3. bijlage 1. Plan van Aanpak raadzaal

Aanleiding De inrichting van de raadzaal sluit niet meer aan op de huidige en toekomstige eisen en wensen van de gebruikers. Begin 2024 heeft de gemeente vastgesteld dat er mogelijk behoefte is om aanpassingen door te voeren. Samen met de burgemeester en griffie is er in 2024 een eerste aanzet gemaakt van een aantal aandachtspunten die vanuit het gebruik zijn vastgesteld. Dit betreft: 1. Het aanpassen van de AV – apparatuur; 2. De uitbereiding van de gemeenteraad met twee zetels in 2026; 3. De mogelijkheid tot parallel vergaderen; 4. Het herstellen of vervangen van de vloerafwerking; 5. Het verbeteren van de klimaatbeheersing; 6. Het vervangen van de raadsstoelen. 1. Het aanpassen van de AV – apparatuur De AV-apparatuur is verouderd en sluit niet meer aan op de huidige gebruikersbehoefte. Vorig jaar is het lopende contract met de AV-leverancier ten einde gekomen. Er komt een nieuwe aanbesteding voor wat betreft de AV-middelen. Daarom heeft de gemeente een specialist op het gebied van AV-middelen, Bureau Epos, de opdracht gegeven haar te adviseren in de aanschaf van een nieuw systeem. 2. De uitbereiding van de gemeenteraad met twee zetels De gemeenteraad zal na de volgende verkiezingen in 2026 worden uitgebreid met twee zetels. De raadsopstelling dient daarom met twee zetels uitgebreid te worden. 3.

De mogelijkheid tot parallel vergaderen De gemeenteraad wil vanaf 2026 graag de mogelijkheid hebben tot het zogenaamde parallel vergaderen. Dit betekent dat er een commissiekamer gerealiseerd dient te worden met dezelfde functionele en technische eigenschappen als de raadzaal. Het verdient de voorkeur deze zaal binnen het gemeentehuis te realiseren in verband met de aanwezigheid van personen in beide zalen. 4. Het herstellen of vervangen van de huidige vloerafwerking In de raadzaal is vastgesteld dat de huidige vloerafwerking toe is aan een grondige revitalisatie, waarbij de vloer weer een representatief karakter krijgt. Mocht de huidige vloer niet meer te herstellen zijn of als blijkt dat de reparatiekosten aanzienlijk zijn, dan dient de mogelijkheid voor een nieuwe vloerafwerking meegenomen te worden. Ook is aangegeven dat er behoefte is om het huidige vloerkleed te vervangen.

5. Het verbeteren van de klimaatbeheersing en ventilatie. Tijdens bijeenkomsten is benoemd dat de ventilatie en de klimatisering te wensen overlaat. Het klimaat in de ruimte kan middels een thermostaat worden bediend. De ruimte wordt gestuurd met een topkoeling. Dit betekent dat de luchttemperatuur met enkele graden bijgestuurd kan worden. Eind 2025 zal de gevel van de raadzaal tijdens de gevelrenovatie worden vervangen voor een hogere isolatiewaarde en worden screens geplaatst. Hiermee wordt een verlaging van de warmtelast van de gevel naar de binnenruimte verwacht. 6. Het vervangen van de raadsstoelen. Het comfort en het functionele gebruik van de raadsstoelen laat te wensen over. De stoelen zijn bijvoorbeeld niet voorzien van wielen waardoor deze minder flexibel in gebruik zijn. Daarnaast is er behoefte aan meer zitcomfort. Programma van Eisen In december 2024 is besloten een Programma van Eisen op te stellen waarin alle eisen en wensen van de gebruikers worden geïnventariseerd. Op basis van dit Programma van Eisen hebben wij onderzocht in welke mate de inrichting van de huidige raadzaal op deze eisen en wensen aansluit en welke mogelijkheden er zijn om de huidige inrichting hierop aan te passen. Dit Programma van Eisen vindt u bijgaand. Uit het Programma van Eisen zijn met betrekking tot de inrichting van de raadzaal de volgende conclusies gekomen: •

•

•

•

Het realiseren van twee extra zetels binnen de huidige raadsopstelling is niet wenselijk. Op basis van het Programma van Eisen hebben wij meerdere ontwerpen gemaakt en afgewogen waarin de huidige opstelling wordt uitgebreid met twee zetels. De benodigde ruimte ten behoeve van twee extra zetels, met behoud van alle faciliteiten, is niet beschikbaar. De server dient in verband met de beveiliging in de een afgesloten ruimte geplaatst te worden. De server veroorzaakt de nodige geluidsoverlast, dit wordt verholpen door de server in een afgesloten ruimte te plaatsen. De verwachting is dat het project gevelrenovatie een positief effect heeft op de klimaatbeheersing van de raadzaal. De gevel krijgt een hogere isolatiewaarde en wordt voorzien van screens die zorgen voor het filteren van het zonlicht waardoor de ruimte minder snel opwarmt. Daarnaast wordt onderzocht om de huidige installatie nog beter af te stemmen op de ruimte. Hiermee verwachten wij het klimaat voor een deel beter beheersbaar te maken. De verlichting wordt aangepast. De verlichting wordt in de nieuwe situatie beter regelbaar, waardoor deze op de gewenste setting aangepast kan worden.

•

•

•

•

•

•

•

In verband met de beveiliging van de raadzaal worden de toegangsdeuren voorzien van sloten die vanaf de binnenkant bedienbaar zijn door middel van een draaiknop. De huidige inrichting van de raadzaal is in 2014 aangeschaft en blijkt kwalitatief niet toereikend voor een vervangingstermijn van 15 jaar. De inrichtings-elementen voldoen in de basis niet aan de gestelde criteria voor refurbishen, de kwaliteit laat te wensen over. Het aanschaffen van nieuw meubilair, gebaseerd op een kwaliteit met een afschrijvingstermijn van minimaal 15 jaar is een meer duurzame keuze dan het refurbishen van de huidige opstelling voor een periode van maximaal 4 jaar.

De houten vloer is aanzienlijk beschadigd, dit is onder andere veroorzaakt door de frames van de vergaderstoelen. Daarnaast dienen de bestaande vloerpotten (data/ electrapunten) bij een nieuwe raadstafel ten behoeve van 35 raadsleden opnieuw ingedeeld te worden en dient de gehele bekabeling opnieuw aangelegd te worden. Het aanpassen van de huidige vloer op deze uitgangspunten met behoudt van de kwaliteit en uitstraling is niet realiseerbaar. De bovenbladen van de raadstafel zijn beschadigd door de armleuningen van de vergaderstoelen. De huidige AV-middelen zijn met schroeven gemonteerd in de bovenbladen. Deze bladen dienen vervangen te worden. Ook het frame van de raadstafel dient vervangen te worden. Op verschillende punten laat scheurvorming zien dat de raadtafel constructief is afgeschreven. Op basis van voorgaande is ons advies de gehele tafel te vervangen. De vergaderstoelen zijn niet afgestemd op het comfort wat gewenst is voor raadsvergaderingen. De vergaderstoelen zijn voorzien van zogenaamde kruisvoeten. De kruisvoeten zijn niet voorzien van wielen, hierdoor zijn de stoelen minder flexibel in gebruik en beschadigen ze de vloer. Daarnaast beschadigen de stalen armleuningen de bladrand van de raadstafel. Wij hebben contact opgenomen met de producent van de vergaderstoelen. Het type stoel wordt niet meer geproduceerd in de gewenste uitvoering.

Het meubilair op de publiekstribune is zowel kwalitatief als esthetisch afgeschreven.