1. Raadsvoorstel controleprotocol en normenkader 2024

RAADSVOORSTEL Raad Voorstelnummer Datum Onderwerp

Programma

Inlichtingen bij Telefoonnummer E-mailadres

19 september 2024 2188159 16 juli 2024 Controleprotocol voor de accountantscontrole 2024 en normenkader 2024 Bedrijfsvoering

Agendapunt

Afdeling

Control

A.Ilazi 0318 53 8234 adem.ilazi@veenendaal.nl

Aan de leden van de raad, Beslispunten 1. Het controleprotocol voor de accountantscontrole 2024 (hierna; controleprotocol) met hierin opgenomen de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording 2024 vast te stellen 2. Het normenkader 2024 (hierna; normenkader) vast te stellen Waarom naar de raad? Het vaststellen van het normenkader voor 2024 (hierna: normenkader) en het controleprotocol voor 2024 (hierna: controleprotocol) is een bevoegdheid van de raad. Samenvatting Met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording dient het normenkader vastgesteld te worden door de raad. Verder dient de verantwoordingsgrens te worden vastgesteld op een percentage tussen de 0 en 3%. De verantwoordingsgrens is opgenomen in het controleprotocol voor de accountantscontrole 2024. Om de verantwoordingsgrens te bepalen zijn een aantal overwegingen van belang zoals de informatiepositie van de raad, de kosten van de verantwoording en de eenduidigheid van normen en communicatie. De nieuwe werkwijze heeft laten zien dat het wenselijk is om ruimte te hebben om eventuele onvoorziene fouten en onzekerheden op te kunnen vangen binnen de rechtmatigheidsverantwoording, zie ook de fouten en bevindingen 2023. Tegelijkertijd kunnen we constateren dat we toe zijn aan een nieuwe stap namelijk het verscherpen van de verantwoordingsgrens van 3% naar 2%.

Hierbij zetten we de ingeslagen weg van 2023 verder door en zetten we stappen in het verder professionaliseren van het proces van de rechtmatigheidsverantwoording. Hiermee sluiten we ook aan op de verantwoordingsgrenzen die bij de rijksoverheden van toepassing zijn. Voorgesteld wordt de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording 2024 vast te stellen op 2%. De goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie in overeenstemming met eerdere jaren ongewijzigd vast te stellen.

Raadsvoorstel van 19 september 2024, nr. 2188159

Inleiding Het normenkader 2024, het intern controleplan en het controleprotocol vormen de basis voor de uitvoering van de (verbijzonderde) interne controle. Het college draagt conform de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet zorg voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Om hier invulling aan te geven wordt jaarlijks het normenkader en het controleprotocol bijgesteld en vastgesteld. Controleprotocol De raad heeft de verordening ex artikel 213 Gemeentewet voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Veenendaal (Controleverordening gemeente Veenendaal) vastgesteld. Met dit controleprotocol stelt de raad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar. Met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording heeft het controleprotocol ook als doel de te hanteren verantwoordingsgrens ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording door het college en de rapporteringsgrens ten behoeve het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden door het college in de bedrijfsvoering paragraaf vast te leggen.

Om tegemoet te komen aan de behoefte om inzicht vanuit de raad, rapporteert het college derhalve alle bevindingen omtrent de financiële rechtmatigheid boven de rapporteringstolerantie in de paragraaf bedrijfsvoering met een toelichting richting de raad. Hiermee volgen we de ingezette lijn zoals deze voor de accountant geldt om geconstateerde onrechtmatigheden vanaf deze grens te benoemen in haar rapport van bevindingen. Het college dient met ingang van boekjaar 2023 een rechtmatigheidsverantwoording te verstrekken die toeziet op een drietal criteria (begrotingscriterium, misbruik & oneigenlijk criterium en voorwaardencriterium). Op deze wijze legt het college verantwoording af over het naleven van wet- en regelgeving binnen de gemeente Veenendaal. Het vaststellen van het getrouwe beeld blijft onderdeel van de jaarrekeningcontrole door de accountant. Getrouw wil zeggen of de informatie juist, toereikend en volledig is alsmede geschikt is voor het doel waarvoor het wordt gebruikt. Omdat de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel wordt van de jaarstukken, controleert de accountant straks ook of deze verantwoording getrouw is. In het door de commissie BADO (Besluit accountantscontrole decentrale overheden) opgestelde schrijven ‘Notitie Rechtmatigheidsverantwoording’ is aangegeven dat de verantwoordingsgrens moet worden vastgesteld op een percentage tussen de 0 en 3%.

“De verantwoordingsgrens is een door de raad vastgesteld bedrag, waarboven het College van B&W de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.” Om de verantwoordingsgrens te bepalen zijn een aantal overwegingen van belang zoals de informatiepositie van de raad, de kosten van de verantwoording en de eenduidigheid van de normen en communicatie. Voor nadere informatie hierover verwijzen we naar het controleprotocol 2023. Naast de rechtmatigheidsverantwoording is het mogelijk om als college in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting te geven op de kwaliteit van de interne beheersing, de uitkomsten van de

Raadsvoorstel van 19 september 2024, nr. 2188159

(verbijzonderde) interne controle en de leer- en verbeterpunten. In tegenstelling tot de rechtmatigheidsverantwoording stelt de accountant voor deze paragraaf alleen vast of deze geen materiële onjuistheden bevat c.q. verenigbaar is met de jaarrekening. Het is mogelijk om fouten en onzekerheden die door het college zijn geconstateerd in het kader van de uitvoering van de (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden maar niet opgenomen hoeven te worden in de rechtmatigheidsverantwoording hier alsnog toe te lichten. Hierdoor neemt de informatiepositie van de raad toe. Normenkader Bij wijzigingen in wet- en regelgeving dient het normenkader te worden geactualiseerd en door de raad te worden vastgesteld zodat we intern en de accountant (extern) dit normenkader als leidraad kunnen gebruiken voor de controlewerkzaamheden. Het normenkader zoals nu opgenomen in de bijlage betreft het normenkader van juni 2024.

Beoogd resultaat - Het vaststellen van het controleprotocol (inclusief de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheid) zodat invulling wordt gegeven aan ex artikel 213 Gemeentewet - Het vaststellen van het normenkader teneinde kaders te definiëren om de interne controlewerkzaamheden over 2024 uit te voeren Argumenten Controleprotocol Onderstaande punten met betrekking tot de verantwoordingsgrens zijn in overeenstemming met het advies van de accountant zoals opgenomen in het accountantsverslag 2020 en 2021 en lichten we hieronder nader toe. 1.1 Goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie in overeenstemming met eerdere jaren ongewijzigd vast te stellen aangezien er geen wetswijziging heeft plaatsgevonden De goedkeuringstolerantie in overeenstemming met eerdere jaren ongewijzigd vast te stellen op 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden en de rapporteringstolerantie in overeenstemming met eerdere jaren ongewijzigd vast te stellen op €100.000. Om tegemoet te komen aan de behoefte om inzicht vanuit de raad, rapporteert het college derhalve alle bevindingen omtrent de financiële rechtmatigheid boven de rapporteringstolerantie in de paragraaf bedrijfsvoering met een toelichting richting de raad. Hiermee volgen we de ingezette lijn zoals deze voor de accountant geldt om geconstateerde onrechtmatigheden vanaf deze grens te benoemen in haar rapport van bevindingen.

1.2 Boekjaar 2023 is het eerste jaar dat het college de rechtmatigheidsverantwoording heeft afgegeven Met ingang van boekjaar 2023 heeft het college voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de jaarrekening 2023. De nieuwe werkwijze heeft laten zien dat het wenselijk is om ruimte te hebben om eventuele onvoorziene fouten en onzekerheden op te kunnen vangen binnen de rechtmatigheidsverantwoording, zie ook de fouten en bevindingen 2023. Tegelijkertijd kunnen we constateren dat we toe zijn aan een nieuwe stap namelijk het verscherpen van de verantwoordingsgrens van 3% naar 2%. Hierbij zetten we de ingeslagen weg verder door en zetten we stappen in het verder professionaliseren van het proces van de rechtmatigheidsverantwoording. Hiermee sluiten we ook aan op de verantwoordingsgrenzen die bij de rijksoverheden van toepassing zijn.

Raadsvoorstel van 19 september 2024, nr. 2188159

Het vaststellen van de verantwoordingsgrens op 2% betekent dat het college alleen fouten en onzekerheden boven de grens zal benoemen in de rechtmatigheidsverantwoording en dat de inrichting van de (verbijzonderde) interne controle op dusdanig niveau moet zijn dat met voldoende betrouwbaarheid fouten boven dit percentage geconstateerd worden.

1.3 In de paragraaf bedrijfsvoering kan het college een toelichting geven op fouten die zijn geconstateerd als onderdeel van de (verbijzonderde) interne controle maar niet zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording Fouten die, als gevolg van de verantwoordingsgrens, niet hoeven te worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording kunnen alsnog door het college worden toegelicht aan de raad door deze op te nemen in de paragraaf bedrijfsvoering. Hierdoor blijft de informatiepositie van de raad gewaarborgd zonder dat de werkzaamheden omtrent de rechtmatigheidsverantwoording hoeven toe te nemen. Hiermee volgen we de ingezette lijn zoals deze voor de accountant geldt om geconstateerde onrechtmatigheden vanaf deze grens te benoemen in haar rapport van bevindingen.

Normenkader 2.1 Een goed opgezette interne controle is belangrijk in het kader van planning en control Het college draagt conform art. 212/213 van de Gemeentewet zorg voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Om hier invulling aan te geven wordt jaarlijks het normenkader bijgesteld en vastgesteld. Een goed opgezette interne controle is een belangrijke pijler voor de gemeente in het kader van planning en control. Enerzijds voor het controleren en signaleren van tekortkomingen in de uitvoering van de taken, anderzijds voor het bijsturen en het afleggen van verantwoording over de uitgevoerde taken. Met een toereikend normenkader kan de uitvoering van taken met structuur en efficiency worden gedaan. Het primaire doel van interne controle is om een beeld te krijgen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Interne controle is een middel om de kwaliteit van de bedrijfsvoering (continu) te verbeteren en tijdig bij te kunnen sturen in processen. Bij de interne controle wordt zichtbaar vastgesteld dat processen beheerst worden, zoals dat met de inrichting van de administratieve organisatie beoogd was. Ook wordt met de uitkomsten van interne controle getoetst of aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan.

2.2 Het normenkader is, intern voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording en extern voor de accountant voor het controleren van de jaarrekening, de leidraad voor de controlewerkzaamheden Het normenkader betreft de inventarisatie van relevante, interne en externe wet- en regelgeving en dient als basis voor de interne controlewerkzaamheden op rechtmatigheid. Het normenkader moet actueel worden gehouden en worden aangepast op veranderende wet- en regelgeving. Het betreft hierbij overigens alleen de regelgeving waaraan financiële beheershandelingen ten grondslag liggen. Het normenkader is geen uitputtende lijst van regelingen, maar beperkt zich tot die regelingen die relevant zijn, of worden geacht, voor de uitvoering van een goede controle. 2.3 De raad moet het normenkader vaststellen De raad geeft de accountant de opdracht voor de accountantscontrole. Voor de controle maakt de accountant gebruik van het door de raad vastgestelde normenkader.

Raadsvoorstel van 19 september 2024, nr. 2188159

Alternatieven De raad kan besluiten de verantwoordingsgrens lager vast te stellen dan 2%. De effecten hiervan zijn beschreven onder de inleiding en de argumenten. Kanttekeningen 1.1 De accountant moet mogelijk meer werkzaamheden verrichten bij een afwijkende tolerantie De toleranties voor de accountantscontrole ten aanzien van getrouwheid zijn wettelijk vastgesteld op maximaal 1%. Op het moment dat de (verbijzonderde) interne controle wordt uitgevoerd met een grens van 2% ontstaat de situatie dat de accountant mogelijk extra werkzaamheden moet verrichten. Om dit te ondervangen zal de (verbijzonderde) interne controle worden uitgevoerd met een verantwoordingsgrens van 1%. 1.2 De regelgeving vanuit het college is evenals voorgaande jaren niet opgenomen in het normenkader Het normenkader is geen uitputtende lijst van regelingen, maar beperkt zich tot die regelingen die relevant zijn, of worden geacht, voor de uitvoering van een goede controle. Hierdoor is evenals voorgaande jaren en conform de Notitie rechtmatigheidsverantwoording commissie BBV en op advies van de accountant ervoor gekozen om de regelgeving vanuit het College van B&W niet op te nemen in het normenkader.

Participatie Niet van toepassing. Wat betekent dit besluit voor inwoners? Niet van toepassing. Aanpak / uitvoering Op 19 september 2024 wordt het controleprotocol, met hierin opgenomen de verantwoordingsgrens en het normenkader door de raad vastgesteld. Na besluitvorming door de raad kan in overeenstemming met het intern controleplan de verbijzonderde interne controle uitgevoerd worden teneinde een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening 2024 af te geven. Communicatie over dit besluit Communicatie vindt plaats via de reguliere kanalen. Evaluatie Niet van toepassing. Kosten, baten, dekking Aan dit voorstel zijn geen financiële consequenties verbonden.

Raadsvoorstel van 19 september 2024, nr. 2188159

Burgemeester en wethouders,

mevrouw drs. S.M. Deelstra secretaris

de heer K.J.G. Kats burgemeester

Bijlagen Raadsbesluit 1.1. Controleprotocol voor de accountantscontrole 2024 1.2 Normenkader 2024