1. Raadsvoorstel formatie griffie

Raadsvoorstel Formatie griffie Dossiernummer

n.v.t.

Programma

4. Burger en bestuur

Ambtenaar

Renate Breevaart

Datum college

n.v.t.

Team

Griffie

Datum Raad

26-2-2026

Aan de leden van de raad,

Beslispunten 1. De formatie van de Griffie uit te breiden met een raadsadviseur (1 fte; schaal 12). 2. De kosten voor 2026 ad € 125.474,00 (salarispeil 2025) te verwerken in de eerste bestuursrapportage 2026 en de structurele kosten voor 2027 en verder te verwerken in de programmabegroting 2027-2030.

Waarom naar de raad? De raad benoemt de griffier en stelt regels voor de organisatie van de griffie (artikel 107 en 107e Gemeentewet). Daarnaast heeft de raad op basis van artikel 189 Gemeentewet het budgetrecht.

Inleiding De griffie adviseert, ondersteunt en faciliteert de gemeenteraad bij zijn werkzaamheden. Om meer kleur en duiding te geven aan wat de griffie aan werkzaamheden verricht, is door het griffieteam begin 2025 een griffieplan opgesteld. Het griffieplan biedt voor raadsleden, schaduw-raadsleden, college en ambtelijke organisatie inzicht in de werkzaamheden van de griffie en de ontwikkelingen voor de komende periode. Het griffieplan richt zich op 2025 en 2026; de periode waarin de huidige gemeenteraad de raadsperiode aan het afronden is en de nieuw verkozen gemeenteraad zijn werkzaamheden oppakt. Mede aanleiding voor het opstellen van het griffieplan was de aanhoudende hoge werkdruk bij de griffie. De werkzaamheden van de griffie komen voort uit de wettelijke taken én uit de ambitie en behoeften van de gemeenteraad. In de afgelopen jaren is de hoeveelheid werk voor gemeenteraden toegenomen als gevolg van onder andere een grotere hoeveelheid aan taken, toegenomen complexiteit van taken, financiële uitdagingen, regionalisering van taken, invloed van digitalisering op de samenleving en participatie. De vergaderdichtheid is toegenomen en de druk op het raadswerk ook. Ook breidt met ingang van de nieuwe raadsperiode het zetelaantal van de Veenendaalse raad uit van 33 naar 35 zetels als gevolg van het bereiken van meer dan 70.000 inwoners.

In de Gemeentewet is bepaald dat een gemeente met een inwonertal tussen 70.001 en 80.000 een raadsomvang kent van 35 zetels. Om de raad goed te kunnen (blijven) ondersteunen is een versteviging van de griffie gewenst. Immers een sterke raad vraagt om een goede ondersteuning vanuit de griffie. De werkgeverscommissie is namens de raad belast met het werkgeverschap van de griffie. Om die reden heeft de werkgeverscommissie het griffieplan en de continue hoge werkdruk op de griffie besproken. Bij de bespreking van het griffieplan heeft de werkgeverscommissie vastgesteld dat 1. de werkdruk bij de griffie chronisch aanwezig is; en 2. dat het ook niet zo eenvoudig is om ‘zomaar’ een

Raadsvoorstel: Formatie griffie

onderdeel uit de workload van de griffie te halen om deze meer behapbaar te maken. Uitgaande van het serviceniveau dat de gemeenteraad gewend is en passend bij de ambitie van de raad om een proactieve en strategische griffie ter beschikking te hebben. Aan de griffier is gevraagd om van de gemeenten in Nederland die een vergelijkbare omvang hebben als Veenendaal, de griffieformatie op te vragen. Uit die vergelijking blijkt dat uitgaande van het gemiddelde de formatieomvang van de griffie daar bijna 1 fte onder zit. Om die reden heeft de werkgeverscommissie met de fractievoorzitters op 16 december 2025 overleg gevoerd over het ontstane knelpunt in de huidige formatie. De fractievoorzitters hebben unaniem aan de werkgeverscommissie aangegeven een voorstel aan de raad te steunen voor structurele uitbreiding van de formatie met 1 fte voor een raadsadviseur.

Samenvatting In de afgelopen jaren is de hoeveelheid werk voor gemeenteraden toegenomen als gevolg van onder andere een grotere hoeveelheid aan taken, toegenomen complexiteit van taken, financiële uitdagingen, regionalisering van taken, invloed van digitalisering op de samenleving en participatie. De vergaderdichtheid is toegenomen en de druk op het raadswerk ook. Om de raad goed te kunnen (blijven) ondersteunen is een versteviging van de griffie gewenst. Een sterke raad vraagt om een goede ondersteuning vanuit de griffie. De werkgeverscommissie heeft het griffieplan 2025-2026 besproken en vastgesteld dat structurele uitbreiding van de formatie gewenst is om het serviceniveau dat de gemeenteraad gewend is, te kunnen handhaven. De werkgeverscommissie heeft het voorstel voor formatie-uitbreiding besproken met de fractievoorzitters in het overleg van 16 december 2025. De fractievoorzitters hebben in dat overleg unaniem aangegeven een voorstel aan de raad te steunen voor structurele uitbreiding van de formatie met 1 fte voor een raadsadviseur en dit ter besluitvorming voor te leggen in de raadsvergadering van 26 februari 2026.

Beoogd resultaat Inhoud geven aan de wens van de raad en de daarbij passende ambitie van de griffie: een optimale ondersteuning van alle (schaduw-)raadsleden in de meest brede zin van het woord.

Proceshistorie en eerdere besluitvorming De werkgeverscommissie voert regelmatig gesprekken met de griffier in het kader van de werkgeverstaken voor de griffie. Onderdeel van die gesprekken zijn o.a. de werkzaamheden, uitdagingen en de ontwikkelingen die bij de ondersteuning van de raad voor de griffie aan de orde zijn. Het voornemen van het team voor het opstellen van een griffieplan 2025-2026 om de ontwikkelingen en werkzaamheden in kaart te brengen, is begin 2025 met de werkgeverscommissie besproken. De uitkomsten van de teamsessies die als basis dienden voor het griffieplan, zijn in het voorjaar 2025 met de werkgeverscommissie besproken. Het griffieplan 2025-2026 is in september 2025 toegelicht en besproken en afgesproken in het fractievoorzittersoverleg van 16 december 2025 het punt over formatie-uitbreiding te bespreken. In de eerste bestuursrapportage 2025 heeft de raad ingestemd met tijdelijke inhuur van een junior raadsadviseur voor de periode van 1 september tot en met 30 juni. Reden voor deze tijdelijke inhuur zijn de vele extra werkzaamheden voor het team griffie met het oog op de voorbereiding van de verkiezingen, de activiteiten rondom de verkiezingen en de inwerkperiode van de nieuwe gemeenteraad.

Argumenten 1.1 De taken van de gemeente(raad) zijn toegenomen en complexer

2 van 4

Raadsvoorstel: Formatie griffie

In de afgelopen jaren zijn de taken van gemeenten toegenomen en complexer geworden. Dit, maar ook andere ontwikkelingen raken het lokaal bestuur en daarmee ook het griffiewerk. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: maatschappelijke thema’s worden complexer en veelzijdiger, financiële uitdagingen, verdergaande regionalisering van taken, invloed van digitalisering op de samenleving en gemeentebestuur, de hoeveelheid raadswerk neemt toe, de beschikbaarheid van (raads)kandidaten staat onder druk, participatie neemt toe (gevraagd en ongevraagd), versterken weerbaar bestuur en het vertrouwen in de overheid staat onder druk. Het takenpakket van de griffie voor de ondersteuning van de gemeenteraad is hierdoor toegenomen. 1.2 De raadszetels worden uitgebreid van 33 naar 35 als gevolg van toename inwoneraantal. In de Gemeentewet is aangegeven uit hoeveel zetels een raad mag bestaan; dit is gebaseerd op basis van het aantal inwoners. Voor een gemeente met een inwonertal tussen 60.001 en 70.000 inwoners is dit 33 zetels; voor een inwonertal tussen 70.001 en 80.000 is dit 35 zetels. In de afgelopen jaren is het inwoneraantal van Veenendaal de grens van 70.000 gepasseerd en daarmee wordt, op grond van de Gemeentewet, het zetelaantal met ingang van de nieuwe raadsperiode in maart 2026 uitgebreid van 33 naar 35 zetels.

1.3 De griffie heeft de ambitie om alle (schaduw)raadsleden in de meest brede zin van het woord te blijven ondersteunen. Een belangrijke inzet voor de griffie is het bewaken van het aanzien van de gemeenteraad als hoogste orgaan. Kwalitatief goede besluitvorming waarbij ieders bevoegdheid binnen het lokaal bestuur recht wordt gedaan, is daar onderdeel van. Daarnaast geldt in zijn algemeenheid, dat ieder (schaduw)raadslid met elke vraag die het functioneren van de raad aangaat, bij de griffie terecht kan. Of het nu gaat om de vraag hoe iets ‘technisch’ aan te pakken of dat het gaat om een vraag die de positionering van de raad betreft. In het overleg tussen de werkgeverscommissie en de fractievoorzitters is geconstateerd dat het huidige serviceniveau gehandhaafd moet blijven. 1.4. De werkbelasting van de griffie is te hoog. De griffie voert haar reguliere werkzaamheden met volle inzet uit. Het werken op de griffie gaat gepaard met het werken met harde deadlines binnen de vastgestelde vergaderplanning. Dit, gecombineerd met een klein team dat alles uitvoert, zorgt voor kwetsbaarheid van personeelsinzet. Er is geen tot weinig schuifruimte bij ziekte van een collega en/of vakantie. Een aanhoudende te hoge werkdruk vergroot het risico op langdurige uitval.

Ook is er nauwelijks tot geen tijd voor netwerken en uitwisselen van kennis, de ontwikkeling en professionalisering en het uitwerken van onderwerpen/thema’s die voor het functioneren van de raad en griffie van belang zijn. De werkgeverscommissie heeft de griffier gevraagd om van de gemeenten in Nederland die een vergelijkbare omvang hebben als Veenendaal, de griffieformatie op te vragen. Uit die vergelijking blijkt dat uitgaande van het gemiddelde de formatieomvang van de griffie daar bijna 1 fte onder zit. 1.5 Het inzetten van tijdelijke inhuur is kostbaar De (te) hoge werkdruk is tot nu toe opgelost door de inzet van tijdelijke inhuur. Tijdelijke inhuur brengt meer kosten met zich mee en zorgt voor korte termijn oplossingen binnen het team. Door de formatie uit te breiden, kan er structureel ingezet worden op het verstevigen van de basis met meer schuifruimte binnen het team. 2.1 Het raadsbudget is niet toereikend voor de voorgestelde formatie-uitbreiding. De formatie-uitbreiding is niet begroot en het raadsbudget is niet toereikend. De kosten dienen verwerkt te worden in eerste bestuursrapportage 2026 en in de programmabegroting 2027-2030.

3 van 4

Raadsvoorstel: Formatie griffie

Alternatieven Bij geen uitbreiding van de formatie, blijft de griffie haar werkzaamheden verrichten. Echter, aan de wens om het huidige serviceniveau te handhaven, kan dan minder inhoud gegeven worden. De continue (te) hoge werkdruk zal naar beneden bijgesteld worden naar een passende werkbelasting bij de formatie omvang.

Kanttekeningen 1.1 Krapte op de arbeidsmarkt Door de krapte op de arbeidsmarkt is het onzeker of op korte termijn een geschikte kandidaat voor de nieuwe functie gevonden kan worden. Werken bij team griffie Veenendaal is leuk en daarmee vertrouwen we erop dat een geschikte kandidaat gevonden wordt.

Participatie De werkgeverscommissie heeft overleg gevoerd met de griffier en de fractievoorzitters.

Wat betekent dit besluit voor inwoners? Een sterke raad draagt bij aan goed lokaal bestuur. Een goede en professionele ondersteuning van de griffie is daarvoor noodzakelijk.

Aanpak / uitvoering Als de raad besluit tot formatie-uitbreiding gaat de griffie samen met team Mens en Organisatie aan de slag met de invulling van de functie. De voortgang wordt besproken met de werkgeverscommissie.

Communicatie over dit besluit Niet van toepassing.

Evaluatie De werkgeverscommissie bespreekt het functioneren van de griffier en de griffie tijdens de vergaderingen van de werkgeverscommissie.

Kosten, baten, dekking De kosten van deze formatie-uitbreiding zijn € 125.474,00. Het budget van de raad is niet toereikend. De kosten dienen verwerkt te worden in de Eerste Bestuursrapportage 2026 en in de Programmabegroting 2027-2030.

De werkgeverscommissie,

Yasin Makineli secretaris

Theo van Iperen voorzitter

Bijlagen 1. Griffieplan 2025-2026

4 van 4