3. Griffieplan Veenendaal 2025-2026

Griffieplan 2025-2026

Veenendaal September 2025

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave ........................................................................................................................................................................... 2 1. Waarom een griffieplan? ........................................................................................................................................................ 3 1.1 Positie griffie in de organisatie ......................................................................................................................................... 3 1.2 Inzicht in ondersteuning van de raad ............................................................................................................................... 4 1.3 Inzicht in werken voor de raad ......................................................................................................................................... 4 1.4 Inzicht in het bepalen van de hulp voor de raad .............................................................................................................. 4 2. Context griffieplan ..................................................................................................................................................................

5 2.1 De wereld van politiek, bestuur, organisatie en samenleving .......................................................................................... 5 2.2 Ontwikkelingen lokaal bestuur ......................................................................................................................................... 5 2.3 Sterke gemeenteraad essentieel voor goed openbaar bestuur ....................................................................................... 6 3. Ondersteuning door de griffie – een terugblik ........................................................................................................................ 7 3.1 Reguliere werkzaamheden griffie..................................................................................................................................... 7 3.2 Raadsperiode 2022-2026................................................................................................................................................. 7 3.3 Hoge werkdruk ................................................................................................................................................................. 7 3.4 Heisessie griffieteam ........................................................................................................................................................ 8 4.

Ondersteuning door de griffie – een vooruitblik ...................................................................................................................... 9 4.1 Kernwaarden .................................................................................................................................................................... 9 4.2 Proactieve griffie .............................................................................................................................................................. 9 4.3 Voorspelbaar ‘nee’ zeggen .............................................................................................................................................. 9 4.4 Extra accenten 2025-2026 ............................................................................................................................................. 10 4.4.1 Raad in positie ........................................................................................................................................................ 10 4.4.2 Zichtbaarheid raad; communicatie ......................................................................................................................... 10 4.4.3 Zichtbaarheid griffie; interne communicatie ............................................................................................................

11 4.4.4 Raadsverkiezingen 18 maart 2026 ......................................................................................................................... 11 4.4.5 Aandachtspunten .................................................................................................................................................... 12 5. Griffieteam ............................................................................................................................................................................ 13 5.1 Formatie team griffie ...................................................................................................................................................... 13 5.2 Aandacht voor ontwikkeling ........................................................................................................................................... 13 6. Evaluatie ............................................................................................................................................................................... 14 Bijlage 1: Werkzaamheden van de griffie .................................................................................................................................

15 Bijlage 2: Interessante literatuur ............................................................................................................................................... 18

Pagina 2 van 18

1. Waarom een griffieplan? Wat betekent dat nu? Een griffie die de raad ondersteunt, adviseert en faciliteert? Wat betekent dat voor de gemeenteraad, de raadsleden en schaduw-raadsleden? Maar ook: wat betekent dit voor de collega’s van de organisatie die voor het college werken? Verder is het voorstelbaar dat bij de start van een nieuwe raadsperiode alle bestaande werkprocedures van de samenwerking tussen raad en college weer worden opgeschud en herijkt. Dat kan eveneens gevolgen hebben voor de ondersteuning die de gemeenteraad krijgt van de griffie. En in al deze gevallen kan een griffieplan behulpzaam zijn om inzicht te geven hoe de processen waarbij de griffie betrokken is, lopen. Vandaar, in het kort, het nut van een plan van de griffie van de gemeenteraad van Veenendaal. We kiezen voor de periode 2025-2026. De periode waarin de ‘oude’ gemeenteraad langzaamaan afscheid neemt en een nieuwe raad zich aandient. Maar voordat hierop wordt ingegaan, volgt eerst een schets waar de griffie geplaatst kan worden binnen de organisatie. 1.1 Positie griffie in de organisatie De griffie maakt sinds de invoering van het dualisme onderdeel uit van de organisatie. De dualisering van 2002 bracht in het gemeentebestuur een bestuurlijke organisatorische verandering. Gemeenteraad en college gingen zich tot elkaar verhouden als een soort algemeen bestuur resp. dagelijks bestuur.

De gemeenteraad kreeg nadrukkelijker een kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol. Het college kreeg de rol van dagelijks bestuur dat de besluiten van de raad uitvoert en ook zelfstandig besluiten kan nemen. De burgemeester vervult in dit bestuurlijk samenspel een verbindende rol. Hij is zowel voorzitter van de raad als voorzitter van het college, naast overigens zijn rol als zelfstandig bestuursorgaan waarin hij verantwoordelijk is voor openbare orde en veiligheid. De gemeentelijke organisatie ondersteunt het college bij het dagelijks bestuur (in de beleidsvoorbereiding, beleidsvorming en uitvoering van beleid). In die rol werkt zij tevens voor de gemeenteraad, die volgens de Grondwet het hoofd van de gemeente vormt (artikel 125). Omdat er een scherper onderscheid tussen de gemeenteraad en college was aangebracht, heeft de wetgever bepaald dat de gemeenteraad in zijn rollen zou worden ondersteund door de griffie. Daarmee werd de positie van de griffie ook bepaald. Zij valt rechtstreeks onder de gemeenteraad. Het zal natuurlijk duidelijk zijn dat bij het ondersteunen van de gemeenteraad in het waarmaken van zijn verschillende rollen, samenwerking met de organisatie van groot belang is.

Dat wordt bijvoorbeeld zichtbaar in de bestuurlijke driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier die regelmatig deze samenwerking bespreken en belangrijke zaken die in gemeenteraad/griffie en college/organisatie spelen af te stemmen. Schematisch overzicht

Pagina 3 van 18

1.2 Inzicht in ondersteuning van de raad Van de ene naar de andere vergadercyclus en het hele jaar door ondersteunt de griffie de gemeenteraad; de raadsleden en schaduw-raadsleden. Ieder kent daar wel voorbeelden van. Zo adviseert de griffie (schaduw-)raadsleden over allerhande onderwerpen. Dan gaat het om het stellen van vragen, het opstellen van amendementen en moties, het begeleiden bij een initiatiefvoorstel dat naar de gemeenteraad gaat of het vormgeven van een raadsavond over een onderwerp dat een raadslid over het voetlicht wil brengen. En dat is dan nog maar een greep uit alles, waarbij de griffie adviseert, ondersteunt en faciliteert. Daarnaast constateert de griffie ook wel dat het griffiewerk niet bij iedereen even goed bekend is. Het blijkt niet altijd helder waarvoor de (schaduw-)raadsleden bij de griffie terecht kunnen. In april 2026 treedt een nieuwe gemeenteraad aan. Een nieuwe periode start dan weer. Voor nieuwe raadsleden is het dan weer een uitdaging hoe de zaken aan te pakken. Dan is het goed te weten dat er een griffie is, die adviseert, ondersteunt en faciliteert. En dit geldt niet alleen de nieuwe (schaduw-)raadsleden, maar ook de raadsleden die reeds langer actief zijn. Dit griffieplan kan hen in het oppakken van het raadswerk helpen; alle griffie-collega’s staan voor hen klaar.

1.3 Inzicht in werken voor de raad Er is nog een aspect waarbij een griffieplan inzicht kan geven. Er zijn de afgelopen jaren veel nieuwe collega’s voor de gemeentelijke organisatie gaan werken. Velen van hen komen van buiten een gemeentelijke organisatie en weten vaak niet hoe dat precies werkt: werken voor de raad. Laat staan dat men dan van een griffie heeft gehoord. Terwijl werken in een politiek-gestuurde organisatie vraagt om een politiek-bestuurlijke sensitiviteit, en als belangrijk onderdeel daarvan, raadssensitiviteit. En hier kan de griffie eveneens de helpende hand bieden. Een griffieplan kan duidelijk maken welke plaats de griffie inneemt in de organisatie en in het samenspel van raad en college. Dan is helder bij wie je als beleidsmedewerker ook advies kunt halen. 1.4 Inzicht in het bepalen van de hulp voor de raad Tot slot is het werken met een griffieplan voor de griffie eveneens nuttig. Het maakt expliciet en zichtbaar waarmee de griffie aan de slag is en verzorgt daarmee de samenhang in de griffiewerkzaamheden. Tevens laat het zien waar zaken goed gaan en waar verbeteringen mogelijk zijn. Het werken met een raadsakkoord was in 2022-2026 nieuw. Het akkoord betekende voor de werkzaamheden andere accenten. Het nieuwe akkoord voor de raadsperiode 2026-2030 kan in dit verband eveneens tot wijzigingen leiden.

Wanneer er inzicht is in de griffiewerkzaamheden, is een griffieplan behulpzaam om zichtbaar te maken wat wijzigen moet, maar ook wat dit betekent voor de griffie. De laatste jaren heeft de griffie namelijk een behoorlijke werkdruk gevoeld om de werkzaamheden op een goede wijze uit te voeren.

Pagina 4 van 18

2. Context griffieplan We zagen in het vorige hoofdstuk al dat de griffie niet op een eiland werkt. Zij heeft een aparte plaats in de organisatie gekregen. En op die plek komen de verschillende werelden van een gemeente bij elkaar. De griffie(r) speelt een katalyserende rol tussen die werelden van politiek, bestuur, organisatie en samenleving. Naast deze interne component is er sprake van veel (externe) ontwikkelingen in samenleving en bestuur waarmee de gemeenteraad(sleden) geconfronteerd worden. Die ontwikkelingen volgen elkaar snel op en raken de lokale democratie, het werk van de raad en dus ook van de griffie. Hoe moeten, hoe kunnen zij zich daartoe verhouden? Daar kan de griffie eveneens een ondersteunende rol spelen. Het lokaal openbaar bestuur staat bepaald niet stil. De ontwikkelingen op dat gebied volgen elkaar snel op en raken de lokale democratie, het werk van de raad en dus ook van de griffie. Tot die ontwikkelingen moeten de gemeenteraad en de griffie zich verhouden. 2.1 De wereld van politiek, bestuur, organisatie en samenleving De gemeenteraad kan zijn werk goed doen, wanneer er samenhang en verbinding is tussen de verschillende werelden waarmee hij te maken heeft: de werelden van politiek, bestuur, organisatie en samenleving.

De griffie zoekt in haar ondersteuning van de gemeenteraad ook die samenhang en verbinding, zodat de gemeenteraad zo optimaal mogelijk kan werken. Een eerste wereld is die van de maatschappij. De betekenis van een gemeente ligt vooral in wat zij doet en betekent voor de samenleving. Voor de inwoners is de gemeentelijke overheid die het dichtst bij de inwoners staat en die veel voor haar inwoners belangrijk is. Dat wat in de samenleving/maatschappij gebeurt, is belangrijk voor het werk van de raad. Een tweede wereld is die van de organisatie in het gemeentehuis, die aan de slag is met allerlei vraagstukken en ambities die van belang zijn voor die samenleving. Een derde wereld is die van de politiek, die bij alle maatschappelijke ontwikkelingen zoekt naar haar rol en die met de inhoud van een vraagstuk aan de slag wil. Een vierde wereld, is tot slot de bestuurlijke, die bestuurt, beleid vaststelt en besluiten neemt. Al de werelden raken elkaar, vormen -als het goed is- een samenhang. Voor de samenhang en samenwerking tussen die werelden is de griffie(r) mede verantwoordelijk. 2.2 Ontwikkelingen lokaal bestuur Naast de lokale context van de gemeenteraad, zijn er landelijk tevens allerlei tendensen binnen het lokaal bestuur merkbaar. Hoewel er plaatselijk uiteraard verschillen kunnen zijn, kunnen er van die externe ontwikkelingen ook plaatselijk herkend worden.

Om er een aantal te noemen (zonder volledig te zijn): ▪ de hoeveelheid raadswerk neemt toe;1 de laatste jaren is het aantal taken van de gemeenten fors toegenomen. ▪ beleidswijzigingen van de landelijke wetgeving volgen elkaar snel op. Doelstellingen en opgaven van het landelijk bestuur slaan concreet neer bij de decentrale overheden. ▪ maatschappelijke thema’s worden complexer en veelzijdiger; als gevolg van het grote aantal taken en de achterblijvende financiën ontstaat een scheefgroei; de beleidsvrijheid voor gemeenten slinkt.2 ▪ door de complexiteit van èn verdergaande regionalisering van taken komt de democratische legitimatie onder druk te staan. ▪ er wordt een noodzaak gevoeld om verschillende vraagstukken integraal te benaderen. ▪ het vertrouwen van de overheid staat onder druk.3 ▪ er is een trend te signaleren waarbij de traditionele politieke besluitvorming (gemeenteraad-wethouders) meer wordt uitgedaagd; er is meer aandacht voor mogelijkheden van een directe democratie. ▪ er is een toenemende invloed van digitalisering op de samenleving, raad en daarmee ook op de griffie. ▪ agressie en intimidaties nemen landelijk gezien toe. ▪ er komt meer aandacht voor weerbaar bestuur. 1 Ter indicatie: voor 2025 zijn ca. 75 vergaderingen gepland en voor de regio ca. 10 bijeenkomst. Voeg daarbij de vele uitnodigingen die

een raadslid krijgt van inwoners, organisaties in Veenendaal, regionale bijeenkomsten et cetera. 2 Zie daarvoor bijvoorbeeld ook de brief van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (12 juni 2024) over ‘Bestuur en bestuurlijke inrichting’ waarin een stand van zaken van de ‘Actieagenda Sterk Bestuur’ wordt gegeven. Maar zie ook het rapport van de ROB Goede ondersteuning, sterke democratie. 3 Zie onder andere de brief ‘Aanbieding Staat van het Bestuur 2024’ van de minister van BZK.; voor de Staat van het Bestuur 2024, klik hier. Pagina 5 van 18

▪ met name rondom verkiezingen (b)lijkt de beschikbaarheid van kandidaten onder druk te staan; partijen hebben daar bij het samenstellen van de kandidaten mee te maken; de disbalans tussen raadswerk en het privéleven beïnvloedt de aantrekkelijkheid van het ambt.4 2.3 Sterke gemeenteraad essentieel voor goed openbaar bestuur Wat dit alles betekent voor gemeenteraden, werd treffend verwoord in een benchmarkrapport over raadsgriffies: “Raadsleden moeten steeds meer in hun mars hebben om goed te kunnen functioneren en gemeenteraden moeten beter georganiseerd zijn om hun rol waar te kunnen maken. Kortom ons lekenbestuur gaat over steeds meer zaken en zal professioneler moeten acteren om het hoofd boven water te houden.” Ook een andere conclusie die in dat verband in dat rapport getrokken wordt en betrekking heeft op de griffie, is interessant en onderschrijft tevens het belang van een griffieplan: “Raadsleden moeten ervan overtuigd raken dat zij baat hebben bij een sterke griffie. Krijgt de griffie meer 'positie in' en 'grip op' het politiek-, bestuurlijk- en ambtelijk samenspel dan werkt dat in ieders voordeel. Het nieuwe evenwicht zal ertoe leiden dat de ambtelijke organisatie zich gaat gedragen als ondersteuner van het college én van de gemeenteraad.” 5, 6

4 Een interessant onderzoek van de Rekenkamer Zwolle naar de werkdruk onder (oud-)raadsleden van de gemeente (september 2024)

geeft een indruk wat deze werkdruk voor impact heeft. 5 Zie BureauMB, Raadsgriffies anno 2022. De toekomstbestendige lijn!, p. 21 resp. p. 24. 6 De Raad voor het Openbaar Bestuur (ROB) heeft in een rapportage eveneens gesignaleerd dat het werk van decentrale volksvertegenwoordigers de afgelopen jaren flink is verzwaard. Hij noemt in dat verband de decentralisaties in het sociale domein en de vraagstukken van klimaat, stikstof of energietransitie. Taken zijn complexer geworden en samenwerking ingewikkelder. De ondersteuning is achterwege gebleven. Wat aan deze constatering te doen valt, beschrijft de ROB in Goede ondersteuning, sterke democratie. Over de ondersteuning van decentrale volksvertegenwoordigingen. Interessant is eveneens het advies van Jos Hessels (vanaf 2012 burgemeester van Echt-Susteren) over de ondersteuning van de gemeenteraad. Pagina 6 van 18

3. Ondersteuning door de griffie – een terugblik Voordat in een volgend hoofdstuk vooruitgekeken wordt op de activiteiten van de komende periode 2025-2026, kijken we eerst terug naar de achterliggende periode. Eerst volgt een overzicht van de werkzaamheden die de corebusiness van de griffie vormden. Het raadsakkoord ‘Samen werken in vertrouwen’ gaf de afgelopen raadsperiode extra accenten mee voor het griffiewerk. De vele werkzaamheden zorgden voor een relatief hoge werkdruk bij de griffie, die ook tot een aantal uitdagingen leidde. Dat alles was aanleiding als griffie te reflecteren op haar eigen functioneren. 3.1 Reguliere werkzaamheden griffie In zijn algemeenheid geldt, dat ieder (schaduw-)raadslid met elke vraag die het functioneren van de raad aangaat, bij de griffie terecht kan. Of het nu gaat om de vraag hoe iets ‘technisch’ aan te pakken of dat het gaat om een vraag die de positionering van de raad betreft, de griffie staat daarvoor klaar. Om de werkzaamheden van en op de griffie toch zichtbaar te maken, zijn deze grofweg verdeeld in een aantal categorieën. In deze paragraaf wordt daar een korte beschrijving van gegeven. In bijlage 1 van dit griffieplan is een uitgebreide beschrijving van de werkzaamheden opgenomen. 1. Het voorbereiden, begeleiden en afhandelen van commissie- en raadsvergaderingen.

De commissie- en raadsvergaderingen (inclusief de raadsavonden) worden georganiseerd en ondersteund door de griffie. Voor de raadsavonden vindt veel overleg plaats met de organisatie. 2. Advisering en ondersteuning van de verschillende subcommissies/werkgroepen van de raad (bijv. rekenkamer, auditcommissie, werkgeverscommissie, agendacommissie en fractievoorzittersoverleg). 3. Adviseren, coachen, faciliteren en ondersteunen van de gemeenteraad, voorzitters, (schaduw-)raadsleden en raadsfracties. Tevens is de laatste raadsperiode geïnvesteerd in de doorontwikkeling van de bestuurlijke samenwerking. 4. Interne vertegenwoordiging raad; aanspreekpunt ten behoeve van de raad voor het college, de organisatie en de samenleving. 5. Communicatie vanuit de raad (extern en intern); zichtbaarheid raad. 6. Overige werkzaamheden griffie. Allerhande activiteiten zijn niet in voorgaande categorieën onder te brengen. Denk bijvoorbeeld aan het bewaken van procedures en werkwijzen, het afdoen van ingekomen post en mails en bijkomende incidentele activiteiten als een herinrichting van de raadzaal en de aanschaf van een nieuw audiovisueel systeem voor de raadzaal. 7. Management van de griffieorganisatie. 8. Facilitaire en financiële zaken van de gemeenteraad. 3.2 Raadsperiode 2022-2026 De afgelopen jaren is geïnvesteerd in de bestuurlijke samenwerking van raad, college en organisatie.

De aanzet daarvoor is gegeven door het raadsakkoord Samen werken in vertrouwen. Daarin is het onderwerp ‘Bestuursstijl’ voor de periode 20222026 beschreven. Dit heeft de ondersteuning van de griffie een aantal extra accenten en activiteiten gegeven. Zo zijn het Reglement van orde van de gemeenteraad en de Verordening op de raadscommissies aangepast, waarin aspecten van de afgesproken bestuursstijl zijn geformaliseerd. Een belangrijke wijziging betreft de invoering van de lange termijn agenda (LTA).7 Bij goed gebruik van de LTA kan de raad optimaal tijdig in positie komen. Met het werken met startnotities heeft de griffie eveneens ervaring opgedaan. De griffie constateert dat op het terrein van de bestuurlijke samenwerking soms sprake is van verschillende snelheden. Dat kan bijvoorbeeld komen doordat er verschillende beelden bestaan over bepaalde doelen en/of aspecten van die bestuurlijke samenwerking. Op het vlak van de bestuurlijke samenwerking liggen nog kansen voor de gemeenteraad, waarbij de griffie kan adviseren en ondersteunen. 3.3 Hoge werkdruk De afgelopen periode heeft de griffie een (vrij) hoge werkdruk gekend. Een belangrijke inzet voor de griffie is het bewaken van het aanzien van de gemeenteraad als hoogste orgaan. Kwalitatief goede besluitvorming waarbij ieders bevoegdheid binnen het lokaal bestuur recht wordt gedaan, is daar onderdeel van.

Met het oog daarop voert de griffie haar reguliere werkzaamheden met volle inzet uit. Kijkend naar de werkzaamheden dan zijn deze de afgelopen jaren verder toegenomen,

7 Voor een toelichting daarop, zie het raadsvoorstel Lange Termijn Agenda Gemeenteraad (december 2024).

Pagina 7 van 18

denk bijvoorbeeld alleen al aan de toegenomen vergaderdichtheid. Het werken op de griffie gaat gepaard met het werken met harde deadlines binnen de vastgestelde vergaderplanning. Dit, gecombineerd met een klein team dat alles uitvoert, zorgt voor kwetsbaarheid van personeelsinzet. Ziekte, vertrek van collega’s (en daarmee het werven en inwerken van collega’s) legt dan een behoorlijke druk op het griffieteam. Alle teamleden helpen elkaar dan om alle werkzaamheden rond te krijgen. Hierbij komen tenslotte ook nog de vele (administratieve) processen die door de gemeentelijke organisatie zijn opgestart en waaraan de griffie als onderdeel van de gemeentelijke organisatie moet deelnemen. Deze processen kunnen soms veel tijd in beslag nemen en leggen een relatief grote claim op het kleine team. Door deze relatief hoge werkdruk is er weinig (schuif)ruimte voor het opnemen van verlof, het netwerken en uitwisselen van kennis, de ontwikkeling en professionalisering en het uitwerken van onderwerpen/thema’s die voor het functioneren van de raad en griffie van belang zijn.8 3.4 Heisessie griffieteam Geschetste ontwikkelingen zijn er mede aanleiding voor geweest, dat in februari 2025 de griffie onder leiding van een externe gespreksleider gereflecteerd heeft op het eigen functioneren.

Hiermee wilde de griffie inzicht krijgen in de strategische rol van de griffie als katalysator binnen de vier systemen (politiek, bestuur, organisatie en gemeenschap). Verder is het goed om scherper in beeld te krijgen wat wij zijn als griffie en wat we doen. Waar toetsen wij aan wat we doen of niet doen? Twee belangrijke lijnen hebben we uit deze sessie getrokken. We volstaan hier om deze te benoemen; elders komen we hierop terug. 1. ‘De raad (onze volksvertegenwoordiging) heeft aanzien, positie en meerwaarde voor de gemeenschap’. Met het gevraagd en ongevraagd adviseren, door strategisch te handelen in de vier werelden en de politieke processen die nodig zijn (mede) te organiseren wil de griffie bijdragen aan het in positie brengen van de gemeenteraad. 2. Om de rol van ondersteuner nog beter te kunnen spelen en het werk behapbaar en overzichtelijk te houden, gaat de griffie voorspelbaar ‘nee’ zeggen, waarbij uiteindelijk steeds bij alle activiteiten de toets is: draagt het bij aan het aanzien en de positie van de raad.

8 Voorbeelden van dat laatste zijn: regels voor de geheimhouding (sinds de wijziging per 1 april 2024), een werkproces BOPA (BOPA =

een buitenplanse omgevingsplanactiviteit), een pilot inspreken en de invulling en regeling van de raadsavonden (als nadere invulling van de beeldvormende avonden). Pagina 8 van 18

4. Ondersteuning door de griffie – een vooruitblik De griffie ondersteunt de gemeenteraad in zijn rol als hoogste bestuursorgaan door het bieden van onafhankelijke, deskundige en proactieve advisering en ondersteuning. De griffie bevordert daar waar mogelijk transparantie, participatie en verbinding tussen de raad, de inwoners en de gemeentelijke organisatie. Zij bevordert een open communicatie tussen de raad en samenleving. En dat alles met als doel, dat de raad (onze volksvertegenwoordiging) aanzien, positie en meerwaarde heeft voor de gemeenschap. Hierbij is uitgangspunt dat de gemeenteraad altijd zijn rol moet kunnen blijven spelen. Idealiter krijgt de gemeenteraad goede keuzes voorgelegd, zodat hij een goed besluit kan nemen. De griffie adviseert daarbij, gevraagd en ongevraagd. Zij handelt daarbij strategisch in alle vier de hiervoor genoemde werelden. Zij kiest daarbij bewust positie. In dit hoofdstuk passeren de extra accenten die de griffie de komende periode zet. 4.1 Kernwaarden Belangrijke kernwaarden die de griffie bij het uitvoeren van al die werkzaamheden hoog in het vaandel heeft, zijn: onafhankelijkheid, deskundigheid, transparantie en participatie. Daarmee wil de griffie dienstbaar zijn aan de gemeenteraad en de lokale democratie. 4.2 Proactieve griffie In § 2.3 is beschreven dat een sterke gemeenteraad essentieel is voor goed openbaar bestuur.

De griffie kan in haar ondersteuning van de gemeenteraad de raad helpen die rol waar te maken. Dat kan zij door gevraagd èn ongevraagd te adviseren, aan de lange termijn te denken en de raad te helpen om bij belangrijke besluiten tijdig in positie te komen. Zo’n rol van de griffie wordt normaalgesproken aangeduid als strategisch. Onze werkwijze lijkt daar zeker al op, maar wij geven er liever een eigen naam aan. De Veense griffie wil een proactieve griffie zijn. Daarmee bedoelen wij dat wij niet alleen strategisch handelen, maar vooral vooruitdenken en handelen in het belang van de raad. Wij wachten niet af tot vragen of problemen zich aandienen, maar proberen vroegtijdig te signaleren welke thema’s en processen ertoe doen voor de raad en hierop onze ondersteuning af te stemmen. Concreet houdt dit in dat wij proactief de brug slaan tussen raad, organisatie, college en samenleving, zodat de raadsleden het meeste uit hun taak als volksvertegenwoordiger kunnen halen. 4.3 Voorspelbaar ‘nee’ zeggen

In de griffiewereld wordt vaak onderscheid gemaakt tussen drie typen griffies. Een basisgriffie is voornamelijk gericht op de organisatie van vergaderingen en de administratieve ondersteuning. De nadruk ligt hierbij op het faciliteren van het proces, zodat de raad zijn werk kan doen. Een basis-plus griffie gaat een stap verder. Naast de faciliterende taken bieden zij ook meer inhoudelijke ondersteuning, bijvoorbeeld door het adviseren bij de inzet van raadsinstrumenten en het signaleren van kansen en knelpunten. Een strategische griffie kenmerkt zich door een actieve rol op politiek en bestuurlijk vlak: de griffie adviseert gevraagd én ongevraagd, denkt aan de lange termijn en helpt de raad tijdig in positie te komen bij belangrijke besluiten.

In vervolg op de heisessie heeft het griffieteam nagedacht over de accenten die in het griffiewerk de komende tijd kunnen worden aangebracht. Een belangrijk vertrekpunt hierbij is: dragen de activiteiten bij aan het aanzien en aan de positie van de raad? Zoals voor veel dingen geldt, geldt ook hier: niet alles kan. Daarom is een belangrijke voorwaarde om de griffierol goed uit te voeren dat de griffie voorspelbaar ‘nee’ gaat zeggen. De griffie gaat meer de eigen agenda hanteren en loopt gaten niet meer dicht. Het gaat daarbij om knelpunten of zaken die zich elders in de organisatie voordoen, als een probleem bij de griffie wordt neergelegd. De griffie voelde zich dan verantwoordelijk voor het probleem dat zich voordeed of werd aangedragen, op te lossen, omdat de raad er mogelijk te veel last van zou ondervinden. Dit is regelmatig een tijdrovende aangelegenheid gebleken, wat ervoor zorgt dat het reguliere werk daardoor onder druk komt te staan. De griffie stelt zich op het standpunt, dat een ‘probleem’ dat de griffie wordt binnengedragen (de zgn. ‘binnenvlieger’), niet per definitie een griffieprobleem is en zal het betreffende punt terugleggen waar het vandaan komt. Laat dáár de oplossing gevonden worden. Wordt de raad geraakt, of een ander gremium van de raad, dan zal de griffie hierin zeker een advies geven aan (het betreffende gremium van) de raad.

→ De griffie checkt voor 1 april 2026 bestaande spelregels, stelt eventueel nieuwe op en communiceert deze (met name intern). → Veel herhalingen van binnenvliegers worden gerapporteerd aan de werkgeverscommissie dan wel de raad.

Pagina 9 van 18

4.4 Extra accenten 2025-2026 De activiteiten zoals beschreven in bijlage 1 vormen de kernactiviteiten van het griffieteam. Deze zitten dus in het standaardpakket van het werk van de griffie. Om een beeld te krijgen van alle activiteiten is het goed deze bijlage naast hoofdstuk 4 te leggen. Op grond van de ervaringen van de afgelopen jaren is daarbovenop de komende periode 2025-2026 een aantal accenten aan te brengen in het griffiewerk. Accenten die bijdragen aan het doel van de griffie: de bevordering van het aanzien, de positie en de meerwaarde van de raad voor de gemeenschap. 4.4.1 Raad in positie De raad heeft verschillende mogelijkheden zijn positie nog steviger in te nemen. Zo is er onder meer de lange termijn agenda (LTA). De raad heeft de wens in het besluitvormingsproces bij majeure en impactvolle besluiten tijdig in positie te komen. De invoering van de lange termijn agenda (LTA) is daarin een belangrijke stap geweest. De raad kan hierdoor in het proces in positie komen. Tevens is de LTA een goed agenderingsinstrument van de gemeenteraad. Er zijn meer mogelijkheden die aan de positionering van de raad een nieuwe impuls kunnen geven. → Waar het gaat om het gebruik van de LTA, zal de griffie de agendacommissie/raad proactief adviseren.

Dat advies kan bijvoorbeeld zien op het proces of op de processtappen (wat betreft dat laatste: is een extra raadsavond, een rondetafelgesprek, consultatiememo etc. nuttig?). Hapert het proces, dan is dat tevens een aanleiding voor een proactief advies. De LTA kan eveneens iets betekenen in het beheersen van de vergaderdruk. → De griffie zal actief meedenken met de organisatie bij de verbetering van de bewaking van de uitvoering van toezeggingen, moties en beantwoording van schriftelijke vragen. → In hun zoektocht naar de rol van de raad zal de griffie de raadsleden actief adviseren op welke wijze zij hun rol waar kunnen maken. → De griffie zal de komende raadsperiode meer focus leggen op de individuele ontwikkeling van (nieuwe) raadsleden. Daarnaast stimuleert de griffie de ontwikkeling van vaardigheden van (schaduw-)raadsleden door het aanbieden (na gebleken behoefte) van gezamenlijke opleidingen en trainingen. → De Verordening ambtelijke ondersteuning dateert van januari 2003. In die verordening is alleen de ambtelijke bijstand geregeld. De fractieondersteuning, zoals bedoeld in artikel 33 van de Gemeentewet heeft daarin geen plaats gehad.

Ten behoeve van de nieuwe raadsperiode zal de griffie de ervaringen rondom ambtelijke bijstand evalueren (met name bij de initiatiefvoorstellen), daaruit aanbevelingen opmaken ten behoeve van een nieuwe verordening ambtelijke bijstand en tevens voor de gemeenteraad een keuzenotitie voorleggen met betrekking tot fractieondersteuning. → De griffie gaat de mogelijkheden na van het gebruik van keuze- dan wel discussienotities naast het gebruik van de consultatiememo. Uitgangspunt hierbij is: hoe kan een raad zijn kaderstellende rol nog scherper tot uitdrukking brengen. → De nadruk wordt meestal gelegd op de kaderstellende en controlerende rol van de raad. Minstens zo belangrijk is de volksvertegenwoordigende rol. Op de wijze waarop de raadsleden die rol vorm kunnen geven, wil de griffie behulpzaam zijn: hoe kunnen de raadsleden die input vanuit de samenleving politiek maken? 9 4.4.2 Zichtbaarheid raad; communicatie In de komende periode 2025-2026 richt de griffie zich op het verbeteren van bepaalde communicatie-uitingen. Deze actie heeft in eerste instantie meer de focus op het op orde brengen van de basis.

Hiervoor worden vier uitgangspunten gehanteerd: voorlichting (informeren over wanneer er wat besproken en besloten wordt in de gemeenteraad), invloed (manieren om in contact te komen met de gemeenteraad en om invloed uit te kunnen oefenen [inspreken, in gesprek met de gemeenteraad, burgerinitiatief]), beeldvorming gemeenteraad (inzicht geven wie de raadsleden zijn en het werk dat zij doen) en educatie (uitleg geven over de processen van de raad [hoe gaat dat raadsproces nu in zijn werk], gast van de raad en ProDemos-modules). Voor de komende periode denken we dan onder meer aan: → Het ontwikkelen van een communicatielijn via social media, als LinkedIn en YouTube en een heroverweging van het gebruik van Facebook. Met als doel te informeren over wanneer er wat besproken en besloten wordt (en is) in de gemeenteraad.

9 In 2011 vroeg D.J. Elzinga al aandacht voor de politieke profilering van partijen. Hij vroeg aandacht en ruimte voor het bedrijven van

politiek met en grote P (Binnenlands Bestuur 2 april 2011). Pagina 10 van 18

→ Het updaten van de website (pagina’s gemeenteraad) en dan zodanig, dat de juiste info up-to-date is en makkelijk te vinden. → Het inzetten van de informatiepagina’s van NotuBiz die tot op heden niet zijn ingezet [processen beschrijven, uitleg over specifieke onderwerpen geven et cetera]. → Het ontwikkelen van de module Themadossiers, waarmee voor (schaduw-)raadsleden èn inwoners politiek relevante dossiers op een overzichtelijke manier gepresenteerd worden. → Het herzien dan wel ontwikkelen van infographics voor inwoners om voor hen de toegankelijkheid van het politieke proces te vergemakkelijken (voorbeelden infographics over raadsavonden, inspreken etc.). → De griffie volgt de ontwikkelingen van AI op de voet om oog te houden voor de toepasbaarheid in het politiek proces. (Op dit moment is er onvoldoende budget om hiermee te experimenteren met heel succesvolle toepassingen.) → De griffie verkent, in vervolg op de Gast van de raad, de mogelijkheden van het organiseren van een cursus voor inwoners (‘Politiek actief’). 4.4.3 Zichtbaarheid griffie; interne communicatie Gezien de vele nieuwe collega’s die de gemeentelijke organisatie jaarlijks krijgt, blijft het investeren in communicatie met de organisatie over de werkprocessen van de gemeenteraad en van de griffie nuttig en noodzakelijk.

→ Veel collega’s zijn niet altijd (even goed) op de hoogte van de werkprocessen van raad en griffie. Om daarin verbetering te brengen, checkt de griffie de werkprocessen, actualiseert die waar nodig en verheldert zij de spelregels. Hierover communiceert de griffie actief via BijVeen en door middel van infographics (processen in één oogopslag, zoals over de raadsavonden, opvolging moties, inspreken, ambtelijke bijstand etc.) Zie ook § 4.2 dat op dit punt ook betrekking heeft. → Naast het geven van workshops aan nieuwe collega’s van de gemeentelijke organisatie kan een variant op Gast van de raad voor interne collega’s bijdragen aan het ontwikkelen van raadssensitiviteit. De griffie zal de mogelijkheden hiervoor verkennen. → De griffie zal de komende periode 2025-2026 communiceren over de uitvoering van het Griffieplan en van andere griffieactiviteiten, zodat (ook bij de gemeenteraad) meer bekendheid ontstaat met het werk van de griffie. 4.4.4 Raadsverkiezingen 18 maart 2026 De voorbereiding op deze verkiezingen valt grofweg in drie delen uiteen. In de eerste plaats is er de voorbereiding op deze verkiezingen, zoals het voorlichten van politieke partijen over de aandachtspunten integriteit en ondermijning bij het opstellen van kandidatenlijsten, de opkomstbevordering en het voorbereiden van een inwerkprogramma voor de nieuw gekozen raad.

Hebben de verkiezingen eenmaal plaatsgevonden, dan breekt de tweede fase aan. Dan zullen de benoemingsdocumenten van de raadsleden in korte tijd gereed gemaakt moeten worden. In de raadsvergadering waarin deze benoemingsdocumenten behandeld worden, zal tevens afscheid genomen worden van de vertrekkende raadsleden. Het derde deel betreft dan de start van de nieuwe raad. Een nieuw akkoord zal worden gesloten. Het inwerkprogramma vindt dan daadwerkelijk plaats. Als alles volgens planning verloopt, kunnen de afscheidsraad en de installatieraad in de heringerichte raadzaal plaatsvinden. Om een beeld te geven van de vele activiteiten volgt hieronder een greep uit het draaiboek raadsverkiezingen 2026. → Voorbereidingen inwerkprogramma nieuwe raad (incl. kennismaking samenleving, inwijding in processen, organisatie raadsweekend). → De griffie verleent ook ondersteuning aan een regionaal inwerkprogramma van raadsleden. → Afscheid van de oude raad (incl. afscheidsdiner, afscheidsspeeches en mogelijke koninklijke onderscheidingen) en welkom van de nieuwe raad (geloofsbrieven tot en met het toegang verschaffen tot het raadsinformatiesysteem). In de gemeenteraad waarin de geloofsbrieven van de gekozen raadsleden worden goedgekeurd, komt tevens een raadsvoorstel met betrekking tot de vaststelling van de rechtmatigheid van de verkiezingen aan de orde (op te stellen door de griffier).

→ Opkomstbevordering (waaronder inzet stemhulp, (mogelijke) verkiezingskrant (of een variant daarop), (slot)debat). → Organiseren check-in nieuwe raadsleden (burgemeester en griffier maken kennis met alle 35 gekozen raadsleden en besteden daarbij onder meer aandacht aan integriteit en weerbaar bestuur). → Samenstellen digitaal interactief Handboek voor de raadsleden. In dat handboek kunnen de (schaduw-)raadsleden alle relevante informatie vinden om een goede start te maken. Pagina 11 van 18

→ Opstellen overdrachtsdocumenten. Een eerste stap hiervoor is de organisatie van de conferentie van oktober 2025 over onder meer het werken met een raadsakkoord. → Voorbereiding van de (in)formatie(fase) van maart/april 2026. → Ondersteuning bij de totstandkoming van een nieuw akkoord. Een en ander is hierbij afhankelijk van de vorm die het akkoord krijgt. Dat akkoord zal waarschijnlijk door middel van een raadsvoorstel aan de gemeenteraad worden voorgelegd. → De burgemeester is conform artikel 170, lid 2, van de Gemeentewet de hoeder van de bestuurlijke integriteit. De griffie(r) ondersteunt hem daarbij. In het kader van het aantreden van de nieuwe gemeenteraad zal het komende jaar het thema ‘Weerbaar Bestuur’ (integriteit, agressie & intimidatie, (interne) omgangsvormen en ondermijning) de voortdurende en nodige aandacht krijgen. 4.4.5 Aandachtspunten Ondanks de vele activiteiten die de griffie onderneemt, zijn er activiteiten waaraan de griffie niet toekomt of waarbij geconstateerd kan worden dat deze een substantieel beslag op de werkzaamheden kunnen leggen. → Aan een eerder geuite wens om een kinderraad in het leven te roepen, komt de griffie wegens onvoldoende beschikbare tijd, niet toe.

→ De organisatie van een motiemarkt (omtrent de Kadernota), waarbij (samengevat) inwoners interessante ideeën onder de aandacht van raadsleden kunnen brengen en hen kunnen overhalen daarover een motie in te dienen in de gemeenteraad. → Het begeleiden (van de verkiezing) van de kinderburgermeester vraagt veel inzet van de raadsadviseur beeldvorming & communicatie waardoor andere activiteiten in het gedrang komen. De komende periode vindt een evaluatie plaats van deze begeleiding. Met nadruk zij nog opgemerkt, dat het fenomeen kinderburgemeester zeker niet (meer) is weg te denken in Veenendaal en dat niet getwijfeld wordt aan de zin en het nut daarvan. → De digitalisering van het besluitvormingsproces heeft de afgelopen jaren veel aandacht gehad. De verwachting is dat dit proces in het vierde kwartaal 2025 kan worden afgerond. De foutgevoeligheid bij de overdracht van stukken aan de gemeenteraad wordt daarmee voor een groot deel teruggebracht. → De (verplichte) participatie van de griffie in de verschillende kwaliteitssystemen vraagt veel aandacht. De griffie hanteert daarbij het uitgangspunt dat de minimale basis op orde is.

Pagina 12 van 18

5. Griffieteam Alle werkzaamheden zoals beschreven in dit griffieplan en in bijlage 1 worden verricht door een betrokken en bevlogen team van zes personen. In het kader van de raadsverkiezingen heeft de griffie tijdelijk extra ondersteuning. Een goed team verdient ook goed onderhoud. Daarom zal blijvend aandacht besteed worden aan ontwikkeling en professionalisering. 5.1 Formatie team griffie Onderstaand overzicht geeft inzicht in de uren en het aantal fte. Functie Griffier Plv. griffier / raadsadviseur sociaal domein Raadsadviseur fysiek domein Raadsadviseur bedrijfsvoering, financiën en secretaris Rekenkamer Raadsadviseur beeldvorming & communicatie Griffiemedewerker Totaal

Uren per week 36 32 32 28 36 32 196

Fte 1 0,89 0,89 0,78 1 0,89 5,45

Tijdelijke ondersteuning raadsverkiezingen (1/9 2025 t/m 30/6/2026)

32

0,89

De gemiddelde omvang van de griffies in de gemeenten van 65.000 tot 80.000 inwoners bedraagt 6,28 fte. Met 5,45 uur scoort de Veense griffie daaronder. Dit bevestigt het beeld dat de griffie scherp aan de wind moet zeilen. Met de tijdelijke ondersteuning met het oog op de raadsverkiezingen zit de griffie op dat gemiddelde. 5.2 Aandacht voor ontwikkeling Zoals in hoofdstuk 3 reeds is geconstateerd, is er door de relatief hoge werkdruk nauwelijks gelegenheid voor ontwikkeling, netwerken en het uitwisselen van kennis. Voor de periode 2025-2026 zal dit punt een punt van voortdurende aandacht zijn. → Verdieping en vernieuwing van het functioneren van de griffie verdienen de nodige aandacht. De griffier zal in zijn overleggen met de collega’s de mogelijkheden van netwerken, uitwisselen van kennis en verdere professionalisering bespreken.

Pagina 13 van 18

6. Evaluatie In het vierde kwartaal 2026 zal de griffie dit griffieplan evalueren. De uitkomsten van deze evaluatie zullen worden verwerkt in een volgende versie van het griffieplan. Naast deze evaluatie zal in de tweede helft van 2026 ook duidelijk worden wat de betekenis van het nieuwe akkoord dat na de verkiezingen in april/mei 2026 zal worden opgesteld, is voor de griffie. Wanneer er nieuwe ambities van de gemeenteraad worden geformuleerd, kan dat mogelijk gevolgen hebben voor de bestuurlijke samenwerking tussen raad, college en organisatie. Die ambities kunnen dan tevens vertaald worden in het nieuwe griffieplan. → In het vierde kwartaal 2026 zal het Griffieplan 2025-2026 worden geëvalueerd. In het eerste kwartaal 2027 zal een nieuw griffieplan aan de werkgeverscommissie worden aangeboden, waarin eveneens de eventuele raadsambities zullen worden verwerkt.

Pagina 14 van 18

Bijlage 1: Werkzaamheden van de griffie Om inzicht te creëren in de diversiteit van activiteiten van de griffie is onderstaand overzicht opgesteld. Het overzicht is uiteraard niet volledig. 1. Voorbereiden, begeleiden en afhandelen van commissie- en raadsvergaderingen Dit betreft de werkzaamheden van de griffie bij het voorbereiden, begeleiden en afhandelen van de commissie- en raadsvergaderingen. De commissie- en raadsvergaderingen (incl. de raadsavonden) worden georganiseerd en ondersteund door de griffie. Voor de beeldvormende avonden vindt veel overleg plaats met de organisatie. De griffie verzorgt de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van vergaderingen van de gemeenteraad en raadscommissies door onder andere: ▪ opstellen conceptagenda’s. ▪ het aanmaken van de vergaderingen én het doorzetten van de stukken in het raadsinformatiesysteem (RIS). ▪ publiceren van de agenda’s en achterliggende stukken. ▪ rondsturen technische vragen en mondelinge vragen voor het vragenuur. ▪ opstellen van de memo’s voor de voorzitters. ▪ insprekers begeleiden en adviseren. ▪ ordenen en verspreiden aangekondigde moties en amendementen. ▪ ondersteuning van de raadsvoorzitter en de commissievoorzitters bij de voorbereiding en het verloop van de vergaderingen. ▪ opstellen besluitenlijsten.

▪ uitwerken besluiten en verwerken raadsbesluiten en ingediende moties en amendementen. ▪ overige administratieve taken rond de vergaderingen. 2. Advisering en ondersteuning van de verschillende subcommissies/werkgroepen van de raad De gemeenteraad heeft diverse (sub)commissies en dergelijke waarbij de griffie een ondersteunende rol heeft: ▪ agendacommissie; ▪ fractievoorzittersoverleg; ▪ auditcommissie; ▪ rekenkamer; ▪ werkgeverscommissie; ▪ Klankbordgroep Bestuurlijke Samenwerking (KBS); ▪ dialooggroep Omgevingsvisie; ▪ vertrouwenscommissie (jaarlijks klankbordgesprekken). -

-

De werkzaamheden van de griffie zijn per gremium verschillend qua inhoud en intensiteit. De agendacommissie, de auditcommissie en de Rekenkamer vergaderen frequent en vragen een intensieve ondersteuning. Dat laatste is ook het geval bij de KBS en de vertrouwenscommissie. De frequentie van vergaderen ligt lager. Wat betreft KBS bereidt de griffier dat samen voor met de wethouder bestuurlijke samenwerking en de gemeentesecretaris. Daarnaast voert de griffier overleg met de raadsvoorzitter en voor zover nodig met de agendacommissie over het bestuurlijk besluitvormingsproces en over de huishouding van de raad.

3. Adviseren, coachen, faciliteren en ondersteunen van de gemeenteraad, commissievoorzitters, (schaduw)raadsleden en raadsfracties; doorontwikkeling bestuurlijke samenwerking De taak zegt al veel: het adviseren, faciliteren en ondersteunen van de gemeenteraad, voorzitters, (schaduw)raadsleden en raadsfracties. Wat valt daar zoal onder? ▪ Dagelijks aanspreekpunt voor (schaduw-)raadsleden. ▪ Ondersteuning, advisering (gevraagd en ongevraagd) en coaching van (schaduw-)raadsleden. ▪ Faciliteren en organiseren werkbezoeken raad. ▪ Faciliteren en organiseren van bijeenkomsten georganiseerd vanuit de raad (denk aan bijeenkomsten over wonen, groen en afval/lachgascilinders). ▪ Organiseren trainingen en cursussen. Pagina 15 van 18

▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Adviseren van (schaduw-)raadsleden m.b.t. inzet van raadsinstrumenten. Adviseren van (schaduw-)raadsleden m.b.t. moties/amendementen en schriftelijke vragen. Indien nodig: inschakelen ambtelijke bijstand. Adviseren over (de bewustwording van) de integriteit en veiligheid van de leden van de raad. Doordenken en bijdragen aan de verdere ontwikkeling van de bestuurlijke samenwerking. Het verbeteren/vergroten van het aanzien van de raad; de raad in positie.

4. Interne vertegenwoordiging raad / vertegenwoordiging vanuit de raad voor het college, ambtelijke organisatie en de samenleving De griffie(r) fungeert als vertegenwoordiger en aanspreekpunt van de raad voor zowel binnen als buiten de organisatie: ▪ de griffie(r) is aanspreekpunt voor de ambtelijke organisatie voor alle vragen die leven rond de raad c.q. de vergaderingen. ▪ gevraagd en ongevraagd biedt griffie aan toelichting te geven op (werk)processen raad/griffie. ▪ de griffier maakt deel uit van het wekelijkse driehoeksoverleg met burgemeester en gemeentesecretaris. ▪ de griffier overlegt minstens viermaal per jaar met de directie. ▪ de griffier geeft in samenwerking met de organisatie voor nieuwe beleidsmedewerkers een cursus werken in een politiek-gestuurde organisatie met aandacht voor raadssensitiveit. ▪ viermaal per jaar draagt griffier bij aan introductieprogramma nieuwe collega’s. ▪ de griffie(r) is aanspreekpunt namens de raad voor inwoners, maatschappelijke organisaties en bedrijven in de samenleving en geeft voorlichting over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen bij de raad in het bijzonder. ▪ de griffier neemt deel aan het overleg van de griffiers in de Regio Foodvalley en van de griffierskring Utrecht-Oost en Noordwest-Veluwe. ▪ griffier ondersteunt actief Veense vertegenwoordigers in regiocommissie Regio Foodvalley. 5.

Communicatie vanuit de raad (extern en intern) / zichtbaarheid raad De griffie geeft vorm aan de raadscommunicatie richting de samenleving. In 2024 is een beknopt communicatieplan opgesteld; in 2025 wordt verder nagedacht over een nieuw communicatieplan. Het belangrijkste doel is de zichtbaarheid van de raad te vergroten. Op dit moment worden onder meer de volgende communicatiemiddelen ingezet: ▪ opstellen Raadsnieuws en weergave daarvan in de Rijnpost. ▪ bijhouden website, onderdeel gemeenteraad. ▪ bijhouden X (incl. agenda en besluiten raad). ▪ Facebook voor uitzendingen raad. ▪ meewerken aan organiseren Democracity e.d. voor basisscholen; scholierendebat middelbare scholen. ▪ Gast van de raad. ▪ NotuBiz (met livestream, agenda en stukken). ▪ persberichten bij grotere of speciale gebeurtenissen. ▪ jaaroverzicht raad. 6. Overige werkzaamheden griffie Er zijn verschillende overige werkzaamheden bij de griffie, zoals: ▪ het bewaken van de procedures en werkwijzen voor de raad. ▪ overleg over, adviseren en begeleiden van facilitaire en ICT-voorzieningen. ▪ aanbesteding accountant (vierjaarlijks). ▪ het afdoen van ingekomen post/mails. ▪ het verzenden van informatie van én naar de raad. ▪ het verbeteren en optimaliseren van werkprocessen griffie. ▪ het jaarlijks opstellen van een vergaderplanning.

▪ beheer van de kwaliteitssystemen van de gemeente (normenkader met betrekking tot de griffie) en beheer van Politiek Portaal NotuBiz (normenkader in samenwerking met bestuursondersteuning). ▪ beheer portfoliomanagement met betrekking tot de griffie.

Pagina 16 van 18

▪ ▪ ▪ ▪

Archivering. tweewekelijks overleg griffie voor de afstemming van de werkzaamheden. tweewekelijks bila’s medewerkers griffie voor afstemming lopende activiteiten. verkiezing kinderburgemeester (jaarlijks) en begeleiden kinderburgemeester.

7. Management van de griffieorganisatie De managementtaken van de griffier vallen onder deze categorie, te denken valt aan: ▪ leiding geven aan medewerkers van de griffie en de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand. ▪ het begeleiden, adviseren en ondersteunen van de griffiemedewerkers. ▪ uitvoeren van personeelsbeleid t.a.v. medewerkers van de griffie (denk ook aan ambitie-, voortgangs- en waarderingsgesprekken). 8. Facilitaire en financiële zaken van de raad De griffier is verantwoordelijk voor het opstellen, bewaken en begroten van het griffie- en raadsbudget. De raad stelt deze budgetten vast, door het jaarlijks vaststellen van de begroting. Daarnaast: ▪ zorgt de griffie voor het (laten) uitbetalen van de presentiegelden. ▪ bewaakt de griffie ook de uitbetaling van verschillende vergoedingen en declaraties.

Pagina 17 van 18

Bijlage 2: Interessante literatuur Voor het werk van de gemeenteraden en de context van de griffie is veel literatuur voor handen. Hier volgt een kleine selectie daaruit. 1. De minister heeft diverse brieven geschreven naar de Tweede Kamer over de Actieagenda Sterk Bestuur en over het decentrale bestuur. Deze brieven geven inzicht in de waardering van het decentraal bestuur door de minister en de prioriteiten die de minister stelt. Om er twee onder de aandacht te brengen: a. Brief over de Versterking decentrale volksvertegenwoordigingen en besturen van 4 september 2023. b. Brief over het Bestuur en bestuurlijke inrichting van 12 juni 2024. c. Brief over de Aanbieding Staat van het Bestuur 2024; voor de Staat van het Bestuur 2024, klik hier. 2. Voor het ministerie is een rapport opgesteld over de functie van de griffier: Eigenstandig en (on)afhankelijk. Nieuwe spelregels voor sterkere griffie(r)s (mei 2023). Het rapport verscheen als bijlage bij de brief van de minister van 4 september 2023 (zie 1a). 3. Een artikel dat griffiers wil helpen om breder en gerichter naar hun werk te kijken, is het artikel van Marije van den Berg en Vincent van Stipdonk: Er(tussen)in; griffies als katalysator tussen politiek, bestuur, organisatie en gemeenschap (2023).

Als griffier ben je er natuurlijk voor de raad (de politiek), maar daarvoor moet je je ook richten op het bestuur, de organisatie en de gemeenschap. Dat zijn de vier werelden, de vier systemen waarmee de griffie(r) werkt. Zie ook § 2.1. 4. Er zijn diverse rapporten verschenen over de werkdruk van de raadsleden. Ook de Raad voor het Openbaar Bestuur (ROB) heeft daarover iets het licht doen zien. Interessant is een heel gericht onderzoek binnen de gemeenteraad van Zwolle naar de werkdruk. Dat onderzoek is verricht onder raadsleden en oud-raadsleden van die gemeenteraad. Zie het Rapport quickscan werken als raadslid (september 2024). 5. De ROB heeft ook over de ondersteuning van de gemeenteraad geadviseerd. Hij heeft de minister opgeroepen om normen te stellen voor de ondersteuning van gemeenteraden en provinciale staten. Zie daarvoor Goede ondersteuning, sterke democratie. Over de ondersteuning van decentrale volksvertegenwoordigingen (november 2020). 6. In 2024 werd het document Toekomstbestendig decentraal bestuur. Waarden van bestuurlijk en ambtelijk vakmanschap. De publicatie beschrijft de trends en factoren waar het decentraal bestuur mee te maken heeft of krijgt. Die trends en factoren vormen de context en rechtvaardiging voor de gekozen waarden van toekomstig vakmanschap. Vervolgens worden de meest relevante waarden voor het toekomstig vakmanschap beschreven.

Hierop volgt een beschrijving per ambtsdrager van welke vier waarden de komende jaren extra aandacht verdienen of vragen. Op de pagina’s 33 t/m 35 staat de beschrijving voor de griffiers; op de pagina’s 36 t/m 38 staat die voor de raadsleden.

Pagina 18 van 18