3.a OUD Tweede Bestuursrapportage 2023 - rapportage

Over de verkoop van bouw-en ontwikkelrechten aan OVO uit 2021 dient een suppletie te worden ingediend bij de Belastingdienst. Het betreft een te betalen BTW positie van € 2,2 miljoen. Wij hebben het College van B&W geadviseerd de suppletie op korte termijn op te stellen om onnodige rentekosten te voorkomen. EU aanbestedingen: (V)IC (AV 2022) Door de organisatie is in 2022 verbijzonderde interne controle uitgevoerd op de gevolgde inkoopprocedure. Deze uitgevoerde verbijzonderde interne controle hebben wij beoordeeld vooruitlopend op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording.

We zullen deze aanbevelingen voor zover nog niet opgevolgd meenemen in de interne controlewerkzaamheden 2023.

apr-24

We maken bij de inhuur van personeel gebruik van Flextender. Er zal waarschijnlijk

apr-24

Op basis daarvan hebben wij het College van B&W het volgende geadviseerd: -De keuze van de gevolgde inkoopprocedure vooraf vast te leggen in de inkoopdossiers; -Standpunten over de gevolgde inkoopprocedure achteraf vast te leggen in een zogenaamde positionpaper; -De interne controle te onderbouwen met de onderliggende contracten; -Zichtbaar vast te leggen hoe vanuit de inkopen de gecontroleerde leveringen zijn geselecteerd; -Een eenduidige, onderbouwde conclusie te trekken. EU aanbestedingen: inkoopprocedures voor inhuur

gebruik gemaakt worden van de mogelijkheid om dit contract te verlengen. CPV Bij de uitvraag van inhuur van personeel wordt mogelijk gebruik gemaakt van ‘Flextender’. Dit Dynamisch Aankoop Systeem volstaat als een Europese aanbesteding. codes worden benut. Inhuur naar soort is niet op voorhand te voorzien. Het betreft Inhuur vindt daarnaast bij diverse leveranciers plaats en middels losse opdrachten. De veelal ad hoc opdrachten ten gevolge van vertrek personeel, ziekte personeel en krappe arbeidsmarkt. aanbestedingsregels schrijven voor dat inhuur bij diverse leveranciers en met diverse losse opdrachten gegroepeerd dienen te worden naar de ‘soort’ inhuur. Deze dienen gecategoriseerd te worden naar CPV-code, een indeling van soort inkopen in de aanbestedingsregels.

67

Wij hebben het College van B&W geadviseerd de inhuur bij de verschillende leveranciers en verschillende opdrachten tussentijds te analyseren om een onrechtmatige inkoopprocedure te voorkomen. EU aanbestedingen: dwingende spoed

Er is nog geen zicht op het vervallen van regels maar inderdaad als de situatie Als gevolg van de snelheid waarmee de opvang van Oekraïners door alle gemeenten is langer voortduurt is dat een aspect dat meegenomen moet worden als de opgepakt, was inkoop van onder meer beveiliging, schoonmaak en dergelijke op korte contracten moeten worden herbeoordeeld c.q. verlengd. termijn noodzakelijk. Volgens de aanbestedingsregels kon daarbij een uitzondering worden gemaakt voor Europees aanbesteden op grond van ‘dwingende spoed’ (artikel 32 AW). Als gevolg van de voortdurende oorlog zal mogelijk deze uitzondering komen te vervallen in 2023.

mei-24

Wij hebben het College van B&W geadviseerd te beoordelen in hoeverre de gevolgde inkoopprocedures nog afdoende zijn, gezien de situatie. Energietoeslag In 2022 maar ook in 2023 is energietoeslag uitgekeerd om de energie armoede te beperken. De gemeente Veenendaal heeft daartoe een beleidsregel opgesteld. Inwoners van de gemeente Veenendaal met een maximaal inkomen van 150% van de bijstandsnorm kunnen een beroep doen op deze regeling.

Afgerond We nemen dit advies niet over, de behandeling van de niet-ambtshalve aanvragen en toekenning daarvan, zijn uitbesteed aan Intermediad. Indermediad verstuurt automatisch gegenereerde beschikkingen. We beschouwen hiermee dit punt als afgerond.

Wij hebben het College van B&W geadviseerd bij de uitkering van de energietoeslag aandacht te hebben voor het vermelden van naam en functie op de beschikking. De interne controle werkzaamheden voeren we conform vorig jaar tijdig uit. Hiermee is dit punt afgerond. Wij hebben het College van B&W geadviseerd in 2023 een separate verbijzonderde interne controle uit te voeren op de verstrekte energietoeslag. Participatiewet: identificatie

Bij de fysieke aanvraag wordt ter plekke de identiteit vastgesteld. Bij digitale aanvraag wordt een kopie van het ID-bewijs aangeleverd. Dan vindt bij de aanvraag de vaststelling van de ID plaats door middel van een check in het BRP, via Suwinet of het BSN nummer.

In het kader van de rechtmatigheidscontrole dient te worden getoetst of de vaststelling van de identiteit van de belanghebbende en diens eventuele partner op een juiste wijze heeft plaatsgevonden. Bij het niet of onjuist vaststellen van de identiteit is er onzekerheid over de rechtmatigheid van de verstrekte voorziening. De gemeente Veenendaal registreert de aard, het nummer van het ID-bewijs en de geldigheidsduur in het clientdossier na inzage. Dit in navolging van de AVG om geen kopie ID-bewijs meer op te nemen. We beschouwen hiermee dit punt als afgerond. Wij hebben het College van B&W geadviseerd continu aandacht te hebben voor het identificeren van de burgers en deze bijbehorende vastleggingen. In het kader van de accountantscontrole blijkt echter dat op basis van het uitkeringsdossier niet altijd vastgesteld kan worden, of gevraagd is het identiteitsbewijs “ter inzage” te verstrekken. Derhalve is sprake van niet voldoende controle-informatie voor ons als accountant. Dit leidt tot een niet financiële onrechtmatigheid. Dat betekent het niet naleven van (financiële) wetgeving zonder (directe) financiële gevolgen.

68

Afgerond

SiSa

Een aantal jaren terug waren het slechts vier SiSa regelingen, ondertussen 27.

apr-24

Daarmee is de SiSa aanzienlijk tijdrovender geworden. De SiSa zal voortaan Deze toename vraagt veel tijd. De regelingen worden steeds complexer en dit vraagt periodiek gecontroleerd worden door gedurende het jaar de betrokkenen te vragen een verdergaande samenwerking tussen meerdere afdelingen in de organisatie. Het naar de verslaglegging. In het 3e kwartaal van 2023 zullen we dit onder de proces voor het aanvragen en verantwoorden vraagt coördinatie, inrichting van de administratie en planning om te kunnen voldoen aan de voorwaarden om de specifieke aandacht brengen bij de teamleiders, beleidsmedewerkers en financieel adviseurs. uitkering uiteindelijk te kunnen ontvangen. De kosten van de accountantscontrole en de inzet van eigen tijd neemt significant toe door deze extra regelingen en veel organisaties worstelen met het beheersbaar houden hiervan. Wij hebben het College van B&W geadviseerd in 2023 te overwegen de coördinatie van alle SiSa regelingen centraal te beleggen. SiSa A16 Opvang Ontheemden Oekraïne: leefgeld en toekenning

We nemen dit advies niet over, de registratie van leefgeld Oekraïne zal conform

Afgerond

vorig jaar plaatsvinden en achten we voor dit moment toereikend. In 2022 is € 534.000 leefgeld verstrekt aan de ontheemde Oekraïners. De registratie hiervan is in Excel. Gezien de voortdurende situatie in de Oekraïne vraagt de registratie een meer structurele oplossing. Wij hebben het College van B&W geadviseerd de uitkering leefgelden op te nemen in Suite. SiSa G10 Inburgering: Misbruik en oneigenlijk gebruik

In het M&O beleid gaan we niet specifiek in op de Wet Inburgering 2021. De notitie gaat alleen in op het algemene kader hoe men binnen de gemeente Veenendaal omgaat met misbruik en oneigenlijk gebruik en bevat geen lijsten met risicofactoren en beheersmaatregelen van alle relevante wet- en regelgeving die van toepassing is op het M&O-beleid.

Vanaf 1 januari 2022 is het nieuwe inburgeringsstelsel ingegaan waarin de Wet De Wet Inburgering 2021 krijgt wel de nodige aandacht bij het uitvoeren van de Inburgering 2021 wordt uitgevoerd door gemeenten en verantwoord in SiSa 2022. Van frauderisicoanalyse. We zullen bij deze analyse de risico's en beheersmaatregelen gemeenten wordt verwacht dat zij in aanvulling op het bestaande beleid inzake Misbruik in kaart brengen en vaststellen of deze binnen het proces worden opgepakt door en Oneigenlijk Gebruik (M&O) specifiek aandacht aan de Wet Inburgering 2021 het team dat hier invulling aan geeft. besteden. Een gemeente die reeds beschikt over een goede opzet en een goed werkend beleid voor M&O, kan dit M&O-beleid doortrekken naar de Wet Inburgering 2021. Daarin zal dan wel extra aandacht nodig zijn voor specifieke risicofactoren en – afwegingen inzake de Wet Inburgering 2021. Wij hebben het College van B&W geadviseerd een algemene nota voor Misbruik en Oneigenlijk Gebruik op te stellen en de risicofactoren en maatregelen van de wet Inburgering op te nemen.

De interne controle werkzaamheden voeren we conform vorig jaar tijdig uit. Hiermee is punt afgerond.

Wij hebben het College van B&W geadviseerd in 2023 verbijzonderde interne controle uit te voeren op de bestedingen van inburgering.

69

dec-23

Afgerond Fiscaliteiten

Gemeente Veenendaal heeft sinds een aantal jaren een overeenstemming met de Belastingdienst dat zij valt onder het zogenaamde horizontaal toezicht. Momenteel ontwikkelt gemeente Veenendaal een fiscaal beleidsdocument samen met een extern bureau zodat hiermee aangetoond kan worden dat de gemeente rondom fiscaliteiten in control is en blijft. De adviespunten zoals hiernaast opgenomen zullen onderdeel hiervan zijn. Het beleidsdocument zal in de loop van 2024 gereed zijn.

jul-24

Op fiscaal gebied zijn een aantal lopende cases onderhanden: Voor de BTW is het noodzakelijk om de onderbouwing van het mengpercentage (welk deel van de BTW mag worden verrekend) te herzien en deze opnieuw af te stemmen met de Belastingdienst.

Het Strategisch Fiscaal Beleidsplan is reeds opgesteld en bekrachtigd door de directie in maart 2023. In vervolg daarop wordt nu gewerkt aan een plan van aanpak dat eind september met de directie besproken wordt en daarna wordt voorgelegd aan de Belastingdienst.

Met betrekking de vennootschapsbelasting lopen discussies met de Belastingdienst inzake de begraafrechten en reclame-inkomsten. Jaarverslag en paragrafen

We zullen bij de voorbereidingen van het jaarrekeningdossiers 2023 het overzicht kredieten opnemen wat aansluit op het verloopoverzicht investeringen materiële vaste activa.

apr-24

Wij hebben het College geadviseerd in bijlage 3 kredieten een splitsing te maken tussen de bestedingen voorgaande jaren en het huidig jaar, zodanig dat de bestedingen van het huidige jaar aansluiten (inclusief omschrijving met raadsbesluit) op de investeringen volgens het verloopoverzicht bij de materiële vaste activa. In 2021 is de resultaatbestemming van 2020 rechtstreeks verwerkt in het eigen

Bij de jaarstukken 2023 zal wederom hier aandacht voor zijn.

vermogen. Wij hebben het College geadviseerd alle mutaties via de exploitatie te laten verlopen, zoals het Besluit Begroting en Verantwoording voorschrijft. Toerekening bestedingen juiste boekjaar

We zullen bij de voorbereidingen van het jaarrekeningdossiers 2023 een analyse uitvoeren zodat we in staat zijn de toerekeningen van bestedingen te verantwoorden in het juiste jaar. Dit gaat om een terugkerende activiteit waarbij we als doel stellen de kwaliteit te blijven verbeteren.

apr-24

Wij hebben het College geadviseerd de procedure van de afgrenzing in 2022 aan te scherpen.

Nota Misbruik en oneigenlijk gebruik

De notitie Misbruik en Oneigenlijk gebruik is voor het laatst geactualiseerd in 2016.

sep-23

De notitie uit 2016 sluit niet meer aan op de wijze hoe binnen de gemeente nu De commissie BBV beveelt aan om een overkoepelend beleidsstuk misbruik & invulling wordt gegeven aan de uitvoering. De notitie wordt momenteel oneigenlijk gebruik (M&O) te maken. Dit bevat algemene uitgangspunten en de maatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. Is het M&O beleid niet geactualiseerd. Daarbij kiezen we er bewust voor om dit aan te vullen met actueel of wordt deze feitelijk niet nageleefd dan vermeld het College van B&W dit in de fraudebeleid, waarbij het doel is om dit in september af te ronden. paragraaf Bedrijfsvoering. De commissie BBV adviseert om geconstateerde fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering Aanvulling accountant (ML 2022) Uw organisatie heeft een nota Misbruik en Oneigenlijk gebruikt opgesteld in 2016. Advies accountant: de actualiteit van deze nota te beoordelen. Parkeeropbrengsten

dec-23

70

Wij hebben het College geadviseerd voor 2022 een gewaarmerkte opbrengstenverantwoording op te vragen bij deze dienstverlener zodat de volledigheid van de opbrengst voor de gemeente Veenendaal zeker is. Volledigheid van de belastingbaten Wij hebben het College geadviseerd het proces lokale heffingen voor zowel de gemeente Veenendaal als voor gemeente Woudenberg uit te breiden met een

We zullen in 2023 onderzoeken of het effectief is om een gewaarmerkte opbrengstenverantwoording op te vragen bij de dienstverlener. Mocht dit niet zo zijn dan zullen we net als voor 2022 in afstemming met de dienstverlener de volledigheid van de parkeeropbrengsten (laten) onderbouwen. Bij de accountantscontrole belastingbaten gemeente Woudenberg is dit punt opgeleverd en toereikend bevonden. Daarom beschouwen we deze aanbeveling als opgevolgd.

Afgerond

aansluiting tussen de objecten BAG en de WOZ-administratie en per object een analyse uit te voeren op de waardeontwikkeling van de WOZ Aanvulling accountant (ML 2022) Wij adviseren u de waardering van het onroerend goed aan te passen op de adviezen van de Waarderingskamer. Wij adviseren u periodiek een aansluiting te maken tussen de subadministratie en financiële administratie.

Wijzigingen gebruikersrechten

Op basis van de FAM worden, geautomatiseerd, de gebruikersrechten aan de applicaties toegekend. Hiervoor is de applicatie SmartAIM geïmplementeerd.

dec-23

Wijzigingen in gebruikersrechten dienen via Topdesk aangevraagd te worden waarna de applicatiebeheerder de wijziging doorvoert. In de praktijk komt het voor dat wijzigingen buiten Topdesk om plaatsvinden, waardoor het niet duidelijk is of een gebruiker de juiste bevoegdheden heeft gehad gedurende het jaar. Wij adviseren u alle wijzigingen in gebruikersrechten in Topdesk vast te leggen zodat het zichtbaar is dat de functiescheidingen het gehele jaar door aanwezig zijn geweest. Tevens adviseren wij u de rechtmatigheid van deze wijzigingen te controleren. De beheerder van SmartAIM zal regelmatig controles uitvoeren op basis van FAM en de werkelijk toegekende gebruikersrechten in de applicaties. Aangezien de FAM centraal wordt vastgelegd in SmartAIM en wijzigingen middels een centraal proces worden doorgevoerd, wordt het gemakkelijker om deze controles uit te voeren. Er wordt conform deze procedure gewerkt, echter dient dit ook te blijken voor het gehele boekjaar derhalve is de verwachting dat aanbeveling volledig is opgevolgd in december 2023. Tijdigheid subsidieverstrekking Bij onze deelwaarneming hebben wij geconstateerd dat

Deze aanbevelingen maken onderdeel uit van de interne controlewerkzaamheden. Opvolging hiervan zal in het eerste- tweede kwartaal van 2024 worden vastgesteld.

de tijdigheid van de subsidieverstrekkingen niet vast te stellen is door het ontbreken van een datum op het aanvraagformulier daarnaast is bij de toekenning van zorg (Jeugdwet of de WMO) voor een aantal cliënten de beschikking te laat afgegeven en start de zorg in een aantal gevallen voor afgifte van de beschikking. Dit leidt tot een formele onrechtmatigheid.

71

jun-24

Wij hebben het College geadviseerd de tijdigheid van de subsidieverstrekking en verstrekkingen van de beschikkingen in acht te nemen. Egalisatie onderhoudsvoorzieningen: schattingen

Punt heeft onze aandacht. Er zal gekeken worden of we een onderhoudsplan wegen zullen opstellen of dat we op basis van een analyse/ onderbouwing kunnen vaststellen dat de bestemmingsreserve toereikend is voor het onderhoud.

apr-24

Wij hebben het College geadviseerd een onderhoudsplan voor wegen op te stellen om zo te bepalen of deze bestemmingsreserve toereikend is voor het onderhoud. In november 2021 heeft de gemeenteraad het Omgevingsprogramma Openbare Ruimte Veenendaal 2022-2025 (OPOR) vastgesteld. De raad heeft daarbij ook besloten met ingang van 2026 een voorziening in te stellen voor het groot onderhoud wegen. Het onderhoudsplan wegen maakt onderdeel uit van het nieuwe OPOR dat vanaf 2026 zal gelden. Inhuur personeel Wij hebben het College aandacht gevraagd voor de Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties) in het kader van het ontstaan van fictieve

Door team P&O wordt bij externe indiensttreding dit getoetst en gemonitord. Hierdoor is er voldoende aandacht hiervoor. Hiermee beschouwen we deze aanbeveling als afgewikkeld.

Afgerond

arbeidsrelaties. Aanvulling accountant (ML 2022) Wij vragen uw blijvende aandacht voor gevolgen van de wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA) bij de inhuur van ZZP’ers. BBZ

De onderbouwing wordt opgevraagd, mocht hier nog geen duidelijke onderbouwing Wij hebben het College geadviseerd bij de BBZ toekenningen het urencriterium van de van aanwezig zijn dan volstaan we met de verklaring van de aanvrager. We beschouwen dit punt daarmee als afgerond. ondernemer te toetsen of een onderbouwing te vragen. Verbonden partijen

Binnen de gemeente maken we de nodige stappen ten aanzien van de verbonden partijen. De herziening van de in 2016 door de raad vastgestelde en nu vigerende Nota Verbonden Partijen is in een afrondende fase en wordt naar verwachting op korte termijn in route voor vaststelling gebracht.

Afgerond

De afronding van de bestuurlijke procedure, ergo de vaststelling van de herziene nota, wordt eind van het jaar 2023 voorzien.

Een deel van de gemeentelijke taken is overgedragen aan gemeenschappelijke regelingen. De kosten van deze organisaties komen ten laste van de exploitatie van de gemeente Veenendaal. De kosten van VRU, IW4, GGD Regio Utrecht, Centrum voor jeugd en gezin en het Ontwikkelingsbedrijf Veenendaal oost zijn

Afronden normenkader en pilot draaien t.a.v. GGDru en Regio Foodvalley

gebaseerd op voorschotnota’s of concept jaarrekening omdat de definitieve cijfers op dat moment nog niet voorhanden waren.

dec-23

Wij hebben het College geadviseerd het naleven van de wettelijke termijn van het beschikbaar stellen van de jaarstukken bij deze verbonden partijen onder de aandacht te brengen.

72

Om het beleid te kunnen uitvoeren zijn we gestart met het opstellen van een normenkader waarbij het doel is om de verbonden partijen continue te gaan monitoren. Een van deze normen betreft het naleven van de wettelijke termijnen. We blijven als gemeente wel afhankelijk van de tijdige aanlevering van de gegevens ten behoeve van de jaarrekeningcontrole. Wij zullen erop toezien dat afspraken worden gemaakt om tijdig over de benodigde controle-informatie te kunnen beschikken.

mei-24

Kwaliteit financiële administratie

Door een extern deskundige is op verzoek van de directie een onderzoek verricht naar de ‘technische’ kwaliteit van de (financiële) administratie van de gemeente Veenendaal. Het onderzoek betrof de verdere optimalisatie van de, met name operationele, administratieve processen. De bevindingen uit dit onderzoek zijn vertaald in een verbeteragenda voor de administratie.

jul-25

Er is een rapport van een extern deskundige over de kwaliteit van de (financiële) administratie. Dit is omgezet naar een

In overleg met de directie zijn de werkzaamheden uitgebreid: het eindrapport is medio februari 2022 opgeleverd. Er wordt nog steeds gewerkt aan de beschrijving van de belangrijkste processen binnen team en er zijn maatregelen in voorbereiding om deze processen strikt toe te passen en te handhaven. Een aantal processen zijn in 2023 opgepakt en een aantal staan gepland voor 2024 en 2025.

verbeteragenda voor de administratie. De implementatie van de adviezen is onderhanden. Inkopen Verplichtingen (ML 2018)

Er zijn maatregelen genomen om dit weer aan te scherpen. Vanaf 1 januari 2022 hebben de financiële adviseurs maandelijks overleg met de betrokken teamleiders. In deze gesprekken is o.a. de controle van de verplichtingen en prestatieverklaringen meegenomen. Maandelijks wordt hierover kort gerapporteerd aan de directie.

Aangegane verplichtingen boven de € 5.000 moeten volgens de procedure in het financiële systeem worden geregistreerd. Dit gebeurt nog niet voor alle verplichtingen.

De crediteurenadministratie controleert bij het registreren van ontvangen facturen op de aanwezigheid van een verplichting. Facturen > € 5.000 zonder verplichting worden doorgaans niet in behandeling genomen.

jul-24

Hierdoor ontstaat het risico dat per jaareinde de verplichtingen niet volledig zijn opgenomen.

De rapportages worden momenteel verder verfijnd, zie ook aanbeveling prestatieleveringen.

Wij onderschrijven het belang van de registratie. Wij adviseren u de vertaling naar de financiële administratie en de volledigheid van de verplichtingen per jaareinde inzichtelijk te maken. Het proces is verder aangescherpt. De ‘openstaande’ verplichtingen worden nu ook periodiek gecontroleerd worden op realiteit. Wij adviseren u periodiek de omvang inzichtelijk te maken van de inkopen groter dan € 5.000 zonder verplichting om zo te beoordelen of het proces gevolgd wordt na de aanscherping. Prestatie leveringen

In overleg met de concerncontroller is de werkwijze besproken en is op basis hiervan een beleidsnotitie opgesteld. In Key2finance zullen hiervoor workflows ingericht worden.

73

dec-24

Door het ontbreken van een scheiding tussen de goedkeuring van de geleverde De notitie is verder afgestemd met de accountant. prestatie en de autorisatie van de factuur (bij facturen onder de € 50.000) wordt het risico gelopen dat er geld uit de gemeente gaat zonder dat daar een prestatie tegenover staat. Aanbeveling

Vanaf 1 april 2021 wordt gewerkt met het systeem van prestatieverklaringen.

Wij adviseren u de routing voor de autorisatie aan te passen zodat alle inkopen zowel door een prestatieverklaarder als door een budgethouder worden getekend. Door meerdere langdurige ziektegevallen binnen het team Financiën is de controle op de prestatieverklaringen inkopen in 2021 niet optimaal uitgevoerd, daarnaast bleek de uitvoering van de notitie niet praktisch voor de organisatie, als gevolg hiervan is de notitie herzien met het oog op een meer functionele uitvoering. Vanaf 1 juli treden de financiële adviseurs maandelijks in overleg met de betrokken teamleiders. Daarbij is onderwerp van gesprek o.a. de controle van prestatieverklaringen. Maandelijks wordt hierover kort gerapporteerd aan de directie. Wij adviseren u de bewijsstukken voor de geleverde prestatie geautomatiseerd te koppelen aan de factuur en deze in het systeem door een prestatieverklaarder

Voor de rapportages is inmiddels gestart met een aantal betrokkenen om een opzet te maken naar een maandelijkse/periodieke interne rapportage. De verwachting is dat we de komende maanden een eerste concept hebben liggen en we van hieruit verder kunnen uitbreiden en bepalen welke informatie onderdeel moet zijn hiervan.

te laten autoriseren. Beheersing fraude en integriteit

Het fraudebeleid is momenteel onderhanden en zal een onderdeel vormen van het Misbruik en Oneigenlijk gebruik. Dit zal naar verwachting in september gereed zijn.

Er zijn richtlijnen, beleidsdocumenten en andere instrumenten aanwezig voor de

Fraudebeleid sep-23

beheersing van fraude en integriteit. Wij hebben geadviseerd een frauderisicoanalyse te In 2020 is een start gemaakt met de frauderisicoanalyse. In 2021 is een maken. onderzoeksrapport frauderisicoanalyse opgesteld. Actualisatie van de frauderisicoanalyse zal na afronding van het beleid in september worden opgestart en in 2023 worden afgerond.

Frauderisicoanalyse dec-23

IT Vastlegging testen updates (ML 2019)

De volgende acties zijn inmiddels uitgevoerd:

Wijzigingen in programmatuur worden getest.

1. Er is een standaard testplan en testrapport gemaakt voor de gebruikersacceptatietest. Dit zijn

Formeel dienen bevindingen van tests vastgelegd te worden. In de praktijk vindt dit niet sjablonen die in Topdesk zijn vastgelegd. altijd plaats. 2. Door functioneel applicatiebeheer is een instructie voor de gebruikers gemaakt voor het uitvoeren

74

dec-23

Wij adviseren u de testwerkzaamheden bij wijzigingen in de programmatuur zichtbaar vast te leggen.

van testen en het vastleggen van de resultaten in het testrapport. 3. De gebruikers worden voorgelicht over testen en het vastleggen van de testrapporten. 4. Bij de teamleiders is onder de aandacht gebracht dat hun medewerkers die de testen uitvoeren ook de resultaten vastleggen. De verantwoordelijkheid ligt bij de teams en dus de teamleider. Momenteel wordt deze acties nog opgevolgd. 5. De functioneel applicatiebeheerders sturen er directer op dat de testrapporten door de gebruikers worden ingevuld, anders moet er geëscaleerd worden naar de Teamleider.

Europese aanbestedingen

Contractenregister - Axxerion is sinds 2010 actief. De teams zijn zelf verantwoordelijk voor de registratie van contracten hierin. Ook door de inkoopadviseurs worden ze hierop gewezen (continu-proces zonder einddatum).

De EU-aanbestedingsregels zijn complex. Door de verantwoordelijkheid voor de juiste Mandaatbesluit is geactualiseerd (15-7-2023) waarbij inkoop meer in positie is inkoopprocedure bij de budgethouder neer te leggen is het risico gelopen dat een gebracht. aanbesteding niet of niet tijdig volgens de juiste spelregels wordt gedaan en kan sprake zijn van een onrechtmatigheid.

Wat betreft het inkoop en bestelsysteem is de bedoeling in 2023 aan te besteden en in 2024 in te richten en uit te rollen. Implementatie gedurende 2024

Aanbeveling Wij adviseren u in de lijn toe te zien op de tijdigheid, volledigheid en de

Aanbestedingskalender: deze is uitgevraagd en wordt doorlopend geactualiseerd aan de hand van de gesprekken met de teams en de bevindingen van de interne controles. We werken inmiddels met startformulieren en ook met raamovereenkomsten. Aandacht blijft nog wel nodig voor ad hoc aanbestedingsvragen.

juistheid van de Europese aanbestedingen door het inrichten en gebruiken van een contractenregister en een aanbestedingskalender. Interne controlewerkzaamheden Per trimester wordt gecontroleerd op naleving van de juiste aanbestedingsregels. Door deze periodieke werkzaamheden vinden ook periodieke gesprekken plaats tussen team inkoop, teamleiders en directie. Verwachting is dat dit op termijn leidt tot betere planning en risicovermindering. We verwachten zelf ook veel van de inzet van het project bestellen tot betalen (S2P-applicatie waarbij de workflow zal worden gestroomlijnd. Personeel Werkkostenregeling (ML 2019)

De WKR is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van P&O en Financiën. Jaarlijks is er wel inzicht in de besteding van de vrije ruimte.

Tussentijds is er onvoldoende inzicht in de besteding van de vrije ruimte van de Werkkostenregeling. De vrije ruimte wordt bij de gemeente overschreden.

In het proces van declaratie hebben wij dit momenteel nog niet ondervangen en komt alles nu in eerste instantie ten laste van de vrije ruimte. Momenteel worden per jaareinde de bestedingen van de vrije ruimte van de werkkostenregeling in overleg met Financiën middels een analyse inzichtelijk gemaakt.

In 2020 heeft de belastingdienst aangekondigd een controle te willen uitvoeren op de werkkostenregeling. Hierdoor ontstaat het risico op onvolledige registratie van de kosten die mogelijk vallen onder de vrije ruimte en daarmee het risico

75

Q1-24

op een naheffing. Wij adviseren de vrije ruimte tussentijds te bewaken en het proces zodanig in te richten dat de volledigheid van de kosten is gewaarborgd. Subsidieverstrekking Standaardisatie Proces (ML 2019)

Het zaaksysteem is volledig operationeel per januari 2021. Het proces wordt gemonitord door MO beleid, inclusief bewaking van de termijnen. De procesbeschrijving is geactualiseerd. Alle formats zijn geactualiseerd, evenals de Algemene Subsidieverordening.

mei-24

Er is een procedure rondom de behandeling van subsidieaanvragen en subsidievaststellingen. Deze wordt echter niet in alle gevallen toegepast, mede

De meeste medewerkers van MO Beleid hebben een training gevolgd over de werkwijze van het SubsidieVolgSysteem (SVS). Momenteel volgt een training voor alle andere medewerkers in de organisatie die subsidies verlenen en met het SVS moeten gaan werken. Het SVS is zowel voor de meerjarige- alsook de incidentele subsidies vanaf 1 januari 2021.

doordat iedere afdeling subsidies kan verstrekken. Iedere afdeling maakt gebruik van eigen formats voor beschikkingen.

Minimaal twee keer per jaar zal een aansluiting gemaakt worden met de financiële administratie.

Er is een subsidieregister opgezet. De volledigheid hierin is niet gewaarborgd. Het risico ontstaat dat subsidies onrechtmatig worden verstrekt of vastgesteld.

Door personele wisselingen vindt opvolging van deze aanbeveling in het eerste/ tweede kwartaal van 2024 plaats.

Wij adviseren het proces rondom de subsidies verder te standaardiseren

.

(gereed) Er is een procesbeschrijving gemaakt. Alle formats zijn vernieuwd en geüniformeerd. Alle medewerkers zijn geïnstrueerd hiermee te werken. Wij adviseren u een subsidievolgsysteem in te richten waarin o.a. de termijnen worden bewaakt. WMO en Jeugd Afhankelijkheid verklaringen zorgaanbieders

In 2023 zetten wij het van het ontvangen van de verklaringen van de zorgaanbieders voort conform 2022. Wij blijven daarbij aandacht houden voor en sturen op de tijdige aanlevering van productieverantwoordingen en controleverklaringen van de zorgaanbieders van zowel Jeugd (via Jeugdhulpregio FoodValley) als Wmo.

Uw gemeente steunt voor de rechtmatigheid van de uitgaven (specifiek de levering van de zorg) op de controleverklaringen van de zorgorganisaties voor de zorg in natura en op de verklaring van de accountant van de sociale verzekeringsbank voor de Pgb’s. Hiermee bent u afhankelijk van de controles door derden en is er geen mogelijkheid om In 2022 is een plan van aanpak voor het opvolgen van deze punten opgemaakt, tussentijds bij te sturen. waarbij op basis van steekproeven controle hierop heeft plaatsgevonden. Belangrijkste bevinding hieruit was dossiervorming nog voor verbetering vatbaar is. Bij de jaarrekeningcontrole 2022 is de dossiervorming verbeterd door aanvullende controles zodat hierop gesteund kon worden en de onzekerheid op de levering van zorg fors is gedaald Het risico ontstaat dat de controleverklaring van de jaarrekening van de gemeente

76

Afgerond

Veenendaal negatief wordt beïnvloed door het niet tijdig ontvangen van goedkeurende controleverklaringen

In 2023 zetten wij de interne controlewerkzaamheden voort conform 2022. Verder zal intern onderzoek plaatsvinden naar de mogelijkheid om de vaststelling van de geleverde prestaties te borgen in het proces. Wij beschouwen dit punt als afgerond

Wij adviseren u het proces van het ontvangen van de verklaringen van de zorgaanbieders te handhaven. Het benadrukken van het tijdig inleveren heeft afgelopen jaren geleid tot voldoende controleverklaringen. Er wordt actief gestuurd op het tijdig verkrijgen van deze stukken, mede in samenwerking met het knooppunt Jeugdhulpregio Food Valley. Wij adviseren u de controle van de zorgaanbieders zodanig in te richten dat de gemeente zelfstandig vaststelt dat de zorg rechtmatig is geleverd door de uitgevoerde werkzaamheden zodanig in te richten dat hiermee zekerheid over de populatie wordt verkregen WMO en jeugd Interne controle op PGB

In 2022 is een plan van aanpak voor het opvolgen van deze punten opgemaakt, waarbij op basis van steekproeven controle hierop heeft plaatsgevonden. Belangrijkste bevinding hieruit is was dossiervorming nog voor verbetering vatbaar is. Bij de jaarrekeningcontrole 2022 is de dossiervorming verbeterd zodat hierop gesteund kon worden en de onzekerheid op de Pgb’s voor wat betreft de levering van zorg fors is gedaald

Afgerond

De gemeente Veenendaal ontvangt tijdig een controleverklaring om de rechtmatigheid vast te kunnen stellen. Het oordeel is nog steeds niet volledig getrouw en rechtmatig, maar wordt jaarlijks verbeterd. De SVB voert echter geen controle uit op de levering van de zorg. Iedere gemeente dient hier aanvullende interne controlewerkzaamheden op uit te voeren. De gemeente Veenendaal geeft aan dat ze deze wel uitvoeren. Wij hebben de controle informatie niet kunnen gebruiken omdat deze niet aan de daaraan te stellen eisen voldoet. In 2023 zetten wij de IC werkzaamheden voort conform 2022. Verder zal intern onderzoek plaatsvinden naar de mogelijkheid om de vaststelling van de geleverde prestaties te borgen in het proces. Wij beschouwen dit punt als afgerond Het risico ontstaat dat de Pgb niet rechtmatig is verstrekt. Wij adviseren u onderstaande interne controles uit te voeren op de verstrekkingen van de Pgb's en deze zichtbaar vast te leggen: • Periodieke beoordeling van de uitnutting van alle verstrekte Pgb budgetten; • Analyse van de budgetoverzichten van het SVB te maken; • Een toetsing uit te voeren op de geleverde prestaties van de zorgaanbieders bijvoorbeeld door navraag bij een herindicatie of gerichte enquêtes voor de levering van de zorg binnen de Pgb Doelmatigheid en doeltreffendheid

Door personele wisselingen is dit niet tijdig opgepakt. In 2024 willen we hiermee De gemeente Veenendaal kent een verordening voor het uitvoeren van doelmatigheid- starten en doeltreffendheidsonderzoeken. De afgelopen jaren is niet voldaan aan de frequentie van de onderzoeken zoals deze in de verordening zijn opgenomen. Voor het uitvoeren van dergelijk onderzoek zijn middelen en capaciteit een voorwaarde.

77

jul-24

Wij adviseren u de onderzoeken in 2021 wel uit te voeren om zo ook een stimulans te geven aan het lerend vermogen van de organisatie. Aanvulling accountant Advies accountant: de onderzoeken in 2023 wel uit te voeren om zo ook een stimulans te geven aan het lerend vermogen van de organisatie. Onze adviezen voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zijn:

De wetgeving heeft bepaald dat de rechtmatigheidsverantwoording met ingang van 2023 zal gelden. We hebben onderstaande actiepunten inmiddels afgerond, hiermee zijn we voldoende voorbereid op de rechtmatigheidsverantwoording. In Mei 2024 zullen we de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarstukken 2023 opnemen.

mei-24

1. Het aanpassen van het controleprotocol, financiële verordening en controleverordening na de definitieve wetswijziging;

1) Verordeningen en protocol zijn aangepast

2. Het actualiseren en completeren van het intern controleprogramma;

2) Intern controleplan 2023 is vastgesteld Controleplannen worden per team opgesteld.

3. Het vrijmaken van structurele capaciteit voor het uitvoeren van de

3) Capaciteit is op orde

verbijzonderde interne controle;

4) Conform planning wordt er gewerkt

4. Het opdelen van de werkzaamheden voor de verbijzonderde interne controle

5) Werkprogramma’s zijn grotendeels opgesteld en kunnen worden ingevuld

in 4 kwartalen;

6) De steekproeven worden in samenwerking met de accountant bepaald.

5. Het gestructureerd en geüniformeerd vastleggen van de uitvoering van de

7) Voor de processen die in scope zijn vindt dit plaats

verbijzonderde interne controles;

8) Per kwartaal wordt er gerapporteerd

6. Het per kwartaal laten selecteren van de steekproeven door ons, zodat een

9) Uitkomsten worden opgenomen in de jaarrekening 2023 (paragraaf bedrijfsvoering)

onafhankelijke trekking plaatsvindt;

10) Geschiedt minimaal twee maal per jaar o.b.v. plan van aanpak

7. Het bespreken van de uitkomsten met de proceseigenaar; 8. Het opzetten van een kwartaalsgewijze rapportage aan de directie en het College; 9. Een integratie van de uitkomsten van de interne controle in de P&C cyclus; 10.Het monitoren van de opvolging van de aanbevelingen. IT Patch updates

1. Voor Microsoft worden de security patches semi geautomatiseerd uitgevoerd (deels handmatig , volledig automatisch kan dit niet).

Een Patch is een installatiebestand dat een kwetsbaarheid of fout in een

2. Voor de Oracle producten worden patches geautomatiseerd uitgevoerd.

programma herstelt of een programma verbetert.

3. Voor de andere producten is er wel een patchmanagementproces , maar nog niet geautomatiseerd.

De Patch updates worden handmatig geüpdatet. Nu dient een medewerker

4. In 2021 is er een onderzoek uitgevoerd naar de mogelijkheden om het patchproces verder te automatiseren. Het onderzoek bevat ook een marktverkenning naar ondersteunende tooling. Er is een aanbieding van Ivanti. Vanwege drukte in Q4 en onderbezetting binnen cluster Systeem/Netwerkbeheer wordt de implementatie verschoven naar 2023/2024

te controleren of de patch up to date is.

78

mei-24

Wij adviseren u de mogelijkheid te onderzoeken naar het automatisch updaten van de Patches Wmo en Jeugd Inhoud beschikking

Het beoogde resultaat en de expliciete vermelding dat voorziening in de vorm van ZIN wordt verstrekt, worden opgenomen in de beschikking. Opvolging van aanbeveling zal in het vierde kwartaal worden vastgesteld.

Bij de zorg in natura wordt in diverse beschikkingen niet vermeld hoe de voorziening wordt verstrekt en welk resultaat wordt beoogd. Alleen een verwijzing naar het ondersteuningsplan is op basis van de verordening niet voldoende. Het risico bestaat dat een beschikking, verwijzing of toewijzingsbericht onterecht of onjuist wordt afgegeven door de gemeente.

Wmo: Dec-24

Jeugd: afgerond

Wmo: resultaat en kwaliteitseisen worden momenteel niet vermeld in de beschikking ZiN en pgb. Wel wordt vermeld welke voorziening wordt verstrekt en de vorm waarin (ZiN of pgb). In 2023 wordt een wijziging van de Integrale Verordening Sociaal Domein vastgesteld waarmee o.a. de vermelding van het resultaat in de beschikking vervalt. Wij adviseren u in de beschikkingen te verstrekken voorziening en het beoogde resultaat te vermelden. Jeugd: in zowel de beschikking ZiN als pgb worden inmiddels de beoogde resultaten vermeld. In de beschikking ZiN staat de naam van de voorziening vermeld. In de beschikking PGB staat vermeld dat ingekochte professionals in het kwaliteitsregister Jeugd en/of het BIG-register moeten staan. Voor het onderdeel Jeugd beschouwen we deze aanbeveling als afgerond. Bij de PGB wordt niet altijd vermeld voor welk resultaat het PGB moet worden aangewend en aan welke kwaliteitseisen de gelden voor de besteding van het pgb dienen te voldoen. Ook hiervoor geldt dat alleen een verwijzing naar het ondersteuningsplan niet voldoende is. Wij adviseren u in de beschikkingen het gewenste resultaat en de kwaliteitseisen te vermelden. Leerlingenvervoer Beschikkingen De aanvragen worden gedaan in Mozard. Handmatig worden deze omgezet in WMO.Ned om daar een werkproces aan te maken.

Het proces hiervoor is opgesteld maar wordt nog niet als zodanig doorlopen i.v.m. ontbreken capaciteit. Momenteel wordt binnen MO gekeken bij wie dit belegd kan worden.

apr-24

Bij de jaarrekening 2021 is bij de niet uit de balans blijkende verplichtingen een toelichting voor de belangrijkste inkoopcontracten opgenomen. Dit punt zal in 2022 nader worden opgevolgd door op basis van het contractenregister na te gaan of alle omvangrijke inkoopcontracten worden opgenomen.

Afgerond

Wij adviseren u een automatische invoer van de aanvragen in Mozard naar de werkprocessen in WMO.Ned te onderzoeken. Niet uit de balans blijkende verplichtingen

Wij hebben vastgesteld dat er geen toelichting opgenomen is inzake de omvangrijke inkoopcontracten als niet uit de balans blijkende verplichtingen. Het balansdossiers is tijdig en conform afspraak gecomplementeerd.

79

Bij de jaarstukken 2022 is hier opvolging aan gegeven.

Wij hebben het College geadviseerd het balansdossier en de concept jaarstukken voor komend jaar eerder te completeren en nader te specificeren. Factuurafhandeling

De registratie van facturen is bij. Het project ‘Inkoop tot betalen’(ITB) is reeds in gang gezet in samenwerking met de inkoopadviseur. Het ITB project betreft een aanbesteding naar een ITB systeem om het gehele proces van inkoop tot betalen te verbeteren.

dec-24

Er is sprake van een aanzienlijke achterstand in de factuurafhandeling. Dit is op dit moment nog handmatig werk door de mensen van de administratie. De afgelopen jaren zijn hier ontwikkelingen in geweest zoals bijvoorbeeld Robotic Process Automation (RPA). Dit kan voor repeterende digitale handelingen mogelijk efficiënter werken. Mogelijk dat de medewerkers van de administratie meer tijd overhouden voor het analyseren van resultaten en voor uitzonderingsgevallen. Daarnaast brengt het handmatig invoeren van facturen risico’s van foutieve invoer met zich mee. Dit kan hiermee ook opgelost worden . Afschrijvingstermijn activa

Opvolging hiervan heeft op zich laten wachten wegens personele wisselingen. Dit zal met ingang van het vierde kwartaal worden opgepakt, waarbij verwacht wordt dit bij het opstellen van de jaarstukken 2023 ( in het voorjaar 2024) gereed te kunnen melden.

apr-24

Bij een aantal activa wordt een afschrijvingstermijn gehanteerd die niet is opgenomen in de nota waarderen en afschrijven. Deze termijnen zijn in het verleden door de Raad geautoriseerd. Daarnaast worden afschrijvingen berekend op basis van de annuïtaire systematiek. Op basis van de nota waarderen en afschrijven is dit alleen toegestaan voor parkeergarages. Dit is in het verleden geautoriseerd door de Raad. Wij hebben het College geadviseerd deze toevoegingen op te nemen in een actualisatie van de nota waarderen en afschrijven. Op grond van de nota waarderen en afschrijven start de afschrijving het jaar na ingebruikname. Wij hebben het College geadviseerd het proces van melding in gebruikname te verhelderen zodat voor de verwerking van de start van de afschrijving hier geen onduidelijkheid in kan zijn. Het actualiseren van de nota heeft vertraging opgelopen omdat in het voorjaar prioriteit gegeven is aan de financiële verordening. Deze gewijzigde verordening is inmiddels vastgesteld door de raad. De actualisatie van de nota waarderen en afschrijven is daardoor nog niet opgepakt.

De subadministratie/wijzigingsapplicatie dwingt niet af dat wijzigingen in bankrekeningnummers worden geautoriseerd worden door een 2e medewerker (er ontbreekt functiescheiding op mutaties, hierbij is in de omschrijving opgenomen “geen fiattering noodzakelijk”).

Deze aanbeveling maakt onderdeel van het project procesbeschrijvingen en procesbeheersing en is derhalve nog onderhanden. Verwachting is dat dit punt april 2024 gereed is.

Daarnaast worden wijzigingen van bankrekeningnummers door applicatiebeheer opgepakt, zonder dat een brondocument voor aanwezig moet zijn.

80

apr-24

Er is geen sprake van een zichtbare periodieke aansluiting tussen de financiële en sub administratie (salarisadministratie).

Zichtbare periodieke aansluiting heeft momenteel de hoogste prioriteit. Zo zijn er concrete afspraken tussen team Financiën en P&O gemaakt met als resultaat het genereren van een periodieke aansluiting met ingang van november 2023.

Er is geen sprake van een zichtbare invoercontrole bij de salarisadministratie, hierdoor bestaat het risico dat de lonen onjuist worden verwerkt.

Zichtbare invoercontrole SA: Alles in het selfservice (ESS) wordt zichtbaar middels het vier ogen principe toegepast (dit is te zien in workflow). Om deze controle zichtbaar te maken, wordt een werkwijze bedacht: controle bij aftekening en daarmee ook 4 ogen principe. Dit wordt vanaf september 2023 gedaan.

Binnen de salarisadministratie wordt er (nog) geen gebruik van een standenregister gemaakt. Hierdoor bestaat het risico dat personele mutaties onjuist plaatsvinden. Standenregister Er wordt (nog) geen gebruik gemaakt van het standenregister ter controle van mutaties, omdat het huidige RAET standenregister niet toereikend is voor een algehele mutatiecontrole. Een oplossing is urgent en wordt iom Visma-Raet gezocht. Dit wordt momenteel geïnventariseerd en bekeken (peildatum september 2023) Wél toereikend voor een algehele mutatiecontrole is het huidige mutatieverslag van de proefproductie. Vanaf de mutaties september wordt het mutatieverslag hiervoor gebruikt.

81

Q1-24