3. Aanleg warmtenet Groenpoort - brief van OVO

College van burgemeester en wethouders van de gemeente Veenendaal Postbus 1100 3900 BC VEENENDAAL

Datum Ons kenmerk

Betreft

11 juni 2021 JvdW/JvK/20100020/2021.053

Uw brief van Uw kenmerk

23 maart 2021 2021\33979

Verzoek garantstelling gemeente vooruit gemaakte kosten OVO warmtevoorziening “Groenpoort”

Geacht college, Voor de voorbereiding van de collectieve warmtevoorziening in “Groenpoort” is met onze aandeelhouders afgesproken dat Ontwikkelingsbedrijf Veenendaal-oost (OVO) hierin de kwartiermakersrol vervult. In uw brief van 23 maart 2021 met het documentnummer 2021\33979 verzoekt u ons deze rol uit te breiden tot en met de aanbesteding van het civiele werk dat behoort bij de warmtevoorziening “Groenpoort”. Dit verzoek gaf ons aanleiding tot het opstellen van een beslisformulier en dit formulier gedateerd 31 maart 2021 te agenderen voor de gecombineerde extra vergadering van RvC / AVA / VvV d.d. 7 april 2021. Van de zijde van OVO is hierbij aangegeven dat het verzoek van de gemeente te veel open einden bevat en voor OVO in teveel risico’s resulteert. Tijdens deze vergadering is zowel door de RvC als door Quattro aangedrongen op het maken van sluitende afspraken met en het verkrijgen van financiële garanties van de gemeente. Op 22 april 2021 komt tijdens het reguliere voortgangsoverleg gemeente - OVO de voortgang van de collectieve warmtevoorziening met bijbehorende engineeringskosten aan de orde. De werkelijk vooruit gemaakte kosten van OVO worden via tussenkomst van het toekomstige energiebedrijf “Groenpoort” aan OVO vergoed.

Daarbij komt aan de orde dat OVO van mening is dat de gemeente garant dient te staan voor de situatie dat de vergoeding om welke reden dan ook uitblijft. Weliswaar is de kans klein dat dit scenario werkelijkheid wordt, maar OVO acht een afspraak hieromtrent met de gemeente nodig voor het vervolg van het proces rond de aanleg van het warmtenet in “Groenpoort”. De gemeente zegt toe hier aandacht aan te schenken. OVO kan een brief met hierin de reactie van de gemeente op dit punt en dat van de eventuele vertragingsschade voor de GREX tegemoet zien.

Ontwikkelingsbedrijf Veenendaal-oost C.V.

Kijk op www.veenendaaloost.nl

Postbus 567, 3900 AN Veenendaal Van Essenlaan 1, 3907 JA Veenendaal T: (0318) 54 90 54 E: info@ovo-veenendaal.nl K.v.K. Utrecht 30187869, NL46 RABO 0307 9024 47

Veenendaal, 11 juni 2021 Vervolgblad -1-

Het onderwerp warmtenet “Groenpoort” is vervolgens ter sprake gekomen tijdens de kwartaalbijeenkomst van OVO op 26 mei jl. Hierbij is van de kant van de RvC aangedrongen op het “strak trekken” van het dossier warmtenet “Groenpoort”. De gemeente heeft tijdens deze kwartaalbijeenkomst aan OVO gevraagd een schriftelijk verzoek in te dienen voor de gewenste gemeentelijke garantstelling voor de door OVO vooruit gemaakte kosten in het kader van het warmtebedrijf “Groenpoort”. Dit voor het geval de voorbereidingskosten niet door het toekomstige energiebedrijf “Groenpoort” aan OVO worden vergoed en voor de eventuele vertragingsschade voor OVO indien niet tijdig met de bouw van de eerste woningen kan worden begonnen, omdat de aanleg van het warmtenet vertraging oploopt als gevolg van niet met voortvarendheid doorlopen van de gemeentelijke aanbestedingsprocedure. Daar waar OVO in afwachting is van de gemeentelijke garantstelling voor de door OVO vooruit gemaakte kosten, wenst de gemeente een met redenen omkleed schriftelijk verzoek van OVO om garant te staan. Op basis van dit schriftelijke verzoek zal de gemeente ter zake alsnog een standpunt innemen. Verzoek directie OVO aan gemeente Onder verwijzing naar het vorenstaande treft u hieronder de onderbouwing en het concrete verzoek van OVO aan de gemeente aan.

In genoemde brief van 23 maart 2021 verzoekt u OVO de kwartiermakersrol uit te breiden tot aan de aanbesteding van het civiele werk dat behoort bij het warmtenet “Groenpoort”. Concreet wordt hieronder verstaan het uitwerken van het basisontwerp van het distributienet en het energiehuis in een bestek, dat uiterlijk per februari 2022 kan worden aanbesteed. De start van de aanleg van het distributienet en van de bouw van het energiehuis staat gelijktijdig gepland met de start van het bouwrijp maken van de eerste fase van “Groenpoort”. U hecht er voorts waarde aan dat de nog te selecteren samenwerkingspartner in het warmtebedrijf “Groenpoort” - na gunning - voldoende tijd en ruimte krijgt om mee te denken en te beslissen met de aanbesteding van het civiele werk. Aanvullend hierop wenst de gemeente de rol van aanbestedende dienst op zich te nemen. Overwegingen Voor ons zijn de volgende overwegingen bij het verzoek van de gemeente van belang: 





Het eerder aan OVO toegekende aanloopbudget dient te worden verhoogd met de meerkosten die gepaard gaan met het aanbestedingsgereed maken van het civiele werk tot een bedrag van maximaal van € 550.000 (excl. BTW); De werkelijk gemaakte kosten worden door OVO in rekening gebracht, direct bij oprichting van het toekomstige energiebedrijf voor “Groenpoort”, zodanig dat deze kosten volledig met OVO worden verrekend; In de lopende gemeentelijke aanbestedingsprocedure neemt de gemeente in de besteksvoorwaarden en de te sluiten samenwerkingsovereenkomst voor het warmtebedrijf “Groenpoort” op dat de werkelijk vooruit gemaakte kosten tot een maximum van € 550.000 (excl. BTW) aan OVO dienen te worden vergoed;

Kenmerk: JvdW/JvK/20100020/2021.053

Veenendaal, 11 juni 2021 Vervolgblad -2-





OVO acht het van belang dat de gemeente, op basis van een eventuele negatieve en/of vertraagde aanbestedingsprocedure tot selectie van een samenwerkingspartner, niet alleen de rol van aanbestedende dienst op zich neemt maar - zo nodig - ook de rol van zelfstandig opdrachtgever die gepaard gaat met de (gefaseerde) aanleg van het distributienet en de bouw van het energiehuis; Vertraging in de gronduitgifteplanning voor “Groenpoort” is noch voor de gemeentelijk aandeelhouder noch voor de aandeelhouder van Quattro gewenst. Zo leidt één jaar vertraging al gauw tot een nadelig effect op de GREX Veenendaal-oost van circa € 1.200.000.

Toelichting OVO gaat ervan uit dat de gemeentelijke aanbestedingsprocedure met voortvarendheid wordt doorlopen, zodanig dat uiterlijk per oktober 2021 de samenwerkingspartner door de gemeente kan worden geselecteerd. Aansluitend worden de contractonderhandelingen tussen gemeente en de geselecteerde samenwerkingspartner gestart. In die periode moet het in beginsel mogelijk zijn om de (uitgangspunten van) de aanbestedingsdocumenten met de te contracteren partner af te stemmen. Dit met inachtneming van het uitgangspunt van OVO dat per februari 2022 daadwerkelijk wordt begonnen met de aanbestedingsprocedure van het civiele werk. Op basis van deze werkwijze wordt de geselecteerde partner bij het definitief ontwerp betrokken en komt in principe de tijdige bouwrijpe oplevering van de 1e fase van de woningbouw in “Groenpoort” voor OVO niet in het gedrang. Wanneer onverhoopt later of niet door de gemeente tot een partnerkeuze wordt gekomen, is het daarom van belang dat de gemeente de rol van opdrachtgever van het warmtenet op zich neemt, zodat overeenkomstig de planning van de GREX Veenendaal-oost gestart kan worden met de aanleg van het warmtenet. Verzoek Met inachtneming van het vorenstaande wordt het volgende aan de gemeente Veenendaal verzocht: 1.

In de lopende gemeentelijke aanbestedingsprocedure en de hierop volgende te sluiten overeenkomst op te nemen dat de werkelijk vooruit gemaakte kosten tot een maximum van € 550.000 (excl. BTW) via tussenkomst van het energiebedrijf “Groenpoort” aan OVO worden vergoed; 2. Op basis van een eventuele negatieve of vertraagde uitkomst van de gemeentelijke aanbestedingsprocedure tot selectie van een samenwerkingspartner naast de rol van aanbestedende dienst - zo nodig - ook de rol van zelfstandig opdrachtgever voor het civiele werk op zich te nemen; 3. Op grond van een eventuele negatieve of vertraagde uitkomst van de gemeentelijke aanbestedingsprocedure tot selectie van een samenwerkingspartner garant te staan voor een bedrag van maximaal € 550.000 (excl. BTW) zijnde het bedrag dat gepaard gaat met de kosten van de voorbereidende werkzaamheden van OVO die betrekking hebben op de kwartiermakersrol van OVO.

Kenmerk: JvdW/JvK/20100020/2021.053

Veenendaal, 11 juni 2021 Vervolgblad -3-

Wanneer u dienovereenkomstig besluit, zullen wij op basis van de gemeentelijke garantstelling onze aandeelhouders verzoeken: 1. De oorspronkelijke kwartiermakersrol van OVO te contineren tot aan de start van de aanbestedingsprocedure van het civiele werk van het warmtenet “Groenpoort”; 2. Het eerder aan OVO toegekende aanloopbudget te verhogen naar maximaal van € 550.000 (excl. BTW) zijnde de kosten die verbonden zijn aan de voorbereidende werkzaamheden tot aan de aanbesteding van het civiele werk dat behoort bij het warmtenet “Groenpoort”; 3. De werkelijk door OVO gemaakte kosten tot een maximum van € 550.000 (excl. BTW) direct in rekening te brengen bij oprichting van het toekomstige energiebedrijf voor “Groenpoort”; 4. De geselecteerde samenwerkingspartner in het warmtebedrijf “Groenpoort” na gunning tijdig de gelegenheid te verschaffen om mee te kunnen beslissen met de aanbesteding van het civiele werk en wel zodanig dat per februari 2022 gestart kan worden met de aanbestedingsprocedure van het civiele werk. Wij hopen u voldoende te hebben geïnformeerd en zien uw schriftelijke reactie uiterlijk binnen twee weken na verzending van deze brief tegemoet. Met vriendelijke groet, Ontwikkelingsbedrijf Veenendaal-oost C.V. Voor deze, Ontwikkelingsbedrijf Veenendaal-oost Beheer B.V. Voor deze de directie,

G. van der Vlies

Kenmerk: JvdW/JvK/20100020/2021.053

F. van Doesburg