1. Controleprotocol voor de accountantscontrole 2023 en normenkader 2023 - raadsvoorstel

RAADSVOORSTEL Raad Voorstelnummer Datum Onderwerp

Programma

Inlichtingen bij Telefoonnummer E-mailadres

22 juni 2023 2089033 18 april 2023 Controleprotocol voor de accountantscontrole 2023 en normenkader 2023 Bedrijfsvoering

Agendapunt

Afdeling

Control

A.Ilazi 0318 53 8234 adem.ilazi@veenendaal.nl

Aan de leden van de raad, Beslispunten 1. Het controleprotocol voor de accountantscontrole 2023 (hierna; controleprotocol) met hierin opgenomen de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording 2023 vast te stellen 2. Het normenkader 2023 (hierna; normenkader) vast te stellen 3. Het controleprotocol en normenkader treedt met terugwerkende kracht in werking per 1 januari 2023. Waarom naar de raad? Het vaststellen van het normenkader voor 2023 (hierna: normenkader) en het controleprotocol voor 2023 (hierna: controleprotocol) is een bevoegdheid van de raad. Samenvatting Met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording dient het normenkader 2023 vastgesteld te worden door de raad. Verder dient de verantwoordingsgrens te worden vastgesteld op een percentage tussen de 0 en 3%. De verantwoordingsgrens is opgenomen in het controleprotocol voor de accountantscontrole 2023. Om de verantwoordingsgrens te bepalen zijn een aantal overwegingen van belang zoals de informatiepositie van de raad, de kosten van de verantwoording en de eenduidigheid van normen en communicatie. Voorgesteld wordt de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording 2023 vast te stellen op 3%. De goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie in overeenstemming met eerdere jaren ongewijzigd vast te stellen.

Inleiding Het normenkader 2023, het intern controleplan en het controleprotocol vormen de basis voor de uitvoering van de (verbijzonderde) interne controle. Het college draagt conform de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet zorg voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Om hier invulling aan te geven wordt jaarlijks het normenkader en het controleprotocol bijgesteld en vastgesteld. Het intern controleplan 2023 zal later in het jaar ter vaststelling aangeboden worden. Controleprotocol

Raadsvoorstel van, nr.

De raad heeft de verordening ex artikel 213 Gemeentewet voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Veenendaal (Controleverordening gemeente Veenendaal) vastgesteld. Met dit controleprotocol stelt de raad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar. Met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording heeft het controleprotocol ook als doel de te hanteren verantwoordingsgrens ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording door het college en de rapporteringsgrens ten behoeve het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden door het college in de bedrijfsvoering paragraaf vast te leggen. Om tegemoet te komen aan de behoefte om inzicht vanuit de raad, rapporteert het college derhalve alle bevindingen omtrent de financiële rechtmatigheid boven de rapporteringstolerantie in de paragraaf bedrijfsvoering met een toelichting richting de raad. Hiermee volgen we de ingezette lijn zoals deze voor de accountant geldt om geconstateerde onrechtmatigheden vanaf deze grens te benoemen in haar rapport van bevindingen. Het college dient met ingang van boekjaar 2023 een rechtmatigheidsverantwoording te verstrekken die toeziet op een drietal criteria (begrotingscriterium, M&O criterium en voorwaardencriterium).

Op deze wijze legt het college verantwoording af over het naleven van wet- en regelgeving binnen de gemeente Veenendaal. Het vaststellen van het getrouwe beeld blijft onderdeel van de jaarrekeningcontrole door de accountant. Getrouw wil zeggen of de informatie juist, toereikend en volledig is alsmede geschikt is voor het doel waarvoor het wordt gebruikt. Omdat de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel wordt van de jaarstukken, controleert de accountant straks ook of deze verantwoording getrouw is. In het door de commissie BADO opgestelde schrijven ‘Notitie Rechtmatigheidsverantwoording’ is aangegeven dat de verantwoordingsgrens moet worden vastgesteld op een percentage tussen de 0 en 3%. “De verantwoordingsgrens is een door de raad vastgesteld bedrag, waarboven het College van B&W de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.” Om de verantwoordingsgrens te bepalen zijn een aantal overwegingen van belang. De volgende voorbeelden zijn genoemd in de door de commissie BADO opgestelde notitie: Aspect

Overwegingen

Informatiepositie van de raad.

Bij een laag percentage worden in de rechtmatigheidsverantwoording eerder fouten en onduidelijkheden opgenomen en dus zichtbaar voor de raad. Bij een hoog percentage ligt de lat hoger en zal de raad meer op hoofdlijnen geïnformeerd worden.

Kosten van de verantwoording

Het gemeentelijk apparaat moet kosten maken om afwijkingen op te sporen en vast te leggen. Als de verantwoordingsgrens op een laag niveau wordt vastgesteld, komen ook afwijkingen in beeld, waar relatief geringe bedragen mee zijn gemoeid. Ook zal het gemeentelijk

Raadsvoorstel van, nr.

apparaat meer afwijkingen moeten opsporen, vastleggen en rapporteren. De interne controle wordt dan duurder Eenduidigheid van normen en communicatie

Binnen de gemeente kunnen al normen (percentages) gehanteerd worden voor de interne controle. De accountant hanteert in het kader van de materialiteit ook normen, die ontleend zijn aan het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Wil de raad verschillende normen hanteren, dan moet ze uitleggen waarom iets bezien door de bril van rechtmatigheid wel akkoord is en door de bril van materialiteit niet.

Door de VNG en het IPO zijn adviezen en best practices gegeven ten aanzien van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording, inclusief de bepaling van de verantwoordingsgrens. Deze percentages worden meegenomen in de bepaling van de verantwoordingsgrens.

Naast de rechtmatigheidsverantwoording is het mogelijk om als college in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting te geven op de kwaliteit van de interne beheersing, de uitkomsten van de (verbijzonderde) interne controle en de leer- en verbeterpunten. In tegenstelling tot de rechtmatigheidsverantwoording stelt de accountant voor deze paragraaf alleen vast of deze geen materiële onjuistheden bevat c.q. verenigbaar is met de jaarrekening. Het is mogelijk om fouten en onzekerheden die door het college zijn geconstateerd in het kader van de uitvoering van de (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden maar niet opgenomen hoeven te worden in de rechtmatigheidsverantwoording hier alsnog toe te lichten. Hierdoor neemt de informatiepositie van de raad toe. Normenkader Bij wijzigingen in wet- en regelgeving dient het normenkader te worden geactualiseerd en door de raad te worden vastgesteld zodat we intern en de accountant (extern) dit normenkader als leidraad kunnen gebruiken voor de controlewerkzaamheden. Het normenkader zoals nu opgenomen in de bijlage betreft het normenkader van maart 2023. Beoogd resultaat - Het vaststellen van het controleprotocol (inclusief de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheid) zodat invulling wordt gegeven aan ex artikel 213 Gemeentewet

Raadsvoorstel van, nr.

-

Informeren over de wetswijziging inzake de rechtmatigheidsverantwoording en de verantwoordingsgrens voor 2023 vast stellen - Het vaststellen van het normenkader teneinde kaders te definiëren om de interne controlewerkzaamheden over 2023 uit te voeren. Argumenten Controleprotocol Onderstaande punten met betrekking tot de verantwoordingsgrens zijn in overeenstemming met het advies van de accountant zoals opgenomen in het accountantsverslag 2020 en 2021 en lichten we hieronder nader toe. 1.1 Goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie in overeenstemming met eerdere jaren ongewijzigd vast te stellen aangezien er geen wetswijziging heeft plaatsgevonden De goedkeuringstolerantie in overeenstemming met eerdere jaren ongewijzigd vast te stellen op 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden en de rapporteringstolerantie in overeenstemming met eerdere jaren ongewijzigd vast te stellen op €100.000. Om tegemoet te komen aan de behoefte om inzicht vanuit de raad, rapporteert het college derhalve alle bevindingen omtrent de financiële rechtmatigheid boven de rapporteringstolerantie in de paragraaf bedrijfsvoering met een toelichting richting de raad. Hiermee volgen we de ingezette lijn zoals deze voor de accountant geldt om geconstateerde onrechtmatigheden vanaf deze grens te benoemen in haar rapport van bevindingen.

1.2 Het is het eerste jaar dat het college de rechtmatigheidsverantwoording moet afgeven De voorgenomen wetswijziging houdt in dat het college over 2023 voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording moet afgeven. Dat betekent een nieuwe werkwijze voor de gemeente waarbij het wenselijk is om ruimte te hebben om eventuele onvoorziene fouten en onzekerheden te kunnen opvangen binnen de rechtmatigheidsverantwoording. Het vaststellen van de grens op 3% betekent dat het college alleen fouten en onzekerheden boven de grens zal benoemen in de rechtmatigheidsverantwoording en dat de inrichting van de (verbijzonderde) interne controle op dusdanig niveau moet zijn dat met voldoende betrouwbaarheid fouten boven dit percentage geconstateerd worden. 1.3 Het lager vaststellen van de verantwoordingsgrens kan resulteren in een toename van de kosten Een lagere verantwoordingsgrens resulteert in beginsel in een toename van de diepgang van de (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden. Dit zal resulteren in een toename van de kosten om de verantwoording af te geven. 1.4 Een lagere verantwoordingsgrens resulteert in het moeten opnemen van kleinere fouten en onzekerheden Door een lagere verantwoordingsgrens vast te stellen dienen kleinere fouten en onzekerheden door het college te worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

Dit kan betekenen dat relatief kleine en onbeduidende constateringen ook onderdeel worden van deze verantwoording waardoor de informatiewaarde van de verantwoording kan afnemen. 1.5 In de paragraaf bedrijfsvoering kan het college een toelichting geven op fouten die zijn geconstateerd als onderdeel van de (verbijzonderde) interne controle maar niet zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording Fouten die, als gevolg van de verantwoordingsgrens, niet hoeven te worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording kunnen alsnog door het college worden toegelicht aan de raad door deze op te nemen in de paragraaf bedrijfsvoering. Hierdoor blijft de informatiepositie van de

Raadsvoorstel van, nr.

raad gewaarborgd zonder dat de werkzaamheden omtrent de rechtmatigheidsverantwoording hoeven toe te nemen. Hiermee volgen we de ingezette lijn zoals deze voor de accountant geldt om geconstateerde onrechtmatigheden vanaf deze grens te benoemen in haar rapport van bevindingen.

Normenkader 2.1 Een goed opgezette interne controle is belangrijk in het kader van planning en control Het college draagt conform art. 212/213 van de Gemeentewet zorg voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Om hier invulling aan te geven wordt jaarlijks het normenkader bijgesteld en vastgesteld. Een goed opgezette interne controle is een belangrijke pijler voor de gemeente in het kader van planning en control. Enerzijds voor het controleren en signaleren van tekortkomingen in de uitvoering van de taken, anderzijds voor het bijsturen en het afleggen van verantwoording over de uitgevoerde taken. Met een toereikend normenkader kan de uitvoering van taken met structuur en efficiency worden gedaan. Het primaire doel van interne controle is om een beeld te krijgen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Interne controle is een middel om de kwaliteit van de bedrijfsvoering (continu) te verbeteren en tijdig bij te kunnen sturen in processen. Bij de interne controle wordt zichtbaar vastgesteld dat processen beheerst worden, zoals dat met de inrichting van de administratieve organisatie beoogd was. Ook wordt met de uitkomsten van interne controle getoetst of aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan.

2.2 Het normenkader is, intern voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording en extern voor de accountant voor het controleren van de jaarrekening, de leidraad voor de controlewerkzaamheden Het normenkader betreft de inventarisatie van relevante, interne en externe wet- en regelgeving en dient als basis voor de interne controlewerkzaamheden op rechtmatigheid. Het normenkader moet actueel worden gehouden en worden aangepast op veranderende wet- en regelgeving. Het betreft hierbij overigens alleen de regelgeving waaraan financiële beheershandelingen ten grondslag liggen. Het normenkader is geen uitputtende lijst van regelingen, maar beperkt zich tot die regelingen die relevant zijn, of worden geacht, voor de uitvoering van een goede controle. 2.3 De raad moet het normenkader vaststellen De raad geeft de accountant de opdracht voor de accountantscontrole. Voor de controle maakt de accountant gebruik van het door de raad vastgestelde normenkader.

Alternatieven De raad kan besluiten de verantwoordingsgrens lager vast te stellen dan 3%. De effecten hiervan zijn beschreven onder de inleiding en de argumenten. Kanttekeningen 1.1 De accountant moet mogelijk meer werkzaamheden verrichten bij een afwijkende tolerantie De toleranties voor de accountantscontrole ten aanzien van getrouwheid zijn wettelijk vastgesteld op maximaal 1%. Op het moment dat de (verbijzonderde) interne controle wordt uitgevoerd met een grens van 3% ontstaat de situatie dat de accountant mogelijk extra werkzaamheden moet verrichten. Om dit te ondervangen zal de (verbijzonderde) interne controle worden uitgevoerd met een verantwoordingsgrens van 1%.

Raadsvoorstel van, nr.

1.2 De regelgeving vanuit het college is evenals voorgaande jaren niet opgenomen in het normenkader Het normenkader is geen uitputtende lijst van regelingen, maar beperkt zich tot die regelingen die relevant zijn, of worden geacht, voor de uitvoering van een goede controle. Hierdoor is evenals voorgaande jaren en conform de Notitie rechtmatigheidsverantwoording commissie BBV en op advies van de accountant ervoor gekozen om de regelgeving vanuit het College van B&W niet op te nemen in het normenkader.

Participatie Niet van toepassing. Wat betekent dit besluit voor inwoners? Niet van toepassing. Aanpak / uitvoering Op 22 juni 2023 wordt het controleprotocol, met hierin opgenomen de verantwoordingsgrens en het normenkader door de raad vastgesteld. Na besluitvorming door de raad kan de verbijzonderde interne controle uitgevoerd worden teneinde een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening 2023 af te geven.

Communicatie over dit besluit Communicatie vindt plaats via de reguliere kanalen. Evaluatie Niet van toepassing. Kosten, baten, dekking Aan dit voorstel zijn geen financiële consequenties verbonden. Burgemeester en wethouders,

mevrouw drs. S.M. Deelstra secretaris

de heer K.J.G. Kats burgemeester

Bijlagen 1.1 Controleprotocol 2023 Veenendaal 110423 1.2 Raadsbesluit vaststellen controleprotocol en normenkader 2023 040423 1.3 Normenkader gemeente Veenendaal 2023 (april 2023)