1. Controleplan 2021 en speerpunten accountantscontrole - raadsvoorstel

RAADSVOORSTEL Raad Voorstelnummer Datum Onderwerp

Programma

Inlichtingen bij Telefoonnummer E-mailadres

16 september 2021 2021.006 19 augustus 2021 Controleplan 2021 en speerpunten accountantscontrole Burger en Bestuur

Agendapunt

Griffie

Griffie

L. Achterberg-van der Meijden (0318) 538256 bertha.achterberg@veenendaal.nl

Aan de leden van de raad, Beslispunten Vast te stellen: 1. Het controleplan 2021 van Stolwijk Kelderman, inclusief de twee speerpunten: a. Informatievoorziening aan de raad over de gevolgen van de coronacrisis. b. Dataveiligheid financiële systemen. 2. De opdrachtbevestiging accountantscontrole Stolwijk controle jaarrekening 2021. Waarom naar de raad? De raad is de opdrachtgever van de accountant voor het uitvoeren van de jaarlijkse accountantscontrole op de jaarrekening. Dit vloeit voort uit het bepaalde in artikel 213 Gemeentewet, annex de Verordening voor de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Veenendaal. De door de raad ingestelde auditcommissie voert regulier het afstemmingsoverleg met de accountant op basis van de genoemde verordening. Samenvatting De auditcommissie biedt de raad een voorstel voor de controle van de jaarrekening 2021 ter vaststelling aan. Accountant Stolwijk Kelderman heeft in opdracht van de raad een controleplan 2021 opgesteld. Stolwijk Kelderman heeft het voorliggende controleplan 2021 afgestemd met de ambtelijke organisatie. Het controleplan 2021 is op 3 augustus 2021 door Stolwijk Kelderman aan de auditcommissie gestuurd en daarna met de leden afgestemd. De auditcommissie stelt twee speerpunten voor waaraan de accountant bij de controle van de jaarrekening 2021 specifiek aandacht besteedt.

Verder is door het college het geactualiseerde normenkader 2021 vastgesteld in de vergadering van 13 juli 2021. Het normenkader 2021 is als bijlage bij het raadsvoorstel opgenomen. Inleiding Jaarlijks biedt de auditcommissie de raad een voorstel aan waarin de uit te voeren accountantscontrole over het lopende boekjaar, inclusief de speerpunten, nader is geconcretiseerd. De accountant voert daarna in opdracht van de raad controlewerkzaamheden uit en komt in het voorjaar 2022 met een verslag van bevindingen en spreekt daarbij een oordeel uit over de getrouwheid van de jaarrekening 2021.

Raadsvoorstel van 19 augustus 2021, nr. 2021.006

Beoogd resultaat Vaststellen documenten voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2021 door accountant Stolwijk Kelderman. Argumenten 1.1. Het controleplan 2021 wordt door Stolwijk Kelderman gehanteerd bij de controle van de jaarrekening 2021 De accountantscontrole vloeit voort uit de wettelijke verplichting op grond van de Gemeentewet. Stolwijk Kelderman heeft het controleplan 2021 opgesteld en afgestemd met de ambtelijke organisatie. Het controleplan 2021 geeft de reikwijdte aan van de controleopdracht aan Stolwijk Kelderman. Het controleplan 2021 is een beschrijving op hoofdlijnen van de controleaanpak, waaronder de voorgestelde speerpunten, de ontwikkelingen die van invloed zijn op het jaarrekeningproces, de controleaanpak inclusief de wijze waarop de accountant steunt op interne auditwerkzaamheden, de controlefasering. In het controleplan 2021 is ook een overzicht opgenomen van de aanvullende aandachtspunten 2021. De auditcommissie adviseert de raad het controleplan 2021 vast te stellen. De goedkeuringstoleranties zijn gelijk aan de wettelijke maxima op basis van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) en als zodanig ook opgenomen in het bestek van de aanbesteding accountantscontrole. De getalsmatige omvang daarvan is opgenomen in hoofdstuk 2, onder 2.1 van het controleplan 2021 (pag. 5).

De omvang van de rapporteringstolerantie is, conform de afspraken € 100.000,-. 1.2. Speerpunten bij de accountantscontrole 2021 Voor de raad bestaat de mogelijkheid bij het controleplan 2021 zogenoemde speerpunten vast te stellen, waaraan Stolwijk Kelderman bij de accountantscontrole over 2021 specifieke aandacht besteedt. De raadsfracties hebben gelegenheid gekregen om gemotiveerd onderwerpen voor speerpunten aan de auditcommissie kenbaar te maken. De auditcommissie kan ook zelf onderwerpen voor speerpunten aandragen. Tijdens de openbare vergadering van de auditcommissie van 8 juni 2021 is met Stolwijk Kelderman gesproken over de onderwerpen voor speerpunten bij de accountantscontrole 2021. De hierna te noemen onderwerpen worden, in afstemming met Stolwijk Kelderman, door de auditcommissie als speerpunt voor de accountantscontrole 2021 voorgesteld. a. Informatievoorziening aan de raad over de gevolgen van de coronacrisis. b. Dataveiligheid financiële system. Stolwijk Kelderman heeft de onderwerpen in het controleplan 2021 opgenomen. De omvang van deze twee onderwerpen is als voldoende bepaald voor de accountantscontrole 2021. Speerpunt 1: Informatievoorziening aan de raad over de gevolgen van de coronacrisis In de Planning & Control documenten, zo ook in de jaarrekening is specifieke informatie opgenomen ten aanzien van de gevolgen van de coronacrisis.

De coronacrisis heeft veel effect op de organisatie en medewerkers en de lange termijn effecten zijn onzeker. Is de informatievoorziening aan de raad, gezien vanuit de rol en taak van de accountant, voldoende op orde. Vanuit dat oogpunt rapporteert de accountant of de raad door het college voldoende is geïnformeerd over de gevolgen van de coronacrisis en of hierin ter verbetering adviezen zijn te geven.

2

Raadsvoorstel van 19 augustus 2021, nr. 2021.006

Speerpunt 2: Dataveiligheid financiële systemen Gemeenten lopen risico’s op het gebied van de betrouwbaarheid en continuïteit van geautomatiseerde (financiële) systemen. De dataveiligheid van de financiële systemen wordt getoetst om de mate van borging vast te stellen. Uitvoering volgt, na onderlinge afstemming met de ambtelijke organisatie, in de vorm van een interview met bijvoorbeeld de betreffende interne specialist dataveiligheid. Alternatieven Op grond van het wettelijke vereiste in de Gemeentewet wijst de raad een accountant aan die belast is met de controle van de jaarrekening. Kanttekeningen Normenkader 2021 geeft aanwijzingen over de reikwijdte van de accountantscontrole Het normenkader bepaalt de reikwijdte van de accountantscontrole en wordt jaarlijks door het college geactualiseerd en vastgesteld. Besluitvorming door het college en het informeren van de raad is conform de richtlijnen van het Besluit Begroting en Verantwoording. Het normenkader 2021 is ter informatie als bijlage bij het raadsvoorstel gevoegd. Invoering rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft bekendgemaakt dat de nota van wijziging bij het wetsvoorstel versterking decentrale rekenkamers (kamerstuk 35298), waar de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel van uitmaakt, is ingediend bij de Tweede Kamer.

Als gevolg van de vertraagde behandeling is het voor gemeenten niet meer haalbaar om, zoals voorheen de verwachting was, in het verslagjaar 2021 van de jaarrekening voor de eerste keer een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen. Redenen hiervoor zijn dat: - door corona de verantwoording en controle voor dit jaar al complexer zijn geworden, waardoor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording op korte termijn niet opportuun is; - we als gemeente nu te laat kennis kunnen nemen van veranderingen, zoals de nog door te voeren wijzigingen in de regelgeving, in onder meer het Besluit begroting en verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO); - de interne en externe controlewerkzaamheden voor de jaarrekening 2021 al zijn begonnen. Daarom zullen gemeenten en provincies naar verwachting voor het verslagjaar 2022, voor de eerste keer een rechtmatigheidsverantwoording op moeten nemen in de jaarrekening. Ook dit laatste is vanzelfsprekend onder voorbehoud van parlementaire goedkeuring. Accountant Stolwijk Kelderman adviseert de voorbereidingen voor de rechtmatigheidsverantwoording in 2021 voort te zetten. Voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is door het college een plan van aanpak opgesteld en de implementatie daarvan is gaande.

Het jaar 2021 kan daarmee als een pilot-jaar dienen voor de eventuele definitieve invoering in 2022. Hiermee volgen we de adviezen van onze accountant, zoals opgenomen in de boardletter 2020. Zodra wetswijziging is vastgesteld vindt besluitvorming over de verantwoordingsgrens hierover in de raad plaats. De overeenkomst voor uitvoering accountantsdiensten met Stolwijk Kelderman loopt af De overeenkomst met de huidige accountant loopt met de controle van het boekjaar 2021 af en kan niet meer worden verlengd. Vanaf boekjaar 2022 moet een nieuwe overeenkomst voor de accountantscontrole worden aangegaan. De Europese aanbestedingsprocedure daarvoor is opgestart. De auditcommissie begeleidt de aanbestedingsprocedure van de accountantsdiensten. voor.

3

Raadsvoorstel van 19 augustus 2021, nr. 2021.006

Participatie De accountantscontrole is aan strikte regels gebonden. Participatie maakt daarvan geen onderdeel uit. Wat betekent dit besluit voor inwoners? Door middel van de accountantscontrole wordt op transparante wijze inzicht gegeven in het uitgevoerde beleid en de verantwoording van de uitgaven die daarvoor zijn gedaan. De specifieke controle van de twee opgenomen speerpunten op de beheersing van de processen is daaraan nog extra toegevoegd. Externe controle is uiteraard noodzakelijk, niet alleen omdat het wettelijk verplicht is, maar ook omdat de raad dit zelf wil. Aanpak / uitvoering Stolwijk Kelderman voert de accountantscontrole voor de jaarrekening 2021 uit op basis van het door de raad te nemen besluit. In de maand november 2021 voert de accountant de interimcontrole uit. Het resultaat van de interimcontrole wordt door de accountant met het college en management besproken. Voor de raad wordt het resultaat van de interimcontrole opgetekend in een boardletter die in januari 2022 beschikbaar komt. De boardletter 2021 wordt ter informatie opgenomen op de lijst van ingekomen stukken voor de raad en kan desgewenst worden geagendeerd voor behandeling in de raadscommissie. Communicatie over dit besluit Het raadsbesluit wordt gepubliceerd op de gemeentepagina en de website van de gemeente Veenendaal.

Evaluatie Het proces van de accountantscontrole wordt lopende de accountantscontrole, in samenspraak met het college, door de auditcommissie gemonitord. Zo nodig vindt over de voortgang en planning ook tussentijds overleg plaats met Stolwijk Kelderman. Kosten, baten, dekking De accountantscontrole wordt uitgevoerd in overeenstemming met de met Stolwijk Kelderman gesloten overeenkomst voor het leveren van accountantsdiensten. In de Programmabegroting 20212024 is hiervoor een dekking opgenomen.

Voorzitter Auditcommissie,

L. Achterberg secretaris

D. Scheele voorzitter

Bijlagen - Controleplan 2021 Stolwijk Kelderman - Normenkader 2021 4