3. Rekenkameronderzoek SPP en inhuur externen - aanbiedingsbrief

Behandeld door Telefoonnummer Kenmerk Bijlagen

Datum Onderwerp

L. Achterberg (0318) 538 256 2024/2166620 2

Raadsleden en commissieleden van de gemeente Veenendaal

29 april 2024 Rekenkamerrapport ‘Personeelsinzet: kwestie van kiezen en plannen’

Geachte raadsleden en commissieleden, Hierbij bied de Rekenkamer Veenendaal u het rekenkamerrapport ‘Personeelsinzet: kwestie van kiezen en plannen’, naar de Strategische personeelsplanning (SPP) en inhuur externen, aan.

De rekenkamer heeft in samenwerking met BMC bij de gemeente Veenendaal een onderzoek uitgevoerd naar hoe de gemeente Veenendaal het instrument SPP inzet op haar (kern)taken en welk effect dat heeft ten aanzien van het borgen van de kwaliteit van het personeelsbestand. De rekenkamer wil de raad van Veenendaal meer inzicht geven in hoe het instrument SPP, en dan met name externe inhuur, wordt ingezet, welke afwegingen daarbij worden gemaakt en welke impact dat heeft op de kwaliteit van de organisatie en daarmee de kwaliteit van dienstverlening (effectiviteit bijdrage aan doelstellingen). Het doel van het rekenkameronderzoek is dan ook om dit inzicht te genereren. Dit onderzoek heeft plaatsgevonden tussen medio 2023 en maart 2024.

Hoofdvraag van het rekenkameronderzoek Is er sprake van effectieve (voorbereid, ontworpen, geïmplementeerd en gecontroleerd) strategische personeelsplanning (SPP), waar inhuur een onderdeel van is?

Conclusies en aanbevelingen Enkele belangrijke conclusies uit het onderzoek: -

De consequente inzet van SPP voor de gemeente Veenendaal wordt steeds urgenter.

De gemeente Veenendaal kent ten opzichte van gemeenten met een vergelijkbaar aantal inwoners (50.000 - 100.000 inwoners) een relatief lage beschikbare formatie om vergelijkbare taken uit te voeren. Ook speelt de uitdaging van het bezet krijgen van deze formatie, in een krappe arbeidsmarkt en bij toenemende toegewezen activiteiten. Het uitvoeren van de bestaande taken wordt gewaarborgd door onder andere meer dan gewenst extern in te huren. Op de lange termijn lijkt de benodigde bezetting harder te stijgen dan de beschikbare capaciteit binnen de gemeente Veenendaal. De consequente inzet van het instrument SPP wordt steeds urgenter, waarbij van belang is dat de noodzaak wordt gezien om een langere termijn focus aan te brengen.

Raadhuisplein 1 • 3901 GA Veenendaal • Postbus 1100 • 3900 BC Veenendaal Tel. (0318) 538 538 • Fax (0318) 510 414 • www.veenendaal.nl • www.veenendaal.nl/vraag

-

Binnen de gemeente Veenendaal is de personeelsplanning gericht op de gehele breedte van de taken.

De gemeente Veenendaal dient een breed takenpakket qua dienstverlening uit te voeren en dit betreffen ook taken die niet per se tot de speerpunten horen. Dit maakt dat de begroting (gehele palet aan taken + uitvoering van speerpunten) leidend is voor de taakuitvoering van de gemeente en daarmee ook de personele invulling en de manier waarop SPP ingericht wordt. -

Externe inhuur wordt kritisch ingezet maar wel als korte termijn oplossing.

De gemeente zit qua percentage ruim boven het gemiddelde van gemeenten in dezelfde categorie. De gemeente Veenendaal heeft moeite om de openstaande vacatures in te vullen door middel van vaste betrekkingen. -

Aantrekkelijk werkgeverschap is een thema van belang.

Aantrekkelijk werkgeverschap is een thema van belang voor de gemeente Veenendaal. Op een aantal onderwerpen gaat dit goed. Zo is er gemiddeld sprake van autonomie in functies, afwisselend en uitdagend werk. Ook is er oog voor leiderschap, een belangrijk onderdeel van aantrekkelijk werkgeverschap. De ontwikkeling van medewerkers wordt ook gefaciliteerd door talent management. Er zijn echter ook aandachtspunten in het rapport genoemd waar het gaat om aantrekkelijk werkgeverschap. -

De raadsleden willen inzicht in de personele knelpunten en de oplossing daarvan.

De raad wordt overwegend via de P&C-documenten geïnformeerd over personele ontwikkelingen, SPP en externe inhuur. Raadsleden zien SPP als verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris, maar willen inzicht in de personele knelpunten die spelen in de gemeente Veenendaal en in de wijze waarop deze worden aangepakt.

De rekenkamer ziet op basis van dit onderzoek voor de gemeente Veenendaal ruimte voor verbetering en doet via een raadsvoorstel 3 aanbevelingen; 1 voor de raad en 2 voor het college van B&W. In de aanbevelingen worden de volgende lijnen zichtbaar. Een balans is nodig in de formatie die past bij, óf de taken die de gemeente op zich neemt, in casu het budget daarvoor, óf welke zij kan uitvoeren na een strategische keuze. Meer informatie aan de raad over op onderdelen gevoerde Strategische Personeelsplanning vergroot het inzicht en helpt de raad om, indien nodig, de financiële kaders aan te passen. Aantrekkelijk werkgeverschap is een belangrijk thema voor de gemeente Veenendaal, maar de toename van toegewezen activiteiten en krapte op de arbeidsmarkt draagt bij aan meer externe inhuur.

Bestuurlijk hoor en wederhoor Het rapport is door de Rekenkamer Veenendaal voor een reactie voorgelegd aan het college van B&W van de gemeente Veenendaal. De bestuurlijke reactie is als bijlage toegevoegd aan het rekenkamerrapport.

Behandeling rekenkamerrapport in de raad Het rekenkamerrapport Personeelsinzet: kwestie van kiezen en plannen wordt gepubliceerd en via de agendacommissie ter behandeling doorgeleid aan de raadscommissie en de raad.

Agendering is voorgesteld in de raadscommissie in de vergadercyclus van mei 2024. Een lid van de rekenkamer is daarbij aanwezig om uw vragen over het uitgevoerde onderzoek te beantwoorden. Eventuele technische vragen kunt u op de reguliere wijze schriftelijk indienen na het fractieoverleg. De rekenkamer zal deze dan tijdig voor de behandeling in de raadscommissie beantwoorden.

Tot slot Afsluitend wil de rekenkamer de raadsleden, directie en gemeenteambtenaren danken voor hun medewerking bij de start en ook voor hun medewerking tijdens de uitvoering van het onderzoek. Hun inbreng heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan de totstandkoming van het rapport. Vragen Voor vragen over deze brief en het rekenkameronderzoek kunt u contact opnemen met de secretaris Rekenkamer Veenendaal via rekenkamer@veenendaal.nl.

Met vriendelijke groet,

Em. prof. dr. J. Telgen Voorzitter Rekenkamer Veenendaal

Bijlagen: - Rekenkameronderzoek Personeelsinzet: kwestie van kiezen en plannen (incl. Bestuurlijke reactie college van B&W) - Persbericht