1. Controleprotocol voor de accountantscontrole 2025 en normenkader 2025 - Raadsvoorstel

RAADSVOORSTEL Zaaknummer Onderwerp

Team Datum raadsvergadering

Programma Inlichtingen bij Telefoonnummer E-mailadres

2216693 Controleprotocol voor de accountantscontrole 2025 en normenkader 2025 Control 25 september 2025 Bedrijfsvoering A. Ilazi (0318) 538016 adem.ilazi@veenendaal.nl

Aan de leden van de raad, Beslispunten 1. Het Controleprotocol voor de accountantscontrole 2025, inclusief de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording 2025, en de goedkeuringstoleranties 2025 ten behoeve van de accountantscontrole 2025, vast te stellen 2. Het normenkader 2025 vast te stellen Waarom naar de raad? Het vaststellen van het normenkader voor 2025 (hierna: normenkader) en het controleprotocol voor 2025 (hierna: controleprotocol) is een bevoegdheid van de raad. Samenvatting Met ingang van boekjaar 2025 is de bandbreedte voor de verantwoordingsgrens aangepast van 0%– 3% naar 0%–2%. Daarnaast is de grondslag gewijzigd: voortaan wordt uitgegaan van de totale lasten exclusief dotaties aan de reserves, terwijl eerder de lasten inclusief dotaties als uitgangspunt golden. Nieuw is ook dat fouten en onduidelijkheden voortaan bij elkaar opgeteld moeten worden bij de beoordeling ten opzichte van de verantwoordingsgrens. Dit is een wijziging ten opzichte van boekjaar 2024, waarin fouten en onduidelijkheden nog afzonderlijk werden geëvalueerd. Deze aanpassingen vloeien voort uit de wijziging van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) van 21 maart 2025. In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is het de verantwoordelijkheid van de raad om het normenkader vast te stellen.

Ook moet de raad de verantwoordingsgrens vaststellen binnen de genoemde bandbreedte van 0% tot 2%. De voor 2025 vastgestelde verantwoordingsgrens is opgenomen in het controleprotocol voor de accountantscontrole 2025. In de eerste periode na de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zijn verschillende overwegingen meegewogen bij het bepalen van de verantwoordingsgrens, zoals de informatiepositie van de raad, uitvoeringskosten en de behoefte aan eenduidige communicatie. Inmiddels zijn we twee jaar verder in de ontwikkeling van het rechtmatigheidsproces en is deze werkwijze goed ingebed in de Pagina 1 van 6

Raadsvoorstel, Onderwerp: Controleprotocol voor de accountantscontrole 2025 en normenkader 2025 Zaaknummer 2216693

organisatie. In 2024 is de verantwoordingsgrens door de raad vastgesteld op 2%. Voor boekjaar 2025 wordt deze lijn voortgezet. Daarmee sluiten we aan op de per 2025 geldende goedkeuringstolerantie van de accountant, die eveneens is vastgesteld op 2% van de totale lasten (exclusief dotaties aan de reserves). Het vasthouden aan de 2%-grens past bij de huidige fase van volwassenheid en draagt bij aan verdere professionalisering en afstemming tussen verantwoording en controle. Voorgesteld wordt de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording 2025 ongewijzigd op 2% te handhaven. Voor de goedkeuringstolerantie wordt aangesloten bij de minimumeisen uit het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten: bij fouten en onzekerheden tot 2% volgt een goedkeurende verklaring, tussen 2% en 4% een beperking, en bij meer dan 4% een oordeelonthouding of afkeuring. Inleiding Het normenkader 2025, het interne controleplan 2025 en het controleprotocol 2025 vormen samen de basis voor de uitvoering van de (verbijzonderde) interne controle. Conform de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet is het college verantwoordelijk voor de interne toetsing op de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Ter invulling van deze verantwoordelijkheid worden het normenkader en het controleprotocol jaarlijks geactualiseerd en vastgesteld.

Controleprotocol De raad heeft de verordening ex artikel 213 Gemeentewet voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Veenendaal (Controleverordening gemeente Veenendaal) vastgesteld. Met dit controleprotocol stelt de raad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar. Met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording heeft het controleprotocol ook als doel de te hanteren verantwoordingsgrens ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording door het college en de rapporteringsgrens ten behoeve het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden door het college in de bedrijfsvoering paragraaf vast te leggen. Om tegemoet te komen aan de behoefte om inzicht vanuit de raad, rapporteert het college derhalve alle bevindingen omtrent de financiële rechtmatigheid boven de rapporteringstolerantie in de paragraaf bedrijfsvoering met een toelichting richting de raad. Hiermee volgen we de ingezette lijn zoals deze voor de accountant geldt om geconstateerde onrechtmatigheden vanaf deze grens te benoemen in haar rapport van bevindingen. Het college is verplicht een rechtmatigheidsverantwoording op te stellen, waarin wordt verantwoord in hoeverre is voldaan aan drie toetsingscriteria: het begrotingscriterium, het misbruik- en oneigenlijk gebruik-criterium en het voorwaardencriterium.

Hiermee legt het college verantwoording af over de naleving van wet- en regelgeving binnen de gemeente Veenendaal. Het vaststellen van het getrouwe beeld van de jaarrekening blijft een verantwoordelijkheid van de accountant. Getrouwheid betekent dat de informatie juist, toereikend en volledig is, en geschikt is voor het beoogde gebruik. Aangezien de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarstukken, wordt ook deze door de accountant getoetst op getrouwheid.

Pagina 2 van 6

Raadsvoorstel, Onderwerp: Controleprotocol voor de accountantscontrole 2025 en normenkader 2025 Zaaknummer 2216693

In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden is voorgeschreven dat de verantwoordingsgrens moet worden vastgesteld op een percentage tussen de 0% en 2% exclusief de dotaties aan de reserves. “De verantwoordingsgrens is een door de raad vastgesteld bedrag, waarboven het College van B&W de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de dotaties aan de reserves.” Voor boekjaar 2025 wordt de verantwoordingsgrens ongewijzigd op 2% gehandhaafd, in lijn met het besluit van de raad in 2024. Deze grens sluit aan bij de per 2025 geldende goedkeuringstolerantie van de accountant en past bij de huidige fase van volwassenheid van het rechtmatigheidsproces. Het biedt een gebalanceerde basis voor verdere professionalisering en afstemming tussen verantwoording en controle. Naast de rechtmatigheidsverantwoording is het mogelijk om als college in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting te geven op de kwaliteit van de interne beheersing, de uitkomsten van de (verbijzonderde) interne controle en de leer- en verbeterpunten. In tegenstelling tot de rechtmatigheidsverantwoording stelt de accountant voor deze paragraaf alleen vast of deze geen materiële onjuistheden bevat c.q. verenigbaar is met de jaarrekening.

Het is mogelijk om fouten en onzekerheden die door het college zijn geconstateerd in het kader van de uitvoering van de (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden maar niet opgenomen hoeven te worden in de rechtmatigheidsverantwoording hier alsnog toe te lichten. Hierdoor neemt de informatiepositie van de raad toe. Normenkader Bij wijzigingen in wet- en regelgeving dient het normenkader te worden geactualiseerd en door de raad te worden vastgesteld zodat we intern en de accountant (extern) dit normenkader als leidraad kunnen gebruiken voor de controlewerkzaamheden. Het normenkader zoals nu opgenomen in de bijlage betreft het normenkader van juni 2025. Beoogd resultaat - Het vaststellen van het controleprotocol (inclusief de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheid en goedkeuringstoleranties ten behoeve van de accountantscontrole) zodat invulling wordt gegeven aan ex artikel 213 Gemeentewet - Het vaststellen van het normenkader teneinde kaders te definiëren om de interne controlewerkzaamheden over 2025 uit te voeren Argumenten Controleprotocol Onderstaande punten met betrekking tot de verantwoordingsgrens zijn in overeenstemming met het advies van de accountant zoals opgenomen in het accountantsverslag 2024 en lichten we hieronder nader toe.

1.1 De minimumeisen voor de goedkeuringstolerantie, zoals voorgeschreven in het BADO van 21 maart 2025, vast te stellen en de rapporteringstolerantie ongewijzigd op €100.000 te handhaven, conform voorgaande jaren. Pagina 3 van 6

Raadsvoorstel, Onderwerp: Controleprotocol voor de accountantscontrole 2025 en normenkader 2025 Zaaknummer 2216693

Voor de goedkeuringstolerantie wordt aangesloten bij de minimumeisen uit het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten: bij fouten en onzekerheden tot 2% volgt een goedkeurende verklaring, tussen 2% en 4% een beperking, en bij meer dan 4% een oordeelonthouding of afkeuring. Om tegemoet te komen aan de behoefte van de raad aan transparantie, rapporteert het college alle bevindingen met betrekking tot financiële rechtmatigheid die boven de rapporteringstolerantie uitkomen in de paragraaf bedrijfsvoering, voorzien van een toelichting. Hiermee sluiten we aan bij de werkwijze van de accountant, die vanaf deze grens geconstateerde onrechtmatigheden opneemt in het verslag van bevindingen. 1.2 Handhaving verantwoordingsgrens in lijn met controlepraktijk De verantwoordingsgrens is in 2024 door de raad vastgesteld op 2% en wordt voor 2025 ongewijzigd voortgezet. Deze grens sluit aan op de per 2025 geldende goedkeuringstolerantie van de accountant en past bij de huidige fase van volwassenheid van het rechtmatigheidsproces. Handhaving van deze grens bevordert consistentie, verdere professionalisering en een goede afstemming tussen interne verantwoording en externe controle.

1.3 In de paragraaf bedrijfsvoering kan het college een toelichting geven op fouten die zijn geconstateerd als onderdeel van de (verbijzonderde) interne controle maar niet zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording Fouten die, als gevolg van de verantwoordingsgrens, niet hoeven te worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording kunnen alsnog door het college worden toegelicht aan de raad door deze op te nemen in de paragraaf bedrijfsvoering. Hierdoor blijft de informatiepositie van de raad gewaarborgd zonder dat de werkzaamheden omtrent de rechtmatigheidsverantwoording hoeven toe te nemen. Hiermee volgen we de ingezette lijn zoals deze voor de accountant geldt om geconstateerde onrechtmatigheden vanaf deze grens te benoemen in haar rapport van bevindingen. 1.4 Effecten van een lagere verantwoordingsgrens Het verlagen van de verantwoordingsgrens leidt tot meer en diepgaandere interne controlewerkzaamheden, wat de uitvoeringslasten en kosten verhoogt. Daarnaast moeten bij een lagere grens ook kleinere fouten en onzekerheden worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording, wat de informatiewaarde kan verminderen doordat relatief onbeduidende afwijkingen nadrukkelijk in beeld komen. Normenkader 2.1 Een goed opgezette interne controle is belangrijk in het kader van planning en control Het college draagt conform art.

212/213 van de Gemeentewet zorg voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Om hier invulling aan te geven wordt jaarlijks het normenkader bijgesteld en vastgesteld. Een goed opgezette interne controle is een belangrijke pijler voor de gemeente in het kader van planning en control. Enerzijds voor het controleren en signaleren van tekortkomingen in de uitvoering van de taken, anderzijds voor het bijsturen en het afleggen van verantwoording over de uitgevoerde taken. Met een toereikend normenkader kan de uitvoering van taken met structuur en efficiency worden gedaan. Het primaire doel van interne controle is om een beeld te krijgen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Interne controle is een middel om de kwaliteit van de bedrijfsvoering (continu) te verbeteren en tijdig bij te kunnen sturen in processen. Bij de interne controle wordt zichtbaar vastgesteld dat processen beheerst worden, zoals dat met de inrichting van de administratieve organisatie beoogd was. Ook wordt met de uitkomsten van interne controle getoetst of aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan.

Pagina 4 van 6

Raadsvoorstel, Onderwerp: Controleprotocol voor de accountantscontrole 2025 en normenkader 2025 Zaaknummer 2216693

2.2 Het normenkader is, intern voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording en extern voor de accountant voor het controleren van de jaarrekening, de leidraad voor de controlewerkzaamheden Het normenkader betreft de inventarisatie van relevante, interne en externe wet- en regelgeving en dient als basis voor de interne controlewerkzaamheden op rechtmatigheid. Het normenkader moet actueel worden gehouden en worden aangepast op veranderende wet- en regelgeving. Het betreft hierbij overigens alleen de regelgeving waaraan financiële beheershandelingen ten grondslag liggen. Het normenkader is geen uitputtende lijst van regelingen, maar beperkt zich tot die regelingen die relevant zijn, of worden geacht, voor de uitvoering van een goede controle. 2.3 De raad moet het normenkader vaststellen De raad geeft de accountant de opdracht voor de accountantscontrole. Voor de controle maakt de accountant gebruik van het door de raad vastgestelde normenkader.

Alternatieven De raad kan besluiten de verantwoordingsgrens lager vast te stellen dan 2%. De effecten hiervan zijn beschreven onder de inleiding en de argumenten. Kanttekeningen 1.1 De regelgeving vanuit het college is evenals voorgaande jaren niet opgenomen in het normenkader Het normenkader is geen uitputtende lijst van regelingen, maar beperkt zich tot die regelingen die relevant zijn, of worden geacht, voor de uitvoering van een goede controle. Hierdoor is evenals voorgaande jaren en conform de Notitie rechtmatigheidsverantwoording commissie BBV en op advies van de accountant ervoor gekozen om de regelgeving vanuit het College van B&W niet op te nemen in het normenkader. Participatie Niet van toepassing. Wat betekent dit besluit voor inwoners? Niet van toepassing. Aanpak / uitvoering Op 25 september 2025 wordt het controleprotocol, met hierin opgenomen de verantwoordingsgrens en het normenkader door de raad vastgesteld. Na besluitvorming door de raad kan in overeenstemming met het intern controleplan de verbijzonderde interne controle uitgevoerd worden teneinde een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening 2025 af te geven. Communicatie over dit besluit Communicatie vindt plaats via de reguliere kanalen. Evaluatie Niet van toepassing.

Pagina 5 van 6

Raadsvoorstel, Onderwerp: Controleprotocol voor de accountantscontrole 2025 en normenkader 2025 Zaaknummer 2216693

Kosten, baten, dekking Aan dit voorstel zijn geen financiële consequenties verbonden. College van burgemeester en wethouders, verzonden namens,

Sjoukje Deelstra secretaris

Gert-Jan Kats burgemeester

Bijlagen 1.1. Controleprotocol voor de accountantscontrole 2025 1.2 Normenkader 2025 (juni 2025)

Pagina 6 van 6