3. Controleplan 2022 en speerpunten accountantscontrole - bijlage 1 Controleplan 2022 gemeente Veenendaal

Controleplan 2022 Gemeente Veenendaal

2.

Inhoud 1.

2.

Inleiding .................................................................................................... 4 1.1

Opdracht ............................................................................................. 4

1.2

Team .................................................................................................. 4

Uitvoering ................................................................................................. 5 2.1

Materialiteit.......................................................................................... 5

2.2

Controlefasering, rapportages en planning ...................................................... 5

2.3

Speerpunten Raad ................................................................................... 6

3.

Ontwikkelingen ........................................................................................... 7

4.

Controleaanpak ........................................................................................... 7

5.

4.1

Rechtmatigheidsvoorschriften ..................................................................... 7

4.2

Gebruik werkzaamheden interne controle ...................................................... 7

4.3

Significante jaarrekeningposten, hoofdlijn controleaanpak en risico’s ..................... 8

Afsluiting ..................................................................................................10

3.

Aan de Raad van de gemeente Veenendaal Postbus 1100 3900 BC Veenendaal

Doetinchem, 5 juli 2022 459601/RG/NK Geachte raadsleden, Wij zijn verheugd de opdracht te hebben ontvangen om ook vanaf het jaar 2022 tot en met 2024 de jaarrekeningen van uw gemeente te mogen controleren. Voor onze controle van de jaarrekening 2022 hebben wij een controleplan opgesteld, zoals aangegeven in onze offerte van 5 juli 2021. Dit plan is uitsluitend voor u bestemd en niet voor andere doeleinden. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}}

w.g. dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA

4.

Controleplan 2022 gemeente Veenendaal 1. Inleiding Het controleplan is gebaseerd op onze offerte van 5 juli 2021 inzake de accountantsdiensten met de daarin beschreven controleaanpak, communicatie- en rapportagemomenten. Bij het opstellen hebben wij rekening gehouden met de actuele ontwikkelingen, de opgedane kennis over voorgaande jaren en uw wensen. In dit controleplan beschrijven wij op hoofdlijnen onze controleaanpak. 1.1

Opdracht

Stolwijk Kelderman heeft de opdracht om de jaarrekening 2022 van uw organisatie te controleren op getrouwheid en rechtmatigheid. Wij zullen onze controle verrichten in overeenstemming met het Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften. Nederlands recht vereist onder meer dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controlecliënten. Daarnaast hanteren wij het besluit accountantscontrole decentrale overheden (het BADO), de door u vastgestelde controleverordening (ex artikel 213 van de gemeentewet), het door u vastgestelde controleprotocol én het door u vastgestelde normenkader als basis voor de controle. De accountant is verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de organisatie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij het college. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar de opdrachtbevestiging. 1.2

Team

Ons vaste kernteam voor de jaarrekeningcontrole bestaat uit:

Van links naar rechts: Reinier Gosselink-Wolbrink (tekenend accountant) en Hester de Feiter (accountant). Naast dit vaste team voegen wij afhankelijk van de uit te voeren werkzaamheden andere assistenten en een IT-auditor aan het team toe. Contactgegevens: Reinier Gosselink Hester de Feiter

06-10 01 44 20 r.gosselink@stolwijkkelderman.nl 06-10 88 14 29 h.d.feiter@stolwijkkelderman.nl

5.

2. Uitvoering 2.1

Materialiteit

De door ons voor de controle te hanteren goedkeuringstolerantie voor fouten bedraagt evenals over 2022 € 2.100.000 (1% van de lasten) en voor onzekerheden € 6.300.000 (3% van de lasten, inclusief dotaties aan de bestemmingsreserves). Deze bedragen zijn gebaseerd op de primitieve begroting 2022 en zullen op basis van de gerealiseerde lasten over 2022 worden aangepast. De rapporteringstolerantie bedraagt conform uw wens € 100.000. Voor de SiSa-bijlage en de WNT (wet normering topinkomens)-verantwoording hanteren wij de wettelijk voorgeschreven (lagere) goedkeuringstoleranties. 2.2

Controlefasering, rapportages en planning

Wij voeren onze controle gefaseerd in de tijd uit. Hierbij sluiten wij aan bij de planning & control cyclus van uw gemeente en werken zo gezamenlijk naar het einddoel. De aanpak van de controle is specifiek gemaakt voor uw gemeente. Een belangrijk onderdeel van onze verantwoordelijkheid als onafhankelijke accountant van de gemeente, is ondersteuning te bieden aan de auditcommissie bij het uitoefenen van haar bestuurlijke verantwoordelijkheden. Tijdens de uitvoering van de controle houden wij u op de hoogte van de voortgang van de werkzaamheden, de aandachtsgebieden en de afstemming met het management. Daarnaast informeren wij u over markt- en economische ontwikkelingen, bestuurlijke ontwikkelingen, en de toegang tot deskundigen en educatieve middelen om de effectiviteit van de toezichthoudende rol van de auditcommissie te verhogen. Fase

Periode

Rapportage

Bespreken met

Planning

juli 2022

Voorbereiding interim Interimcontrole

September 2022 Oktober/ november 2022 December 2022

Controleplan (incl. speerpunten) Lijst op te leveren stukken interim Managementletter Boardletter

Concerncontroller, Auditcommissie Concerncontroller Directie, College en Auditcommissie

November Januari

lijst op te leveren stukken jaarrekening Aandachtspunten jaarrekeningcontrole

Concerncontroller

December

Concerncontroller

Februari

Accountantsverslag + Controleverklaring

Directie, College, en Auditcommissie

Mei Juni

Voorbereiding balanscontrole Afronding procescontrole en voorbereiding jaarrekening Balanscontrole

Januari 2023

April 2023

Bespreking/ Afstemming Augustus September

6.

2.3

Speerpunten Raad

Wij hebben van de auditcommissie de volgende speerpunten meegekregen voor onze controle. Wij zullen over onze bevindingen rapporteren in de boardletter en (samenvattend) in het accountantsverslag. Proces / onderwerp Interne beheersing lokale heffingen

Optimalisering gebruik data-analyse door zowel gemeente als accountant

Speerpunt Toelichting De financiële omvang van deze baten in de exploitatie is materieel. Er ontstaat een risico als betalingen en -herinneringen niet tijdig / volledig worden geïnd. Het verzoek is aan de accountant om de tijdigheid en het monitoren van met name betalingsherinneringen te beoordelen. Motivering Er zijn signalen ontvangen dat inwoners soms pas een jaar later een herinnering krijgen als ze bijv. OZB niet hebben betaald. In de Boardletter van 2021 (pag.4) is het volgende vermeld door Stolwijk Kelderman: Er is voor de belastingheffing en –inning een tweetal nieuwe applicaties aangeschaft. De interne beheersing is op dit moment nog niet voldoende ingericht. Hierdoor is het moeilijk de volledigheid van de baten aan te tonen. Toelichting Data-analyse kan voor optimalisering gebruikt worden zowel voor de ambtelijke organisatie als bij de accountantscontrole. De ambtelijke organisatie kan het gebruik goed en zo mogelijk beter aan laten sluiten op de toepassingen voor de accountantscontrole van Stolwijk Kelderman, zodat toegevoegde waarde ontstaat. De accountant (Stolwijk Kelderman) wordt gevraagd een oriëntatie uit te voeren van hetgeen in andere gemeenten (nationaal) wordt toegepast en wat Veenendaal daarvan kan leren (best practices). Motivering Datagedreven werken en ICT zijn voor Veenendaal een belangrijk aandachtspunt.

Data-analyse wordt steeds belangrijker, zowel voor eigen gebruik als voor gebruik door de accountant. Data-analyse is het ontdekken van patronen, afwijkingen, inconsistenties, en het onttrekken van andere nuttige informatie over het object van het onderzoek door middel van analyse, modellering en visualisatie met het oog op de planning of het uitvoeren van de opdracht. In de praktijk blijkt dat het vaak nog onduidelijk is wat er precies met data-analyse gedaan kan worden en wat de mogelijkheden zijn. Wat is nog nodig om meer gebruik te maken van data-analyse en welke verbeteringen kunnen er bij de gemeente worden doorgevoerd om zinvol data-analyse in te zetten? Welke data-analyse wordt door de gemeente zelf toegepast? En kan de accountant hier gebruik van maken? De toepassing van data-analyse bij de controle geeft de accountant een krachtig hulpmiddel om een optimale combinatie van controlewerkzaamheden (controlemix) te kiezen in een steeds meer geautomatiseerde omgeving van de gemeente. Bij het plannen van data-analyse beoordeelt de accountant de betrouwbaarheid van de door de accountant te analyseren data.

7.

Dit richt zich op de totstandkoming van de data in het informatiesysteem (de ‘brondata’) en omvat ook de handmatige en geautomatiseerde interne beheersmaatregelen in dat totstandkomingsproces. Analyse betrouwbaarheid van de data is hierbij van groot belang. Welke verbeteringen zijn hierin voor de gemeente nog mogelijk, zodat de accountant data-analyse meer zinvol in kan zetten? 3. Ontwikkelingen Voor het jaar 2022 onderkennen wij de volgende ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op het jaarrekeningproces: - Meerjarig effect financiële ontwikkelingen gemeenten; - De uitvoering van de rechtmatigheidscontrolewerkzaamheden door de gemeente zelf, alhoewel deze pas verplicht is vanaf 2023; - Effect van de verwachte woningbouwcrisis op de grondexploitatie; - Verplichte rapportage inzake onderkende frauderisico’s en daarop verrichte werkzaamheden door de accountant in de controleverklaring van de accountant over 2022; - Aandacht voor een effectief en efficiënt inkoopproces (controle levering en aanbestedingen); - Opvolging van de adviezen uit de managementletter en accountantsverslag van voorgaande jaren; - Actualiteiten Besluit Begroting en Verantwoording (nieuwe notities en vraag en antwoorden). 4. Controleaanpak 4.1

Rechtmatigheidsvoorschriften

Bij de controle geven wij naast het oordeel over de getrouwheid over 2022 nog een oordeel over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties. Deze rechtmatigheid bestaat uit een de volgende aspecten: - Het begrotingscriterium, - M&O (misbruik & oneigenlijk gebruik)-beleid; - het voorwaardencriterium. Deze begrippen zijn verder uitgewerkt in de kadernota rechtmatigheid. Voor de begrotingsrechtmatigheid en het M&O-beleid wordt een specifiek risico aangemaakt. Het voorwaardencriterium bestaat uit de naleving van de wet en regelgeving die is opgenomen in het normenkader van de gemeente. Deze controle worden meegenomen bij de controle van de processen (testwerkzaamheden) en de gegevensgerichte controles. 4.2

Gebruik werkzaamheden interne controle

Binnen de gemeente wordt interne controle uitgevoerd volgens een intern controle plan. Wij beoordelen het intern controleplan en adviseren over de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd. In NV COS 610 worden de eisen weergegeven op grond waarvan wij bij de controle mogen steunen op interne auditwerkzaamheden. Kwaliteit en onafhankelijkheid moeten gewaarborgd zijn. Omdat er geen sprake is van een volwaardige Interne Audit Functie zoals deze in COS 610 wordt gesteld, is dit niet mogelijk. We volgen hierin de beroepsvoorschriften, maar tegelijk gaan we wel met een pragmatische wijze om met de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden. Wij trekken deels de steekproef voor de interne controleurs, deels wordt dit gedaan door de gebruikte software voor de uitvoering van de interne controle. We overleggen over de uit te voeren werkzaamheden waarna de interne controleurs de controle uitvoeren. Wij voeren daarna (op basis van de omvang die voor onze werkzaamheden nodig is) een re performance uit.

8.

Voor de rechtmatigheidscontroles werken we optimaal samen met de intern controleurs. 4.3

Significante jaarrekeningposten, hoofdlijn controleaanpak en risico’s

Onderdeel van de uitvoering van het controleplan is het evalueren van de opzet en de toetsing van de operationele effectiviteit (werking) van de interne beheersingsmaatregelen en het uitvoeren van gegevensgerichte controlewerkzaamheden. Waar mogelijk voeren wij testwerkzaamheden van interne beheersingsmaatregelen en gegevensgerichte werkzaamheden gelijktijdig uit. Voor zover beschikbaar zullen wij gebruik maken van de beschreven processen. Dit zorgt voor een efficiënt verloop van de controle. Bij onze beoordeling van het systeem van interne beheersing toetsen wij onder andere de aspecten tijdigheid, juistheid en volledigheid van de informatievoorziening. Daarnaast toetsen wij op procesniveau of de interne beheersingsmaatregelen toereikend zijn ten aanzien van relevante potentiële fouten in belangrijke jaarrekeningposten en toelichtingen. Onze gegevensgerichte controlewerkzaamheden bestaan uit een specifieke combinatie van cijferanalyses en detailcontroles van transacties en saldi. Deze werkzaamheden zijn ontworpen om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de financiële overzichten geen afwijkingen van materieel belang bevatten. In onderstaande tabel geven wij per jaarrekeningpost/proces de hoofdlijn van onze controleaanpak en de door ons onderkende risico’s. Deze risico’s zijn onderkend door de ontwikkelingen in het boekjaar en de opgedane kennis in voorgaand jaar.

Jaarrekeningpost

Proces

Risico’s

Investeringeninkopen

Hoofdlijn controleaanpak Proces en gegevensgericht

Materiële vaste activa en kapitaallasten Financiële vaste activa en ontvangen rente Grondexploitatie

Treasury

Gegevensgericht

-

Grondexploitatie

Proces en gegevensgericht

-

Vorderingen

Belastingen en uitkeringen

Proces- en gegevensgericht

Liquide middelen Eigen Vermogen

Treasury Begroting

Gegevensgericht Gegevensgericht

-

-

Naleving nota afschrijving en activabeleid (afschrijvingstermijnen en dergelijke) Waardering van de langlopende vorderingen (Schatting)(Sociale dienst) Juiste en volledige resultaatneming Waardering (Schatting) Prijzen en planning Waardering belasting- en uitkeringsdebiteuren (Schatting) (voorzieningen) Naleving kasgeldlimiet Rechtmatigheid mutaties en instellen reserves

9.

Voorzieningen

Schattingsprocessen

Gegevensgericht

-

Langlopende leningen Kortlopende schulden Algemene uitkering Belastingen

Treasury

Gegevensgericht

-

Inkopen

Proces- en gegevensgericht Gegevensgericht

-

Proces- en gegevensgericht

-

Leges

Gegevensgericht

Huren en pachten

Bouwleges, leges burgerzaken Baten

-

Grondverkopen

Grondexploitatie

Opbrengsten uit dienstverlening overige gemeenten Salarissen

Baten

Salarissen

Proces- en gegevensgericht

-

Inkopen

Inkopen

Proces- en gegevensgericht

-

Algemene uitkering Belastingen

Proces- en gegevensgericht Proces- en gegevensgericht Gegevensgericht

-

-

-

Subsidies Uitkeringen participatiewet WMO en Jeugd

Subsidieverstrekking Uitkeringen

Proces- en gegevensgericht Proces- en gegevensgericht

Uitkeringen

Proces- en gegevensgericht

-

Juist en volledigheid (schattingspost) Onderbouwing onderhoudsvoorzieningen Geen specifiek risico Afgrenzing (juistheid verplichting) Verwerking tot uiterlijk de decembercirculaire Volledigheid opbrengsten Juiste tarieven Juistheid vrijstellingen en kwijtscheldingen Afgrenzing Volledigheid opbrengsten Volledigheid opbrengsten Volledigheid en afgrenzing opbrengsten Volledigheid opbrengsten

Juiste premiepercentages Naleving wet- regelgeving WNT Declaraties Volledigheid baten uitgeleend personeel. Naleving Europese aanbestedingsregels Betalingsverkeer (onrechtmatige betalingen, crediteurenstambestand) Prestatielevering Juist- en rechtmatigheid Rechtmatigheid Naleving (arbeids)verplichtingen Taaltoets PGB’s (toerekening jaar, rechtmatigheid en levering zorg) In natura: Doelgroep, tarief levering zorg

10.

Aanvullende aandachtspunten 2022: - Fraude en soft controls vormen een speerpunt voor accountants. Wij geven hieraan specifieke aandacht; - Veel processen zijn geautomatiseerd. Om voldoende controlezekerheid te krijgen zullen wij een IT-auditor inzetten om vast te stellen dat de gegevensverwerking betrouwbaar plaatsvindt; - Wij toetsen de verslaggeving aan de actualisatie in het kader van de naleving het Besluit Begroting en Verantwoording; - Financiële positie en meerjarenperspectief in relatie tot risico-inschatting; - SiSa-bijlage; - WNT-verantwoording; - Vennootschapsbelasting; - De gemeente heeft een aantal samenwerkingen waarvan zij afhankelijk is van de aanlevering van gegevens ten behoeve van de jaarrekeningcontrole. Wij zullen afspraken maken om tijdig over de benodigde controle-informatie te kunnen beschikken. Het betreft de volgende partijen: o Afvalverwerking (Diftar); o Wsw (IW4); o Gegevensknooppunt (jeugd); o P1. 5. Afsluiting Met dit controleplan hebben wij u inzicht gegeven in de hoofdlijnen van onze controleaanpak 2022. Wij vertrouwen erop dat wij op een goede wijze met u en de organisatie samenwerken en zullen de opdracht met u en de organisatie evalueren. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman

w.g. dhr. R.H. Gosselink–Wolbrink RA

w.g. mw. H.G.J. de Feiter RA