1. Uitbesteden taken WOZ en Belastingen aan GBLT - raadsvoorstel

RAADSVOORSTEL

Programma

22 juni 2023 2097308 16 mei 2023 Uitbesteden taken WOZ en Belastingen aan GBLT Bedrijfsvoering

Inlichtingen bij

Robert Hielckert

Raad Voorstelnummer Datum Onderwerp

Agendapunt

Team

Team Belastingen en Basisregistraties

Telefoonnummer E-mailadres

robert.hielckert@veenendaal.nl

Aan de leden van de raad, Beslispunten 1. In te stemmen met het voorgenomen besluit van het college tot toetreding tot de Gemeenschappelijke regeling GBLT. 2. Eenmalig € 1,108 mln. beschikbaar te stellen voor de incidentele kosten die gepaard gaan met de overdracht van de taken naar GBLT, en deze kosten ten laste van de algemene reserve te brengen. 3. De bijdrage aan de incidentele kosten van de gemeenten Renswoude en Woudenberg ad. € 116.865 in de komende jaren ten gunste te laten komen aan de algemene reserve 4. De structurele verlaging van de uitvoeringskosten vanaf 2025 met € 0,45 mln. te verwerken in de Kadernota en/of Programmabegroting. 5. De geheimhouding op het Beslisdocument ‘Toekomst WOZ & Belastingen: vergelijking drie varianten’, inclusief bijlagen (bijlage 2) na 5 jaar te heroverwegen. Waarom naar de raad? Het college heeft een voorgenomen besluit genomen om toe te treden tot de Gemeenschappelijke regeling GBLT (verder GR GBLT) per 1 januari 2025 opdat de uitvoering van taken op het gebied van WOZ en Belastingen aan GBLT kunnen worden overgedragen. Om het proces tot toetreding te starten vindt het college het belangrijk dat de raad daarmee instemt. Bovendien zullen er incidentele kosten gemaakt moeten worden om de taken te kunnen overdragen.

Samenvatting De gemeente Veenendaal voert de taken op het gebied van WOZ & Belastingen uit voor de volgende drie gemeenten: Veenendaal, Renswoude en Woudenberg (de VRW-gemeenten). Met Renswoude en Woudenberg is daartoe een dienstverleningsovereenkomst afgesloten (DVO-constructie). Door een combinatie van een aantal ontwikkelingen, waaronder de krappe arbeidsmarkt, wordt het voor de gemeente Veenendaal steeds lastiger om deze taken zelf te blijven uitvoeren. Vandaar dat een toekomstverkenning is uitgevoerd naar de beste wijze van organiseren van de taken op het gebied

Raadsvoorstel van 22 juni 2023, nr. 2097308

van WOZ en Belastingen.1 Hierbij zijn drie varianten met elkaar vergeleken. Uit deze vergelijking kwam GBLT als voorkeursvariant naar voren. Inleiding Door een aantal ontwikkelingen in de afgelopen jaren ontstond de behoefte aan een toekomstverkenning voor het team Belastingen en Basisregistraties (verder team B&B). Het team B&B heeft in de afgelopen jaren namelijk te maken gehad met de volgende ontwikkelingen: • De gemeente Veenendaal voert sinds 7 á 8 jaar de taken op het gebied van WOZ & Belastingen uit voor de gemeente Renswoude. In 2020 is besloten om deze taken per 1 januari 2021 ook voor de gemeente Woudenberg uit te gaan voeren. De overdracht van taken op het gebied van BAG, WOZ en belastingen bleek voor Woudenberg en Veenendaal meer energie te kosten dan vooraf was ingeschat. • In dezelfde periode vond de migratie plaats van GISVG -een verouderd pakket van Centric- naar Key2Belastingen van Centric. Dit was dus een nieuw pakket voor de medewerkers. De werkprocessen moeten opnieuw ingericht worden en de medewerkers moesten dit nieuwe pakket leren kennen. • Extra complicerende factor was dat in dezelfde periode corona speelde. Dat maakte samenwerking lastig. • De Waarderingskamer is de afgelopen jaren strenger gaan controleren. Dat leidde ertoe dat het oordeel van de Waarderingskamer voor 2022 en 2023 uitkwam op twee sterren (op een schaal van vijf sterren).

Dit zorgde voor een extra benodigde inspanning. Bovenstaande ontwikkelingen, en de daarmee gepaard gaande onzekerheid over de toekomst van het team Belastingen en Basisregistraties, leidde tot het vertrek van vaste medewerkers. Doordat we te maken hebben met een krappe arbeidsmarkt konden de vacatures ook niet worden ingevuld en is dit opgevangen door externe inhuurkrachten. Het wordt daarmee voor de gemeente Veenendaal steeds lastiger om deze taken zelf te blijven uitvoeren. Vandaar dat een toekomstverkenning is uitgevoerd naar de beste wijze van organiseren van de taken op het gebied van WOZ en Belastingen. Hierbij zijn drie varianten met elkaar vergeleken. Uit deze vergelijking kwam GBLT als voorkeursvariant naar voren. Beoogd resultaat De taken op het gebied van de uitvoering van de Wet WOZ en Belastingen worden (weer) toekomstbestendig en kosteneffectief uitgevoerd. Argumenten 1.1 De huidige situatie is niet toekomstbestendig en niet kosteneffectief De huidige situatie is om de volgende redenen niet toekomstbestendig en niet kosteneffectief. Op 1 mei 2023 was er voor de taken op het gebied van WOZ & Belastingen op een formatie van 13,67 fte2 een bezetting van 5,41 fte. Van deze 5,41 fte was bij circa 3,5 fte sprake van langdurig ziekteverzuim. Het verschil tussen de beschikbare bezetting en de benodigde bezetting is opgevuld met

De taken die de gemeente Veenendaal uitvoert voor Renswoude en Woudenberg op het gebied van de Wet basisregistratie adressen en gebouwen (BAG) vallen buiten dit onderzoek. Voor deze taken geldt dat de huidige DVO-constructie gehandhaafd zal blijven. 2 Waarvan 11,67 fte in het team Belastingen en Basisregistraties en 1 fte in het team Financiën (voor taken op het gebied van invordering). 1

Raadsvoorstel van 22 juni 2023, nr. 2097308

inhuurkrachten. Door deze extra inhuur is er voor 2023 sprake van een substantiële overschrijding van de begroting. Tegelijkertijd spelen er bij WOZ en Belastingen diverse complexe ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving en digitalisering. Om in te kunnen spelen op deze ontwikkelingen zijn kennis, kunde, tijd en investeringen nodig. De combinatie van de beperkte bezetting en een krappe arbeidsmarkt met een schaarste aan (ervaren/kundige) arbeidskrachten maakt het voor de VRWgemeenten lastig om medewerkers met de juiste expertise te binden & te boeien. 1.2 Overdracht van taken aan GBLT zorgt voor een toekomstbestendige en kosteneffectieve uitvoering van de taken op het gebied van WOZ en Belastingen GBLT is één van de grootste belastingkantoren in Nederland op het gebied van WOZ en lokale belastingen. GBLT werkt voor vijf waterschappen en zeven gemeenten. Het gaat om de gemeenten Zwolle, Bunschoten, Leusden, Nijkerk, Dronten, Dalfsen en Ommen en de waterschappen Vallei en Veluwe, Vechtstromen, Zuiderzeeland, Drents Overijsselse Delta, Rijn en IJssel. Gezien de bij GBLT beschikbare kennis en ervaring kan overdracht van de taken op het gebied van WOZ & Belastingen wél zorgen voor een toekomstbestendige uitvoering van deze taken.

Daarbij zorgt het overdragen van de taken aan GBLT tot een hogere kwaliteit van uitvoering, vermindering van kwetsbaarheid en -met name voor de gemeente Veenendaal- voor een substantiële verlaging van de huidige kosten. Ook voor BSR geldt dit, maar GBLT scoort met name bij het structurele voordeel hoger. 1.3 VRW-gemeenten bevinden zich in het werkgebied van waterschap Vallei en Veluwe, die ook de belastingtaak heeft overgedragen aan GBLT Een ander argument is dat de VRW-gemeenten zich in het werkgebied van waterschap Vallei en Veluwe bevinden. Dit waterschap heeft de belastingtaak overgedragen aan GBLT. Door aansluiting bij GBLT ontstaat de mogelijkheid om te werken met één gecombineerd aanslagbiljet voor alle lokale belastingen. Dit zorgt voor gemak bij de belastingbetaler. Deze hoeft bijvoorbeeld maar bij één organisatie kwijtschelding aan te vragen. Ook zijn er synergievoordelen. Het waterschap en de VRWgemeenten hebben immers dezelfde belastingplichtigen, waardoor gegevensbeheer en invordering maar één keer uitgevoerd hoeft te worden. Dit voordeel geldt niet voor BSR 2.1/3.1/4.1 De overdracht gaat gepaard met incidentele en structurele financiële consequenties Om de overdracht van taken te realiseren is eenmalig € 1,108 mln. Nodig bij GBLT. Hieraan dragen de gemeenten Renswoude en Woudenberg voor in totaal € 116.865 bij.

Het voorstel is om de eenmalige kosten en de eenmalige bijdragen vanuit de bovengenoemde gemeenten te verrekenen met de algemene reserve. Het voordelige budgettaire effect vanaf 2025 ad. € 0,45 mln. wordt structureel verwerkt in de Kadernota/Programmabegroting. Bij BSR is indien gekozen wordt voor een overgang per 1 januari 2024 incidenteel netto €0,2 miljoen noodzakelijk, maar het structurele voordeel is €0,2 miljoen minder. Zie de bijlagen voor een toelichting en onderbouwing. 5.1 De raad heeft verzocht bij geheime documenten aan te geven tot welke datum de geheimhouding van toepassing is Voor het college is openbaarheid uitgangspunt. Het is belangrijk dat inwoners kunnen volgen welke keuzes worden gemaakt. Toch is door het college op het Beslisdocument ‘Toekomst WOZ &

Raadsvoorstel van 22 juni 2023, nr. 2097308

Belastingen: vergelijking drie varianten’, inclusief bijlagen (bijlage 2) geheimhouding opgelegd op grond van artikel 87 van de Gemeentewet. Bij het voorstel of op het document geheimhouding kan worden opgelegd, zijn de belangen uit artikel 5.1 van de Woo afgewogen. De geheimhouding kan worden gebaseerd op artikel 5.1 tweede lid, aanhef en onder f. De gemeenschappelijke regelingen hebben naast hun offertes ook diverse vragen van de gemeente Veenendaal beantwoord en hebben daarbij diverse gegevens over hun bedrijfsvoering vertrouwelijk aan de gemeente verstrekt. Dit betreft voornamelijk gegevens die worden bedoeld in artikel 5.1, tweede lid, aanhef en onder f. De bedrijfs- en fabricagegegevens als bedoeld in artikel 5.1, eerste lid, aanhef en onder c zien meer op concurrentiegevoelige bedrijfsgegevens tussen ondernemingen, daar is in het geval van gemeenschappelijke regelingen geen sprake van. In zijn vergadering van 22 mei 2017 heeft de raad een motie aangenomen waarin het college wordt verzocht voortaan bij geheime documenten aan te geven tot wanneer geheimhouding van toepassing is. Wanneer dat op voorhand niet is aan te geven, heeft de raad in de motie gevraagd een datum voor te stellen waarop de geheimhouding wordt heroverwogen.

De verwachting is dat de aan de gemeente Veenendaal verstrekte gegevens na vijf jaar niet meer actueel zijn en dan de geheimhouding kan worden heroverwogen. Alternatieven Bij de toekomstverkenning zijn drie varianten met elkaar vergeleken. Naast het overdragen van taken aan belastingkantoor GBLT ging het om de volgende twee varianten: 1. Doorontwikkeling van de huidige situatie. Deze variant ging uit van het weer opbouwen van een team met eigen formatie die de taken op het gebied van WOZ & Belastingen zou gaan uitvoeren. Deze variant werd -in deze arbeidsmarkt- gekwalificeerd als onvoldoende kansrijk. Bovendien zou deze variant leiden tot hogere structurele kosten in vergelijking met overdracht van taken aan GBLT. 2. Overdracht van taken aan belastingkantoor BSR (Tiel). BSR doet de belastingheffing voor Avri, Waterschap Rivierenland en de gemeenten Culemborg, IJsselstein, Maasdriel, Montfoort, Tiel, West Betuwe, West Maas en Waal en Wijk bij Duurstede. Deze variant had een aantal voor- en nadelen ten opzichte van GBLT. Doorslaggevend voor de voorkeur voor GBLT waren de lagere aanbieding (van GBLT), de grotere omvang van GBLT en het kunnen werken met één gecombineerd aanslagbiljet voor alle lokale belastingen. In het kader van de toekomstverkenning is ook contact gezocht met belastingkantoor BghU.

BghU werkt voor negen gemeenten in de regio Utrecht en het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden. BghU gaf aan op dit moment bezig te zijn met een migratie van Centric naar GouwIT en daardoor geen tijd vrij te kunnen maken voor de toetreding van nieuwe deelnemers. Kanttekeningen 1.1. Toetreding kan pas plaatsvinden op 1 januari 2025 Toetreding tot de GR GBLT kan op z’n vroegst per 1 januari 2025 plaatsvinden. Samen met GBLT zal ervoor gezorgd worden dat de komende anderhalf jaar ‘de winkel openblijft’ en de overdracht van taken zo soepel mogelijk plaatsvindt. Toetreding tot BSR kan al op 1 januari, zij het dat het dan om een DVO-constructie gaat. Dat levert kostenvoordelen op, maar meer risico’s door tijdsdruk.

Raadsvoorstel van 22 juni 2023, nr. 2097308

1.2 Overdracht van taken naar beide belastingkantoren brengt incidentele risico’s met zich mee, maar naar GBLT heeft de meest recente ervaring met een gemeente die de taken heeft overgedragen, terwijl BSR al langere tijd geen nieuwe toetreders heeft. Als belangrijkste risico’s van overdracht van taken naar een belastingkantoor zien wij: • De incidentele kosten vallen hoger uit door onvoorziene ontwikkelingen. Dit zou bijvoorbeeld veroorzaakt kunnen worden doordat het wegwerken van achterstanden in de gegevensbestanden meer tijd kost dan verwacht. Na uitvoering van een ‘schoon door de poort’ kwaliteitscontrole door GBLT ontstaat hier meer inzicht in. • De implementatie vindt plaats terwijl het normale werk ‘gewoon’ doorgang moet vinden. Er dient daarom gedurende de voorbereiding, implementatie en uitvoering voldoende capaciteit en deskundigheid beschikbaar te zijn op het gebied van WOZ, Belastingen en ICT. Dit alles legt een fors capaciteitsbeslag op de betrokken organisaties (Belastingkantoor en de VRW-gemeenten). Bij de incidentele kosten is daarom rekening gehouden met extra inhuur. Complicerende factor is hierbij overigens de sterke toename van bezwaren in 2023. Dit wordt met name veroorzaakt door de sterke stijging van de WOZ-waarden van woningen in combinatie met de opkomst van zogenaamde no cure no pay-bureaus.

Deze sterke toename van het aantal bezwaren maakt een ‘schoon door de poort’ overdracht van de taken lastiger. • Gerelateerd aan de voorgaande twee punten kunnen er tekortkomingen in de kwalitatieve en/of kwantitatieve bezetting van de projectorganisatie naar boven komen, waardoor het realiseren van de planning onder druk komt te staan en mogelijk meer inzet van (externe) partijen noodzakelijk is. Dit kan leiden tot een (exponentiële) toename van kosten en vertraging van het project of de toetreding. De risico’s worden beperkt door samen met het belastingkantoor het projectplan voor overdracht van de taken op te stellen en te bespreken welke capaciteiten in de implementatiefase nodig zijn. • Doordat er in de huidige situatie veel inhuur is en er geen vaste medewerkers over gaan naar het belastingkantoor bestaat het risico dat er onvoldoende ‘geheugen’ mee komt naar het belastingkantoor. Het is daarom van belang om in de implementatiefase de ervaring van de huidige inhuurkrachten en vaste medewerkers te benutten bij het inrichten van de processen en de belastingapplicaties bij het belastingkantoor. 1.3 Op voorhand is niet zeker dat alle VRW-gemeenten hun taken overdragen Door de colleges van de VRW-gemeenten wordt gestreefd naar een situatie waarbij de drie VRWgemeenten gezamenlijk besluiten hun taken over te dragen aan GBLT.

Het is echter aan elk van de colleges en raden van de VRW-gemeenten om daarin een afweging te maken en een besluit te nemen. 1.4 De samenwerking op het gebied van de BAG wordt gecontinueerd via een DVO constructie Een laatste kanttekening is dat Veenendaal nu ook de BAG taken uitvoert voor Woudenberg en Renswoude. Deze samenwerking van de VRW-gemeenten wordt vooralsnog gecontinueerd (via een DVO-constructie). Participatie Niet van toepassing. Wat betekent dit besluit voor inwoners?

Raadsvoorstel van 22 juni 2023, nr. 2097308

Een overdracht van de taken naar GBLT betekent dat GBLT verantwoordelijk wordt voor de dienstverlening richting belastingplichtigen (inwoners en ondernemers) voor de taken op het gebied van de WOZ en Belastingen. Door het gecombineerde aanslagbiljet heeft de belastingbetaler één aanspreekpunt voor alle lokale belastingen. Uitgangspunt is dat de dienstverlening in elk geval op een vergelijkbaar niveau uitgevoerd zal worden. Aanpak / uitvoering Indien de raad akkoord gaat met de incidentele kosten die gepaard gaan met de overdracht van de taken naar GBLT, stelt GBLT een projectleider aan, die samen met de VRW- gemeenten een projectplan opstelt voor de overdracht van taken en het ‘openhouden van de winkel’ tot aan 1 januari 2025. In 2024 zal aan de raad een zienswijze worden gevraagd op het ontwerpbesluit voor het wijzigen van de GR GBLT waarbij het college van de gemeente Veenendaal als deelnemer van de GR GBLT wordt toegevoegd. Nadat alle deelnemers van de GR GBLT de mogelijkheid hebben gehad een zienswijze in te dienen zal het AB van de GR GBLT het besluit tot het wijzigen van de GR GBLT voorleggen aan alle deelnemers waarbij de dagelijkse besturen van de waterschappen toestemming zullen vragen bij hun algemene besturen en de colleges toestemming zullen vragen aan hun raden voordat zij een besluit nemen tot het wijzigen van de GR GBLT.

Communicatie over dit besluit Onderdeel van het op te stellen projectplan is een communicatieplan richting inwoners, om belastingplichtigen tijdig te informeren dat GBLT de taken op het gebied van WOZ en Belastingen overneemt per 1 januari 2025. Zolang er nog geen definitief besluit over toetreding tot de GR GBLT ligt, zal er nog geen communicatie plaatsvinden richting inwoners. Evaluatie Niet van toepassing Kosten, baten, dekking Alle drie de gemeenten gaan er in structurele zin op vooruit. Wel zijn er incidentele kosten. Deze worden in ruim 2 jaar terugverdiend door deze lagere structurele bijdrage. In overleg tussen de drie gemeenten is afgesproken dat de incidentele kosten door de drie gemeenten gezamenlijk wordt gedragen door de structurele vermindering van de kosten te gebruiken om de incidentele kosten te dekken. De incidentele kosten, inclusief de benodigde inhuur voor de periode tot 1 januari 2025, zijn begroot op circa € 1,108 mln. Een specificatie en onderbouwing van de incidentele kosten is te vinden in de bijlage. Veenendaal zal deze kosten voorschieten. De voorfinanciering van de incidentele kosten wordt gedekt vanuit de algemene reserve, Terwijl de bijdrage van de gemeenten Renswoude en Woudenberg ten gunste hiervan wordt gebracht.

De bijdragen van Woudenberg, Renswoude en Veenendaal zijn gebaseerd op de berekende structurele besparing die wordt gerealiseerd op de structurele bijdrage. Die bijdrage is voor Veenendaal €991.047, voor Renswoude €29.042 en voor Woudenberg €87.823. Uitgangspunt is een gelijke terugverdientijd voor alle drie gemeenten. Hierdoor is de terugverdientijd voor alle gemeenten 2,2 jaar. De structurele besparing van overdracht van taken aan GBLT ten opzichte van de begroting 2023 bedraagt voor Veenendaal circa € 0,5 mln. per jaar vanaf 2025. Zie de bijlage voor de berekening van deze structurele besparing. Bij deze berekening is nog geen rekening gehouden met de nieuwe taken

Raadsvoorstel van 22 juni 2023, nr. 2097308

aan de kant van de gemeente die worden belegd bij de regiefunctionaris; de kosten hiervan komen voor Veenendaal uit op €37.570. De structurele besparing bedraagt dan ruim € 0,45 mln. positief vanaf 2025. De kosten van een gemeenschappelijke regeling (zowel BSR als GBLT zijn gemeenschappelijke regelingen) worden op nacalculatiebasis verrekend met de deelnemers; dat betekent dat te zijner tijd de exacte omvang van de structurele besparing bekend wordt. De structurele budgettaire consequenties vanaf 2025 zullen verwerkt worden in de Kadernota en/of Programmabegroting.

Burgemeester en wethouders,

mevrouw drs. S.M. Deelstra secretaris

de heer K.J.G. Kats burgemeester

Bijlagen 1. Nadere toelichting structurele en incidentele kosten en baten 2. Beslisdocument ‘Toekomst WOZ & Belastingen: vergelijking drie varianten’, inclusief bijlagen (GEHEIM).

Raadsvoorstel van 22 juni 2023, nr. 2097308

Bijlage 1. Nadere toelichting structurele en incidentele kosten en baten

Inleiding Deze bijlage bevat een nadere specificatie van de structurele kosten en baten en de incidentele kosten (transitiekosten). Meer details zijn terug te vinden in hoofdstuk 4 en bijlage 6 van het beslisdocument. Berekening structurele besparing De onderstaande tabel geeft inzicht in de berekening van de structurele besparing. Categorie

BSR

Aanbieding Kosten taken die niet meegaan naar belastingkantoor: afhandeling bezwaren op leges

€1.240.000 € 1.070.476

GBLT

Structurele kosten na overdracht van WOZ & Belastingen

€ 11.636 € 2.081 €1.289.205 € 1.072.557

Huidige kosten Veenendaal o.b.v. begroting 2023

€1.567.970 € 1.567.970

Verschil = structurele besparing Veenendaal

€ 278.75

€ 495.413

Bij deze berekeningen is nog geen rekening gehouden met de kosten van de regiefunctionaris. Deze komen voor Veenendaal in beide varianten uit op €37.570. De structurele besparing komt bij GBLT dan per saldo uit op ruim € 0,45 mln. Overzicht incidentele kosten Onderstaande tabel geeft op hoofdlijnen een inschatting van de incidentele kosten ten behoeve van de uitbesteding van de belastingtaak. Categorie Project/ aanloopkosten

Verschil (B-G) € 975.725 € 1.107.912 -€ 132.187 BSR

GBLT

Personele frictiekosten (bovenformatief personeel wat achter blijft)

PM

PM

Kosten sociaal plan (voor medewerkers die overgaan)

PM

PM

GBLT meerkosten overbruggingsjaar 2024 Totaal incidentele kosten (bruto)

Nvt € 975.725

PM € 1.107912 -€ 132.187

Met OR en LO zal overleg worden gevoerd over mogelijke personele (rechtspositionele) gevolgen en de naar aanleiding daarvan te nemen maatregelen. Het vervolg van deze bijlage bevat een nadere specificatie van de volgende twee onderdelen van de tabel: • De project/ aanloopkosten • De meerkosten van GBLT voor het overbruggingsjaar 2024. De meerkosten voor het overbruggingsjaar zijn wel meegenomen in de afweging, maar niet in de verdeling aangezien zij onder de geldende Dienstverleningsovereenkomsten vallen.

Raadsvoorstel van 22 juni 2023, nr. 2097308

De project/aanloopkosten zijn voor alle drie de VRW-gemeenten. Daarvoor is geen uitsplitsing te maken naar elke individuele VRW-gemeente. Dit zullen wij verderop nader toelichten. Project/ aanloopkosten De project/ aanloopkosten bestaan uit de volgende drie categorieën: 1. De kostenopgave van het belastingkantoor. 2. De project/ aanloopkosten vóór de overdracht van de taken naar het belastingkantoor. 3. De project/ aanloopkosten na de overdracht van de taken.

De volgende tabel laat zien welke bedragen gemoeid zijn met elke categorie. Project/ aanloopkosten 1. De kostenopgave van het belastingkantoor

BSR € 230.000

GBLT € 355.000

2. De project/ aanloopkosten vóór de overdracht van de taken naar het belastingkantoor 3. De project/ aanloopkosten na de overdracht van de taken

€ 272.809

€ 272.809

€ 472.916

€ 480.103

Totaal project/ aanloopkosten (excl. btw)

€ 975.725

€ 1.107.912

De drie categorieën lichten wij nu verder toe. 1. Kostenopgave van het belastingkantoor Het eerste onderdeel van de project/ aanloopkosten is de kostenopgave van beide belastingkantoren, zoals opgenomen in de offerte (aanbieding). Zie de nu volgende tabel. De bedragen zijn door beide belastingkantoren voor de drie VRW-gemeenten samen aangeboden. Kostenopgave belastingkantoor

BSR

GBLT

Projectleiding

€ 75.000

€ 32.000

Inrichting processen/ belastingsysteem

€ 20.000

- Heffen

€ 58.000

- WOZ

€ 40.000

- Invordering

€ 5.000

- KCC/ communicatie

€ 45.000

Automatisering (incl. conversie)

€ 75.000 € 120.000

Schoon door de poort controle/ nulmeting kwaliteit bestanden

€ 10.000

€ 5.000 € 50.000

Indicatie ondersteuning en kwaliteitsslag 2023 (Her)aansluiting op de LV-WOZ

€ 20.000

Adviesdiensten

€ 10.000

Onvoorzien

€ 20.000

Totaal kostenopgave belastingkantoor (excl. btw)

€ 230.000 € 355.000

2. Project/ aanloopkosten vóór de overdracht van de taken Daarnaast hebben we aan de kant van de VRW-gemeenten ook rekening gehouden met project/ aanloopkosten. De nu volgende tabel laat dit zien voor wat betreft de aanloopkosten vóór de overdracht van de taken naar het belastingkantoor.

Raadsvoorstel van 22 juni 2023, nr. 2097308

Aanname/ uitgangspunt

Project/ aanloopkosten bij VRW vóór de overdracht Projectleiding aan de kant van Veenendaal Externe inhuur vrijspelen sleutelspelers Externe inhuur voor kwaliteitsverbetering processen/bestanden (wegwerken achterstanden/ opwerken bestanden Communicatie met belastingplichtigen

2 dagen in de week voor een periode van 32 weken (dagtarief € 1.200) 2 medewerkers voor 2 dagen in de week voor een periode van 32 weken (dagtarief € 720) Inschatting van Kondar eind maart 2023: 700 uur (uurtarief € 80) Kosten voor een toelichtende brief: aantal aanslagbiljetten maal 1 euro

Facilitaire kosten (verhuiskosten etc.)

BSR

GBLT

€ 76.800

€ 76.800

€ 92.160

€ 92.160

€ 56.000

€ 56.000

€ 47.849

€ 47.849

PM

PM €0

Juridisch (fiscaal) advies

Bestaande budgetten

€0

P&O advies

Bestaande budgetten

€0

€0

Contractuele frictiekosten (boetebedingen)

Nvt

Nvt

Versnelde afschrijving investeringen

Nvt

Nvt

€ 272.809 € 272.809

Totaal inschatting kosten vóór overdracht (excl. btw)

3. Project/ aanloopkosten na de overdracht van de taken Ook na de overdracht van taken is er sprake van incidentele (meer)kosten bij de VRW-gemeenten. De onderstaande tabel laat zien welke dit zijn. Project/ aanloopkosten bij VRW na de overdracht

Aanname/ uitgangspunt

1e jaar na overdracht: licentiekosten Centric t.b.v. raadplegen en muteren niet geconverteerde historische data 2e t/m 5e jaar na overdracht: kosten Bakerware Historieportaal t.b.v. archivering; betreft vereenvoudigde raadpleegfunctie Extra reiskosten twee medewerkers die overgaan (bij de BSR-variant) Incidentele meerkosten regie/ beleid t.b.v. inregelen van de processen tussen het belastingkantoor en de VRWgemeenten

1 jaar extra licentiekosten Centric

Afhandeling werkvoorraad van de jaren vóór de overdracht: oude jaren invorderingsproces, bezwaars- en beroepsschriften e.d.

Inschatting van de werkgroep

Onvoorzien

10% van alle project/ aanloopkosten 3

BSR

GBLT

€ 145.000 € 145.000

Indicatie investering + jaarlijkse lasten voor 4 jaar o.b.v. vergelijkbare situatie

€ 34.384

€ 34.384

Extra reiskosten 2 medewerkers naar Tiel gedurende 5 jaar

€ 4.830

N.v.t.

Inschatting van de werkgroep € 100.000 € 100.000

€ 100.000 € 100.000

Totaal inschatting kosten ná overdracht (excl. btw)

€ 88.702 € 100.719 € 472.916 € 480.103

GBLT meerkosten overbruggingsjaar 2024 Een overdracht van de taken op het gebied van WOZ en Belastingen is bij GBLT mogelijk per 1 januari 2025. In de periode voorafgaand aan de overdracht van taken naar GBLT zal er geen nieuw personeel geworven worden. Dat betekent dat ook voor 2024 een beroep gedaan zal moeten worden op inhuur. We hebben daarom ingeschat wat de meerkosten zijn voor inhuur in 2024 (ten opzichte van de begroting 2023). We vergelijken hierbij het volgende met elkaar: • De ingeschatte kosten voor 2024, rekening houdend met extra inhuur. • De kosten volgens de begroting 2023.

3

De 10% onvoorzien berekenen we over alle project- en aanloopkosten. Het gaat dus om onvoorziene kosten vóór de overdracht en ná de overdracht. Het (resterende deel van het) budget onvoorzien dient dus ook ná de overdracht beschikbaar te zijn. Vandaar dat we deze post in deze tabel hebben opgenomen.

Raadsvoorstel van 22 juni 2023, nr. 2097308

Het verschil (saldo) tussen “inschatting kosten 2024” minus “begroting 2023” zijn de meerkosten voor nog een extra jaar inhuur in 2024. Bij de berekening van deze meerkosten hebben de volgende aannamen en uitgangspunten gehanteerd: • Voor de inschatting van de personele lasten en de (extra) inhuurkosten voor 2024 gaan we uit van dezelfde omvang qua aantal in te huren fte’s als in 2023 (op basis van de stand van april 2023). • Voor de overige kostencategorieën hanteren we als aanname dat deze in het overbruggingsjaar 2024 gelijk zijn aan de begroting 2023. Het gaat dan om uitbesteding, materiële lasten, kapitaallasten en proceskosten in verband met NCNP-bureaus. 4 Gezien de intentie om de taken uit te besteden houden we geen rekening met overheadkosten. • Verder hanteren we als aanname dat de opbrengsten (voor de gemeente Veenendaal) van de vervolgingskosten en van de DVO’s voor Renswoude en Woudenberg in 2024 op hetzelfde niveau blijven. De nu volgende tabel laat -op basis van deze aannamen en uitgangspunten- de inschatting van de meerkosten voor het overbruggingsjaar 2024 zien; dit betreft dus (het saldo van) de personele kosten en de kosten van inhuur. Per saldo gaat het om ongeveer € 0,56 mln. aan meerkosten. Deze kosten komen voor rekening van de gemeente Veenendaal

Categorie Personele kosten Kosten inhuur Saldo (meer)kosten overbruggingsjaar 2024

Inschatting feitelijke kosten 2024

Begroting 2023 (excl. overhead)

Meerkosten overbruggingsjaar 2024

€ 423.076

€ 1.005.690

-€ 582.614

€ 1.146.579 € 1.569.655

€0 € 1.005.690

€ 1.146.579 € 563.965

Deze €563.965 valt onder de DVO en wordt binnen de bedrijfsvoeringsbudgetten opgevangen.

4

Voor de kosten van de NCNP-bureaus is nu (april 2023) al duidelijk dat deze voor 2023 hoger zullen zijn dan voor 2022. Wat de omvang van deze kosten zal zijn voor het overbruggingsjaar 2024 is op dit moment niet te voorspellen. Bovendien staat de omvang van deze kosten los van een overdracht van taken aan een belastingkantoor. Vandaar dat we met deze categorie (meer)kosten geen rekening hebben gehouden.