3. Technische vragen en antwoorden Consultatie uitvoering amendement 1 cultuurbedrijf

TECHNISCHE VRAGEN Raadscyclus

mei 2025

Naam fractie:

ProVeenendaal

Onderwerp:

8. Consultatie uitvoering amendement 1 cultuurbedrijf

ProVeenendaal Vraag: In de tekst van de consultatie staat: Deze beeldvormende avond had als doel om op te halen welke beelden de raad heeft bij één cultuurbedrijf. Op deze avond bleek dat er uiteenlopende beelden leefden bij de verschillende fracties en dat het goed zou zijn om een raadsconsultatie als extra stap in te bouwen Vraag: in onze beleving is deze afspraak niet gemaakt. Waarom dan toch deze stap ingebouwd? Antwoord: Op de beeldvormende avond van 26 november 2024 bleek dat er uiteenlopende beelden leefden bij de verschillende fracties omtrent de uitvoering van het amendement één cultuurbedrijf. Om te borgen dat de verdere uitvoering afdoende aansluit bij de wensen van de raad is er daarom voor gekozen om een raadsconsultatie als extra stap in te bouwen. De raadsconsultatie heeft als doel om aan de raad voor te leggen hoe het college de verdere uitvoering voor ogen heeft en om de raad in de gelegenheid te brengen om hierop te reageren aan de hand van de drie consultatievragen. Vraag: Er wordt aangegeven dat de realisatie van scenario 1 geschat wordt op 2 tot 3 jaar. We zien in het onderzoeksrapport een fasering. Graag een verdere verheldering waarop deze doorlooptijd is gebaseerd.

Wat zijn hierbij de top 3 afhankelijkheden waarop dit proces kan versnellen? Antwoord: Scenario 1, ‘samenwerking in de backoffice’, kost het minste tijd om te realiseren omdat er weinig juridische of bestuurlijke obstakels zijn. Hierdoor kan sneller worden geschakeld en ligt de focus op praktische samenwerking binnen het bestaande landschap. Een doorlooptijd van 2-3 jaar is nodig in verband met: • • •

•

•

Cultuurverandering en vertrouwen vragen tijd. Want hoewel er geen formele fusie is, vraagt gezamenlijke programmering of coördinatie een nieuwe manier van samenwerken. Organisaties moeten elkaar beter leren begrijpen, elkaars belangen en werkprocessen respecteren en gemeenschappelijke doelen formuleren. Interne besluitvorming en capaciteit van partners is beperkt. Veel culturele organisaties hebben kleine teams en besturen die slechts beperkt tijd beschikbaar hebben. Gezamenlijke projecten of investeringen kosten mede daarom meer tijd. Wijzigen afspraken subsidieverlening. Om als gemeente nog meer te sturen op de inhoudelijke samenwerking tussen de culturele partijen moeten in gezamenlijkheid met de culturele partijen, nieuwe subsidieafspraken (zogeheten ‘kritische prestatie-indicatoren’) worden opgesteld die goed aansluiten bij de beleidsdoelstellingen. Samenwerkingsafspraken maken en formaliseren. Om je als culturele partijen aan elkaar te committeren en om te voorkomen dat het vrijblijvend wordt, dienen samenwerkingsovereenkomsten opgesteld te worden. Ervaring leert dat dit veel tijd vraagt, vooral wanneer organisaties hun commitment formeel moeten gaan maken. Evaluatie, borging en doorontwikkeling zijn onderdeel van het proces. Het doel is niet alleen om te starten met samenwerking, maar ook om die structureel te maken.

Dat betekent: evalueren, leerpunten verwerken, rolverdeling aanpassen, en afspraken borgen in documenten of convenanten.

Hoewel scenario 1 minder complex is om te realiseren dan de andere scenario’s, is een doorlooptijd van 2 tot 3 jaar nodig om dit scenario duurzaam en breed gedragen neer te zetten. Top 3 versnellende factoren: • Heldere en gedeelde opdrachtformulering in de beginfase. • voldoende personele (extra)capaciteit bij betrokken instellingen voor afstemming en uitvoering.

•

Snel bestuurlijk mandaat van de betrokken organisaties/instellingen voor experimentele samenwerking en pilot projecten.

Vraag: Er wordt aangegeven dat de realisatie van scenario 2 geschat wordt op 3 tot 5 jaar. We zien in het onderzoeksrapport een fasering. Graag een verdere verheldering waarop deze doorlooptijd is gebaseerd. Wat zijn hierbij de top 3 afhankelijkheden waarop het proces kan versnellen? Antwoord: Scenario 2, een bestuurlijke fusie, vraagt een diepgaande verandering in de manier van samenwerken, de processen en de besturingsstructuur. Er wordt een termijn van 3 tot 5 jaar aangehouden zodat deze samenwerking zorgvuldig kan worden opgebouwd, getest, bijgesteld én verankerd. Een doorlooptijd van 3 tot 5 jaar is nodig in verband met: -

-

-

-

Harmonisatie van werkculturen. Elke organisatie heeft een eigen tempo, stijl van communiceren en professionele identiteit. Samenwerking conform scenario 2 vraagt een gedeelde werkethiek, aanspreekcultuur en rolduidelijkheid. Nieuwe governancestructuur moet worden ingericht. De besturen moeten duidelijke afspraken over wie waarvoor verantwoordelijk is. Denk bijvoorbeeld aan: wie beslist over begrotingen van gezamenlijke projecten? Vaak is een convenant of samenwerkingsovereenkomst nodig waarin taken, bevoegdheden en eigenaarschap goed geregeld zijn. Daarnaast moeten de juiste benoemingsbesluiten (voor directie en RvT) genomen worden om de juiste mensen op de juiste plekken te krijgen en dit is een proces dat zorgvuldig doorlopen moet worden. Vaak wordt hiervoor een soort ingroeimodel gehanteerd, wat tijd kost. Nieuwe rollen en structuren vragen formalisering. Er zou bijvoorbeeld een regiegroep gevormd kunnen worden die de centrale aansturing oppakt (voor zowel de samenvoeging in de backoffice als inhoudelijk). Die heeft mandaat nodig van alle deelnemende organisaties. Er moeten functionele rollen benoemd worden zoals bijvoorbeeld een programmamanager. Operationele afstemming vereist coördinatie op detailniveau. ICT-systemen moeten gekoppeld of gestandaardiseerd worden (denk aan boekingssystemen, CRM, personeelsroosters).

Personeel uit verschillende organisaties moet samenwerken, soms onder andere leiding of in nieuwe teamsamenstellingen. Huisvesting, werkplekken, roosters en serviceafspraken moeten op elkaar afgestemd zijn. Om 'scheve ogen' te voorkomen zullen al vrij snel ook rechtspositieregelingen op elkaar afgestemd moeten worden, zeker voor mensen die in de backoffice hetzelfde soort werk doen. Dit kan een tijdrovend proces kan zijn.

Top 3 versnellende factoren: - Vroege overeenstemming over een gezamenlijk programmamodel of bedrijfsvoeringeenheid - Duidelijkheid over uitgangspunten voor subsidieverlening in nieuwe situatie. - Snelle beschikbaarheid van projectmanagement of programmabureau. Vraag: Er wordt aangegeven dat de realisatie van scenario 3 geschat wordt op 5 tot 7 jaar. We zien in het onderzoeksrapport een fasering. Als uitleg voor deze doorlooptijd wordt de complexiteit aangehaald van de diverse bestuurlijke en juridische aanpassingen. Graag een verdere uitleg over wat deze complexiteit nu precies inhoudt. Zowel organisatorisch, bestuurlijk en juridisch. Wat zijn hierbij de top 3 afhankelijkheden waarop het proces kan versnellen? Antwoord: Scenario 3, een juridische fusie, vereist een volledige integratie van meerdere organisaties in één juridische entiteit. Dit brengt diepgaande veranderingen met zich mee op drie fronten: organisatorisch, bestuurlijk en juridisch. Organisatorische complexiteit: - Harmonisatie van organisatiestructuren Elke organisatie heeft haar eigen afdelingen, hiërarchie, werkwijze en cultuur. Bij een fusie moet dit worden samengevoegd tot één werkbare structuur. Dit vraagt ontwerp en implementatie van een nieuw organogram, functiehuis en overlegstructuur.

- Integratie van personeel en rollen Verschillende cao’s, arbeidsvoorwaarden en functiebeschrijvingen moeten worden geharmoniseerd. Daarbij spelen ook emoties en onzekerheid bij medewerkers een rol. Dit vereist zorgvuldig HR-beleid, draagvlakvorming en leiderschapsontwikkeling.

-

Operationele integratie Denk aan ICT-systemen, roosters, planningen, financiële administraties, huisvesting en publieksservice. Deze moeten worden gestandaardiseerd of samengevoegd, wat technische én menselijke coördinatie vraagt.

Bestuurlijke complexiteit: - Meervoudige governance. Elke deelnemende organisatie heeft een eigen Raad van Toezicht of bestuur. Deze gremia hebben formeel zeggenschap over fusie of opheffing. Elk bestuur doorloopt zijn eigen beoordelings- en besluitvormingsproces, vaak met juridische toetsing. - Draagvlak bij stakeholders. Gemeente, fondsen, vrijwilligers, partners en het culturele veld moeten zich herkennen in het fusieplan. Zeker bij publieke instellingen zijn draagvlak en publieke verantwoording essentieel. Vertrouwen en gezamenlijke waarden moeten worden opgebouwd. - Tijdelijke bestuurlijke kwetsbaarheid. Tijdens de transitie ontstaat een tussenfase met gedeeld leiderschap, tijdelijke dubbelrollen of onduidelijkheid over bevoegdheden. Deze periode vraagt expliciet governancemanagement om stagnatie of rolconflicten te voorkomen. Juridische complexiteit: - Fusie of oprichting van een nieuwe entiteit. Juridisch moet een nieuwe rechtspersoon (meestal stichting) worden opgericht of een fusie tussen bestaande stichtingen plaatsvinden. Dit vergt notariële procedures, toetsing door de Belastingdienst (i.v.m. ANBI), registratie bij KvK, etc. - Overdracht van verplichtingen en rechten. Lopende contracten (huur, arbeidscontracten, licenties, subsidies) moeten worden overgedragen of opnieuw afgesloten.

Dit kan gevolgen hebben voor aansprakelijkheid, looptijd, financiering en verplichtingen tegenover derden. - Subsidie- en eigendomsconstructies. Veel culturele instellingen hebben subsidies ontvangen of eigendommen (zoals collecties of specifieke materiële eigendommen bv. geluidstechniek of instrumentarium) met specifieke voorwaarden. Overdracht of integratie daarvan moet juridisch correct en transparant worden geregeld, vaak met goedkeuring van de subsidieverstrekkers of gemeente. Top 3 versnellende factoren: - Vroegtijdige politieke besluitvorming over de wenselijkheid van een juridische fusie. - Heldere juridische structuurkeuze en inzet van gespecialiseerde juridische expertise. - Instelling van een onafhankelijk transitieteam met mandaat, budget en programmadoelen. Algemene opmerking ten aanzien van de doorlooptijden: De genoemde realisatietermijnen in het onderzoeksrapport zijn gebaseerd op een combinatie van factoren. Waaronder de ervaringen met soortgelijke verandertrajecten in de culturele sector, de schaal en aard van het gevraagde model per scenario, de mate van betrokkenheid van organisaties met eigen besturen, governance, subsidierelaties en mandaten en de op overeenstemming gerichte aanpak.