan opdrachtgever. Opdracht wordt gegund op basis van beste kwaliteit. 1.1 Begripsbepalingen In bijlage 1 vindt u de begripsbepalingen met betrekking tot deze aanbesteding. 1.2 Werkwijze digitaal aanbesteden De aanmelding moet digitaal via TenderNed worden ingediend. Bijgevoegde documenten dienen in PDF te worden aangeleverd. Op een andere manier ingediende aanmeldingen worden niet geaccepteerd. 1.3 Planning Hieronder vindt u een overzicht van de planning. Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor wijzigingen aan te brengen c.q. van de planning af te wijken. In dergelijke gevallen vindt communicatie richting alle inschrijvers plaats. Data Onderdeel inschrijving procedure Dinsdag 8 juli 2025

Versturen uitnodiging tot inschrijving

Donderdag 17 juli 2025 10.00u – 17.00u

Dialoog en schouw bestaande theater

Vrijdag 18 juli 2025 – voor 12.00 uur

Uiterlijke datum voor het indienen van vragen voor de 1e nota van inlichtingen

Vrijdag 25 juli 2025

Publicatie 1e nota van inlichtingen

Maandag 1 september 2025 – voor 9.00u

Uiterlijke datum voor het indienen van vragen voor de 2e nota van inlichtingen

Woensdag 3 september 2025 13.00-17.00 u Donderdag 4 september 2025 13.00-17.00 u

Informeel vooroverleg Welstandscommissie

Vrijdag 5 september 2025

Publicatie 2e nota van inlichtingen

Maandag 22 september 2025 12.00u

Uiterlijke datum en tijd voor het indienen van de inschrijving

Maandag 29 september 2025 10.00u-17.00u

Presentatie / toelichting aan beoordelingscommissie

Maandag 29 september 2025 19.00u-21.30u

Presentatie / toelichting aan publieksjury

Vrijdag 10 oktober 2025

Verzenden voornemen tot gunning en afwijzingen

Vrijdag 31 oktober 2025

Einde bezwaartermijn

Vrijdag 31 oktober 2025

Definitieve gunning / tekenen overeenkomst

Inschrijvingsleidraad Kern Ontwerpteam

Pagina 3 van 16

1.3 Dialoog en schouw bestaande theater In het kader van deze aanbestedingsprocedure voorziet de aanbestedende dienst in een dialoogmoment en schouw van het bestaande theater met de inschrijvers. Het doel van deze bijeenkomst is om:  een wederzijdse kennismaking;  de aard, context en ambitie van de opgave te verhelderen door de kernpunten van het programma van eisen te bespreken. Deze bijeenkomst is individueel per inschrijver, duurt maximaal 1,5 uur en vindt plaats in het bestaande Theater Lampegiet aan de Kerkewijk 10 in Veenendaal. Het is toegestaan om maximaal 2 personen, waaronder in ieder geval de lead-architect, aanwezig te zijn. U zult een uitnodiging en tijdstip ontvangen via de berichtenbox van TenderNed. Eventuele extra informatie die in de dialogen worden gegeven (mondeling in Nederlandse taal, dan wel schriftelijk), zal gedeeld worden met alle inschrijvers middels de nota van inlichtingen. 1.4 Informeel vooroverleg Welstandscommissie Voorlopige plannen kunt u laten toetsen door de welstandcommissie. Dit overleg kan op uw verzoek plaatsvinden en zal in beslotenheid plaatsvinden. U ontvangt een persoonlijke uitnodiging voor het tijdstip en de locatie. Het is betrokkenen niet toegestaan rechtstreeks contact op te nemen met de welstandscommissie over de aanbesteding. 1.5 Communicatie U vindt de gegevens van de contactpersoon van aanbestedende dienst in TenderNed.

Wij verzoeken u alle communicatie over onderhavige aanbesteding via de berichtenmodule / vraag en antwoordmodule in TenderNed te voeren. Vragen ten behoeve van de nota van inlichtingen kunt u stellen in de vraag en antwoordmodule in TenderNed. Ook alle berichtenverkeer vanuit aanbestedende dienst zal via deze berichtenmodule en vraag en antwoordmodule verlopen. U ontvangt alle berichten in uw account, tevens wordt u op de hoogte gesteld via een notificatiebericht naar uw mailbox. Wij wijzen u erop dat gedurende de aanbestedingstermijn geen enkele communicatie plaats mag vinden op andere wijze dan via de berichtenmodule of vraag en antwoordmodule. Telefonisch gestelde vragen worden niet in behandeling genomen zonder dat deze door inschrijver schriftelijk c.q. digitaal zijn bevestigd via TenderNed. Het is niet toegestaan buiten de contactpersoon om te communiceren met medewerk(st)ers van aanbestedende dienst over deze aanbesteding. 1.6 Opdrachtomschrijving Voor de opdrachtomschrijving zie § 1.4 van de selectieleidraad. Overige informatie met betrekking tot de inhoud van de opdracht, is te vinden in de bijlagen van deze inschrijfleidraad: - Bijlage 5 – DNR-STB (kruisjeslijst teken kernontwerpteam per fase d.d. 8 juli 2025; - Bijlage 7 – Overallplanning d.d. 8 juli 2025; - Bijlage 8 – Programma van eisen (Concept, versie 1.0, d.d. 8 juli 2025), inclusief bijbehorende bijlage.

1.7 Overeenkomst De overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van het project voor een vast taakstellend honorarium van € 1.600.000,00 (zegge: een miljoen zeshonderdduizend euro)De verwachte startdatum is oktober 2025 en zal duren totdat het nieuwe theater is opgeleverd.

Inschrijvingsleidraad Kern Ontwerpteam

Pagina 4 van 16

In januari 2026 beslist de gemeenteraad over het beschikbaar stellen van het investeringsbudget. Mocht het vereiste budget niet door de gemeenteraad van Veenendaal beschikbaar worden gesteld, dan zal de opdracht in beginsel worden beëindigd. Opdrachtverlening zal telkens per fase plaatsvinden. De Aanbestedende Dienst behoudt zich het recht voor om vervolgfase(n) niet in opdracht te geven. In voorkomend geval heeft Opdrachtnemer geen recht op enige vergoeding of compensatie. Op deze overeenkomst zijn de algemene voorwaarden van de DNR2011, herziene versie 2013, van toepassing inclusief de afwijkingen van de gemeente Veenendaal. Deze zijn bijgevoegd als bijlage 2 en 3. 1.8 Varianten Het is niet toegestaan om: - in te schrijven op een deel van de opdracht; - varianten en/of alternatieven aan te bieden waardoor de opdracht wezenlijk wijzigt. Gedeeltelijke inschrijvingen en/of inschrijvingen op basis van varianten waardoor de opdracht wezenlijk wijzigt, worden uitgesloten van beoordeling.

Inschrijvingsleidraad Kern Ontwerpteam

Pagina 5 van 16

2

Inschrijvingsvoorschriften

2.1 Rechtsgeldige ondertekening Daar waar gevraagd wordt om een handtekening dient het betreffende document rechtsgeldig ondertekend te worden door een daartoe tekenbevoegde perso(o)n(en). Dit betreft een gescande natte handtekening van één of meerdere functionaris(sen) die volgens het uittreksel van het beroeps/handelsregister bevoegd is/zijn gegadigde te vertegenwoordigen. De toetsing van rechtsgeldige ondertekening vindt plaats door een controle van Deel IIA "Gegevens over de ondernemer" en Deel IIB "Informatie over de vertegenwoordigers van de ondernemer" van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument, dat een opsomming geeft van de relevante, algemene gegevens van de onderneming(en), bestuurder(s) en contactpersoon. 2.2 Verklaring van volmacht Indien een andere persoon binnen de organisatie dan genoemd in het beroeps/handelsregister tekent, dient bij Inschrijving een verklaring van volmacht bijgevoegd te worden. De volmacht dient ondertekend te zijn door de perso(o)n(en) die blijkens het uittreksel uit het handelsregister, of blijkens de statuten bevoegd is de onderneming te vertegenwoordigen en te binden. 2.3 Concept overeenkomst Inschrijver dient bij inschrijving onvoorwaardelijk en dus zonder voorbehoud akkoord te gaan met alle voorwaarden van deze aanbestedingsprocedure, waaronder tevens wordt verstaan de concept overeenkomst).

De algemene (verkoop-)voorwaarden, branchevoorwaarden of andere voorwaarden van inschrijvers worden uitdrukkelijk uitgesloten. Indien inschrijver zich niet conformeert aan de concept overeenkomst, dient Inschrijver, dit gedurende de inschrijvingsfase (tot in de planning opgenomen 'uiterste datum stellen van vragen') te motiveren en een tekstvoorstel in te dienen voor het betreffende lid of artikel waarmee inschrijver niet kan instemmen. Het doen van voorstellen leidt nimmer tot de plicht voor aanbestedende dienst deze voorstellen over te nemen. Aanbestedende dienst geeft door middel van de nota van inlichtingen aan of er sprake is van wijzigingen op de concept overeenkomst welke daarna definitief is. Indien een inschrijver toch voorwaarden en/of voorbehouden aan zijn inschrijving verbindt, zal aanbestedende dienst de betreffende inschrijver uitsluiten van (verdere) deelname aan de aanbesteding. NB: Indien uit uw inschrijving blijkt dat u feitelijk niet aan deze eis kan of zal voldoen, dan is uw inschrijving onregelmatig en dus ongeldig, ook al heeft u een vraag hieromtrent bevestigend beantwoord. 2.4 Taal De voertaal tijdens deze aanbesteding en tijdens de uitvoering van het project is de Nederlandse taal. De inschrijving dient in de Nederlandse taal gesteld te zijn. Uitzondering wordt gemaakt voor schriftelijke stukken die oorspronkelijk in een andere taal zijn gesteld.

In geval van stukken die niet in het Nederlands zijn opgesteld kan aanbestedende dienst om een officiële vertaling door een beëdigd vertaler verzoeken. Eventuele kosten van deze vertaling zijn dan voor rekening van inschrijver. 2.5 Gestandsdoeningstermijn De inschrijving heeft het karakter van een onherroepelijk aanbod met een geldigheidstermijn van 60 kalenderdagen, te rekenen vanaf de sluitingsdatum voor indiening inschrijvingen. Inschrijvingsleidraad Kern Ontwerpteam

Pagina 6 van 16

Indien er tegen de gunningsbeslissing bezwaar wordt gemaakt middels een kort geding wordt de geldigheidstermijn verlengd. De geldigheidstermijn is in dat geval twee weken na de dag dat vonnis in deze zaak is gewezen dan wel nadat de procedure wordt ingetrokken of anderszins geen uitspraak meer zal volgen. Indien de opdrachtgever naar aanleiding van de uitkomst van het kort geding met een nieuwe gunningsbeslissing dient te komen, wordt de gestanddoeningstermijn automatisch verlengd met 30 dagen na de bekendmaking van de nieuwe gunningsbeslissing. 2.6 Tijdig indienen Inschrijver is zelf verantwoordelijk voor tijdige indiening van de inschrijving. Inschrijvingen welke na de in de planning genoemde datum en tijdstip worden ingeleverd, worden als onregelmatig beschouwd en dus ongeldig geacht en zijn derhalve uitgesloten van deelname. Tevens ligt het risico van systeem- en internetstoringen geheel bij inschrijver. Ingeval van een storing in TenderNed is het gestelde in artikel 2.109a Aanbestedingswet onverkort van toepassing. Indien inschrijver zich houdt aan de voorwaarden die in dit artikel zijn aangegeven, zal zijn inschrijving als tijdig wordt aangemerkt, mits kan worden aangetoond dat inderdaad sprake was van een storing in TenderNed.

2.7 Voorbehoud beëindigen procedure Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om tot aan het besluit om de beoogde overeenkomst te ondertekenen de gehele of een gedeelte van de aanbestedingsprocedure tijdelijk of definitief te stoppen. Tevens heeft aanbestedende dienst geen verplichting tot gunnen. Door het uitbrengen van een inschrijving verklaart inschrijver zich akkoord met dit voorbehoud. Inschrijver heeft in een dergelijk geval geen recht op vergoeding van enigerlei kosten, schade en dergelijke die in het kader van deze aanbesteding gemaakt zijn of worden. Inschrijving geschiedt voor eigen rekening en risico van de inschrijver. 2.8 Voorbehoud beëindigen overeenkomst Aanbestedende dienst is gerechtigd de overeenkomst met opdrachtnemer met onmiddellijke ingang te beëindigen, indien uit een uitspraak van een rechter volgt dat de gunningsbeslissing onrechtmatig is geweest, dat de overeenkomst ongeldig is, of dat de opdracht om welke reden dan ook opnieuw moet worden aanbesteed. Tevens behoudt aanbestedende dienst zich het recht voor op ontbinding van de overeenkomst in geval van onjuiste en/of onvolledige informatie en/of het niet kunnen nakomen van hetgeen door een inschrijver is aangeboden.

Aan een dergelijk beëindigingbesluit kunnen door de inschrijver geen aanspraken worden ontleend jegens aanbestedende dienst op vergoeding van inschrijfkosten, verlies aan referentie, gederfde winst of andere schade die in het kader van deze aanbesteding gemaakt zijn of worden. 2.9 Vragen aanbestedingsdocumenten De aanbestedingsdocumenten zijn met zorg samengesteld. Indien inschrijver meent dat in de aanbestedingsdocumenten een onduidelijkheid, onvolledigheid, onjuistheid, onrechtmatigheid of enige andere onregelmatigheid is opgenomen, dient u dit te melden via de berichtenmodule op TenderNed. Deze melding dient door u via TenderNed uiterlijk tien dagen voor de uiterste datum van inschrijving te worden gedaan. Inschrijvers dienen daartoe een proactieve houding in te nemen. Als er geen melding is ontvangen over die onduidelijkheid, onvolledigheid, onjuistheid, onrechtmatigheid of overige onregelmatigheid, kunt u zich (in of buiten rechte) niet (meer) op die onduidelijkheid, onvolledigheid, onjuistheid, onrechtmatigheid of overige onregelmatigheid beroepen. Niet gesignaleerde onduidelijkheden, onvolledigheden, onjuistheden, onrechtmatigheden of overige onregelmatigheden zijn voor risico van inschrijver. Het is een Inschrijvingsleidraad Kern Ontwerpteam

Pagina 7 van 16

inschrijver, met andere woorden, uitdrukkelijk niet toegestaan, eventuele bezwaren op te sparen tot de gunningsbeslissing bekend is. Door het indienen van een inschrijving stemt inschrijver in met alle voorwaarden voor deze aanbestedingsprocedure. De vragen inclusief de antwoorden zullen vervolgens uiterlijk op de in planning genoemde datum (streefdatum) -geanonimiseerd- gepubliceerd worden in de vorm van een nota van inlichtingen. Nadien gestelde vragen zullen in principe niet beantwoord worden, tenzij zij betrekking hebben op eerder gegeven antwoorden en/of van essentieel belang zijn voor de inhoud van een inschrijving. Echter ook in dat geval behoudt aanbestedende dienst zich het recht voor om vragen, die naar het oordeel van aanbestedende dienst te laat zijn gesteld, mede in het licht van het gestelde in artikel 2.54, lid 1 van de Aanbestedingswet 2012, niet te beantwoorden. Indien door de inschrijver wordt verzocht om bepaalde informatie niet in de nota van inlichtingen op te nemen, omdat door openbaarmaking de economische belangen van de inschrijver zouden kunnen worden geschaad, dan behoudt aanbestedende dienst zich het recht voor om de gevraagde inlichtingen niet te beantwoorden, tenzij de inschrijver, na een verzoek daartoe van aanbestedende dienst, alsnog toestemming verleent om de informatie in de nota van Inlichtingen op te nemen.

Via de berichtenmodule in TenderNed kunnen individuele vragen gesteld worden, mits deze worden gemotiveerd. Via de nota van inlichtingen kan aanbestedende dienst tevens detailpunten in de aanbestedingsdocumenten wijzigen tot uiterlijk tien dagen voor het verstrijken van de sluitingstermijn ontvangst inschrijvingen. De nota van inlichtingen maakt/(maken) integraal onderdeel uit van deze inschrijvingsleidraad. In geval van tegenstrijdigheden tussen de nota van inlichtingen en de inschrijvingsleidraad prevaleert het bepaalde in de nota van inlichtingen. Indien er meer nota's van inlichtingen zijn prevaleert, in geval van tegenstrijdigheden tussen de nota's van inlichtingen, het bepaalde in de meest recente nota van inlichtingen. LET OP: Aanbestedende dienst wenst uitsluitend vragen te ontvangen, die gekoppeld zijn aan een paragraaf. Indien inschrijver derhalve een vraag wenst te stellen, dient hij eerst na te gaan op welke paragraaf dit betrekking heeft en dit te vermelden als titel van de vraag. Één contactpersoon U dient uw NAW-gegevens in te voeren in TenderNed, waaronder het e-mailadres waarop mededelingen / berichten of beantwoorde vragen aan u kenbaar zullen worden gemaakt. Let u erop dat het hier ingevulde e-mailadres overeenkomt met het e-mail adres dat u invult in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument.

Het e-mailadres dat wordt ingevuld bij de NAWgegevens is namelijk het enige e-mailadres van uw organisatie waarmee wij zullen communiceren. Op deze wijze willen we voorkomen dat informatie inzake deze aanbesteding niet bij de juiste persoon terechtkomt, en daardoor een niet tijdige, onjuiste en/of onvolledige Inschrijving wordt gedaan. 2.10 Eisen uit selectieleidraad De geselecteerde gegadigden dienden bij aanmelding te voldoen aan alle (Verplichte en Facultatieve uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden) van de selectieleidraad gestelde eisen. Inschrijvers dienen te allen tijde te blijven voldoen aan deze eisen. Indien een inschrijver op enig moment gedurende het verloop van de aanbestedingsprocedure niet meer aan de in deze selectieleidraad genoemde eisen voldoet, kan dit alsnog leiden tot uitsluiting van de betreffende Inschrijver van de aanbestedingsprocedure. Aanbestedende dienst is in die situatie gerechtigd, in overeenstemming met de op de aanbestedingsprocedure toepasselijke regelgeving, de opdracht aan de eerstvolgende geschikte Inschrijver te gunnen. Inschrijvingsleidraad Kern Ontwerpteam

Pagina 8 van 16

2.11 Conformeren Alle documentatie en informatie die in het kader van de aanbesteding verstrekt wordt is vertrouwelijk. Inschrijvers zullen de verplichtingen inzake vertrouwelijkheid ook opleggen aan de door hen in te schakelen medewerkers, partijen en adviseurs. Inschrijver conformeert zich daarnaast op straffe van uitsluiting door middel van een inschrijving aan het Programma van Eisen, de concept overeenkomst en de overige gestelde voorwaarden zoals deze luiden na de laatste nota van inlichtingen.

2.12 Overige inschrijvingsvoorschriften  Het risico van het ontbreken van informatie en/of antwoorden door onjuiste of onvolledige overname van overzichten, gegevens en verklaringen, berust bij de ondernemer;  Het inschrijven onder voorwaarden is niet toegestaan op straffe van directe uitsluiting van deze procedure;  Indien zich wijzigingen voordoen of dreigen voor te doen in uw bedrijfsvoering die van invloed zijn op de voortgang en afhandeling van de aanbestedingsprocedure, dient u dit zo spoedig mogelijk kenbaar te maken aan opdrachtgever;  Voor het doen van een geldige inschrijving zal door de Aanbestedende dienst een kostenvergoeding worden uitgekeerd aan de verliezende inschrijvers. De winnende inschrijver ontvangt geen kostenvergoeding. De hoogte van de vergoeding bedraagt € 15.000, - (vijftienduizend euro) exclusief BTW per inschrijver;  Opdrachtgever is geheel vrij van aanspraak door derden;  Alle geschillen welke tussen partijen mochten ontstaan, naar aanleiding van de onderhavige aanbestedingsprocedure dan wel van nadere overeenkomsten en andere handelingen in samenhang met de onderhavige aanbestedingsprocedure zullen worden beslecht door de rechtbank Utrecht, zulks behoudens voor zover dwingende competentieregels aan deze keuze aan de weg zouden staan.

 Alle overige onderwerpen waarin de van toepassing zijnde aanbestedingsregels en deze inschrijvingsleidraad niet voorzien, is ter beoordeling aan de opdrachtgever.

2.13 Ontbrekende gegevens en toelichting Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor alle verstrekte gegevens op hun juistheid te controleren. Het verstrekken van onjuiste gegevens leidt tot uitsluiting. Echter indien de inschrijving onduidelijkheden of kennelijke omissies bevat, kan aanbestedende dienst aan inschrijver verzoeken om een nadere toelichting van de Inschrijving. Aanbestedende dienst verzoekt Inschrijver om de persoon welke in TenderNed als contactpersoon is vermeld, bereikbaar te laten zijn op alle werkdagen vanaf de uiterste datum van indiening van de Inschrijving voor een eventuele nadere toelichting op de ingediende Inschrijving.

Inschrijvingsleidraad Kern Ontwerpteam

Pagina 9 van 16

3

Gunningscriteria

In dit hoofdstuk zijn de vragen opgenomen welke vallen onder het kwalitatieve gunningscriteria. Gunning vindt plaats op basis van de inschrijving met de beste kwaliteit. Ter bepaling van de Inschrijving met de beste kwaliteit zijn per vraag de wegingsfactoren en beoordelingsmethodes gedefinieerd.

(Sub)Gunningcriteria 1. Visie op de opgave 2. Plan van aanpak 3. Beoordeling pitch door publieksjury Totaal

3.1

Maximaal aantal Punten 65 25 10 100

Beoordeling

Beoordeling De beoordeling van de inschrijving geschiedt door een ter zake kundig beoordelingscommissie. Bestaande uit:  Beleidsmedewerker duurzaamheid;  Stedenbouwkundige;  Theaterdirecteur;  Hoofd podiumtechniek;  Theater technisch adviseur;  Bouwmanager;  Projectmanager gemeente. Per subgunningscriterium 1 en 2 kunnen punten worden gescoord. Per subgunningscriterium wordt er individueel door de beoordelingsleden van de beoordelingscommissie een beoordelingscijfer toegekend, waarna op basis van een consensusoverleg een eenduidige score per onderdeel wordt bepaald. Het totaal van de score op alle subgunningscriteria leidt tot de totaalscore. U wordt gevraag uw visie te presenteren op de genoemde datum aan de beoordelingscommissie. De beoordelingscommissie kan vragen stellen naar aanleiding van uw presentatie en/of over het schriftelijk ingediende deel. In totaal duurt uw presentatie ongeveer 60 minuten inclusief het stellen en beantwoorden van de vragen (ongeveer 45 minuten presentatie en 15 minuten vragen stellen). Het consensusoverleg vindt plaats na de presentaties aan de beoordelingscommissie en de publieksjury op maandag 6 oktober 2025. Leden van de beoordelingscommissie zullen hierbij geen kennis hebben van de uitslag van de publieksjury. Dit wordt na definitieve consensus van subgunningscriterium 1 en 2 bekend gemaakt.

3.2 Subgunningscriterium 1 Visie op de opgave Inschrijver dient een visie op de opgave in. Deze visie bestaat uit woord en beeld, maximaal 15 pagina’s (formaat A3). Het beeldmateriaal is geen compleet uitgewerkt ontwerp van het theater, maar een eerste aanzet tot een structuur ontwerp (SO), bedoeld om uw visie op de opgave weer te geven en op onderdelen te verduidelijken. De inschrijver wordt gevraagd zijn visie op de opgave uit te werken. De volgende aspecten dienen minimaal terug te komen in deze visie: Weergave van uw architectuurvisie en stedenbouwkundige inpassing Inschrijvingsleidraad Kern Ontwerpteam

Pagina 10 van 16









De inpassing in de omgeving: de mate waarop uw visie aansluit op de stedelijke omgeving: o Het theatercomplex wordt het bruisende middelpunt, met zijn theaterplein als een uitnodigende culturele toegangspoort tot het centrum. Tegelijkertijd fungeert het als een verbindende schakel tussen de Kerkewijk en het park. o Het nieuwe theater moet een herkenbaar gebouw zijn. Het theater komt op een prominente plek en is zichtbaar voor inwoners en bezoekers van Veenendaal. Het beeld van het theater draagt bij aan het beeld over Veenendaal en aan de uitstraling van cultuur in Veenendaal. In het nieuwe theater herkennen we het belang van schoonheid. o De architectuur is stedelijk en expressief. De uitstraling is representatief en staat voor een aantrekkelijk en levendig stuk stad. Eigentijdse verbeelding van het industriële verleden is mogelijk. Het ontwerp moet spannend zijn.

De wijze waarop de architectuur invulling geeft aan de gestelde eisen in het programma van eisen en in het bijzonder het document ‘Het nieuwe theater in Veenendaal - Spelregels voor beeldkwaliteit’; Het expliciet maken van de relatie tussen de openbare ruimte en de binnenruimte: hierbij gaat het met name om de entree en de architectonische inpassing, met aandacht voor de gewenste zichtlijn en de relatie met het toekomstige evenemententerrein, het toekomstig park en de Kerkewijk; Inpassing van de horeca: daghoreca met terras (ook) voor passanten in combinatie met voorstellingshoreca behorende bij theater, pop en film;

Duurzaamheid en toekomstbestendig De gemeente Veenendaal waardeert een duurzaam ontwerp van het theater. Het ontwerp dient minimaal te voldoen aan de wettelijke regelgeving. Het Programma van Eisen (paragraaf 9.1) beschrijft de duurzaamheidsambities van de gemeente voor het nieuwe theater. De gemeente beoordeelt uw inschrijving hoger wanneer er een hoger niveau van duurzaamheid wordt bereikt dan wettelijk is voorgeschreven. Hierbij dient u uw visie te geven op de volgende aspecten uit de duurzaamheidsparagraaf:  Energie en netbewust bouwen voor het theater;  Klimaatadaptie;  Gezonde en groene leefomgeving;  Natuur inclusief bouwen;  Circulariteit;  Innovatie / slimme combinaties van de duurzaamheidsthema’s;  Installatieconcept;  Hoe slim aangesloten kan worden op ontwikkelingen in de omgeving van het theater en hoe duurzaamheid hierin kan worden geïntegreerd.  De mate waarin innovatie wordt ingezet op het gebied van materialen, techniek en gebruik;  De mate waarop wordt aangesloten op de aspecten Gezond, Duurzaam en Veilig vanuit de Omgevingsvisie Veenendaal 2030.

Gebruik exploitatie en beheer  Inzicht in de functionaliteit en ruimtelijkheid van het gebouw en antwoord geven op vragen als: hoe bewegen theaterbezoekers en medewerkers zich door het gebouw, waar verblijft het publiek voor, na en tijdens de pauze van een voorstelling en hoe beleven ze deze ruimtes, hoe verloopt het facilitair beheer.

Inschrijvingsleidraad Kern Ontwerpteam

Pagina 11 van 16

 

Inzicht in de wijze waarop foyers gescheiden en gekoppeld kunnen worden ingezet bij gelijktijdig gebruik van verschillende zalen in combinatie met horecafunctie; Het nieuwe gebouw is een toegankelijk multifunctioneel complex waar theater, film, popmuziek en horeca samenkomen. Zowel bezoekers, bespelers als amateurs voelen zich thuis in deze laagdrempelige culturele ontmoetingsplek.

Beoordeeld worden;  De mate waarin bovenstaande aspecten worden toegepast en benoemd;  De mate waarin de inschrijver blijk geeft van een krachtige en heldere visie op bovenstaande aspecten;  De mate waarin de visie voldoet aan de in het programma van eisen gestelde ruimtelijke en functionele kaders;  De mate waarin de beschrijving SMART is omschreven;  Het onderscheidend vermogen en toegevoegde waarde van de inschrijver. Dit subgunningcriterium wordt als volgt gewaardeerd; Waardering:

Beoordelingsaspecten:

Punten:

Onvoldoende

Aspecten komen onvoldoende aan bod en/ of heeft negatieve waarde voor de opdracht.

0

Matig – kleine meerwaarde

Aspecten komen voldoende aan bod. Er wordt echter, naar oordeel van de Aanbestedende dienst, geen meerwaarde geboden.

15

Voldoende – duidelijke meerwaarde

Aspecten komen voldoende aan bod. Er wordt, naar oordeel van de Aanbestedende dienst, beperkte meerwaarde geboden

30

Goed – belangrijke meerwaarde

Aspecten komen voldoende aan bod. Er wordt, naar oordeel van de Aanbestedende dienst, ruime meerwaarde geboden

45

Uitmuntend – Zeer grote meerwaarde

Aspecten komen voldoende aan bod. Er wordt, naar oordeel van de Aanbestedende dienst, excellente meerwaarde geboden.

65

3.3

Subgunningscriterium 2 – Plan van aanpak

Gelet op de complexiteit van de ontwerpopgave, streeft de gemeente naar een optimale, efficiënte en transparante samenwerking met het Kern-ontwerpteam om de projectdoelstellingen te realiseren. De inschrijver wordt gevraagd een beschrijving op te stellen waarbij minimaal wordt ingegaan op de volgende aspecten;  Wat de rol is van de lead-architect tijdens het ontwerpproces;  Welke sleutelfiguren worden ingezet, inclusief beschrijving van hun rol en taak (binnen het team) en hoe langdurige ziekte en/of vertrek wordt opgevangen..  Rolverdeling tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer waarbij aandacht is voor: wie in de lead is richting opdrachtgever en gebruiker voor het ontwerp, en wie zitting neemt in welk overleg;  Het beschrijven van concrete stappen en maatregelen die de beoogde samenwerking met de opdrachtgever zullen bewerkstelligen en de rol die de sleutelfiguren hierin

Inschrijvingsleidraad Kern Ontwerpteam

Pagina 12 van 16

 



hebben. Inclusief overlegstructuur, samenstelling van het overleg en beschrijving van de verantwoordelijkheden. Hoe u zorgt dat uiterlijk 5 november 2025 een gedragen structuurontwerp gereed is, op basis waarvan een door de bouwkostendeskundige (van de gemeente) een kostenraming kan maken en het raadsvoorstel geformaliseerd kan worden. Kwaliteitsbeheersing: Op welke wijze u de kwaliteit van de te produceren ontwerpen en te verrichten adviesdiensten borgt en toetst aan de door de gemeente gestelde kaders: geld (bouwkostenbudget), tijd (planning), kwaliteit (programma van eisen, i.c.m. de aangeleverde IFC-modellen van de drie zalen). In het bijzonder dient u aan te geven hoe u binnen het gestelde taakstellend budget blijft. Planning: tot en met start uitvoering welke past binnen de overallplanning van de gemeente.

Beoordelingskader U dient in te leveren:  De beschrijving plan van aanpak (maximaal 4 x A4, lettergrootte minimaal 10pnt., exclusief visuele ondersteuning);  CV’s van de sleutelfiguren (maximaal 2 x A4 per CV, lettergrootte minimaal 10pnt.)  Ontwerpplanning tot en met afronding technisch ontwerp. Eventuele extra pagina’s worden niet inhoudelijk beoordeeld. Beoordeeld worden:  de mate waarin bovenstaande aspecten worden benoemd en vertrouwen wekken over de uitvoering van de werkzaamheden;  de mate waarin het proces efficiënt en effectief wordt ingericht en de belasting voor de opdrachtgever en de gebruiker proportioneel is;  de mate waarin de beschrijving SMART is omschreven, onder meer door voorbeeld projecten te benoemen waarin aantoonbaar ervaring is opgedaan met de beschreven maartregelen of werkwijze;  de mate waarin de inschrijver proactief de belangen van de Aanbestedende dienst behartigt;  het onderscheidend vermogen en toegevoegde waarde van de inschrijver. Dit subgunningcriterium wordt als volgt gewaardeerd; Waardering:

Beoordelingsaspecten:

Punten:

Onvoldoende

Aspecten komen onvoldoende aan bod en/ of heeft negatieve waarde voor de opdracht.

0

Matig – kleine meerwaarde

Aspecten komen voldoende aan bod. Er wordt echter, naar oordeel van de Aanbestedende dienst, geen meerwaarde geboden.

6

Voldoende – duidelijke meerwaarde

Aspecten komen voldoende aan bod. Er wordt, naar oordeel van de Aanbestedende dienst, beperkte meerwaarde geboden

12

Goed – belangrijke meerwaarde

Aspecten komen voldoende aan bod. Er wordt, naar oordeel van de Aanbestedende dienst, ruime meerwaarde geboden

18

Uitmuntend – Zeer grote meerwaarde

Aspecten komen voldoende aan bod. Er wordt, naar oordeel van de Aanbestedende dienst, excellente meerwaarde geboden.

25

Inschrijvingsleidraad Kern Ontwerpteam

Pagina 13 van 16

3.4

Subgunningscriterium 3 – Visiepresentatie publieksjury

De visiepresentatie aan de publieksjury heeft de vorm van een pitch, er mogen geen andere beelden worden gebruikt. Het is aan de inschrijver om de publiekjury te overtuigen dat voor uw kernontwerpteam gekozen moet worden. Ter ondersteuning van uw pitch dient u 2 posters formaat A0 van uw visie in te leveren, deze worden in de foyer geplaatst op deze avond. De publieksjury mag na de verschillende pitches hun stem uitbrengen op één van de inschrijvers. De pitch duurt maximaal 10 minuten. De volgorde van pitches wordt door loting bepaald. De inschrijver met de meeste stemmen krijgt 10 punten. Overig punten worden verdeeld ten aanzien van het aantal stemmen. Voorbeeld: Er worden 300 stemmen uitgebracht.  Partij A 80 stemmen  Partij B 40 stemmen  Partij C 50 stemmen  Partij D 15 stemmen  Partij E 115 stemmen Partij E krijg 10 punten Partij A krijgt: 80/115 x 10 = 6,96 punten Partij B krijgt: 40/115 x 10 = 3,48 punten Enzovoorts.

Inschrijvingsleidraad Kern Ontwerpteam

Pagina 14 van 16

4

Gunningsprocedure

4.1 Eindscore De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de meeste punten op de subgunningscriteria als beschreven in hoofdstuk 3. 4.2 Gelijk eindigende inschrijvingen Indien de score op gelijk is, zal de eindrangschikking worden bepaald door loting bij een notaris. 4.3 Mededeling beoordelingsresultaten Alle inschrijvers ontvangen van aanbestedende dienst via de berichtenmodule van TenderNed naar verwachting op de in de planning opgenomen datum, de mededeling over het eindresultaat van de beoordeling van de inschrijving en de gunningsbeslissing. De mededeling bevat de relatieve kenmerken van de inschrijving alsmede de gronden van de gunningsbeslissing. Door iedere belanghebbende kan voorts nadere informatie worden ingewonnen bij de contactpersoon van aanbestedende dienst voor een toelichting op de beoordeling van de Inschrijving. 4.4 Bezwaar Indien een inschrijver, die daadwerkelijk een Inschrijving heeft ingediend, zich niet kan vinden in de gunningsbesilssing van aanbestedende dienst, wordt hij gedurende twintig (20) kalenderdagen na dagtekening van de bekendmaking van de gunningsbeslissing in de gelegenheid gesteld daartegen bezwaar te maken door een kort geding aanhangig te maken bij de rechtbank Utrecht.

In het belang van een snelle en goede voortgang wordt iedere inschrijver, die daadwerkelijk een inschrijving heeft ingediend, verzocht om de contactpersoon van aanbestedende dienst tijdig op te hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel. Door het uitbrengen van een inschrijving gaat inschrijver ermee akkoord dat bovengenoemde termijn van twintig (20) kalenderdagen een vervaltermijn is, en dat het niet uitbrengen van een dagvaarding binnen deze termijn in kort geding zal leiden tot niet-ontvankelijk verklaring van de inschrijver, en verval van iedere aanspraak. Eventuele verzoeken om nadere toelichting op de gunningsbeslissing en een daarop eventueel door aanbestedende dienst verstrekte toelichting laten deze vervaltermijn onverlet. 4.5 Definitieve gunning Na het verstrijken van de bezwaartermijn van twintig (20) kalenderdagen zal aanbestedende dienst een definitief besluit dienen te nemen om met de beoogde opdrachtnemer(s) een overeenkomst te sluiten. Dit besluit zal worden gepubliceerd op de berichtenmodule van TenderNed. Zodra dit besluit is genomen en sprake is van definitieve gunning, zal zo spoedig mogelijk de overeenkomst worden ondertekend. Voor de planning van dit project is het essentieel dat de werkzaamheden direct na het voorgenomen gunningsbesluit starten, op risico van Opdrachtgever.

Voorwaarde voor het aanvaarden van deze opdracht is dat Opdrachtnemer direct na de voorgenomen gunning start met het opstellen van een SO. Indien na het verstrijken van de bezwaartermijn niet tot definitieve gunning kan worden overgegaan, worden de door opdrachtnemer gemaakte kosten door opdrachtgever vergoed.

Inschrijvingsleidraad Kern Ontwerpteam

Pagina 15 van 16

5

In te dienen stukken

De volgende stukken moeten worden toegevoegd bij u inschrijving:  visie op de opgave: maximaal 15 pagina’s (formaat A3).  Plan van aanpak: o (maximaal 4 x A4, lettergrootte minimaal 10pnt., exclusief visuele ondersteuning); o CV’s van de sleutelfiguren (maximaal 2 x A4 per CV, lettergrootte minimaal 10pnt.) o Ontwerpplanning tot en met afronding technisch ontwerp.  Ter ondersteuning van de pitch voor de publieksjury: o 2 posters formaat A0, we gaan er vanuit dat deze posters rechtenvrij gebruikt mogen worden voor communicatie; o Voor het stembiljet: 1 beeld en 1 regel tekst (maximaal 15 woorden).

Inschrijvingsleidraad Kern Ontwerpteam

Pagina 16 van 16