1. Rekenkameronderzoek SPP en inhuur externen - raadsvoorstel

RAADSVOORSTEL Raad Voorstelnummer Datum Onderwerp

Programma

Inlichtingen bij Telefoonnummer E-mailadres

30 mei 2024 2166620 4 april 2024 Rekenkameronderzoek Strategische Personeelsplanning en inhuur externen Burger en Bestuur

Agendapunt

Griffie

Griffie

L. Achterberg 0318-538256 bertha.achterberg@veenendaal.nl

Aan de leden van de raad, Beslispunten 1. De aanbevelingen uit het Rekenkameronderzoek Strategische Personeelsplanning en inhuur externen over te nemen: Aanbevelingen: 1. aan de raad: Kies óf voor de formatie, in casu het budget daarvoor, passend bij de taken die de gemeente op zich neemt, óf maak een strategische keuze welke taken uitgevoerd gaan worden. 2. aan het college: Informeer de raad over de gevoerde Strategische Personeelsplanning met daarin tenminste uitleg over de volgende thema’s: - Capaciteit en expertise - Aantrekkelijk werkgeverschap. 3. aan het college: Informeer de raad in de P&C-documenten over de wijze waarop met het personeelsbeleid geanticipeerd wordt op de externe inhuur. 2. Het college te verzoeken de uitwerking van de aan hem gerichte aanbevelingen op te pakken en de raad hierover te informeren via een raadsinformatiebrief in het 3e kwartaal 2024. 3. De aanbeveling aan de raad te betrekken bij de behandeling van de Kadernota 2025-2028 en de daarop volgende Programmabegroting 2025-2028. Waarom naar de raad? De rekenkamer heeft onderzoek gedaan naar de Strategische Personeelsplanning (SPP) en inhuur externen. De rekenkamer doet drie aanbevelingen gericht aan de raad (1) en het college (2). De raad besluit of de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport worden overgenomen en wordt verzocht de uitvoering van de aan aanbevelingen op te pakken.

Om de uitwerking van de aanbevelingen gericht aan het college te monitoren wordt hem verzocht de raad via een raadsinformatiebrief aangesloten te houden. De termijn hiervoor is het 3e kwartaal 2024. De raad kan de aan hem gerichte aanbeveling betrekken bij het proces van de behandeling van de Kadernota en Programmabegroting 2025-2028.

Raadsvoorstel van 4 april 2024, nr. 2166620

Samenvatting Gemeenten worden toenemend geconfronteerd met meer en meer complexe taken. Ook is de arbeidsmarkt al geruime tijd gespannen. Hierdoor is het voor veel gemeenten, zo ook voor Veenendaal, een uitdaging om taken blijvend op niveau uit te voeren met eigen personeel. De toenemende taken en de arbeidsmarktkrapte zijn externe factoren waar gemeenten maar in zeer beperkte mate invloed op hebben. Dat betekent echter niet dat gemeenten niet kunnen anticiperen, en zich intern door kunnen ontwikkelen om meer effectief om te gaan met de personele bezetting. Strategische Personeelsplanning, externe inhuur en aantrekkelijk werkgeverschap zijn drie thema’s die daarvoor gebruikt kunnen worden. Inleiding De rekenkamer heeft onderzoek gedaan naar hoe de gemeente Veenendaal het instrument SPP inzet op haar (kern)taken en welk effect dat heeft ten aanzien van het borgen van de kwaliteit van het personeelsbestand. De rekenkamer wil de raad van Veenendaal meer inzicht geven in hoe het instrument SPP, en dan met name externe inhuur, wordt ingezet, welke afwegingen daarbij worden gemaakt en welke impact dat heeft op de kwaliteit van de organisatie en daarmee de kwaliteit van dienstverlening (effectiviteit - bijdrage aan doelstellingen). Het doel van het rekenkameronderzoek is dan ook om dit inzicht te genereren.

De rekenkamer ziet op basis van dit onderzoek ruimte voor verbetering voor de gemeente Veenendaal. Het onderzoek kent een aantal conclusies op basis waarvan 3 aanbevelingen zijn opgesteld; 1 voor de raad en 2 voor het college van B&W. De rekenkamer is een door de raad ingesteld, onafhankelijk orgaan. Zij onderzoekt of het gemeentelijke beleid goed wordt uitgevoerd en het gewenste effect wordt behaald. Beoogd resultaat Door middel van onderzoek inzicht te geven in hoe het instrument SPP, en dan met name externe inhuur, wordt ingezet, welke afwegingen daarbij worden gemaakt en welke impact dat heeft op de kwaliteit van de organisatie en daarmee de kwaliteit van dienstverlening Argumenten 1.1 Een balans is nodig in de formatie die past bij, óf de taken die de gemeente op zich neemt, in casu het budget daarvoor, óf welke zij kan uitvoeren na een strategische keuze. Er zijn zorgen over de mate waarin het uitvoeren van taken op niveau gewaarborgd kan worden in de toekomst. Er komen geregeld nieuwe taken naar de gemeenten; dit vraagt een hogere bezetting. Op de lange termijn lijkt de benodigde bezetting harder te stijgen dan de beschikbare capaciteit binnen de gemeente Veenendaal. Dit heeft als gevolg dat taken niet, vertraagd of niet volledig worden uitgevoerd als gevolg van het capaciteitsprobleem. Teamplannen laten dit probleem ook nu al zien.

Het begrip ‘kerntaak’ wordt binnen de gemeente niet gebruikt. De gemeente Veenendaal dient een breed takenpakket qua dienstverlening uit te voeren en dit betreffen ook taken die niet per se tot de speerpunten horen. Dit maakt dat de begroting (gehele palet aan taken + uitvoering van speerpunten) leidend is voor de taakuitvoering van de gemeente en daarmee ook de personele invulling en de manier waarop SPP ingericht wordt. 1.2 Meer informatie aan de raad over op onderdelen gevoerde Strategische Personeelsplanning vergroot het inzicht en helpt de raad om, indien nodig, de financiële kaders aan te passen. De raad wordt overwegend via de P&C-documenten geïnformeerd over personele ontwikkelingen, SPP en externe inhuur. De huidige informatievoorziening is niet eenduidig van aard en wordt door

Raadsvoorstel van 4 april 2024, nr. 2166620

raadsleden als ontoereikend ervaren om invulling te kunnen geven aan de verschillende rollen die de raad heeft. Raadsleden zien SPP als verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris, maar willen inzicht in de personele knelpunten die spelen in de gemeente Veenendaal en in de wijze waarop deze worden aangepakt. Raadsleden willen kunnen controleren in hoeverre personele knelpunten de uitvoering van wettelijke taken en het realiseren van de doelen van de gemeente in de weg staan zodat de raad, indien nodig, op basis van zijn budgetrecht de financiële kaders kan aanpassen. 1.3 Aantrekkelijk werkgeverschap is een belangrijk thema voor de gemeente Veenendaal, maar de toename van toegewezen activiteiten en krapte op de arbeidsmarkt draagt bij aan meer externe inhuur. Aspecten van aantrekkelijk werkgeverschap zijn zichtbaar; er is gemiddeld sprake van autonomie in functies, afwisselend en uitdagend werk. Ook is er oog voor leiderschap, een belangrijk onderdeel van aantrekkelijk werkgeverschap. Teamleiders krijgen een coachende en faciliterende rol. De ontwikkeling van medewerkers wordt ook gefaciliteerd door talentmanagement. Er zijn echter ook aandachtspunten waar het gaat om aantrekkelijk werkgeverschap. Zo blijkt het onderscheidend vermogen van de organisatie als werkgever niet sterk gedefinieerd en uitgedragen in de (arbeids)markt.

Ook zijn de valkuilen van een informele niet-hiërarchische cultuur aanwezig; veel projecten worden gestart maar niet geborgd, en het onderling elkaar aanspreken op gemaakte afspraken is niet gebruikelijk binnen de gemeente. De toenemende taken en arbeidsmarktkrapte zijn externe factoren waar gemeenten maar in zeer beperkte mate invloed op hebben. Dat betekent echter niet dat gemeenten niet kunnen anticiperen, en zich intern door kunnen ontwikkelen om meer effectief om te gaan met haar personele bezetting. Strategische personeelsplanning, personeels- en organisatieontwikkeling, en aantrekkelijk werkgeverschap zijn drie thema’s die daarvoor ingezet kunnen worden. 2.1 De raad wordt geïnformeerd over de wijze van implementatie van de aanbevelingen gericht aan het college. Door de raad via een raadsinformatiebrief in het 3e kwartaal 2024 te informeren over de wijze waarop de aan het college gerichte aanbevelingen worden geïmplementeerd blijft de raad aangesloten op dat proces. De raad kan vervolgens, desgewenst, bij de behandeling van de Programmabegroting 20252028 inhoudelijk reageren door een en ander bij de behandeling te betrekken. 3.1 De raad komt de kaderstellende en budgetterende rol toe en kan via te maken keuzen sturen op ambities en taken.

De komende P&C-documenten, Kadernota en Programmabegroting 2025-2028 vormen de mogelijkheid voor de raad om het debat te voeren, een afweging te maken en te besluiten over de aan hem gerichte aanbeveling genoemd onder beslispunt 1. Alternatieven Niet van toepassing. Kanttekeningen Niet van toepassing.

Raadsvoorstel van 4 april 2024, nr. 2166620

Participatie Naast het onderzoek in beleidsdocumenten en andere openbare bronnen hebben er bij de uitvoering van het rekenkameronderzoek intern diverse interviews plaatsgevonden met betrokkenen op het gebied van personeel en organisatie, zowel met een collegelid, directieleden als de ambtelijke organisatie. Daarnaast is gesproken met een aantal vertegenwoordigers vanuit de raadsfracties. Wat betekent dit besluit voor inwoners? De raad kan op basis van het resultaat van het rekenkameronderzoek debatteren over de wijze waarop SPP binnen de gemeente Veenendaal wordt toegepast. Het debat kan bijdragen aan, en leiden tot, nieuwe stappen in de ontwikkeling, toepassing en informatievoorziening aan de raad via de P&C-documenten. Inwoners zijn indirect gebaat bij een raad die zijn kaderstellende en controlerende rol beter kan vervullen. Aanpak / uitvoering De aanbevelingen in het rekenkamerrapport zijn gericht aan de raad (1) en het college van B&W (2). De raad besluit of de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport worden overgenomen en het college wordt verzocht de uitvoering van de aan hem aanbevelingen op te pakken. Om de uitwerking van de aanbevelingen gericht aan het college te monitoren verzoekt de raad, hem via een raadsinformatiebrief aangesloten te houden. De termijn die hiervoor is gesteld is het 3e kwartaal 2024.

De raad kan de raad aan hem gerichte aanbeveling betrekken bij het proces van de behandeling van de Kadernota en Programmabegroting 2025-2028. Communicatie over dit besluit De rekenkamer heeft het onderzoeksrapport aangeboden aan de raad en het college van B&W en gecommuniceerd met de gemeentelijke organisatie. De rapporten van de rekenkamer zijn openbaar. Het rekenkamerrapport is gepubliceerd op de website https://veenendaal.raadsinformatie.nl/ en de website van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR). Ook is het rapport aangeboden aan de adviesraden binnen de gemeente Veenendaal en is er een persbericht uitgegaan. Evaluatie Als de raad de in het rapport opgenomen aanbevelingen onderschrijft en aanneemt, kan de rekenkamer vanuit haar onafhankelijke rol afwegen om op termijn een vervolgonderzoek uit te voeren om na te gaan of en op welke wijze invulling is gegeven aan de aanbevelingen. De raad kan dit in het kader van zijn controlerende rol ook zelf onderzoeken. Kosten, baten, dekking De rekenkamer voert jaarlijks max. twee onderzoeken uit. Hiervoor beschikt zij over een door de raad bij de programmabegroting beschikbaar gesteld budget.

Rekenkamer Veenendaal,

L. Achterberg secretaris

Em. prof. dr. J. Telgen voorzitter

Raadsvoorstel van 4 april 2024, nr. 2166620

Bijlagen - Aanbiedingsbrief bij rekenkameronderzoek Strategische Personeelsplanning en inhuur externen - Rekenkameronderzoek Strategische Personeelsplanning en inhuur externen met titel Personeelsinzet: kwestie van kiezen en plannen.