1. Opstarten pilotproject bestuurlijke samenwerking - raadsvoorstel

RAADSVOORSTEL Raad Voorstelnummer Datum Onderwerp

Programma

Inlichtingen bij Telefoonnummer E-mailadres

18 april 2024 2154667 5 maart 2024 Opstarten pilotproject bestuurlijke samenwerking Burger & bestuur

Agendapunt

Griffie

Griffie

E. Kok/P. van Vugt (0318) 538255 griffie@veenendaal.nl

Aan de leden van de raad, Beslispunten 1. Kennis te nemen van het visuele verslag van de bestuurlijke conferentie van 24 november 2023, conform bijlage 1 bij dit raadsvoorstel. 2. Een pilotproject op te starten binnen de Openbare Ruimte (mobiliteit/verkeersveiligheid) om te experimenteren met nieuwe vormen van bestuurlijke samenwerking, met een hoger participatieniveau (Ladder van Eigenaarschap) en met als uitwerking het betrekken van inwoners. Waarom naar de raad? In het raadsakkoord heeft de raad de ambitie uitgesproken als raad, college en organisatie in verbinding met de inwoners te willen staan. Participatie is daarvan een belangrijk onderdeel, waarbij denken in mogelijkheden vooropstaat. Dat vraagt iets (van de werkwijze) van de raad. Daarom wordt dit (initiatief)voorstel aan de raad voorgelegd. Samenvatting In het raadsakkoord heeft de raad uitgesproken dat een veranderende samenleving een meeveranderende houding van de overheid (de gemeente) vraagt. Een overheid die inwoners de ruimte geeft en, afhankelijk van het onderwerp, inwoners betrekt. Dat vraagt om loslaten, vertrouwen en een werkwijze die daarbij hoort. Op 24 november 2023 is tijdens een bestuurlijke conferentie met een afvaardiging van raad, college en organisatie nagedacht over dit thema.

Bij de afsluiting van deze bijeenkomst hebben de aanwezigen de intentie uitgesproken om te gaan oefenen met de Ladder van Eigenaarschap1 Het gesprek van de bestuurlijke conferentie is visueel vastgelegd. De afsluitende conclusie, om een onderwerp te kiezen waarmee ervaring wordt opgedaan, vraagt commitment van de raad. Inleiding

Overal waar in dit raadsvoorstel gesproken wordt over ‘de aanwezigen’ worden de vertegenwoordigers uit raad, college en organisatie bedoeld die op de conferentie van 24 november 2023 aanwezig waren. 1

Raadsvoorstel van 5 maart 20204, nr. 2154667

De aanwezigen op de conferentie van 24 november 2023 zijn in gesprek geweest over de bestuurlijke samenwerking (zie bijlage 2). Het doel hiervan was om de ambities voor bestuurlijke samenwerking, zoals geformuleerd in het raadsakkoord 2022-2026 ‘Samen werken in vertrouwen’ concreter te maken. Met name het betrekken van de samenleving stond centraal. Van deze bestuurlijke conferentie is een visueel verslag gemaakt (zie bijlage 1) waarin de uitkomsten zijn samengevat. Beoogd resultaat De aanwezigen op 24 november hebben aangegeven te willen leren om meer eigenaarschap bij inwoners te leggen. Het doel is om naast input van de ‘usual suspects’, ook input te krijgen van inwoners die anders niet zo snel deelnemen of participeren met de gemeente. Argumenten 1.1 De tekening geeft de rode draad van het besprokene op de conferentie weer. Met een aantal ambities over de bestuursstijl als uitgangspunt schetst de tekening de veranderingen in de samenleving en de mogelijkheden die dit overheid en inwoners biedt om samen te werken op een hoger participatieniveau. Tevens laat het visuele verslag zien dat er mogelijkheden zijn om de groep betrokken inwoners te vergroten. Enerzijds zullen de aanwezigen op de conferentie de kernachtige weergave herkennen. Anderzijds kunnen degenen die niet aanwezig zijn, juist aan de hand van deze tekening zich een beeld vormen van het besprokene.

1.2 Een veranderende samenleving vraagt van overheid en alle betrokkenen een belangrijke bijdrage. Een samenleving die zo verandert -onder andere door technologie, de vele digitale platforms, de vele ‘experts’ in de samenleving- en waarin traditionele structuren en verbanden verliezen aan invloed, vraagt om een overheid die openstaat voor initiatieven van buitenaf. De overheid, en dus ook de gemeente, heeft de uitdaging dat de samenleving aangehaakt blijft. Dat vraagt om een zoektocht naar een andere werkwijze en toepassen van andere methodieken waardoor de samenleving betrokken blijft. Dit is ook in lijn met het raadsakkoord: 'Samen werken in vertrouwen', dat aangeeft dat de samenleving verandert en dat die verandering van de overheid en alle betrokken partners een belangrijke bijdrage vraagt. Verder is bepaald dat bij de uitwerking van (de grotere) thema’s uit het raadsakkoord de Veenendaalse samenleving en gemeenteraad intensief betrokken worden. Daarbij wordt de samenwerking gezocht met ondernemers, (maatschappelijke) partners en de ambtelijke organisatie. De conferentie hielp bij de verkenning naar mogelijkheden om die betrokkenheid vorm te geven. 1.3 Een veranderende samenleving vraagt om een faciliterende stijl van de overheid, waarbij het inzicht in de belevingswerelden en de Ladder van Eigenaarschap belangrijke hulpmiddelen zijn.

Bij betrokkenheid van inwoners op bijeenkomsten, bij uitwerking van beleid, etc. is vaak sprake van de zgn. ‘usual suspects’. Inwoners die door hun betrokkenheid een waardevolle maatschappelijke bijdrage leveren. In het raadsakkoord is de wens uitgesproken dat er een bredere betrokkenheid vanuit de samenleving is.2 Hoe dat onder meer zou kunnen? Inzicht in de belevingswerelden van In het raadsakkoord wordt aan die bredere betrokkenheid op meerdere plaatsen woorden gegeven. - Pag. 2: “Daarbij worden de Veenendaalse samenleving en de gemeenteraad intensief betrokken en wordt de samenwerking gezocht met ondernemers, (maatschappelijke) partners en de ambtelijke organisatie.” - Pag. 3: “de externe oriëntatie van raad en college, zodat meer van ‘buiten’ naar ‘binnen’ gedacht en gewerkt wordt.” Ook: “De raad, het college en de ambtelijke organisatie staan in verbinding met de inwoners, organisaties en ondernemers. … Een 2

Pagina 2 van 6

Raadsvoorstel van 5 maart 20204, nr. 2154667

inwoners kan aan die bredere betrokkenheid bijdragen. Als we bijvoorbeeld gebruikmaken van de ‘mentality-test’ van Motivaction zijn er vier belangrijke houdingen in de samenleving te onderscheiden: ‘verantwoordelijken’, ‘plichtsgetrouwen’, ‘structuurzoekers’ en ‘pragmatici’ die elk een eigen set waarden en normen hebben en die daarom op een andere wijze benaderd moeten worden. (Zie het mentality-model van Motivacton: Mentality (motivaction.nl).) Met het verhogen van het participatieniveau van de inwoners kan Ladder van Eigenaarschap (bijlage 5) gehanteerd worden. De Ladder van Eigenaarschap geeft de verschillende niveaus van betrokkenheid van de ontvanger (inwoners etc.) aan en de verschillende stijlen waarmee de afzender zich bedient. Welke ruimte wil de overheid de inwoner geven en onder welke voorwaarden? En waarom wil zij dat? Het raadsakkoord geeft aan dat participatie wordt ingezet conform het Veens Stappenplan Participatie waar dat mogelijk is. De daarin gehanteerde participatieladder verschilt met de Ladder van Eigenaarschap. De pilot biedt de mogelijkheid na te gaan of het hanteren van de Ladder van Eigenaarschap toegevoegde waarde biedt. De uitwerking van de conferentie van 24 november 2023 door middel van een pilot geeft daarvoor een mogelijke route aan. 2.1

Door alleen te bepalen dat de pilot betrekking heeft op een onderwerp binnen Openbare Ruimte (mobiliteit/verkeersveiligheid) krijgen de betrokken professionals de gelegenheid een goed onderwerp te kiezen. Uit de prioritering van onderwerpen die voor een pilot in aanmerking zouden kunnen komen, kwam op 24 november een concrete verkeersveiligheidssituatie naar voren. Voor dit raadsvoorstel is overwogen een knip aan te brengen door eerst een uitspraak te doen over de wenselijkheid van een pilot. Na besluitvorming hierover kunnen de inhoudelijk en bestuurlijk betrokkenen de voor- en nadelen van verschillende onderwerpen afwegen om zo een geschikt onderwerp te kunnen kiezen. Bij voorkeur wordt bij de keuze van onderwerpen gekeken naar onderwerpen die tijdens door inwoners genoemd zijn, bijvoorbeeld tijdens ontmoetingen van de Raad op Straat. Is zo’n onderwerp eenmaal gekozen, dan wordt dit in een vervolgvoorstel aan de raad voorgelegd. Dat voorstel is dan concreter en schetst op welke wijze het geleerde van de conferentie van 24 november daarbij in praktijk gebracht kan worden (participatieniveau, hanteren van belevingswerelden et cetera). 2.2

Een pilot doen met een verdergaande vorm van eigenaarschap bij inwoners sluit aan bij de in het raadsakkoord uitgesproken gewenste bestuursstijl. In het raadsakkoord wordt omschreven wat kenmerkend is voor deze bestuursstijl: “De raad, het college en de ambtelijke organisatie staan in verbinding met de inwoners, organisaties en ondernemers. Zij zijn veel in de wijken aanwezig, zijn extern gericht en participatie staat voorop. Een toegankelijke en transparante bestuursstijl is daarbij nodig, waarbij denken in mogelijkheden vooropstaat.” Als ambitie is benoemd: “Raad, college en organisatie nemen de inwoners serieus, luisteren naar elkaar en staan open voor vragen en signalen uit de samenleving vanuit het uitgangspunt ‘ja, mits’ (zoals ook in de Omgevingsvisie is verwoord). We bevorderen daardoor het vertrouwen tussen gemeente en samenleving.” De uitvoering van een pilot kan handvatten en leerpunten opleveren om de in het raadsakkoord beschreven gewenste bestuursstijl en de ambities verder vorm en inhoud te geven. toegankelijke en transparante bestuursstijl is daarbij nodig, waarbij denken in mogelijkheden vooropstaat.” En: “De raad en de samenleving worden aan de voorkant betrokken bij de uitwerking van de (grotere) thema’s.”

Pagina 3 van 6

Raadsvoorstel van 5 maart 20204, nr. 2154667

2.3 In andere gemeenten is reeds, succesvol, ervaring opgedaan met deze manier van werken. Tijdens de conferentie is een aantal casussen van andere gemeenten geschetst waarbij toegelicht is hoe de trajecten daar gelopen zijn en met welke uitkomst. Voorbeelden hiervan zijn de Levensboomlocatie in Staphorst (zie ‘Besluitvormingsproces Levensboomlocatie’; punt 11), of het bomenkap-project ‘Hout Moet, Houd Moed!’ van Waterschap Vechtstromen, waarbij alternatieve plannen met behulp van betrokkenheid van inwoners ontwikkeld werden waarover uiteindelijk in stemronden door inwoners is besloten. Verder zijn nog te noemen: Gebiedscoöperatie Notter-Zuna (Wierden), Het 8ste Werk (Kampen), Dorpscoöperatie “Samen Hengevelde” (Hof van Twente/Provincie Overijssel). Dit raadsvoorstel betreft eerst het besluit een pilot te kiezen. Wat hierna volgt, is een vervolgvoorstel waarin een keuze voor een concreet onderwerp aan de raad wordt voorgelegd. Dat is dan tevens het moment om de punten waaraan het succes van de pilot afgemeten kan worden, te beschrijven. Alternatieven 1. Een ander pilotproject voor bestuurlijke samenwerking te kiezen. De raad kan ervoor kiezen om een ander pilotproject voor bestuurlijke samenwerking te kiezen. Dat kan gaan om een ander pilotproject binnen het thema Openbare Ruimte, of om een pilotproject binnen een geheel ander thema.

Het is evenzeer mogelijk een ander thema (bijvoorbeeld uit het raadsakkoord) te kiezen als pilotproject. 2. Geen pilotproject voor bestuurlijke samenwerking op te starten. De raad kan ervoor kiezen om in het geheel geen pilotproject voor bestuurlijke samenwerking op te starten. In dat geval worden de ambities uit het raadsakkoord en de uitkomsten van de bestuurlijke conferentie van 24 november 2023 op deze wijze niet verder geconcretiseerd. Kanttekeningen 1.1 De keuze om anders te gaan werken, is een groeiproces. Het groeiproces waarin raad, college en organisatie zitten vraagt skills om anders te werken, maar vooral om vertrouwen in elkaar, de bereidheid om los te laten en lef te hebben. 1.2 Het risico bestaat dat we vervallen in oude patronen. In ieder veranderproces bestaat het risico om te vervallen in oude patronen. Zo ook in dit project. Cruciaal is een open en constructieve manier van omgaan met elkaar, waarbij alle betrokkenen elkaar respectvol durven aan te spreken. (Zie ook het raadsakkoord.) Participatie Tijdens de bestuurlijke conferentie van 24 november 2023 zijn de aanwezigen met elkaar in gesprek geweest over de bestuurlijke samenwerking en het vergroten van eigenaarschap onder inwoners. Daarbij is gebrainstormd over een pilotproject (zie voor deze verkenning bijlage 3).

Uit de peiling kwam een pilotproject binnen het thema Openbare Ruimte (mobiliteit/ verkeersveiligheid) als hoogst genoteerd onderwerp (zie het visuele verslag van de conferentie). De keuze voor dit thema sluit goed aan op de behoeften van inwoners in Veenendaal, aangezien tijdens het participatietraject voor het raadsakkoord 2022-2026 'Samen werken in vertrouwen' binnen het thema Openbare Ruimte verreweg de meeste reacties zijn ingebracht. De uitkomsten van de bestuurlijke conferentie en het vervolgtraject zijn besproken binnen de klankbordgroep bestuurlijke samenwerking, waarin zowel raad, college als organisatie vertegenwoordigd is. Pagina 4 van 6

Raadsvoorstel van 5 maart 20204, nr. 2154667

Wat betekent dit besluit voor inwoners? Raad, college en organisatie ambiëren een toegankelijke en transparante wijze van samenwerken, waarbij denken in mogelijkheden voorop staat. Het doel hiervan is dat inwoners, organisaties en bedrijven in Veenendaal meer eigenaarschap voelen bij ontwikkelingen in hun leefomgeving. Aanpak/ uitvoering Nadat met voorliggend voorstel een besluit voor het opstarten van een pilotproject bestuurlijke samenwerking is genomen, wordt een ander (tweede) raadsvoorstel voorbereid met daarin de keuze van een concreet pilotproject. Stemt de raad met dat tweede voorstel in, dan zal de in dit raadsvoorstel beschreven wijze van participatie plaatsvinden met alle betrokkenen. Hierbij komen de inhoudelijk betrokken teams en medewerkers aan zet, evenals de bestuurlijk betrokkenen en verantwoordelijken. Communicatie over dit besluit Dit besluit vraagt geen uitgebreide communicatie. Dat volgt wanneer het vervolgbesluit over een concreet pilotproject genomen is. Dan start de pilot immers. Wanneer over dit besluit wel nader wordt gecommuniceerd, dan is de woordvoeringlijn als volgt: De samenleving verandert voortdurend. Dit vraagt van de overheid en van alle betrokken partners een belangrijke bijdrage. De raad, het college en de ambtelijke organisatie staan in verbinding met de inwoners, organisaties en ondernemers.

Tegelijkertijd kan de overheid het niet alleen en is vanuit eigenaarschap een bijdrage nodig van alle partners. De gemeente wil experimenteren met nieuwe vormen van bestuurlijke samenwerking, gericht op meer eigenaarschap bij inwoners, organisaties en bedrijven in Veenendaal. Evaluatie Er komt na dit raadsvoorstel dus nog een vervolgvoorstel. In dat voorstel wordt een concrete casus benoemd en worden de kaders beschreven waarbinnen die casus wordt uitgevoerd. Wanneer de uitvoering daadwerkelijk heeft plaatsgevonden, zullen het resultaat en de ervaringen gedeeld en besproken worden. Doel daarvan is om de bruikbaarheid van deze werkwijze na te gaan en te overwegen of we (delen van) het gelopen proces vaker zouden willen inzetten. Dit past overigens in het jaarlijks reflecteren van raad, college en organisatie op de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de bestuurlijke samenwerking. Zoals bij de start van de klankbordgroep is besproken, kan de klankbordgroep hierbij een rol spelen. Kosten, baten, dekking De voorbereiding en uitvoering van dit raadsvoorstel vindt budgetneutraal plaats. Bij een volgend raadsvoorstel, waarin een kaderstellend besluit gevraagd wordt voor een specifiek pilotproject, worden de kosten, baten en dekking van dat specifieke project inzichtelijk gemaakt. Burgemeester en wethouders,

mevrouw drs. S.M. Deelstra, secretaris

de heer K.J.G. Kats, burgemeester

Pagina 5 van 6

Raadsvoorstel van 5 maart 20204, nr. 2154667

Bijlagen Bijlage 1 Visueel verslag bestuurlijke conferentie 24 november 2023 Bijlage 2 Presentatie bijeenkomst raad, college en organisatie van 24 november 2023 Bijlage 3 Longlist van onderwerpen ‘eigenaarschap’ (geïnventariseerd op 24 november 2023) Bijlage 4 Drie vormen van ‘vastleggen’ van bestuurlijke samenwerking Bijlage 5 Ladder van Eigenaarschap

Ter inzage (bij de griffie) Ferenc van Damme, Hoe dan? Jouw gids in radicaal veranderende tijden. Een boek vol wegwijzers (2022). In dit boek wordt de veranderende samenleving beschreven en geduid en de rol die de ‘Ladder van Eigenaarschap’ kan vervullen. Daarin komen, naast veel andere tips, tevens de vier houdingen in de samenleving (plichtsgetrouwen, structuurzoekers, verantwoordelijken en pragmatici) aan de orde en de rollen die deze vervullen. Het boek sluit af met een aantal voorbeeldcasussen. Daaronder de casussen ‘de Levensboom-locatie’ (Staphorst) en ‘Hout moet, houd moed!’ (Waterschap Vechtstromen).

Pagina 6 van 6