1. Controleplan 2023 accountantscontrole - raadsvoorstel

RAADSVOORSTEL Raad Voorstelnummer Datum Onderwerp

Programma

Inlichtingen bij Telefoonnummer E-mailadres

14 september 2023 2112139 12 juli 2023 Controleplan 2023 accountantscontrole Burger en Bestuur

Agendapunt

Team

Raadsgriffie

L. Achterberg 0318-538256 bertha.achterberg@veenendaal.nl

Aan de leden van de raad, Beslispunten Vast te stellen: 1. Het Controleplan 2023 van Stolwijk Kelderman, inclusief twee focuspunten: a. Gemeenschappelijke regelingen en verbonden partijen, te weten 1) GGDrU en 2) Regio Foodvalley. b. Grondexploitatie. 2. De opdrachtbevestiging accountantscontrole Stolwijk controle Jaarrekening 2023. Waarom naar de raad? De raad is de opdrachtgever van de accountant voor het uitvoeren van de jaarlijkse accountantscontrole op de jaarrekening. Dit vloeit voort uit het bepaalde in artikel 213 Gemeentewet, annex de Controleverordening financieel beheer en organisatie gemeente Veenendaal. De door de raad ingestelde auditcommissie voert regulier het afstemmingsoverleg met de accountant op basis van de genoemde verordening. Samenvatting De auditcommissie biedt de raad een voorstel voor de controle van de jaarrekening 2023 ter vaststelling aan. Accountant Stolwijk Kelderman heeft in opdracht van de raad een controleplan 2023 opgesteld. Stolwijk Kelderman heeft het voorliggende controleplan 2023 afgestemd met de ambtelijke organisatie. Het controleplan 2023 is op 12 juli 2023 door Stolwijk Kelderman aan de auditcommissie gestuurd. De auditcommissie stelt twee focuspunten voor waaraan de accountant bij de controle van de Jaarrekening 2023 specifiek aandacht besteedt. De accountant legt daarbij de opdrachtbevestiging aan de raad voor ter vaststelling.

Inleiding Jaarlijks biedt de auditcommissie de raad een voorstel aan waarin de uit te voeren accountantscontrole over het lopende boekjaar, inclusief de focuspunten, nader is geconcretiseerd. De accountant voert daarna in opdracht van de raad controlewerkzaamheden uit en komt in het voorjaar 2024 met een verslag van bevindingen en spreekt daarbij een oordeel uit over de getrouwheid van de Jaarrekening 2023. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf kalenderjaar 2023 neemt het College van B&W een rechtmatigheidsverantwoording op in de

Raadsvoorstel van 12 juli 2023, nr. 2112139

jaarrekening en licht daarmee zijn handelen toe in relatie tot de wet- en regelgeving. Daarmee valt de rechtmatigheidsverantwoording onder het getrouwheidsoordeel van de accountant. De accountant kijkt dus of de rechtmatigheidsverantwoording ‘juist’ is. Dit oordeel van de accountant over de rechtmatigheidsverantwoording wordt meegewogen in het oordeel over de getrouwheid. Beoogd resultaat Vaststellen documenten voor de accountantscontrole van de Jaarrekening 2023 door accountant Stolwijk Kelderman. Argumenten 1.1. Het Controleplan 2023 wordt door Stolwijk Kelderman gehanteerd bij de controle van de Jaarrekening 2023 De accountantscontrole vloeit voort uit de wettelijke verplichting op grond van de Gemeentewet. Stolwijk Kelderman heeft het Controleplan 2023 opgesteld en afgestemd met de ambtelijke organisatie. Het controleplan geeft de reikwijdte aan van de controleopdracht aan Stolwijk Kelderman. Het Controleplan 2023 is een beschrijving op hoofdlijnen van de controleaanpak, waaronder de voorgestelde focuspunten, de ontwikkelingen die van invloed zijn op het jaarrekeningproces, de controleaanpak inclusief de wijze waarop de accountant steunt op interne auditwerkzaamheden, de controlefasering. In het Controleplan 2023 is ook een overzicht opgenomen van de aanvullende aandachtspunten 2023. De auditcommissie adviseert de raad het Controleplan 2023 vast te stellen.

1.2 Focuspunten bij de accountantscontrole 2023 Voor de raad bestaat de mogelijkheid bij het Controleplan 2023 zogenoemde focuspunten vast te stellen, waaraan Stolwijk Kelderman bij de accountantscontrole over 2023 specifieke aandacht besteedt. De raadsfracties hebben gelegenheid gekregen om gemotiveerd onderwerpen voor focuspunten aan de auditcommissie kenbaar te maken. De auditcommissie kan ook zelf focuspunten aandragen. Tijdens de openbare vergadering van de auditcommissie van 30 mei 2023 is met Stolwijk Kelderman gesproken over de onderwerpen voor focuspunten bij de accountantscontrole 2023. De hierna te noemen onderwerpen worden, in afstemming met Stolwijk Kelderman, door de auditcommissie als focuspunt voor de accountantscontrole 2023 voorgesteld: a. Gemeenschappelijke regelingen en verbonden partijen, te weten 1) GGDrU en 2) Regio Foodvalley. Gericht op de mate van transparantie en financiële sturing van de geldstromen en mogelijke versterking daarin richting deelnemende gemeenten c.q. Veenendaal. b. Grondexploitatie Gericht op de mate van control op de grondexploitatie, gegeven de ontwikkelingen en veranderende marktomstandigheden en bijbehorende risico’s. Stolwijk Kelderman heeft deze onderwerpen met de daaraan gekoppelde motivatie in het Controleplan 2023 opgenomen.

Een ander in de inventarisatie vanuit de raadsfracties genoemd onderwerp voor de accountantscontrole betrof de vraag of er voor het onderhoud aan de kades en bruggen voldoende gereserveerd c.q. rekening gehouden in de investeringsruimte en risicoparagraaf. Deze vraag is door de accountant beoordeeld als belangrijk, maar technisch en daarmee niet geschikt als focuspunt voor de accountantscontrole. 2.1 De opdrachtbrief beschrijft de uitgangspunten voor het optreden van de accountant en de verantwoordelijkheden van de gemeente en Stolwijk Kelderman

Raadsvoorstel van 12 juli 2023, nr. 2112139

In de opdrachtbrief zijn de uitgangspunten voor het optreden van de accountant en de verantwoordelijkheden van de gemeente en Stolwijk Kelderman uiteen gezet. Het proces van controleren verlangt van de accountant eerst de formele fase van de opdrachtacceptatie af te ronden, alvorens wordt gestart met enige werkzaamheden van de verdere controle. Dit is een nieuw (landelijk) vereiste in het proces voor de accountantscontrole ten opzichte van voorgaande jaren. Om die reden heeft Stolwijk Kelderman verzocht de opdrachtbevestiging uiterlijk medio augustus 2023 al te ondertekenen onder voorbehoud van instemming door de raad op 14 september 2023. Alternatieven Op grond van het wettelijke vereiste in de Gemeentewet wijst de raad een accountant aan die belast is met de controle van de jaarrekening. Accountant Stolwijk Kelderman is aangewezen de accountantscontrole in opdracht van de raad uit te voeren voor de jaren 2022-2024. Kanttekeningen Normenkader 2023 geeft aanwijzingen over de reikwijdte van de accountantscontrole Het normenkader bepaalt de reikwijdte van de accountantscontrole. De raad stelt door wetswijziging vanaf 2023 jaarlijks zelf het normenkader vast. Dit is gebeurt in de raadsvergadering 22 juni 2023 op basis van een door het college uitgevoerde actualisatie. Het Normenkader 2023 is ter informatie als bijlage bij het raadsvoorstel gevoegd.

Participatie De accountantscontrole is aan strikte regels gebonden. Participatie maakt daarvan geen onderdeel uit. Wat betekent dit besluit voor inwoners? Door middel van de accountantscontrole wordt op transparante wijze inzicht gegeven in het uitgevoerde beleid en de verantwoording van de uitgaven die daarvoor zijn gedaan. De specifieke controle van de twee opgenomen focuspunten op de beheersing van de processen is daaraan nog extra toegevoegd. Externe controle is uiteraard noodzakelijk, niet alleen omdat het wettelijk verplicht is, maar ook omdat de raad dit zelf wil. Aanpak / uitvoering Stolwijk Kelderman voert de accountantscontrole voor de Jaarrekening 2023 uit op basis van het door de raad te nemen besluit. In oktober-november 2023 voert de accountant de interimcontrole uit. Het resultaat van de interimcontrole wordt door de accountant met het college en management besproken. Voor de raad wordt het resultaat van de interimcontrole opgetekend in een boardletter die in januari 2024 beschikbaar komt. De Boardletter 2023 wordt ter informatie opgenomen op de lijst van ingekomen stukken voor de raad en kan desgewenst worden geagendeerd voor behandeling in de raadscommissie. Communicatie over dit besluit Het raadsbesluit wordt gepubliceerd op de gemeentepagina en de website van de gemeente Veenendaal.

Evaluatie Het proces van de accountantscontrole wordt lopende de accountantscontrole, in samenspraak met het college, door de auditcommissie gemonitord. Zo nodig vindt over de voortgang en planning ook

Raadsvoorstel van 12 juli 2023, nr. 2112139

tussentijds overleg plaats met Stolwijk Kelderman. Nadat de accountantscontrole is uitgevoerd en afgesloten vindt een evaluatie op het proces plaats in de auditcommissie. Kosten, baten, dekking De accountantscontrole wordt uitgevoerd in overeenstemming met de met Stolwijk Kelderman gesloten overeenkomst voor het leveren van accountantsdiensten. In de Programmabegroting 20232026 is hiervoor een dekking opgenomen.

Voorstel auditcommissie,

mevrouw L. Achterberg secretaris

de heer M.W.T. Ruitenbeek voorzitter

Bijlagen - Controleplan 2023 Stolwijk Kelderman - Opdrachtbevestiging Stolwijk Kelderman 2023 - Aanbiedingsbrief opdrachtbevestiging Stolwijk Kelderman - Normenkader 2023