27 Vragen (2) SP portefeuille burgemeester commissie 19 juni - beantwoording

VRAGEN n.a.v. raadscommissie 19 juni Raadscyclus:

juni-juli 2024

Naam fractie:

SP

Onderwerp:

Raadsvoorstel Kadernota 2025-2028

Naar aanleiding van de raadscommissie zijn er twee onderwerpen voor de portefeuille burgemeester die niet zijn beantwoord. Dit betreft:

1. Hanteren e-mail gedragslijn voor overheden Toelichting De SP wil graag een toezegging per wanneer de gemeente zich aan de e-mail gedragslijn voor overheden gaat houden en dat het jaarverslag hierover blijvend actief met de raad gedeeld wordt. Mailadres gemeente is niet vindbaar op de website; bij contactformulier worden overbodige persoonsgegevens gevraagd; 2 dagen regeling voor antwoord wordt niet gehanteerd en niet altijd volgt er een ontvangstbevestiging.

Antwoord Hoewel de status van de handreiking onduidelijk is volgen we die wel. Op een enkel punt is bewust afgeweken. In plaats van het communiceren van het mailadres van de gemeente is er voor gekozen om dit te doen via een contact/webformulier "Vraag aan de gemeente". Dit besluit is genomen omdat voor het beantwoorden extra handelingen nodig zijn om een vraag vanuit een reguliere e-mail om te zetten in een zaak. Deze werkwijze is thans geautomatiseerd waardoor een vraag sneller bij de juiste persoon komt. Bovendien is er sprake van minder spam en risico op phishing mail door geen e-mailadres niet op de site te vermelden. Dit is conform de gedragslijn maar wij zullen de reden van ons besluit nadrukkelijk op de website communiceren. Voor een persoonlijke afhandeling en eventueel contact via het contact-/webformulier vragen wij naar de voor- en achternaam, e-mailadres en telefoonnummer. Wanneer iemand het webformulier invult, wordt deze automatisch geregistreerd als een Mozardzaak en gearchiveerd. Ook als dit anoniem gebeurt. Bovendien krijgt de afzender automatisch een ontvangstbevestiging. De constatering dat dit niet gebeurt herkennen wij niet maar een bevestiging kan in de spam box van de ontvanger terecht komen. De 2 dagen regeling voor antwoord wordt gehanteerd. Het kan zijn dat de norm incidenteel niet wordt gehaald.

In de jaarstukken zal er over worden gerapporteerd zoals eerder ook het geval was.

2.

Publicatie Woo-verzoeken op de website.

Toelichting De SP wil graag een toezegging per wanneer er actieve inzage komt van aangevraagde en actieve Woo-verzoeken en de daarbij behorende documenten op de website. Ter voorbeeld: Gemeente Buren Antwoord

De Woo beoogt een gefaseerde ontsluiting van de diverse informatiecategorieën. Pas recent, in de kamerbrief van 6 juni 2024, is kenbaar gemaakt dat per 1 november 2024 de eerste 5 informatiecategorieën van de Woo verplicht openbaar gemaakt worden. Voor gemeenten gaat het om informatie over de organisatie, de werkwijze (waaronder de taken en bevoegdheden) en de bereikbaarheid van het bestuursorgaan en haar organisatieonderdelen. (Categorie 5 betreft de vergaderstukken van de Staten-Generaal.) De gemeente is wettelijk nu nog niet verplicht om Woo-verzoeken en beantwoording dus al actief te openbaren. Vooralsnog staat het analyseren en inrichten van de categorie Woo-verzoeken hier nu op de planning voor november 2024 als startdatum en einddatum in januari 2025. Dus in het 1e kwartaal 2025. Uiteindelijk zal realisatie ook afhangen van de beschikbare capaciteit en middelen.