1. Controleplan 2022 en speerpunten accountantscontrole - raadsvoorstel

RAADSVOORSTEL Raad Voorstelnummer Datum Onderwerp

Programma

Inlichtingen bij Telefoonnummer E-mailadres

15 september 2022 2005271 6 juli 2022 Controleplan 2022 en speerpunten accountantscontrole Burger en Bestuur

Agendapunt

Griffie

Griffie

L. Achterberg-van der Meijden (0318) 0318-538256 bertha.achterberg@veenendaal.nl

Aan de leden van de raad, Beslispunten Vast te stellen: 1. Het Controleplan 2022 van Stolwijk Kelderman, inclusief twee speerpunten: a. Interne beheersing lokale heffingen. b. Optimalisering gebruik data-analyse door zowel gemeente als accountant. 2. De opdrachtbevestiging accountantscontrole Stolwijk controle Jaarrekening 2022. Waarom naar de raad? De raad is de opdrachtgever van de accountant voor het uitvoeren van de jaarlijkse accountantscontrole op de jaarrekening. Dit vloeit voort uit het bepaalde in artikel 213 Gemeentewet, annex de Verordening voor de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Veenendaal. De door de raad ingestelde auditcommissie voert regulier het afstemmingsoverleg met de accountant op basis van de genoemde verordening. Samenvatting De auditcommissie biedt de raad een voorstel voor de controle van de jaarrekening 2022 ter vaststelling aan. Accountant Stolwijk Kelderman heeft in opdracht van de raad een controleplan 2022 opgesteld. Stolwijk Kelderman heeft het voorliggende controleplan 2022 afgestemd met de ambtelijke organisatie. Het controleplan 2022 is op 6 juli 2022 door Stolwijk Kelderman aan de auditcommissie gestuurd en daarna met de leden afgestemd. De auditcommissie stelt twee speerpunten voor waaraan de accountant bij de controle van de Jaarrekening 2022 specifiek aandacht besteedt.

De accountant legt daarbij de opdrachtbevestiging aan de raad voor ter vaststelling Verder is door het college het geactualiseerde Normenkader 2022 vastgesteld in de vergadering van 5 juli 2022. Het Normenkader 2022 is ter informatie als bijlage bij het raadsvoorstel opgenomen. Inleiding Jaarlijks biedt de auditcommissie de raad een voorstel aan waarin de uit te voeren accountantscontrole over het lopende boekjaar, inclusief de speerpunten, nader is geconcretiseerd. De accountant voert daarna in opdracht van de raad controlewerkzaamheden uit en komt in het voorjaar 2023 met een verslag van bevindingen en spreekt daarbij een oordeel uit over de getrouwheid van de Jaarrekening 2022.

Raadsvoorstel van, nr.

Beoogd resultaat Vaststellen documenten voor de accountantscontrole van de Jaarrekening 2022 door accountant Stolwijk Kelderman. Argumenten 1.1. Het Controleplan 2022 wordt door Stolwijk Kelderman gehanteerd bij de controle van de Jaarrekening 2022 De accountantscontrole vloeit voort uit de wettelijke verplichting op grond van de Gemeentewet. Stolwijk Kelderman heeft het Controleplan 2022 opgesteld en afgestemd met de ambtelijke organisatie. Het controleplan geeft de reikwijdte aan van de controleopdracht aan Stolwijk Kelderman. Het Controleplan 2022 is een beschrijving op hoofdlijnen van de controleaanpak, waaronder de voorgestelde speerpunten, de ontwikkelingen die van invloed zijn op het jaarrekeningproces, de controleaanpak inclusief de wijze waarop de accountant steunt op interne auditwerkzaamheden, de controlefasering. In het Controleplan 2022 is ook een overzicht opgenomen van de aanvullende aandachtspunten 2022. De auditcommissie adviseert de raad het Controleplan 2022 vast te stellen. De goedkeuringstoleranties zijn gelijk aan de wettelijke maxima op basis van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) en als zodanig ook opgenomen in het bestek van de aanbesteding accountantscontrole. De getalsmatige omvang daarvan is opgenomen in hoofdstuk 2, onder 2.1 van het Controleplan 2022 (pag. 5).

De omvang van de rapporteringstolerantie is, conform de afspraken € 100.000,-. 1.2. Speerpunten bij de accountantscontrole 2022 Voor de raad bestaat de mogelijkheid bij het Controleplan 2022 zogenoemde speerpunten vast te stellen, waaraan Stolwijk Kelderman bij de accountantscontrole over 2022 specifieke aandacht besteedt. De raadsfracties hebben gelegenheid gekregen om gemotiveerd onderwerpen voor speerpunten aan de auditcommissie kenbaar te maken. De auditcommissie kan ook zelf onderwerpen voor speerpunten aandragen. Tijdens de openbare vergadering van de auditcommissie van 9 juni 2022 is met Stolwijk Kelderman gesproken over de onderwerpen voor speerpunten bij de accountantscontrole 2022. De hierna te noemen onderwerpen worden, in afstemming met Stolwijk Kelderman, door de auditcommissie als speerpunt voor de accountantscontrole 2022 voorgesteld. a. Interne beheersing lokale heffingen. b. Optimalisering gebruik data-analyse door zowel gemeente als accountant. Stolwijk Kelderman heeft deze onderwerpen met de daaraan gekoppelde motivatie in het Controleplan 2022 opgenomen. De omvang van deze twee onderwerpen is als voldoende bepaald voor de accountantscontrole 2022. Andere suggesties voor speerpunten vanuit de raadsfracties die in de vergadering van de auditcommissie met de accountant zijn besproken, maar die voor de accountantscontrole 2022 niet zijn geselecteerd, zijn: c.

Vaststellen prestaties inkopen d. Europese aanbesteden e. Verbonden partijen Deze onderwerpen zijn niet geselecteerd om de volgende reden. De onderwerpen onder c. en d. staan al extra onder de aandacht van de accountant. Punt e. is eerder een aandachtpunt van de accountant geweest, waarover is gerapporteerd.

Raadsvoorstel van, nr.

Speerpunt a: Interne beheersing lokale heffingen De financiële omvang van deze baten in de exploitatie is materieel. Er ontstaat een risico als betalingen en -herinneringen niet tijdig / volledig worden geïnd. Het verzoek is aan de accountant om de tijdigheid en het monitoren van met name betalingsherinneringen te beoordelen. Aan de selectie van dit speerpunt ligt de volgende motivering ten grondslag. Er zijn signalen ontvangen dat inwoners soms pas een jaar later een herinnering krijgen als ze bijv. OZB niet hebben betaald. In de Boardletter van 2021 (pag.4) is het volgende vermeld door Stolwijk Kelderman: ‘Er is voor de belastingheffing en –inning een tweetal nieuwe applicaties aangeschaft. De interne beheersing is op dit moment nog niet voldoende ingericht. Hierdoor is het moeilijk de volledigheid van de baten aan te tonen.’ Speerpunt b: Optimalisering gebruik data-analyse door zowel gemeente als accountant Data-analyse kan voor optimalisering gebruikt worden zowel voor de ambtelijke organisatie als bij de accountantscontrole. De ambtelijke organisatie kan het gebruik goed en zo mogelijk beter aan laten sluiten op de toepassingen voor de accountantscontrole van Stolwijk Kelderman, zodat toegevoegde waarde ontstaat.

De accountant (Stolwijk Kelderman) wordt gevraagd een oriëntatie uit te voeren van hetgeen in andere gemeenten (nationaal) wordt toegepast en wat Veenendaal daarvan kan leren (best practices). Aan de selectie van dit speerpunt ligt de volgende motivering ten grondslag. Datagedreven werken en ICT zijn voor Veenendaal een belangrijk aandachtspunt. Data-analyse wordt steeds belangrijker, zowel voor eigen gebruik als voor gebruik door de accountant. Data-analyse is het ontdekken van patronen, afwijkingen, inconsistenties, en het onttrekken van andere nuttige informatie over het object van het onderzoek door middel van analyse, modellering en visualisatie met het oog op de planning of het uitvoeren van de opdracht. In de praktijk blijkt dat het vaak nog onduidelijk is wat er precies met data-analyse gedaan kan worden en wat de mogelijkheden zijn. Wat is nog nodig om meer gebruik te maken van data-analyse en welke verbeteringen kunnen er bij de gemeente worden doorgevoerd om zinvol data-analyse in te zetten? Welke data-analyse wordt door de gemeente zelf toegepast? En kan de accountant hier gebruik van maken? De toepassing van data-analyse bij de controle geeft de accountant een krachtig hulpmiddel om een optimale combinatie van controlewerkzaamheden (controlemix) te kiezen in een steeds meer geautomatiseerde omgeving van de gemeente.

Bij het plannen van data-analyse beoordeelt de accountant de betrouwbaarheid van de door de accountant te analyseren data. Alternatieven Op grond van het wettelijke vereiste in de Gemeentewet wijst de raad een accountant aan die belast is met de controle van de jaarrekening. Accountant Stolwijk Kelderman is aangewezen de accountantscontrole in opdracht van de raad uit te voeren voor de jaren 2022-2024. Kanttekeningen Normenkader 2022 geeft aanwijzingen over de reikwijdte van de accountantscontrole Het normenkader bepaalt de reikwijdte van de accountantscontrole en is door het college geactualiseerd en vastgesteld. Besluitvorming door het college en het informeren van de raad is conform de richtlijnen van het Besluit Begroting en Verantwoording. Het Normenkader 2022 is ter informatie als bijlage bij het raadsvoorstel gevoegd. De raad stelt door wetswijziging vanaf 2023 jaarlijks zelf het normenkader vast.

Raadsvoorstel van, nr.

Ontwikkeling rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening Een ontwikkeling die van invloed kan zijn op het jaarrekeningproces is de uitvoering van de rechtmatigheidscontrolewerkzaamheden door de gemeente zelf, alhoewel deze pas verplicht is vanaf 2023. Bij de controle over 2022 geeft de accountant naast het oordeel over de getrouwheid nog een oordeel over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties. Vanaf 2023 verandert de rechtmatigheidscontrole. Het college neemt dan een rechtmatigheids-verantwoording op in de jaarrekening. Participatie De accountantscontrole is aan strikte regels gebonden. Participatie maakt daarvan geen onderdeel uit. Wat betekent dit besluit voor inwoners? Door middel van de accountantscontrole wordt op transparante wijze inzicht gegeven in het uitgevoerde beleid en de verantwoording van de uitgaven die daarvoor zijn gedaan. De specifieke controle van de twee opgenomen speerpunten op de beheersing van de processen is daaraan nog extra toegevoegd. Externe controle is uiteraard noodzakelijk, niet alleen omdat het wettelijk verplicht is, maar ook omdat de raad dit zelf wil. Aanpak / uitvoering Stolwijk Kelderman voert de accountantscontrole voor de Jaarrekening 2022 uit op basis van het door de raad te nemen besluit. In oktober-november 2022 voert de accountant de interimcontrole uit.

Het resultaat van de interimcontrole wordt door de accountant met het college en management besproken. Voor de raad wordt het resultaat van de interimcontrole opgetekend in een boardletter die in januari 2023 beschikbaar komt. De Boardletter 2022 wordt ter informatie opgenomen op de lijst van ingekomen stukken voor de raad en kan desgewenst worden geagendeerd voor behandeling in de raadscommissie. Communicatie over dit besluit Het raadsbesluit wordt gepubliceerd op de gemeentepagina en de website van de gemeente Veenendaal. Evaluatie Het proces van de accountantscontrole wordt lopende de accountantscontrole, in samenspraak met het college, door de auditcommissie gemonitord. Zo nodig vindt over de voortgang en planning ook tussentijds overleg plaats met Stolwijk Kelderman. Nadat de accountantscontrole is uitgevoerd en afgesloten vindt een evaluatie op het proces plaats in de auditcommissie.

Raadsvoorstel van, nr.

Kosten, baten, dekking De accountantscontrole wordt uitgevoerd in overeenstemming met de met Stolwijk Kelderman gesloten overeenkomst voor het leveren van accountantsdiensten. In de Programmabegroting 20222025 is hiervoor een dekking opgenomen.

Voorzitter auditcommissie,

L. Achterberg secretaris

Bijlagen - Controleplan 2022 Stolwijk Kelderman - Opdrachtbevestiging Stolwijk Kelderman 2022 - Normenkader 2022

M.W.T. Ruitenbeek voorzitter