3. Raadsbesluit Verordening op de raadscommissies Veenendaal

Raadsbesluit tot vaststelling van de Verordening op de raadscommissies Veenendaal De raad van de gemeente Veenendaal; gelezen het voorstel van de agendacommissie van 25 februari 2024, nummer 2084768; gelet op artikel 82 van de Gemeentewet; Besluit vast te stellen de Verordening op de raadscommissies Veenendaal

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1. Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. agendacommissie: agendacommissie als bedoeld in artikel 10 van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Veenendaal; b. beeldvormend: apolitieke fase waarin het verkrijgen van een goed beeld van het vraagstuk of onderwerp centraal staat; c. commissiegriffier: griffier van een raadscommissie zijnde een medewerker van de griffie; d. fractie: fractie als bedoeld in artikel 7 van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Veenendaal inclusief de benoemde schaduw-raadsleden; e. griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger; f. lid: lid van een raadscommissie; g. oordeelsvormend: fase waarin alle beschikbare informatie wordt overwogen en het vragen naar en geven van meningen centraal staat, opdat vervolgens kan worden gekomen tot een logisch, realistisch en gegrond besluit, conclusie of advies door de raad. h. raadscommissie: de raadscommissie of een bijzondere raadscommissie; i. raadsinformatiesysteem: digitale weergave van alle informatie van de raad en raadscommissie, zoals agenda’s, voorstellen, verslagen en besluiten, te raadplegen via de gemeentelijke website; j. technische vragen: vragen van leden over feiten of om verduidelijking.

Deze vragen hebben geen politieke lading, maar gaan over het ‘technisch’ verduidelijken van een ingediend voorstel; k. vergadering: vergadering van een (bijzondere) raadscommissie. l. voorzitter: voorzitter van een raadscommissie. Artikel 2. Instelling raadscommissie 1. De raad stelt een raadscommissie in. 2. De raad kan een bijzondere raadscommissie instellen waarbij de raad in aanvulling op artikel 3 haar specifieke taak bepaalt en haar leden benoemt. Artikel 3. Taken Een raadscommissie: a. brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben; b. kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder a; c. voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen bedoeld onder a. Artikel 4. Samenstelling De raadscommissie bestaat uit:

Verordening op de raadscommissies Veenendaal

a. alle leden van de raad; en b. alle benoemde schaduw-raadsleden. Artikel 5. Benoeming schaduw-raadsleden 1. Elke fractie, als bedoeld in artikel 7, eerste lid, van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Veenendaal, kan de raad voorstellen ten hoogste drie personen, die geen lid van de raad zijn, te benoemen tot schaduw-raadslid. 2. In afwijking van het bepaalde in het eerste lid kunnen raadsleden die zich gedurende een raadsperiode hebben afgesplitst van een fractie, en die als een zelfstandige fractie gaan optreden, geen voorstel bij de raad doen voor het benoemen van schaduw-raadsleden gedurende die raadsperiode. 3. De artikelen 10 tot en met 15 van de Gemeentewet zijn op deze schaduw-raadsleden van overeenkomstige toepassing. 4. Voor benoeming tot schaduw-raadslid komen in aanmerking: a. personen die voorkomen op een geldig verklaarde lijst van kandidaten voor de laatstgehouden raadsverkiezingen van de fractie die het schaduw-raadslid voordraagt ter benoeming; of b. personen die in een gezamenlijk schrijven van het (plaatselijk) afdelingsbestuur en de fractievoorzitter van de desbetreffende partij dan wel fractie ter benoeming als schaduw-raadslid worden voorgedragen. 5.

Bij benoeming van schaduw-raadsleden onderzoekt de in artikel 5, eerste lid, van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Veenendaal, bedoelde commissie de geloofsbrieven van de voor benoeming voorgedragen schaduw-raadsleden waarbij zij de artikelen 10, 11, 13 en 15 van de Gemeentewet betrekt. 6. De commissie brengt na haar onderzoek van de geloofsbrieven verslag uit aan de raad waarbij ook melding wordt gemaakt van een minderheidsstandpunt. 7. Alvorens hun functie te kunnen uitoefenen, leggen de schaduw-raadsleden in de vergadering van de raad, in handen van de voorzitter van de raad, naar analogie van artikel 14 van de Gemeentewet de eed (verklaring en belofte) af. Artikel 6. Zittingsduur 1. De zittingsperiode van een lid eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad. 2. Een lid houdt op lid te zijn als deze geen (schaduw)raadslid meer is. 3. De raad kan een schaduw-raadslid ontslaan op voorstel van de fractie die het schaduw-raadslid voor benoeming heeft voorgedragen. 4. Een schaduw-raadslid kan te allen tijde ontslag nemen. Het schaduw-raadslid doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. 5. Als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van de schaduw-raadsleden die op voordracht van die fractie zijn benoemd van rechtswege. Artikel 7. Voorzitter 1.

De door de raad benoemde raadsleden van de agendacommissie, zijn tevens voorzitter van de raadscommissie. 2. De voorzitter neemt geen deel aan de beraadslagingen van de betreffende vergadering. 3. De voorzitter is belast met: a. het leiden van de vergadering; b. het handhaven van de orde; c. het doen naleven van deze verordening; d. hetgeen deze verordening hem verder opdraagt. 4. De voorzitter kan zich tijdens de vergadering laten vervangen door een andere voorzitter voor 1 of meerdere agendapunten, mits de agendacommissie daarvoor voorafgaand aan de vergadering, toestemming heeft gegeven.

Pagina 2 van 8

Verordening op de raadscommissies Veenendaal

Artikel 8. Griffier en commissiegriffier 1. De griffier voorziet in de ondersteuning van iedere raadscommissie door een medewerker van de griffie als commissiegriffier beschikbaar te stellen. 2. Een commissiegriffier is in iedere vergadering aanwezig. 3. De griffier kan in iedere vergadering aanwezig zijn.

Hoofdstuk 2 Vergaderingen Paragraaf 1. Tijdstip van oordeelsvormend vergaderen; voorbereidingen Artikel 9. Vergaderfrequentie 1. In de regel vinden de vergaderingen van de raadscommissie plaats op dinsdag en donderdag conform een door de agendacommissie opgesteld vergaderschema. 2. In afwijking van het eerste lid kunnen de vergaderingen van de raadscommissie ook parallel plaatsvinden, indien de agendacommissie daartoe besluit. 3. De vergaderingen beginnen om 19.30 uur en eindigen in beginsel om 23.00 uur en vinden in het gemeentehuis of op een plaats elders in de gemeente plaats. Artikel 10. Oproep en agenda 1. De voorzitter roept schriftelijk, bij voorkeur 14 dagen voor de vergadering, de leden op onder vermelding van de dag, tijdstip en plaats van de vergadering. 2. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden digitaal beschikbaar gesteld. 3. In spoedeisende gevallen kan de agendacommissie na het verzenden van de oproep tot uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aanvullende agendapunten aan de voorlopige agenda toevoegen. 4. Bij aanvang van de vergadering stelt de raadscommissie de agenda vast.

Op voorstel van een lid van de raadscommissie of de voorzitter kan de commissie bij vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen, onderwerpen van de agenda afvoeren of de volgorde van behandeling wijzigen. 5. Als leden een onderwerp willen agenderen dat een breder gevoerd gesprek nodig maakt, dan kunnen zij, via de griffier, een gemotiveerd verzoek indienen bij de agendacommissie waarbij het verzoek in ieder geval aan de volgende randvoorwaarden voldoet: a. het verzoek is voorzien van een heldere motivering en doel van het gesprek; b. er wordt duidelijk omschreven welke primaire discussiepunten er in het gesprek voor liggen; c. er is een inhoudelijk stuk/achtergrondinformatie of in ieder geval voldoende informatie beschikbaar op basis waarvan het gesprek gevoerd kan worden;. d. het verzoek geeft aan welk behandelproces de verzoeker bij de behandeling van het voorstel voor ogen heeft; en e. tenminste één lid van een andere fractie ondersteunt het verzoek. 6. Voorafgaand aan het indienen van een agenderingsverzoek kan een lid, indien gewenst, gebruikmaken van de mogelijkheid om het verzoek toe te lichten op een beeldvormende vergadering. 7. De agendacommissie besluit wanneer het verzoek in welke vergadering op de agenda geplaatst wordt. De griffier informeert het indienende lid over dit besluit. Artikel 11. Ter inzage leggen van stukken 1.

De in artikel 10 bedoelde stukken liggen bij de griffie ter inzage. 2. Digitaal beschikbare stukken worden in het raadsinformatiesysteem geplaatst. 3. Als na het verzenden van de oproep stukken beschikbaar worden gesteld, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

Pagina 3 van 8

Verordening op de raadscommissies Veenendaal

4. Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste tot en met het derde lid onder berusting van de griffier en wordt in het raadsinformatiesysteem zodanig geplaatst dat alleen (raads)leden deze informatie kunnen raadplegen. Paragraaf 2. Orde van de oordeelsvormende vergadering Artikel 12. Presentielijst 1. De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst van de leden die deelnemen aan de vergadering. 2. Bij een raadscommissie kunnen per agendapunt maximaal twee leden per fractie aan de vergadering deelnemen. 3. Aan het einde van elke vergadering wordt de presentielijst door de voorzitter en de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld. 4. Vinden parallelle vergaderingen plaats op eenzelfde moment, dan worden deze vergaderingen als één vergadering gezien. Artikel 13. Opening vergadering en quorum 1. Een vergadering wordt niet geopend, voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal in de raad vertegenwoordigde fracties aanwezig is. 2. Als op grond van het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen. 3.

Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Artikel 14. Spreekrecht 1. Er mag worden ingesproken. Insprekers kunnen in een vergadering het woord voeren over onderwerpen die geagendeerd zijn. 2. De in lid 1 bedoelde insprekers kunnen gezamenlijk gedurende maximaal dertig minuten, tenzij de raadscommissie anders beslist, het woord voeren. 3. Elke inspreker heeft maximaal 3 minuten spreektijd. 4. Het woord kan niet gevoerd worden over: a. een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep openstaat of heeft opengestaan; b. benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen; c. een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend; d. de besluitenlijst of de actieve en passieve informatieplicht. 5. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit zo spoedig mogelijk maar in ieder geval voor 16.00 uur op de dag van de betreffende vergadering aan de commissiegriffier onder vermelding van: naam, adres, telefoonnummer en het onderwerp. 6.

De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering. 7. De inspreker voert het woord bij het begin van de behandeling van het agendapunt, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter kan de leden toestaan aan de inspreker een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen de inspreker en de leden en de inspreker neemt niet deel aan de beraadslaging.

Pagina 4 van 8

Verordening op de raadscommissies Veenendaal

Artikel 15. Spreekregels 1. Aanwezigen spreken vanaf hun plaats of vanaf het sprekersgestoelte en richten zich tot de voorzitter. 2. Aanwezigen voeren het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben. 3. Per onderwerp is er in de regel één woordvoerder per fractie. Artikel 16. Aantal spreektermijnen 1. De beraadslaging over een onderwerp of een voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist. 2. Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. 3. Een lid mag in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel. 4. Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde. Artikel 17. Spreektijd 1. De agendacommissie kan bij het opstellen van de voorlopige agenda van de vergadering de totale spreektijd per agendapunt bepalen. 2. De onder 1 genoemde spreektijd geldt voor alle aanwezigen. Artikel 18. Voorstellen van orde 1. De voorzitter en ieder lid kan tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort wordt toegelicht. 2. Een voorstel van orde betreft uitsluitend de orde van de vergadering. 3. Over een voorstel van orde beslist de raadscommissie terstond, waarbij geldt dat bij het staken van de stemmen het voorstel niet is aangenomen.

Artikel 19. Handhaving orde; schorsing 1. Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij: a. de voorzitter het nodig oordeelt de spreker aan het in acht nemen van deze verordening te herinneren; b. een lid de spreker interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interruptie zijn betoog zal afronden. 2. Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde agendapunt, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt de spreker door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de betreffende spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter de spreker gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige agendapunt het woord ontzeggen. 3. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en – indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten. Artikel 20. Beraadslaging 1. De raadscommissie kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen over één of meer onderdelen van een geagendeerd onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen. 2.

Op verzoek van een lid of op voorstel van de voorzitter kan de raadscommissie besluiten de beraadslaging voor een door de voorzitter te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is. 3. Ten behoeve van de beraadslaging in de commissie kunnen leden voor de vergadering technische vragen indienen via de griffier opdat deze tijdens de vergadering zo min mogelijk worden gesteld. De voorzitter ziet hierop toe.

Pagina 5 van 8

Verordening op de raadscommissies Veenendaal

Artikel 21. Deelname aan de beraadslaging door anderen 1. In een raadscommissie kunnen anderen dan de in de vergadering aanwezige leden, de wethouders, de burgemeester en de secretaris deelnemen aan de beraadslaging. 2. Daartoe kunnen de voorzitter, leden dan wel de agendacommissie voorstellen doen. 3. De commissie beslist daarover bij het vaststellen van de agenda. Artikel 22. Advies 1. Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is behandeld, sluit hij de beraadslaging, tenzij de raadscommissie anders beslist. 2. Nadat de beraadslaging over een onderwerp of voorstel is gesloten, formuleert de voorzitter een advies waarin het volgende wordt verwoord: a. een samenvatting van de gevoerde discussie en eventuele standpunten; b. of leden moties en amendementen aankondigen; c. of een voorstel hamerstuk, bespreekstuk of niet behandelrijp is; d. of er stemverklaringen worden afgegeven. 3. Het advies van de raadscommissie bevat de standpunten van alle fracties. Artikel 23. Besluitenlijst 1. De commissiegriffier draagt zorg voor de besluitenlijst van de vergadering. 2. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst van de vergadering, zo spoedig mogelijk na de vergadering, openbaar gemaakt door plaatsing in het raadsinformatiesysteem. 3. De besluitenlijst bevat: a.

de namen van de voorzitter, de commissiegriffier, de ter vergadering aanwezige leden, de burgemeester, de wethouders en anderen die het woord gevoerd hebben; b. een vermelding van zaken die aan de orde zijn geweest; c. het advies van de commissie aan de raad over een onderwerp of voorstel; d. de toezeggingen; e. een overzicht van insprekers met, indien beschikbaar, als bijlage hun inspreektekst. 4. Bij het begin van de vergadering wordt, indien mogelijk, de besluitenlijst van de vorige vergadering vastgesteld. 5. De leden, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en anderen hebben het recht een voorstel tot verandering van een weergave in het verslag van de bijdrage aan de vergadering, aan de raadscommissie te doen, indien de besluitenlijst onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen gezegd of besloten is. 6. De vastgestelde besluitenlijst wordt door de voorzitter en de commissiegriffier ondertekend. Artikel 24. Geluids- en beeldopname van de vergadering 1. De vergaderingen worden digitaal in beeld en geluid vastgelegd. 2. De beeld- en geluidopnames van de vergaderingen zijn digitaal via het raadsinformatiesysteem toegankelijk. Paragraaf 3. Beeldvormende vergaderingen van de raadscommissie Artikel 25. Andere vergaderingen raadscommissie 1.

De agendacommissie kan, eventueel op voorstel van derden, naast de vergaderingen bedoeld in artikel 8, andere vergaderingen van de raadscommissie beleggen die in het teken staan van de voorbereiding van besluitvorming van de raad of het overleg met het college of de burgemeester. 2. Bij het beleggen van deze andere vergaderingen kan worden afgeweken van het gestelde in hoofdstuk 1 en in dit hoofdstuk.

Pagina 6 van 8

Verordening op de raadscommissies Veenendaal

Hoofdstuk 3 Besloten vergadering Artikel 26. Toepassing verordening op besloten vergaderingen 1. Op een besloten vergadering is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. 2. Van besloten vergaderingen worden geen geluids- en beeldopnamen gemaakt, als bedoeld in artikel 24. Artikel 27. Besluitenlijst besloten vergadering 1. De conceptbesluitenlijst van een besloten vergadering wordt niet verspreid, maar berust bij de griffier en wordt in het raadsinformatiesysteem geplaatst zodanig dat alleen (raads)leden deze informatie kunnen raadplegen. 2. De besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de commissie een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op de vastgestelde besluitenlijst. 3. De vastgestelde besluitenlijst wordt door de voorzitter en de griffier ondertekend. Artikel 28. Opheffing geheimhouding Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Hoofdstuk 4 Toehoorders en pers Artikel 29. Toehoorders en pers 1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen. 2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden. 3. De voorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken. 4. De voorzitter is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen. Artikel 30. Geluid- en beeldregistratie door toehoorders en pers Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Hoofdstuk 5 Slotbepalingen Artikel 31. Uitleg verordening In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van de verordening, beslist de raadscommissie op voorstel van de voorzitter. Artikel 32. Intrekking oude verordening De door de raad op 22 september 2016 vastgestelde ‘Verordening op de raadscommissies Veenendaal 2016’ wordt ingetrokken. Artikel 33. Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking een dag na publicatie. 2. Deze verordening wordt aangehaald als ‘Verordening op de raadscommissies Veenendaal’.

Pagina 7 van 8

Verordening op de raadscommissies Veenendaal

Vastgesteld in de openbare vergadering van 21 maart 2024,

Peter van Vugt, griffier

Gert-Jan Kats, voorzitter

Pagina 8 van 8