1. Verlengen overeenkomst accountantsdiensten Stolwijk Kelderman - raadsvoorstel

RAADSVOORSTEL Raad Voorstelnummer Datum Onderwerp

Programma

Inlichtingen bij Telefoonnummer E-mailadres

18 april 2024 2024/2155130 4 maart 2024 Verlengen overeenkomst accountantsdiensten Stolwijk Kelderman Burger en Bestuur

Agendapunt

Team

L. Achterberg 0318-538256 bertha.achterberg@veenendaal.nl

Aan de leden van de raad, Beslispunten 1. De overeenkomst met Stolwijk Kelderman voor de uitvoering van de accountantscontrole eenmaal te verlengen met één (1) jaar, voor het controlejaar 2025 Waarom naar de raad? De raad treedt op als opdrachtgever van de accountant voor het uitvoeren van de jaarlijkse accountantscontrole op de jaarrekening. Dit vloeit voort uit het bepaalde in artikel 213 Gemeentewet annex de Verordening voor de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Veenendaal. De door de raad ingestelde auditcommissie is belast met de aanbesteding van de accountantscontrole. Samenvatting Op 25 november 2021 heeft de raad Stolwijk Kelderman aangewezen als accountant voor de periode 2022-2024. In de overeenkomst is de uitvoering van de accountantscontrole voor de controlejaren 2022, 2023 en 2024 geregeld. Daarmee is de wettelijk vereiste accountantscontrole voor de duur van drie jaar gewaarborgd. De overeenkomst kent een bepaling met de mogelijkheid om de overeenkomst eenmaal met één (1) jaar te verlengen. Gebleken is dat de kwaliteit en deskundigheid van, en de samenwerking met, de accountant vanuit de zijde van het college, de directie, de ambtelijke organisatie en de auditcommissie als goed wordt gewaardeerd. Verlenging van de overeenkomst met Stolwijk Kelderman voor de duur van één (1) jaar is gewenst.

Inleiding De overeenkomst voor het uitvoeren van de jaarlijkse accountantscontrole op de jaarrekening heeft een looptijd van drie controlejaren. Het boekjaar 2024 vormt in die reeks het laatste controlejaar. De overeenkomst kan eenmaal met één (1) jaar worden verlengd. Verlenging van de overeenkomst met Stolwijk Kelderman voor de duur van één (1) jaar is vanuit een oogpunt van deskundigheid, kwaliteit en samenwerking gewenst.

Raadsvoorstel van 4 maart 2024, nr. 2024/2155130

Beoogd resultaat De overeenkomst met Stolwijk Kelderman voor het uitvoeren van de accountantscontrole eenmaal met één (1) jaar te verlengen, derhalve voor de controle van het boekjaar 2025.

Argumenten 1.1 Naar het oordeel van de auditcommissie levert Stolwijk Kelderman goede kwaliteit De kwaliteit komt enerzijds tot uiting in de werkwijze waarbij Stolwijk Kelderman optreedt als een deskundig adviseur van de raad en de ambtelijke organisatie en anderzijds in overleg en samenwerking met de ambtelijke organisatie. 1.2 Stolwijk Kelderman levert een impuls voor investering in de ontwikkeling van de organisatie Inmiddels is er sprake van een meerjarige samenwerking met Stolwijk Kelderman, omdat deze accountant ook in voorgaande periode de accountantsdiensten voor Veenendaal heeft uitgevoerd. Jaarlijks geeft de accountant in het accountantsverslag inzicht in de algemene beheersing van de organisatie en benoemt daarbij de sterke en de ontwikkelpunten. Het management en de ambtelijke organisatie verwerken de ontwikkelpunten in een plan van aanpak dat binnen de instrumenten van de planning & controlcyclus wordt gemonitord. Op die manier is er doorlopend sprake van een lerende organisatie. 1.3 Bij de implementatie van de wettelijk verplichte rechtmatigheidsverantwoording door het college vanaf 2023 is ondersteuning door de huidige accountant wenselijk Met ingang van 2023 valt de rechtmatigheidsverantwoording onder verantwoordelijkheid van het college.

De implementatie daarvan vraagt extra inspanningen van de ambtelijke organisatie, waarbij ondersteuning van de huidige accountant zeer wenselijk is. 1.4 Verlenging van de overeenkomst met Stolwijk Kelderman voor de duur van één (1) jaar leidt tot een overzichtelijke termijn van in totaal vier (4) controlejaren door dezelfde accountant Met het verlengen van de overeenkomst met Stolwijk Kelderman komt de uitvoering van de accountantscontrole uit op de boekjaren 2022 tot en met 2025. Een periode van vier (4) boekjaren vormt maximale benutting van de overeenkomst met Stolwijk Kelderman. Wederzijds zal dan naar verwachting sprake zijn van goed geïmplementeerde werkwijzen en processen, dat zijn vruchten dan ook afwerpt. 1.5 De adviseurs van de auditcommissie en Stolwijk Kelderman staan positief tegenover het voorstel tot verlenging van de overeenkomst met één (1) jaar De directeur Bedrijfsvoering en Dienstverlening, tevens verantwoordelijk voor de Concerncontrol en portefeuillehouder Financiën zijn aangewezen als adviseur van de auditcommissie. Ten overstaan van de auditcommissie hebben zij unaniem kenbaar gemaakt de deskundigheid, kwaliteit en samenwerking met Stolwijk Kelderman te waarderen en positief staan tegenover een voorstel tot het verlengen van de overeenkomst met één (1) jaar.

Het voorstel tot het eenmaal met één (1) jaar verlengen van de overeenkomst heeft eveneens de instemming van Stolwijk Kelderman. Alternatieven In geval van beëindigen van de lopende overeenkomst dient uiterlijk in het tweede kwartaal 2024 een nieuwe Europese aanbestedingsprocedure te worden opgestart om tijdig voor het einde van 2024 een

Raadsvoorstel van 4 maart 2024, nr. 2024/2155130

nieuwe accountant te kunnen contracteren (vanaf controle boekjaar 2025). Bij een eenmalige verlenging met één (1) jaar vindt deze procedure plaats in het jaar 2025. Kanttekeningen In de overeenkomst met Stolwijk Kelderman is vastgelegd dat de overeenkomst na afloop van drie jaar wordt verlengd, tenzij de gemeente uiterlijk 4 maanden voor het verstrijken van de lopende periode te kennen heeft gegeven geen verlenging van de overeenkomst te wensen. Anderzijds dient Stolwijk Kelderman een termijn van 3 maanden voor afloop van de vaste looptijd van 3 jaar aan te geven dat opdrachtnemer afziet van het verlengingsjaar. Stolwijk Kelderman heeft kenbaar gemaakt in te stemmen met het verlengen van de overeenkomst met één (1) jaar. Participatie Niet van toepassen. Wat betekent dit besluit voor inwoners? Uitgangspunt van de gemeente Veenendaal is een zoveel mogelijk zichzelf controlerende organisatie. Externe controle is hierbij noodzakelijk en wettelijk verplicht. Aanpak / uitvoering Op grond van het bepaalde in de Controleverordening financieel beheer en organisatie gemeente Veenendaal 2023 (artikel 213 Gemeentewet) en de Verordening auditcommissie Veenendaal 2015 is de auditcommissie belast met de voorbereiding van de aanbesteding van accountantsdiensten.

Communicatie over dit besluit Het besluit tot verlenging van de overeenkomst voor het uitvoeren van de accountantscontrole wordt op de gebruikelijke manier gepubliceerd en geplaatst op de website van de gemeente Veenendaal. Evaluatie Jaarlijks vindt in de auditcommissie een evaluatie plaats na oplevering van het accountantsverslag. Daarbij zijn naast de accountant ook aanwezig de directeur Bedrijfsvoering en Dienstverlening, tevens eindverantwoordelijk voor de Concerncontrol en de wethouder Financiën. Hierbij wordt het proces en de door partijen gemaakte afspraken getoetst aan de praktijk. Kosten, baten, dekking De overeenkomst wordt na afloop onder gelijkblijvende voorwaarden verlengd. Voor de kosten is een structurele dekking opgenomen in de programmabegroting.

De auditcommissie,

L. Achterberg secretaris

M.W.T. Ruitenbeek voorzitter