3. Controleplan 2021 gemeente Veenendaal

Controleplan 2021 Gemeente Veenendaal

2.

Inhoud 1.

2.

Inleiding .................................................................................................... 4 1.1

Opdracht ............................................................................................. 4

1.2

Team .................................................................................................. 4

Uitvoering ................................................................................................. 5 2.1

Materialiteit.......................................................................................... 5

2.2

Controlefasering, rapportages en planning ...................................................... 5

2.3

Speerpunten Raad ................................................................................... 6

3.

Ontwikkelingen ........................................................................................... 6

4.

Controleaanpak ........................................................................................... 6

5.

4.1

Rechtmatigheidsvoorschriften ..................................................................... 6

4.2

Gebruik werkzaamheden interne controle ...................................................... 7

4.3

Significante jaarrekeningposten, hoofdlijn controleaanpak en risico’s ..................... 7

Afsluiting ................................................................................................... 9

3.

Aan de Raad van Gemeente Veenendaal Postbus 1100 3900 BC Veenendaal

Doetinchem, 3 augustus 2021 459601/RG/NK Geachte raadsleden, Voor onze controle van de jaarrekening 2021 hebben wij een controleplan opgesteld. Dit plan is een actualisatie van het plan 2019 aangevuld met de recente ontwikkelingen, opgedane kennis over voorgaande jaren en uw wensen voor 2021. Dit plan is uitsluitend voor u bestemd en is niet bestemd om voor andere doeleinden te worden gebruikt. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman

w.g. dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA

4.

Controleplan 2021 gemeente Veenendaal 1. Inleiding Het controleplan is gebaseerd op onze offerte accountantsdiensten met de daarin beschreven controleaanpak, communicatie- en rapportagemomenten. Bij het opstellen hebben wij rekening gehouden met de actuele ontwikkelingen, de opgedane kennis over voorgaande jaren en uw wensen. In dit controleplan beschrijven wij op hoofdlijnen onze controleaanpak. 1.1

Opdracht

Stolwijk Kelderman heeft de opdracht om de jaarrekening 2021 van uw organisatie te controleren op getrouwheid en rechtmatigheid. Wij zullen onze controle verrichten in overeenstemming met het Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften. Nederlands recht vereist o.a. dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controlecliënten Daarnaast hanteren wij het besluit accountantscontrole decentrale overheden (het BADO), de door u vastgestelde controleverordening (ex artikel 213 van de gemeentewet), het door u vastgestelde controleprotocol én het door u vastgestelde normenkader als basis voor de controle. De accountant is verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de organisatie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij het college. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar de opdrachtbevestiging. 1.2

Team

Ons vaste kernteam voor de jaarrekeningcontrole bestaat uit:

Van links naar rechts: Eva Mulder, Hester de Feiter (accountant en controleleider), Gert Bouwhuis (senior-accountant), Reinier Gosselink-Wolbrink (tekenend accountant). Ook Christiaan Hagesteijn maakt onderdeel uit van het kernteam.

5.

Naast dit vaste team zullen wij afhankelijk van de uit te voeren werkzaamheden andere assistenten en een IT-auditor aan het team toevoegen. Reinier is bereikbaar op 06-1001 4420 / r.gosselink@stolwijkkelderman.nl Hester op 06-1088 1429 / h.d.feiter@stolwijkkelderman.nl Gert op 06-2276 0339 / g.bouwhuis@stolwijkkelderman.nl 2. Uitvoering 2.1

Materialiteit

De door ons voor de controle te hanteren goedkeuringstolerantie voor fouten bedraagt evenals over 2020 € 2.000.000 (1% van de lasten) en voor onzekerheden € 6.000.000 (3% van de lasten, inclusief dotaties aan de bestemmingsreserves). Deze bedragen zijn gebaseerd op de primitieve begroting 2021 en zullen op basis van de gerealiseerde lasten over 2021 worden aangepast. De rapporteringstolerantie bedraagt conform uw wens € 100.000. Voor de SiSa-bijlage en de WNT (wet normering topinkomens)-verantwoording hanteren wij de voorgeschreven (lagere) goedkeuringstoleranties. 2.2

Controlefasering, rapportages en planning

Wij voeren onze controle gefaseerd in de tijd uit. Hierbij sluiten wij aan bij de planning & control cyclus van uw gemeente en werken zo gezamenlijk naar het einddoel. De aanpak van de controle is specifiek gemaakt voor uw gemeente. Een belangrijk onderdeel van onze verantwoordelijkheid als onafhankelijke accountant van de gemeente, is ondersteuning te bieden aan de auditcommissie bij het uitoefenen van haar bestuurlijke verantwoordelijkheden. Tijdens de uitvoering van de controle houden wij u op de hoogte van de voortgang van de werkzaamheden, de aandachtsgebieden en de afstemming met het management. Daarnaast informeren wij u over markt- en economische ontwikkelingen, bestuurlijke ontwikkelingen, en de toegang tot deskundigen en educatieve middelen om de effectiviteit van de toezichthoudende rol van de auditcommissie te verhogen. Fase

Periode

Rapportage

Bespreken met

Planning

juli 2021

Concerncontroller, Auditcommissie

Interimcontrole

Oktober/ november 2021 (week 38, 43 en 44) Januari 2022 (Week 4)

Controleplan (incl. speerpunten) + lijst op te leveren stukken Interim Managementletter Boardletter + lijst op te leveren stukken jaarrekening

Directie, College en Auditcommissie

November Januari

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole

Concerncontroller

Februari

Accountantsverslag + Controleverklaring

Directie, College, en Auditcommissie

Mei Juni

Afronding procescontrole en voorbereiding jaarrekening Balanscontrole

April 2022 (week 13 en 14)

Bespreking/ Afstemming Augustus

6.

2.3

Speerpunten Raad

Wij hebben van de auditcommissie de volgende speerpunten meegekregen voor onze controle. Wij zullen over onze bevindingen rapporteren in de boardletter en (samenvattend) in het accountantsverslag. Proces / onderwerp Informatie over gevolgen Corona

Speerpunt 1. Is de raad door het college voldoende geïnformeerd over de gevolgen van de coronacrisis en zijn hierin ter verbetering adviezen te geven. Motivering De coronacrisis heeft veel effect op de organisatie en medewerkers en de lange termijn effecten zijn onzeker. Is de informatievoorziening aan de raad, gezien vanuit de rol en taak van de accountant, voldoende op orde?

Dataveiligheid financiële systemen

2. Dataveiligheid financiële systemen. Uitvoering in de vorm van een interview (bijv. met de interne specialist dataveiligheid). Motivering Gemeenten lopen risico’s op het gebied van de betrouwbaarheid en continuïteit van geautomatiseerde (financiële) systemen. De dataveiligheid van de financiële systemen wordt getoetst om de mate van borging vast te stellen.

3. Ontwikkelingen Voor het jaar 2021 onderkennen wij de volgende ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op het jaarrekeningproces: - De uitvoering van de rechtmatigheidscontrolewerkzaamheden door de gemeente zelf, alhoewel deze nog niet verplicht is; - Effect van Corona crisis op de financiële positie en de effecten op de getrouw- en rechtmatigheid (sociaal domein/subsidies/Grex; - Sociaal domein: verdere doorontwikkeling van de interne controle in de proceslijn om eerder en meer zekerheid te verkrijgen over de rechtmatigheid van de uitgaven; - Aandacht voor een effectief en efficiënt inkoopproces (controle levering en aanbestedingen); - Meerjarig effect financiële ontwikkelingen gemeenten; - Actualiteiten Besluit Begroting en Verantwoording (nieuwe notities en vraag en antwoorden). 4. Controleaanpak 4.1

Rechtmatigheidsvoorschriften

Bij de controle geven wij naast het oordeel over de getrouwheid een oordeel over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties. Deze rechtmatigheid bestaat uit een de volgende aspecten: Begrotingscriterium, M&O (misbruik & oneigenlijk gebruik)-beleid en het voorwaardencriterium. Deze begrippen zijn verder uitgewerkt in de kadernota rechtmatigheid. Voor de begrotingsrechtmatigheid en het M&O-beleid wordt een specifiek risico aangemaakt. Het voorwaardencriterium bestaat uit de naleving van de wet en regelgeving die is opgenomen in het normenkader van de gemeente. Deze controle worden meegenomen bij de controle van de processen (testwerkzaamheden) en de gegevensgerichte controles.

7.

4.2

Gebruik werkzaamheden interne controle

Binnen de gemeente wordt interne controle uitgevoerd volgens een intern controle plan. Wij beoordelen het intern controleplan en adviseren over de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd. In NV COS 610 worden de eisen weergegeven op grond waarvan wij bij de controle mogen steunen op interne auditwerkzaamheden. Kwaliteit en onafhankelijkheid moeten gewaarborgd zijn. Omdat er geen sprake is van een volwaardige Interne Audit Functie zoals deze in COS 610 wordt gesteld, is dit niet mogelijk. We volgen hierin de beroepsvoorschriften, maar tegelijk gaan we wel met een pragmatische wijze om met de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden. Wij trekken de steekproef voor de interne controleurs en overleggen over de uit te voeren werkzaamheden. Waarna de interne controleurs de controle uitvoeren. Wij voeren daarna (op basis van de omvang die voor onze werkzaamheden nodig is) een re performance uit. Voor de rechtmatigheidscontroles werken we optimaal samen met de intern controleurs. Wij trekken de steekproeven of de steekproeven worden getrokken door eigen systemen, waarbij wij meekijken. 4.3

Significante jaarrekeningposten, hoofdlijn controleaanpak en risico’s

Onderdeel van de uitvoering van het auditplan is het evalueren van de opzet en de toetsing van de operationele effectiviteit (werking) van de interne beheersingsmaatregelen en het uitvoeren van gegevensgerichte controlewerkzaamheden. Waar mogelijk voeren wij testwerkzaamheden van interne beheersingsmaatregelen en gegevensgerichte werkzaamheden gelijktijdig uit. Dit zorgt voor een efficiënt verloop van de controle. Bij onze beoordeling van het systeem van interne beheersing toetsen wij onder andere de aspecten tijdigheid, juistheid en volledigheid van de informatievoorziening. Daarnaast toetsen wij op procesniveau of de interne beheersingsmaatregelen toereikend zijn ten aanzien van relevante potentiële fouten in belangrijke jaarrekeningposten en toelichtingen. Onze gegevensgerichte controlewerkzaamheden bestaan uit een specifieke combinatie van cijferanalyses en detailcontroles van transacties en saldi. Deze werkzaamheden zijn ontworpen om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de financiële overzichten geen afwijkingen van materieel belang bevatten. In onderstaande tabel geven wij per jaarrekeningpost/proces de hoofdlijn van onze controleaanpak en de door ons onderkende risico’s. Deze risico’s zijn onderkend door de ontwikkelingen in het boekjaar en de opgedane kennis in voorgaand jaar. Jaarrekeningpost

Proces

Risico’s

Investeringeninkopen

Hoofdlijn controleaanpak Proces en gegevensgericht

Materiële vaste activa en kapitaallasten Financiële vaste activa en ontvangen rente Grondexploitatie

-

Naleving verordening 212 (afschrijvingen)

Treasury

Gegevensgericht

-

Grondexploitatie

Proces en gegevensgericht

-

Waardering van de langlopende vorderingen (Schatting)(Sociale dienst) Juiste en volledige resultaatneming Waardering (Schatting) Prijzen en Planning Waardering belasting- en uitkeringsdebiteuren (Schatting) (voorzieningen) Naleving kasgeldlimiet Rechtmatigheid mutaties reserves

Vorderingen

Belastingen en uitkeringen

Proces- en gegevensgericht

Liquide middelen Eigen Vermogen

Treasury Begroting

Gegevensgericht Gegevensgericht

-

8.

Voorzieningen

Schattingsprocessen

Gegevensgericht

-

Langlopende leningen Kortlopende schulden Algemene uitkering Belastingen

Treasury

Gegevensgericht

-

Inkopen

Proces- en gegevensgericht Gegevensgericht

-

Proces- en gegevensgericht

-

Algemene uitkering Belastingen

-

Huren en pachten

Baten

Grondverkopen

Grondexploitatie

Opbrengsten uit dienstverlening overige gemeenten Salarissen

Baten

Inkopen

Subsidies Uitkeringen participatiewet WMO en Jeugd

Proces- en gegevensgericht Proces- en gegevensgericht Gegevensgericht

-

Salarissen

Proces- en gegevensgericht

-

Inkopen

Proces- en gegevensgericht

-

Subsidieverstrekking Uitkeringen

Proces- en gegevensgericht Proces- en gegevensgericht

Uitkeringen

Proces- en gegevensgericht

-

-

Juist en volledigheid (schattingspost) Onderbouwing onderhoudsvoorzieningen Geen specifiek risico Afgrenzing (juistheid verplichting) Geen specifiek risico Volledigheid opbrengsten Juiste tarieven Juistheid vrijstellingen en kwijtscheldingen Toerekening boekjaar omgevingsleges Volledigheid opbrengsten Volledigheid en afgrenzing opbrengsten Volledigheid opbrengsten

Juiste premiepercentages Naleving wet- regelgeving WNT Declaraties Volledigheid baten uitgeleend personeel. Naleving Europese aanbestedingsregels Betalingsverkeer (onrechtmatige betalingen, crediteurenstambestand) Prestatielevering Juist- en rechtmatigheid Rechtmatigheid Naleving (arbeids)verplichtingen Taaltoets PGB’s (toerekening jaar, rechtmatigheid en levering zorg) In natura: Doelgroep, tarief levering zorg

9.

Aanvullende aandachtspunten 2021: - Fraude en soft controls vormen een speerpunt voor accountants. Wij geven hieraan specifieke aandacht; - Veel processen zijn geautomatiseerd. Om voldoende controlezekerheid te krijgen zullen wij een IT-auditor inzetten om vast te stellen dat de gegevensverwerking betrouwbaar plaatsvindt; - Verslaggeving (naleving BBV en kwaliteit verslaggeving); - Financiële positie en meerjarenperspectief in relatie tot risico-inschatting; - SiSa-bijlage; - WNT-verantwoording; - Vennootschapsbelasting; - De gemeente heeft een aantal samenwerkingen waarvan zij afhankelijk is van de aanlevering van gegevens ten behoeve van de jaarrekeningcontrole. Wij zullen afspraken maken om tijdig over de benodigde controle-informatie te kunnen beschikken. Het betreft de volgende partijen: o Afvalverwerking (Diftar); o Wsw (IW4); o Gegevensknooppunt (jeugd); o P1. 5. Afsluiting Met dit controleplan hebben wij u inzicht gegeven in de hoofdlijnen van onze controleaanpak 2021. Wij vertrouwen erop dat wij op een goede wijze met u en de organisatie samenwerken en zullen de opdracht met u en de organisatie evalueren. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman

w.g. dhr. R.H. Gosselink–Wolbrink RA

w.g. mw. H.G.J. de Feiter RA