3c. Controleplan 2024 gemeente Veenendaal
Tekst van het document
Controleplan 2024 Gemeente Veenendaal
Versie 29.08.2024
t 0314 369 111 e info@stolwijkkelderman.nl www.stolwijkkelderman.nl Lid van: Terborgseweg 25b 7001 GM Doetinchem
Mercurion 3 6903 PX Zevenaar
Keulenstraat 1 7418 ET Deventer
Nieuweweg 273 6603 BN Wijchen
Postbus 595 7000 AN Doetinchem
kvk 09197964 btw NL0075.20.992.B.01 iban NL10ABNA0446421928 iban NL31RABO0105152153
2.
Inhoud 1.
2.
Inleiding .........................................................................................................4 1.1
Opdracht ..................................................................................................4
1.2
Team .......................................................................................................4
Uitvoering ......................................................................................................5 2.1
Materialiteit...............................................................................................5
2.2
Controlefasering, rapportages en planning ...........................................................5
2.3
Speerpunten Raad ........................................................................................6
3.
Ontwikkelingen ................................................................................................6
4.
Controleaanpak ................................................................................................6
5.
4.1
Rechtmatigheidsverantwoording .......................................................................6
4.2
Gebruik werkzaamheden verbijzonderde interne controle ........................................6
4.3
Significante jaarrekeningposten, hoofdlijn controleaanpak en risico’s ..........................7
Afsluiting ........................................................................................................9
t 0314 369 111 e info@stolwijkkelderman.nl www.stolwijkkelderman.nl Lid van: Terborgseweg 25b 7001 GM Doetinchem
Mercurion 3 6903 PX Zevenaar
Keulenstraat 1 7418 ET Deventer
Nieuweweg 273 6603 BN Wijchen
Postbus 595 7000 AN Doetinchem
kvk 09197964 btw NL0075.20.992.B.01 iban NL10ABNA0446421928 iban NL31RABO0105152153
3. Aan de Raad van de gemeente Veenendaal Postbus 1100 3900 BC Veenendaal
Doetinchem, 23 juli 2024 459601/RG/NK Geachte raadsleden, Op basis van onze overeenkomst van 4 februari 2022 controleren wij het jaar 2024 van uw gemeente. Voor onze controle van de jaarrekening 2024 hebben wij bijgaand controleplan opgesteld, zoals aangegeven in onze offerte van 5 juli 2021. De opmerkingen van de auditcommissie zijn in deze herziene versie verwerkt. Dit plan is uitsluitend voor u bestemd en niet voor andere doeleinden. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten
dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA
t 0314 369 111 e info@stolwijkkelderman.nl www.stolwijkkelderman.nl Lid van: Terborgseweg 25b 7001 GM Doetinchem
Mercurion 3 6903 PX Zevenaar
Keulenstraat 1 7418 ET Deventer
Nieuweweg 273 6603 BN Wijchen
Postbus 595 7000 AN Doetinchem
kvk 09197964 btw NL0075.20.992.B.01 iban NL10ABNA0446421928 iban NL31RABO0105152153
4.
Controleplan 2024 gemeente Veenendaal 1. Inleiding Het controleplan is gebaseerd op onze offerte van 5 juli 2021 inzake de accountantsdiensten met de daarin beschreven controleaanpak, communicatie- en rapportagemomenten. Bij het opstellen hebben wij rekening gehouden met de actuele ontwikkelingen, de opgedane kennis over voorgaande jaren en uw wensen. In dit controleplan beschrijven wij op hoofdlijnen onze controleaanpak. 1.1
Opdracht
Stolwijk Kelderman heeft de opdracht om de jaarrekening 2024 van uw organisatie te controleren op getrouwheid. Net als in 2023 zullen wij als onderdeel daarvan de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording controleren. De verantwoordelijkheid voor het opstellen van deze verantwoording ligt bij het College van B&W. Wij controleren of de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld weergeeft. De verantwoording en onderliggende lasten en baten en balansmutaties worden getoetst aan de geldende wet- en regelgeving op basis van steekproeven op de verbijzonderde interne controle. Wij zullen onze controle verrichten in overeenstemming met het Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften. Nederlands recht vereist onder meer dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controlecliënten. Daarnaast hanteren wij het besluit accountantscontrole decentrale overheden (het BADO), de door u vastgestelde controleverordening (ex artikel 213 van de gemeentewet), het door u vastgestelde controleprotocol én het door u vastgestelde normenkader als basis voor de controle. De accountant is verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de organisatie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude.
De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij het college. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar de opdrachtbevestiging. 1.2
Team
Ons vaste kernteam voor de jaarrekeningcontrole bestaat uit:
Van links naar rechts: Reinier Gosselink-Wolbrink (tekenend accountant) en Hester de Feiter (senior accountant). Naast dit vaste team voegen wij afhankelijk van de uit te voeren werkzaamheden assistenten en een IT-auditor aan het team toe. Contactgegevens: Reinier Gosselink 06-10 01 44 20 r.gosselink@stolwijkkelderman.nl Hester de Feiter 06-10 88 14 29 h.d.feiter@stolwijkkelderman.nl t 0314 369 111
e info@stolwijkkelderman.nl www.stolwijkkelderman.nl
Lid van: Terborgseweg 25b 7001 GM Doetinchem
Mercurion 3 6903 PX Zevenaar
Keulenstraat 1 7418 ET Deventer
Nieuweweg 273 6603 BN Wijchen
Postbus 595 7000 AN Doetinchem
kvk 09197964 btw NL0075.20.992.B.01 iban NL10ABNA0446421928 iban NL31RABO0105152153
5. 2. Uitvoering 2.1
Materialiteit
De door ons voor de controle te hanteren goedkeuringstolerantie voor fouten bedraagt € 2.448.000 (1% van de lasten, inclusief dotaties aan bestemmingsreserves) en voor onzekerheden € 7.344.000 (3% van de lasten, inclusief dotaties aan de bestemmingsreserves). Deze bedragen zijn gebaseerd op de primitieve begroting 2024 en zullen op basis van de gerealiseerde lasten over 2024 worden aangepast. De rapporteringstolerantie bedraagt conform uw wens € 100.000. Voor de SiSa-bijlage en de WNT (wet normering topinkomens)-verantwoording hanteren wij de wettelijk voorgeschreven (lagere) goedkeuringstoleranties. 2.2
Controlefasering, rapportages en planning
Wij voeren onze controle gefaseerd in de tijd uit. Hierbij sluiten wij aan bij de planning & control cyclus van uw gemeente en werken zo gezamenlijk naar het einddoel. De aanpak van de controle is specifiek gemaakt voor uw gemeente. Een belangrijk onderdeel van onze verantwoordelijkheid als onafhankelijke accountant van de gemeente, is ondersteuning te bieden aan de auditcommissie bij het uitoefenen van haar bestuurlijke verantwoordelijkheden. Tijdens de uitvoering van de controle houden wij u op de hoogte van de voortgang van de werkzaamheden, de aandachtsgebieden en de afstemming met het management. Daarnaast informeren wij u over markt- en economische ontwikkelingen, bestuurlijke ontwikkelingen, en de toegang tot deskundigen en educatieve middelen om de effectiviteit van de toezichthoudende rol van de auditcommissie te verhogen. Fase
Periode
Rapportage
Bespreken met
Planning
juli 2024
Controleplan (incl. speerpunten)
Voorbereiding interim Interimcontrole
September 2024 Oktober/ november 2024 December 2024
Lijst op te leveren stukken interim Managementletter Boardletter
Directeur bedrijfsvoering, Auditcommissie Directeur bedrijfsvoering Directie, College en Auditcommissie
Voorbereiding balanscontrole Afronding procescontrole en voorbereiding jaarrekening Balanscontrole
Januari 2025
April 2025
Bespreking/ Afstemming Augustus September November Januari
lijst op te leveren stukken jaarrekening Aandachtspunten jaarrekeningcontrole
Directeur bedrijfsvoering
December
Directeur bedrijfsvoering
Februari
Accountantsverslag + Controleverklaring
Directie, College, en Auditcommissie
Mei Juni
t 0314 369 111 e info@stolwijkkelderman.nl www.stolwijkkelderman.nl Lid van: Terborgseweg 25b 7001 GM Doetinchem
Mercurion 3 6903 PX Zevenaar
Keulenstraat 1 7418 ET Deventer
Nieuweweg 273 6603 BN Wijchen
Postbus 595 7000 AN Doetinchem
kvk 09197964 btw NL0075.20.992.B.01 iban NL10ABNA0446421928 iban NL31RABO0105152153
6. 2.3
Speerpunten Raad
Wij hebben van de auditcommissie het volgende speerpunten meegekregen voor onze controle. Wij zullen over onze bevindingen rapporteren in de boardletter en (samenvattend) in het accountantsverslag. Proces / onderwerp Financiele ontwikkelingen
Speerpunt Welke financiële ontwikkelingen in de zin van kansen en risico’s, worden er gezien voor de gemeente om rekening mee te houden voor de toekomst.
3. Ontwikkelingen Voor het jaar 2024 onderkennen wij de volgende ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op het jaarrekeningproces: - De verdere ontwikkeling van de rechtmatigheidsverantwoording welke vanaf 2023 in de jaarrekening door het College van B&W opgenomen zal worden en de controlewerkzaamheden door de gemeente zelf ter voorbereiding hierop. - Meerjarig effect financiële ontwikkelingen gemeenten; - Effect van de verwachte woningbouwontwikkeling op de grondexploitatie; - Verplichte rapportage inzake onderkende frauderisico’s en daarop verrichte werkzaamheden door de accountant in de controleverklaring van de accountant over 2024; - Aandacht voor een effectief en efficiënt inkoopproces (controle levering en aanbestedingen); - Opvolging van de adviezen uit de managementletter/boardletter en het accountantsverslag van voorgaande jaren; - Actualiteiten Besluit Begroting en Verantwoording (nieuwe notities en vragen en antwoorden). 4. Controleaanpak 4.1
Rechtmatigheidsverantwoording
Vanaf 2023 en ook in 2024 legt het College van B&W verantwoording af aan de raad inzake de rechtmatigheid. Deze verantwoording is opgenomen in de jaarrekening. Deze rechtmatigheid bestaat uit een de volgende aspecten: - Het begrotingscriterium, - M&O (misbruik & oneigenlijk gebruik)-beleid; - het voorwaardencriterium. Deze begrippen zijn verder uitgewerkt in de kadernota rechtmatigheid. De gemeente Veenendaal voert verbijzonderde interne controle uit op de bovenstaande criteria. Wij controleren of de uitkomsten zoals vermeld in de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld weergeven. De verantwoording en onderliggende lasten en baten en balansmutaties worden door ons getoetst aan de geldende wet- en regelgeving op basis van steekproeven op de verbijzonderde interne controle. 4.2
Gebruik werkzaamheden verbijzonderde interne controle
Binnen de gemeente wordt verbijzonderde interne controle uitgevoerd volgens een intern controleplan. Wij beoordelen het intern controleplan en adviseren over de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd. In NV COS 610 worden de eisen weergegeven op grond waarvan wij bij de controle mogen steunen op interne auditwerkzaamheden. Kwaliteit en onafhankelijkheid moeten gewaarborgd zijn. t 0314 369 111 e info@stolwijkkelderman.nl www.stolwijkkelderman.nl Lid van: Terborgseweg 25b 7001 GM Doetinchem
Mercurion 3 6903 PX Zevenaar
Keulenstraat 1 7418 ET Deventer
Nieuweweg 273 6603 BN Wijchen
Postbus 595 7000 AN Doetinchem
kvk 09197964 btw NL0075.20.992.B.01 iban NL10ABNA0446421928 iban NL31RABO0105152153
7. Omdat er geen sprake is van een volwaardige Interne Audit Functie zoals deze in COS 610 wordt gesteld, is dit niet mogelijk. We volgen hierin de beroepsvoorschriften, maar tegelijk gaan we wel met een pragmatische wijze om met de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden. Wij trekken deels de steekproef voor de interne controleurs en deels wordt dit gedaan door de gebruikte software voor de uitvoering van de interne controle. We overleggen over de uit te voeren werkzaamheden waarna de interne controleurs de controle uitvoeren. Wij voeren daarna (op basis van de omvang die voor onze werkzaamheden nodig is) een re performance uit. 4.3
Significante jaarrekeningposten, hoofdlijn controleaanpak en risico’s
Onderdeel van de uitvoering van het controleplan is het evalueren van de opzet en de toetsing van de operationele effectiviteit (werking) van de interne beheersingsmaatregelen en het uitvoeren van gegevensgerichte controlewerkzaamheden. Waar mogelijk voeren wij testwerkzaamheden van interne beheersingsmaatregelen en gegevensgerichte werkzaamheden gelijktijdig uit. Voor zover beschikbaar zullen wij gebruik maken van de beschreven processen. Dit zorgt voor een efficiënt verloop van de controle. Bij onze beoordeling van het systeem van interne beheersing toetsen wij onder andere de aspecten tijdigheid, juistheid en volledigheid van de informatievoorziening. Daarnaast toetsen wij op procesniveau of de interne beheersingsmaatregelen toereikend zijn ten aanzien van relevante potentiële fouten in belangrijke jaarrekeningposten en toelichtingen. Onze gegevensgerichte controlewerkzaamheden bestaan uit een specifieke combinatie van cijferanalyses en detailcontroles van transacties en saldi. Deze werkzaamheden zijn ontworpen om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de financiële overzichten geen afwijkingen van materieel belang bevatten. In onderstaande tabel geven wij per jaarrekeningpost/proces de hoofdlijn van onze controleaanpak en de door ons onderkende risico’s. Deze risico’s zijn onderkend door de ontwikkelingen in het boekjaar en de opgedane kennis in voorgaand jaar.
Jaarrekeningpost
Proces
Risico’s
Investeringeninkopen
Hoofdlijn controleaanpak Proces en gegevensgericht
Materiële vaste activa en kapitaallasten Financiële vaste activa en ontvangen rente Grondexploitatie
Treasury
Gegevensgericht
-
Grondexploitatie
Proces en gegevensgericht
-
-
-
Vorderingen
Belastingen en uitkeringen
Proces- en gegevensgericht
Liquide middelen
Treasury
Gegevensgericht
Eigen Vermogen
Begroting
Gegevensgericht
-
Voorzieningen
Schattingsprocessen
Gegevensgericht
-
Treasury
Gegevensgericht
Langlopende leningen
-
Naleving nota afschrijving en activabeleid (afschrijvingstermijnen en dergelijke) Waardering van de langlopende vorderingen (Schatting)(Sociale dienst) Juiste en volledige resultaatneming Waardering (Schatting) Prijzen en planning Waardering belasting- en uitkeringsdebiteuren (Schatting) (voorzieningen) Naleving kasgeldlimiet betalingsbevoegdheden Rechtmatigheid mutaties en instellen reserves Juist en volledigheid (schattingspost) Onderbouwing onderhoudsvoorzieningen Geen specifiek risico t 0314 369 111 e info@stolwijkkelderman.nl www.stolwijkkelderman.nl
Lid van: Terborgseweg 25b 7001 GM Doetinchem
Mercurion 3 6903 PX Zevenaar
Keulenstraat 1 7418 ET Deventer
Nieuweweg 273 6603 BN Wijchen
Postbus 595 7000 AN Doetinchem
kvk 09197964 btw NL0075.20.992.B.01 iban NL10ABNA0446421928 iban NL31RABO0105152153
8. Jaarrekeningpost
Proces
Hoofdlijn controleaanpak Proces- en gegevensgericht
Kortlopende schulden
Inkopen
Algemene uitkering Belastingen
Algemene uitkering Belastingen
Gegevensgericht Proces- en gegevensgericht
-
Leges
Gegevensgericht
Huren en pachten
Bouwleges, leges burgerzaken Baten
-
Grondverkopen
Grondexploitatie
Opbrengsten uit dienstverlening overige gemeenten Salarissen
Baten
Salarissen
Proces- en gegevensgericht
-
Inkopen
Inkopen
Proces- en gegevensgericht
-
Proces- en gegevensgericht Proces- en gegevensgericht Gegevensgericht
Risico’s -
-
-
Subsidies Uitkeringen participatiewet WMO en Jeugd
Subsidieverstrekking Uitkeringen
Proces- en gegevensgericht Proces- en gegevensgericht
Uitkeringen
Proces- en gegevensgericht
-
Afgrenzing (juistheid verplichting) Volledigheid Verwerking tot uiterlijk de decembercirculaire Volledigheid opbrengsten Juiste tarieven Juistheid vrijstellingen en kwijtscheldingen Afgrenzing Volledigheid opbrengsten Volledigheid opbrengsten Volledigheid en afgrenzing opbrengsten Volledigheid opbrengsten
Juiste premiepercentages Naleving wet- regelgeving WNT Declaraties Volledigheid baten uitgeleend personeel. Naleving Europese aanbestedingsregels Betalingsverkeer (onrechtmatige betalingen, crediteurenstambestand) Prestatielevering Juist- en rechtmatigheid Rechtmatigheid Naleving (arbeids)verplichtingen Taaltoets PGB’s (toerekening jaar, rechtmatigheid en levering zorg) In natura: Doelgroep, tarief levering zorg
t 0314 369 111 e info@stolwijkkelderman.nl www.stolwijkkelderman.nl Lid van: Terborgseweg 25b 7001 GM Doetinchem
Mercurion 3 6903 PX Zevenaar
Keulenstraat 1 7418 ET Deventer
Nieuweweg 273 6603 BN Wijchen
Postbus 595 7000 AN Doetinchem
kvk 09197964 btw NL0075.20.992.B.01 iban NL10ABNA0446421928 iban NL31RABO0105152153
9. Aanvullende aandachtspunten 2024: - Fraude en soft controls vormen een speerpunt voor accountants. Wij geven hieraan specifieke aandacht; - Veel processen zijn geautomatiseerd. Om voldoende controlezekerheid te krijgen zullen wij een IT-auditor inzetten om vast te stellen dat de gegevensverwerking betrouwbaar plaatsvindt; - Wij toetsen de verslaggeving aan de actualisatie in het kader van de naleving het Besluit Begroting en Verantwoording; - Financiële positie en meerjarenperspectief in relatie tot risico-inschatting; - SiSa-bijlage; - WNT-verantwoording; - Vennootschapsbelasting; - De gemeente heeft een aantal samenwerkingen waarvan zij afhankelijk is van de aanlevering van gegevens ten behoeve van de jaarrekeningcontrole. Wij zullen afspraken maken om tijdig over de benodigde controle-informatie te kunnen beschikken. Het betreft de volgende partijen: o Afvalverwerking (Diftar); o Wsw (IW4); o Gegevensknooppunt (jeugd); o P1. 5. Afsluiting Met dit controleplan hebben wij u inzicht gegeven in de hoofdlijnen van onze controleaanpak 2024. Wij vertrouwen erop dat wij op een goede wijze met u en de organisatie samenwerken en zullen de opdracht met u en de organisatie evalueren. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten
dhr. R.H. Gosselink–Wolbrink RA
t 0314 369 111 e info@stolwijkkelderman.nl www.stolwijkkelderman.nl Lid van: Terborgseweg 25b 7001 GM Doetinchem
Mercurion 3 6903 PX Zevenaar
Keulenstraat 1 7418 ET Deventer
Nieuweweg 273 6603 BN Wijchen
Postbus 595 7000 AN Doetinchem
kvk 09197964 btw NL0075.20.992.B.01 iban NL10ABNA0446421928 iban NL31RABO0105152153