11. Vervolggesprekken 5okt2023 en18jan2024

Wijzigingen Reglement van orde en Verordening op de raadscommissies naar aanleiding van de vervolggesprekken van 5 oktober 2023 en 18 januari 2024 Naar aanleiding van de informele gesprekken over de actualisatie van het Reglement van orde en de Verordening op de raadscommissies is een aantal wijzigingen in beide documenten aangebracht. Het gaat dan om wijzigingen in de concepten die in september 2023 aan de raad zijn voorgelegd. Om welke wijzigingen het gaat, is hieronder aangegeven met een gele arcering. De geel gearceerde passages zijn toegevoegd of gewijzigd. +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

Wijzigingen betreffende Reglement van orde Artikel 8. Fractievoorzittersoverleg 1. Er is een fractievoorzittersoverleg, dat bestaat uit de voorzitter en de fractievoorzitters. De griffier ondersteunt het fractievoorzittersoverleg. 2. In het fractievoorzittersoverleg, dat in de regel driemaal per jaar bijeenkomt, worden zaken als cultuur en verhoudingen besproken zonder dat besluiten worden genomen. 3. Door het fractievoorzittersoverleg worden jaarlijks twee fractievoorzitters aangewezen die het overleg voorbereiden en de vergadering voorzitten. 4. Voor het fractievoorzittersoverleg kunnen ook anderen worden uitgenodigd. 5. Fractievoorzitters wijzen elk een raadslid aan dat hen bij afwezigheid in het fractievoorzittersoverleg vervangt. 6. De griffier stelt van de overleggen een beknopt verslag van de gesprekspunten op.

Artikel 11. De werkzaamheden van de agendacommissie 1. De leden van de agendacommissie zitten de vergaderingen van de (bijzondere) raadscommissie voor. 2. De agendacommissie regelt de werkzaamheden van de raad en van de (bijzondere) raadscommissie. De agendacommissie kan daarbij voorstellen doen over de: a. vergaderfrequentie van de (bijzondere) raadscommissie; b. vergaderlocatie van de (bijzondere) raadscommissie en van de raad; c. voorlopige agenda, eventueel inclusief tijdsindeling, voor de vergadering van de (bijzondere) raadscommissie en voor de vergadering van de raad; d. planning van andere bijeenkomsten van de raad; e. procedure voorbereiding, onderzoek, behandeling en vaststelling kadernota, begroting, bestuursrapportages en jaarrekening & jaarverslag; f. behandeling en vaststelling van de raadsplanning, bedoeld in artikel 12; g. de organisatie van de werkzaamheden van de raad en van de (bijzondere) raadscommissie. 3. De agendacommissie stelt ook jaarlijks voor het volgende kalenderjaar een vergaderschema op. Bij het opstellen van dit schema wordt uitgegaan van een vergadervrije week per vergadercyclus en twee politieke avonden per week. Van dit uitgangspunt kan de agendacommissie gemotiveerd afwijken. 4. Aan de agendacommissie kunnen verzoeken voor extra politieke vergaderingen gemotiveerd worden voorgelegd.

De agendacommissie beoordeelt vervolgens aan de hand van het verzoek of een bijeenkomst wordt belegd en welke overlegvorm daarbij het beste past. Daarbij kan het gaan om het inplannen en organiseren van een (bijzondere) raadscommissie. 5. De agendacommissie kan besluiten parallelle sessies van de beeldvormende of oordeelsvormende vergaderingen van de raadscommissie te houden. De agendacommissie verdeelt de onderwerpen over de vergaderingen.

Pagina 1 van 4

6.

7.

Bij het vaststellen van de voorlopige agenda’s van de (bijzondere) raadscommissie en van de raad kan de agendacommissie een behandeladvies aan de raadscommissie geven, indien na (marginale) toetsing blijkt dat bij raadsvoorstellen aan een aantal procesvoorwaarden, die vooraf met de raad en het college zijn gedeeld, niet is voldaan. Dit behandeladvies kan inhouden dat een voorstel bij het college wordt teruggelegd. Dit kan betekenen dat het betreffende onderwerp voor een volgende vergadercyclus wordt geagendeerd. De agendacommissie is verder belast met de taken genoemd in de artikelen 12, 14, 18 en 40.

Als gevolg hiervan zijn de volgende argumenten in het raadsvoorstel aangepast: 1.2

Bestuurlijke samenwerking vraagt om planning van politieke avonden/dagen (vergaderfrequentie). Bij het vaststellen van de planning van de raadsactiviteiten zijn een vergadervrije week per vergadercyclus en twee politieke avonden/dagen per week uitgangspunt. Het politieke werk vraagt om veel inzet en betrokkenheid van de volksvertegenwoordigers die dit werk veelal naast hun andere werkzaamheden vervullen. Denk aan de vele contacten die zij hebben met de samenleving, denk aan het lezen van stukken et cetera. Dit vraagt dus ook om verstandig omgaan met de tijd. Daarom wordt voorgesteld voor de activiteiten die van de raad uitgaan twee avonden per week uit te trekken. Activiteiten die door anderen georganiseerd worden (zoals werkbezoeken vanuit externe partijen), vallen daar niet onder. Een andere mogelijkheid om de vergaderdruk te beperken is de mogelijkheid van parallelle vergaderingen van beeldvormende of oordeelsvormende vergaderingen. Deze mogelijkheid is in het reglement opgenomen. 2.3 Bestuurlijke samenwerking vraagt ook om planning van politieke avonden/dagen. In aanvulling op de regeling in het reglement van orde (zie hiervoor ook punt 1.3) worden in de verordening twee specifieke politieke avonden in de week aangewezen. Deze avonden zijn vooral bedoeld voor de activiteiten en vergaderingen die door of vanwege de raadscommissie verricht worden.

Daarnaast blijft de vergadervrije week in het reglement van orde behouden. Het beleggen van parallelle sessies van beeldvormende of oordeelsvormende vergaderingen van de commissie wordt mogelijk, waardoor de druk op de bestuurlijke agenda kan worden verminderd.

Uit het overleg kwam als resultaat van de besprekingen het voorstel om variant 2 in het reglement van orde op te nemen. Tevens is toen besproken om de spreektijdenregeling ook toe te passen op het vragenhalfuur. Artikel 18. Spreektijden 1. Iedere fractie heeft een basisspreektijd voor de eerste raadszetel binnen deze fractie van 8 minuten. 2. De basisspreektijd van de fractie wordt verhoogd met één minuut voor ieder geagendeerd raadsvoorstel bij een lichte agenda, met anderhalve minuut bij een middelzware agenda en met twee minuten bij een zware agenda. 3. De agendacommissie maakt voorafgaande aan de raadsvergadering een inschatting van de zwaarte van de agenda. 4. Het college en de burgemeester beschikken samen over in totaal maximaal een kwart van de totale aan de raadsfracties toegekende spreektijden. 5. Niet ten laste van de spreektijd van een fractie, het college of de burgemeester komen de bespreking van besluitenlijsten, voorstellen van orde, de reactie(s) op een interruptie en de behandeling van de lijst van ingekomen stukken. 6. De agendacommissie kan bij bijzondere vergaderingen afwijkende spreektijden vaststellen. 7. De voorzitter kan in uitzonderlijke gevallen afwijken van de spreektijden.

Pagina 2 van 4

8. Zodra voor de fractie de spreektijd is verstreken, verzoekt de voorzitter de spreker het betoog af te ronden waarbij de spreker terstond gevolg geeft aan dit verzoek. Als gevolg van deze wijziging is het volgende argument in het raadsvoorstel aangepast: 1.4

Een goede bestuurlijke samenwerking vraagt om een effectieve en efficiënte manier van vergaderen; een vorm van spreektijdenregeling kan daarbij helpen. Daarbij kan het dan gaan om een evenwichtige samenstelling van de agenda (rol raadsplanning, zie hieronder), maar ook een korte en bondige formulering (denk aan de interrupties (korte vragen, zonder grote inleiding), korte stemverklaringen en strak voorzitten door de voorzitter). In aanvulling op deze elementen, kan een spreektijdenregeling ook een positieve bijdrage leven aan een efficiënter verloop van de vergaderingen. In het reglement van orde is daarom een voorstel opgenomen voor een spreektijdregeling. (Zie de bijlage met een drietal uitgewerkte varianten van een spreektijdenregeling.)

Wijzigingen betreffende Verordening op de raadscommissies Artikel 5. Benoeming schaduw-raadsleden 1. Elke fractie, als bedoeld in artikel 7, eerste lid, van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en de agendacommissie van Veenendaal, kan de raad voorstellen ten hoogste drie personen, die geen lid van de raad zijn, te benoemen tot schaduwraadslid. 2. In afwijking van het bepaalde in het eerste lid kunnen raadsleden die zich gedurende een raadsperiode hebben afgesplitst van een fractie, en die als een zelfstandige fractie gaan optreden, geen voorstel bij de raad doen voor het benoemen van schaduw-raadsleden gedurende die raadsperiode. 3. De artikelen 10 tot en met 15 van de Gemeentewet zijn op deze schaduw-raadsleden van overeenkomstige toepassing. 4. Voor benoeming tot schaduw-raadslid komen in aanmerking: a. personen die voorkomen op een geldig verklaarde lijst van kandidaten voor de laatstgehouden raadsverkiezingen van de fractie die het schaduw-raadslid voordraagt ter benoeming; of b. personen die in een gezamenlijk schrijven van het (plaatselijk) afdelingsbestuur en de fractievoorzitter van de desbetreffende partij dan wel fractie ter benoeming als schaduw-raadslid worden voorgedragen. 5.

Bij benoeming van schaduw-raadsleden onderzoekt de in artikel 8, eerste lid, van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en de agendacommissie van Veenendaal, bedoelde commissie de geloofsbrieven van de voor benoeming voorgedragen schaduw-raadsleden waarbij zij de artikelen 10, 11, 13 en 15 van de Gemeentewet betrekt. 6. De commissie brengt na haar onderzoek van de geloofsbrieven verslag uit aan de raad waarbij ook melding wordt gemaakt van een minderheidsstandpunt. 7. Alvorens hun functie te kunnen uitoefenen, leggen de schaduw-raadsleden in de vergadering van de raad, in handen van de voorzitter van de raad, naar analogie van artikel 14 van de Gemeentewet de eed (verklaring en belofte) af. Als gevolg van deze wijzigingen is argument 2.2 in het raadsvoorstel als volgt gewijzigd: 2.2

Talentvolle inwoners met interesse voor het politieke handwerk, die niet op de kandidatenlijst van de laatstgehouden raadsverkiezingen staan, kunnen binnen de lopende raadsperiode worden ingezet. Op deze manier blijven deze talentvolle inwoners behouden voor het politieke handwerk en kunnen zij als schaduw-raadslid ervaring op doen met het raadswerk. De wijziging van artikel 5 van de verordening maakt het mogelijk dat deze niet-gekandideerde inwoners alsnog benoemd kunnen

Pagina 3 van 4

worden door de raad. Overigens geldt de mogelijkheid van het benoemen van schaduw-raadsleden door van fracties afgesplitste raadsleden niet. Verder is in de toelichting op artikel 5 hieraan in een zin ook aandacht besteed. Het gaat om de volgende geel gearceerde zin: […] Wanneer een raadslid breekt met een fractie en verder gaat als groep, zal een partijbestuur zoals dat functioneert bij de in de raad vertegenwoordigde partijen, ontbreken. Dan is het op grond van deze regeling niet mogelijk om schaduw-raadsleden voor te dragen. Om dit nader te expliciteren is dit nader omschreven in lid 2. […]

Artikel 9. Vergaderfrequentie 1. In de regel vinden de vergaderingen van de raadscommissie plaats op dinsdag en donderdag conform een door de agendacommissie opgesteld vergaderschema. 2. In afwijking van het eerste lid kunnen de vergaderingen van de raadscommissie ook parallel plaatsvinden, indien de agendacommissie daartoe besluit. 3. De vergaderingen beginnen om 19.30 uur en eindigen in beginsel om 23.00 uur en vinden in het gemeentehuis of op een plaats elders in de gemeente plaats. Zie voor de toelichting bij artikel 11 van het Reglement van orde in dit document en de gewijzigde argumenten 1.2 en 2.3. (Zie hierboven.)

Artikel 15. Spreekregels 1. Aanwezigen spreken vanaf hun plaats of vanaf het sprekersgestoelte en richten zich tot de voorzitter. 2. Aanwezigen voeren het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben. 3. Per onderwerp is er in de regel één woordvoerder per fractie. In de toelichting op de Verordening is de volgende tekst toegevoegd: Artikel 15. Spreekregels In lid 3 van het artikel is opgenomen dat er in de regel één woordvoerder is per onderwerp. ‘In de regel’ is aan de bepaling toegevoegd, zodat bij belangrijke onderwerpen (denk bijvoorbeeld aan de Kadernota) twee commissieleden het woord kunnen voeren in afwijking van de normaal te hanteren regel dat er per onderwerp één woordvoerder is.

Pagina 4 van 4