1. raadsvoorstel Vaststellen Lange Termijn Agenda Gemeenteraad

RAADSVOORSTEL Raad Zaaknummer Datum Onderwerp

Programma

Inlichtingen bij Telefoonnummer E-mailadres

12 december 2024 2203686 2 oktober 2024 Lange Termijn Agenda Gemeenteraad Burger en Bestuur

Team

Griffie

P. van Vugt +31318538255 peter.van.vugt@veenendaal.nl

Aan de leden van de raad, Beslispunten 1. De raadsplanning van de door de raad te behandelen onderwerpen, zoals deze is opgenomen in de Lange Termijn Agenda, vast te stellen, inclusief de in de planning per onderwerp opgenomen processtappen. Waarom naar de raad? Het Reglement van orde schrijft voor dat de gemeenteraad periodiek de raadsplanning, zoals opgenomen in de Lange Termijn Agenda (LTA), vaststelt. Samenvatting In het raadsakkoord Samen werken in vertrouwen is opgenomen dat de raad aan de voorkant betrokken wordt bij de uitwerking van de (grotere) thema’s, dat thema’s en raadsvoorstellen tijdig en planmatig worden aangepakt en de fases van een proces inzichtelijk worden gepresenteerd. Het gekozen instrument daarvoor is de LTA. Deze LTA wordt door de agendacommissie periodiek aan de raad voorgelegd. In de LTA worden niet alleen de onderwerpen in de tijd uitgezet, maar de LTA biedt ook de mogelijkheid om de processtappen per onderwerp inzichtelijk te maken, zodat de raad weet wanneer hij betrokken wordt en zich zo tijdig kan voorbereiden. Inleiding De uitgangspunten van een tijdige betrokkenheid van de gemeenteraad zijn opgenomen in het Reglement van orde van de gemeenteraad (zie artikel 12 en de toelichting daarop). De vervolgstap is dat de LTA periodiek in de gemeenteraad behandeld en besproken wordt. De LTA wordt door het college aan de agendacommissie aangeboden.

De agendacommissie legt deze planning ter vaststelling voor aan de gemeenteraad. Daarbij heeft de agendacommissie ook de mogelijkheid om een wijziging in de planning aan te brengen of voorstellen te doen om bij de verschillende onderwerpen een processtap toe te voegen. De huidige LTA is op dit moment in twee onderdelen verdeeld: een deel waarin de onderwerpen van het raadsakkoord een plaats krijgen (de Bestuurlijke agenda; zie LTA 1.1 t/m 1.11) en een deel waarin de andere, meer reguliere onderwerpen worden opgenomen (de Raadsagenda; zie LTA 2.1 t/m 2.5). De LTA is een webapplicatie en alleen online raadpleegbaar; zie daarvoor verder bij kanttekening 1.2.

Raadsvoorstel Vaststellen Lange Termijn Agenda Gemeenteraad, zaaknummer 2203686

Beoogd resultaat De LTA is een bestuurlijk instrument om enerzijds de gemeenteraad, het college en de organisatie het overzicht te bieden van de bestuurlijke agenda van de komende periode (planning in tijd) waardoor door raad en agendacommissie gestuurd kan worden op het moment wanneer een onderwerp behandeld wordt. En anderzijds om de gemeenteraad op inhoud tijdig in positie te brengen (planning in processtappen). Argumenten 1.1 De agendacommissie en gemeenteraad kunnen meer grip houden en sturen op de planning van de vergaderagenda. Voor de agendacommissie ontstaat een actueel beeld van de bestuurlijke drukte in de vergaderagenda. Dat geeft de agendacommissie de gelegenheid om tijdig in gesprek te gaan met het college over een gelijke verdeling van de onderwerpen over de vergadermaanden. Wanneer de agendacommissie de LTA ter vaststelling aan de raad voorlegt, is de gemeenteraad eveneens in de gelegenheid te (her)prioriteren. Dan heeft de gemeenteraad daarover het gesprek met het college in de raadscommissie en in de gemeenteraad. 1.2 De agendacommissie en de gemeenteraad hebben de mogelijkheid voorstellen te doen omtrent de processtappen per onderwerp.

De agendacommissie kan zich vanuit het perspectief van de gemeenteraad inhoudelijk beraden over niet alleen de planning van de onderwerpen in de LTA, maar ook over de processtappen die per onderwerp door het college worden voorgesteld. Zij kan bijvoorbeeld nagaan of de (per onderwerp) gepresenteerde processtappen helder zijn of dat één of een aantal processtappen zouden moeten worden toegevoegd, of niet nodig of niet gewenst zijn. Daarbij kan de agendacommissie tevens aangeven wat het karakter van de bespreking is (beeldvormend, oordeelsvormend, et cetera). De gemeenteraad heeft bij de vaststelling van de LTA diezelfde mogelijkheid. 1.3 Voorzien van alle beschikbare informatie kunnen fracties zich voorbereiden op toekomstige onderwerpen die voor hen relevant zijn. Wanneer een vanuit politiek oogpunt relevant onderwerp in de LTA is Voorbeeld van processtappen per geagendeerd, kan een fractie zich tijdig voorbereiden op de behandeling van onderwerp dit onderwerp. Bijvoorbeeld door zelf als fractie een werkbezoek af te leggen, gesprekken met inwoners, organisaties en instellingen te voeren enzovoorts. Mist een fractie een processtap in de behandeling van een onderwerp, dan kan bij de periodieke vaststelling van de LTA dit in de bespreking worden meegenomen (eventueel bij amendement of motie).

1.4 Griffie kan agendacommissie en raad proactief adviseren over de behandeling van bepaalde onderwerpen. Is er bijvoorbeeld behoefte aan een extra beeldvormende avond, of een rondetafelgesprek, consultatiememo of een discussienota? Daarin kan de griffie uitdrukkelijker en passender adviseren. Dat advies zal ook ter kennisname van de agendacommissie gebracht worden. Alternatieven Een alternatief voor het vaststellen van de LTA door de raad is het vaststellen daarvan door de agendacommissie. Dat zou echter minder in lijn zijn met de afspraken die in het raadsakkoord zijn Pagina 2 van 4

Raadsvoorstel Vaststellen Lange Termijn Agenda Gemeenteraad, zaaknummer 2203686

gemaakt om de raad tijdig inhoudelijk in positie te brengen en de thema’s en onderwerpen meer planmatig te behandelen en de raad meer op stand zou staan als alleen de agendacommissie de planning vaststelt. Kanttekeningen 1.1 De LTA moet volledig èn tijdig worden ingevuld. Zowel de planning in de tijd als het inzicht in de processtappen per onderwerp moeten in de LTA volledig zijn ingevuld om de functie als bestuurlijk instrument tot haar recht te laten komen. Daarbij is evenzeer van belang dat het tijdig gebeurt. Tijdig in de zin dat 1. de LTA daadwerkelijk op tijd ingevuld wordt en dus niet tot het allerlaatste moment gewacht wordt om het onderwerp aan te melden en 2. de onderwerpen zódanig gepland worden dat er voor de agendacommissie en gemeenteraad nog voldoende tijd over is om desgewenst extra processtappen toe te voegen. Inmiddels staat de LTA periodiek op de agenda’s van de portefeuille-overleggen en de college- en directievergaderingen. Iedere maand vindt de uitvraag om de LTA te vullen plaats. De LTA krijgt gaandeweg een steviger basis in de organisatie. Dit is een continue (leer)proces en verdient blijvende aandacht van iedere betrokkene. 1.2 De LTA is geen onderdeel van NotuBox en is een zaak van verdere ontwikkeling. Zoals veel andere varianten van lange termijn agenda’s is de LTA een webapplicatie.

Nog recent is bij de aanbieder aangedrongen deze applicatie via NotuBox te ontsluiten, zodat de gebruikers van NotuBox die applicatie niet hoeven te verlaten. Daarnaast is de LTA-applicatie nog verder in ontwikkeling: diverse aandachtspunten worden periodiek onder de aandacht van de aanbieder gebracht. Vergeleken met andere beschikbare applicaties is de LTA echter een bruikbare applicatie. Participatie Er is geen sprake van externe participatie. Wat betekent dit besluit voor inwoners? De LTA is een openbare tool die eveneens voor inwoners, instellingen, organisaties etc. openbaar toegankelijk is. Zij kunnen eveneens kennisnemen van de voorgestelde processtappen of planning en daarvoor eventueel aandacht vragen bij fracties. Aanpak / uitvoering Maandelijks worden door het college voorgestelde wijzingen verwerkt in de LTA. Zolang de attenderingsfunctie niet werkt voor de LTA, worden de maandelijkse wijzigingen na de vergadering van de agendacommissie vermeld in de Verzamelmail. Communicatie over dit besluit N.v.t. Evaluatie De LTA komt in ieder geval maandelijks in de diverse overleggen aan de orde. Waar nodig en mogelijk worden verbeteringen doorgevoerd of met de aanbieder besproken. Kosten, baten, dekking Dit besluit vraagt geen extra te maken kosten; de LTA maakt momenteel onderdeel uit van het NotuBiz-pakket.

Pagina 3 van 4

Raadsvoorstel Vaststellen Lange Termijn Agenda Gemeenteraad, zaaknummer 2203686

Bijlagen 1. Aanpassen LTA – wanneer welk instrument? 2. Hoofdstuk 2 Planning vergaderingen en werkzaamheden (artikel 10 t/m 12) – Reglement van orde van de gemeenteraad

Namens de agendacommissie,

Peter van Vugt, griffier

Gert-Jan Kats, voorzitter

Pagina 4 van 4