3. Controleplan accountantscontrole 2023

Controleplan 2023 V2.0 Gemeente Veenendaal

2.

Inhoud 1.

2.

Inleiding .................................................................................................... 4 1.1

Opdracht ............................................................................................. 4

1.2

Team .................................................................................................. 4

Uitvoering ................................................................................................. 5 2.1

Materialiteit.......................................................................................... 5

2.2

Controlefasering, rapportages en planning ...................................................... 5

2.3

Speerpunten Raad ................................................................................... 6

3.

Ontwikkelingen ........................................................................................... 6

4.

Controleaanpak ........................................................................................... 7

5.

4.1

Rechtmatigheidsvoorschriften ..................................................................... 7

4.2

Gebruik werkzaamheden interne controle ...................................................... 7

4.3

Significante jaarrekeningposten, hoofdlijn controleaanpak en risico’s ..................... 7

Afsluiting ................................................................................................... 9

3. Aan de Raad van de gemeente Veenendaal Postbus 1100 3900 BC Veenendaal

Doetinchem, 21 augustus 2023 459601/RG/NK Geachte raadsleden, Op basis van onze overeenkomst van 4 februari 2022 controleren wij het jaar 2023 van uw gemeente. Voor onze controle van de jaarrekening 2023 hebben wij bijgaand controleplan opgesteld, zoals aangegeven in onze offerte van 5 juli 2021. De opmerkingen van de auditcommissie zijn in deze herziene versie verwerkt. Dit plan is uitsluitend voor u bestemd en niet voor andere doeleinden. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman

dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA

4.

Controleplan 2023 gemeente Veenendaal 1. Inleiding Het controleplan is gebaseerd op onze offerte van 5 juli 2021 inzake de accountantsdiensten met de daarin beschreven controleaanpak, communicatie- en rapportagemomenten. Bij het opstellen hebben wij rekening gehouden met de actuele ontwikkelingen, de opgedane kennis over voorgaande jaren en uw wensen. In dit controleplan beschrijven wij op hoofdlijnen onze controleaanpak. 1.1

Opdracht

Stolwijk Kelderman heeft de opdracht om de jaarrekening 2023 van uw organisatie te controleren op getrouwheid. Vanaf 2023 zullen wij als onderdeel daarvan de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording controleren. De verantwoordelijkheid voor het opstellen van deze verantwoording ligt bij het College van B&W. Wij controleren of de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld weergeeft. De verantwoording en onderliggende lasten en baten en balansmutaties worden getoetst aan de geldende wet- en regelgeving op basis van steekproeven op de verbijzonderde interne controle. Wij zullen onze controle verrichten in overeenstemming met het Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften. Nederlands recht vereist onder meer dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controlecliënten. Daarnaast hanteren wij het besluit accountantscontrole decentrale overheden (het BADO), de door u vastgestelde controleverordening (ex artikel 213 van de gemeentewet), het door u vastgestelde controleprotocol én het door u vastgestelde normenkader als basis voor de controle. De accountant is verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de organisatie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude.

De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij het college. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar de opdrachtbevestiging. 1.2

Team

Ons vaste kernteam voor de jaarrekeningcontrole bestaat uit:

Van links naar rechts: Reinier Gosselink-Wolbrink (tekenend accountant) en Hester de Feiter (senior accountant). Naast dit vaste team voegen wij afhankelijk van de uit te voeren werkzaamheden assistenten en een IT-auditor aan het team toe. Contactgegevens: Reinier Gosselink 06-10 01 44 20 r.gosselink@stolwijkkelderman.nl Hester de Feiter 06-10 88 14 29 h.d.feiter@stolwijkkelderman.nl

5. 2. Uitvoering 2.1

Materialiteit

De door ons voor de controle te hanteren goedkeuringstolerantie voor fouten bedraagt € 2.300.000 (1% van de lasten, inclusief dotaties aan bestemmingsreserves) en voor onzekerheden € 6.900.000 (3% van de lasten, inclusief dotaties aan de bestemmingsreserves). Deze bedragen zijn gebaseerd op de primitieve begroting 2023 en zullen op basis van de gerealiseerde lasten over 2023 worden aangepast. De rapporteringstolerantie bedraagt conform uw wens € 100.000. Voor de SiSa-bijlage en de WNT (wet normering topinkomens)-verantwoording hanteren wij de wettelijk voorgeschreven (lagere) goedkeuringstoleranties. 2.2

Controlefasering, rapportages en planning

Wij voeren onze controle gefaseerd in de tijd uit. Hierbij sluiten wij aan bij de planning & control cyclus van uw gemeente en werken zo gezamenlijk naar het einddoel. De aanpak van de controle is specifiek gemaakt voor uw gemeente. Een belangrijk onderdeel van onze verantwoordelijkheid als onafhankelijke accountant van de gemeente, is ondersteuning te bieden aan de auditcommissie bij het uitoefenen van haar bestuurlijke verantwoordelijkheden. Tijdens de uitvoering van de controle houden wij u op de hoogte van de voortgang van de werkzaamheden, de aandachtsgebieden en de afstemming met het management. Daarnaast informeren wij u over markt- en economische ontwikkelingen, bestuurlijke ontwikkelingen, en de toegang tot deskundigen en educatieve middelen om de effectiviteit van de toezichthoudende rol van de auditcommissie te verhogen. Fase

Periode

Rapportage

Bespreken met

Planning

juli 2023

Controleplan (incl. speerpunten)

Voorbereiding interim Interimcontrole

September 2023 Oktober/ november 2023 December 2023

Lijst op te leveren stukken interim Managementletter Boardletter

Directeur bedrijfsvoering, Auditcommissie Directeur bedrijfsvoering Directie, College en Auditcommissie

Voorbereiding balanscontrole Afronding procescontrole en voorbereiding jaarrekening Balanscontrole

Januari 2024

April 2024

Bespreking/ Afstemming Augustus September November Januari

lijst op te leveren stukken jaarrekening Aandachtspunten jaarrekeningcontrole

Directeur bedrijfsvoering

December

Directeur bedrijfsvoering

Februari

Accountantsverslag + Controleverklaring

Directie, College, en Auditcommissie

Mei Juni

6. 2.3

Speerpunten Raad

Wij hebben van de auditcommissie de volgende speerpunten meegekregen voor onze controle. Wij zullen over onze bevindingen rapporteren in de boardletter en (samenvattend) in het accountantsverslag. Proces / onderwerp Gemeenschappelijke regelingen en verbonden partijen

Grondexploitatie

Speerpunt Gemeenschappelijke regelingen staan, als samenwerkingsverband tussen meerdere gemeenten, op afstand van het lokale bestuur. In de jaarrekening 2022 is gesteld: ‘Vanwege de grote bestuurlijke, beleidsmatige en financiële belangen is inzicht in en effectieve sturing op alle verbonden partijen gewenst. Gevraagd wordt aandacht te geven aan de mate van transparantie en financiële sturing van de geldstromen en mogelijke versterking daarin richting Veenendaal. De te onderzoeken gemeenschappelijke regelingen betreffen GGDrU en Regio Foodvalley. In de Jaarrekening 2022 is onder algemene ontwikkelingen vermeld: ‘Na jaren van sterke stijgingen van de woningprijzen, is in 2022 een daling ingezet. De bouwprijzen zijn afgelopen jaar sterk gestegen. Door de lagere verkoopprijzen en hogere bouwkosten is de bouw van nieuwe woningen een stuk ingewikkelder geworden. Ondanks dat de vraag naar woningen onverminderd hoog is. Dit zal vooral zijn weerslag krijgen op de komende jaren waarin mogelijk minder woningen worden opgeleverd dan gewenst is vanwege de grote vraag.’ en verder t.a.v. de Risicoreserve: ‘In de Nota Grondbeleid 2020 – 2024 is opgenomen dat er jaarlijks een vertrouwelijke risicoanalyse wordt opgesteld door een extern bureau, waarin per project en op portefeuilleniveau het risicoprofiel wordt geschetst.

Deze risicoanalyse omvat de grondexploitaties en grotere facilitaire projecten, de zogenaamde Meerjarige projectbegrotingen. Voor de grondexploitaties betreft dit de project- en project overstijgende risico’s. De gemeente maakt risico’s niet alleen inzichtelijk, maar zorgt met risicomanagement voor beheersing van de risico’s en treft de nodige beheersmaatregelen. De risico’s worden afgedekt door de risicoreserve grondexploitaties.’ Gevraagd wordt aandacht te geven aan de mate van control op de grondexploitatie, gegeven de ontwikkelingen en veranderende marktomstandigheden en bijbehorende risico’s.

3. Ontwikkelingen Voor het jaar 2023 onderkennen wij de volgende ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op het jaarrekeningproces: - de rechtmatigheidsverantwoording welke vanaf 2023 in de jaarrekening door het College van B&W opgenomen zal worden en de controlewerkzaamheden door de gemeente zelf ter voorbereiding hierop. - Meerjarig effect financiële ontwikkelingen gemeenten; - Effect van de verwachte woningbouwcrisis op de grondexploitatie; - Verplichte rapportage inzake onderkende frauderisico’s en daarop verrichte werkzaamheden door de accountant in de controleverklaring van de accountant over 2023; - Aandacht voor een effectief en efficiënt inkoopproces (controle levering en aanbestedingen); - Opvolging van de adviezen uit de managementletter/boardletter en het accountantsverslag van voorgaande jaren;

7. -

Actualiteiten Besluit Begroting en Verantwoording (nieuwe notities en vragen en antwoorden). 4. Controleaanpak

4.1

Rechtmatigheidsverantwoording

Vanaf 2023 legt het College van B&W verantwoording af aan de raad inzake de rechtmatigheid. Deze verantwoording is opgenomen in de jaarrekening. Deze rechtmatigheid bestaat uit een de volgende aspecten: - Het begrotingscriterium, - M&O (misbruik & oneigenlijk gebruik)-beleid; - het voorwaardencriterium. Deze begrippen zijn verder uitgewerkt in de kadernota rechtmatigheid. De gemeente Veenendaal voert verbijzonderde interne controle uit op de bovenstaande criteria. Wij controleren of de uitkomsten zoals vermeld in de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld weergeven. De verantwoording en onderliggende lasten en baten en balansmutaties worden door ons getoetst aan de geldende wet- en regelgeving op basis van steekproeven op de verbijzonderde interne controle. 4.2

Gebruik werkzaamheden verbijzonderde interne controle

Binnen de gemeente wordt verbijzonderde interne controle uitgevoerd volgens een intern controleplan. Wij beoordelen het intern controleplan en adviseren over de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd. In NV COS 610 worden de eisen weergegeven op grond waarvan wij bij de controle mogen steunen op interne auditwerkzaamheden. Kwaliteit en onafhankelijkheid moeten gewaarborgd zijn. Omdat er geen sprake is van een volwaardige Interne Audit Functie zoals deze in COS 610 wordt gesteld, is dit niet mogelijk. We volgen hierin de beroepsvoorschriften, maar tegelijk gaan we wel met een pragmatische wijze om met de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden. Wij trekken deels de steekproef voor de interne controleurs en deels wordt dit gedaan door de gebruikte software voor de uitvoering van de interne controle. We overleggen over de uit te voeren werkzaamheden waarna de interne controleurs de controle uitvoeren. Wij voeren daarna (op basis van de omvang die voor onze werkzaamheden nodig is) een re performance uit. 4.3

Significante jaarrekeningposten, hoofdlijn controleaanpak en risico’s

Onderdeel van de uitvoering van het controleplan is het evalueren van de opzet en de toetsing van de operationele effectiviteit (werking) van de interne beheersingsmaatregelen en het uitvoeren van gegevensgerichte controlewerkzaamheden. Waar mogelijk voeren wij testwerkzaamheden van interne beheersingsmaatregelen en gegevensgerichte werkzaamheden gelijktijdig uit. Voor zover beschikbaar zullen wij gebruik maken van de beschreven processen. Dit zorgt voor een efficiënt verloop van de controle. Bij onze beoordeling van het systeem van interne beheersing toetsen wij onder andere de aspecten tijdigheid, juistheid en volledigheid van de informatievoorziening. Daarnaast toetsen wij op procesniveau of de interne beheersingsmaatregelen toereikend zijn ten aanzien van relevante potentiële fouten in belangrijke jaarrekeningposten en toelichtingen. Onze gegevensgerichte controlewerkzaamheden bestaan uit een specifieke combinatie van cijferanalyses en detailcontroles van transacties en saldi. Deze werkzaamheden zijn ontworpen om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de financiële overzichten geen afwijkingen van materieel belang bevatten.

8. In onderstaande tabel geven wij per jaarrekeningpost/proces de hoofdlijn van onze controleaanpak en de door ons onderkende risico’s. Deze risico’s zijn onderkend door de ontwikkelingen in het boekjaar en de opgedane kennis in voorgaand jaar. Jaarrekeningpost

Proces

Risico’s

Investeringeninkopen

Hoofdlijn controleaanpak Proces en gegevensgericht

Materiële vaste activa en kapitaallasten Financiële vaste activa en ontvangen rente Grondexploitatie

Treasury

Gegevensgericht

-

Grondexploitatie

Proces en gegevensgericht

-

-

-

Vorderingen

Belastingen en uitkeringen

Proces- en gegevensgericht

Liquide middelen

Treasury

Gegevensgericht

Eigen Vermogen

Begroting

Gegevensgericht

-

Voorzieningen

Schattingsprocessen

Gegevensgericht

-

Langlopende leningen Kortlopende schulden

Treasury

Gegevensgericht

-

Inkopen

Proces- en gegevensgericht

-

Algemene uitkering Belastingen

Algemene uitkering Belastingen

Gegevensgericht Proces- en gegevensgericht

-

Leges

Gegevensgericht

Huren en pachten

Bouwleges, leges burgerzaken Baten

-

Grondverkopen

Grondexploitatie

Opbrengsten uit dienstverlening overige gemeenten Salarissen

Baten

Salarissen

-

Proces- en gegevensgericht Proces- en gegevensgericht Gegevensgericht

Proces- en gegevensgericht

-

-

-

Naleving nota afschrijving en activabeleid (afschrijvingstermijnen en dergelijke) Waardering van de langlopende vorderingen (Schatting)(Sociale dienst) Juiste en volledige resultaatneming Waardering (Schatting) Prijzen en planning Waardering belasting- en uitkeringsdebiteuren (Schatting) (voorzieningen) Naleving kasgeldlimiet betalingsbevoegdheden Rechtmatigheid mutaties en instellen reserves Juist en volledigheid (schattingspost) Onderbouwing onderhoudsvoorzieningen Geen specifiek risico Afgrenzing (juistheid verplichting) Volledigheid Verwerking tot uiterlijk de decembercirculaire Volledigheid opbrengsten Juiste tarieven Juistheid vrijstellingen en kwijtscheldingen Afgrenzing Volledigheid opbrengsten Volledigheid opbrengsten Volledigheid en afgrenzing opbrengsten Volledigheid opbrengsten

Juiste premiepercentages Naleving wet- regelgeving WNT Declaraties Volledigheid baten uitgeleend personeel.

9. Jaarrekeningpost

Proces

Inkopen

Inkopen

Subsidies Uitkeringen participatiewet WMO en Jeugd

Hoofdlijn controleaanpak Proces- en gegevensgericht

Subsidieverstrekking Uitkeringen

Proces- en gegevensgericht Proces- en gegevensgericht

Uitkeringen

Proces- en gegevensgericht

Risico’s -

Naleving Europese aanbestedingsregels Betalingsverkeer (onrechtmatige betalingen, crediteurenstambestand) Prestatielevering Juist- en rechtmatigheid Rechtmatigheid Naleving (arbeids)verplichtingen Taaltoets PGB’s (toerekening jaar, rechtmatigheid en levering zorg) In natura: Doelgroep, tarief levering zorg

Aanvullende aandachtspunten 2023: - Fraude en soft controls vormen een speerpunt voor accountants. Wij geven hieraan specifieke aandacht; - Veel processen zijn geautomatiseerd. Om voldoende controlezekerheid te krijgen zullen wij een IT-auditor inzetten om vast te stellen dat de gegevensverwerking betrouwbaar plaatsvindt; - Wij toetsen de verslaggeving aan de actualisatie in het kader van de naleving het Besluit Begroting en Verantwoording; - Financiële positie en meerjarenperspectief in relatie tot risico-inschatting; - SiSa-bijlage; - WNT-verantwoording; - Vennootschapsbelasting; - De gemeente heeft een aantal samenwerkingen waarvan zij afhankelijk is van de aanlevering van gegevens ten behoeve van de jaarrekeningcontrole. Wij zullen afspraken maken om tijdig over de benodigde controle-informatie te kunnen beschikken. Het betreft de volgende partijen: o Afvalverwerking (Diftar); o Wsw (IW4); o Gegevensknooppunt (jeugd); o P1. 5. Afsluiting Met dit controleplan hebben wij u inzicht gegeven in de hoofdlijnen van onze controleaanpak 2023. Wij vertrouwen erop dat wij op een goede wijze met u en de organisatie samenwerken en zullen de opdracht met u en de organisatie evalueren. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman

dhr. R.H. Gosselink–Wolbrink RA