1. Actualisering Archiefverordening Veenendaal - Raadsvoorstel

RAADSVOORSTEL Zaaknummer Onderwerp

Team Datum raadsvergadering

2224585 Actualisering Archiefverordening Veenendaal Facilitair 15 april 2025

Programma

Inlichtingen bij

Paul van Lunteren

behandelaar Telefoonnummer E-mailadres

06-81121151 paul.van.lunteren@veenendaal.nl

Aan de leden van de raad,

Beslispunten 1. De Archiefverordening Veenendaal 2025 vast te stellen. Waarom naar de raad? Op grond van artikel 30, lid 1 van de Archiefwet 1995 moet de gemeenteraad een archiefverordening vaststellen, waarin de zorgplicht van het college en de taakstelling van de gemeentearchivaris worden omschreven. Deze verordening is noodzakelijk in verband met de aanwijzing van een gemeentearchivaris. Inleiding De huidige Archiefverordening gemeente Veenendaal 2015 is al enkele jaren verouderd. Het interbestuurlijk toezicht dringt ook aan op actualisering van deze verordening. De voorliggende tekst is ontleend aan het standaard model dat de VNG hiervoor ontworpen heeft. Het voorliggende raadsbesluit is gebaseerd op de geconsolideerde tekst van het geactualiseerde Model Archiefverordening 2017 (actualisatiedatum 2 december 2019) die door de VNG is verspreid met de ledenbrief (Lbr. 19/103). Dit format is overgenomen en ingevuld, waarbij op de aangewezen plaatsen de functie gemeentearchivaris is ingevuld en Veenendaal op die plekken waar een plaatsnaam moest worden ingevuld. Andere wijzigingen zijn niet aangebracht. Samenvatting De huidige archiefverordening is verouderd. Op basis van een standaard model van de VNG wordt nu een nieuwe verordening voorgelegd aan de raad. Beoogd resultaat De zorgplicht van het college en de taakstelling voor de aangewezen gemeentearchivaris vast te leggen.

Pagina 1 van 3

Raadsvoorstel, Onderwerp: Actualisering Archiefverordening Veenendaal zaaknummer 2224585

Proceshistorie en eerdere besluitvorming Argumenten 1.1. De nieuwe archiefverordening versterkt de betrokkenheid van de gemeenteraad. In de nieuwe verordening wordt in artikel 3 vastgelegd dat het college jaarlijks verslag uitbrengt van haar zorg en daarbij onder andere het verslag van de gemeentearchivaris toezendt aan de raad. Deze vermelding is concreter dan artikel 8 uit de huidige archiefverordening, waar in algemene zin wordt vermeld dat het college verslag moet uitbrengen aan de raad. De wijziging van de archiefverordening betekent dat de gemeenteraad nadrukkelijker wordt geïnformeerd over het archief- en informatiebeheer binnen de gemeente. Het onderwerp archief- en informatiebeheer keert zodoende minstens eenmaal per jaar terug op de agenda van de raad. 1.2. Het interbestuurlijk toezicht (IBT) benadrukt het belang van een nieuwe archiefverordening. Het provinciaal toezicht op het archief- en informatiebeheer in Veenendaal, ook wel het interbestuurlijk toezicht (IBT) genoemd, kaart al enkele jaren aan dat Veenendaal op het vlak van de archiefverordening stappen moet zetten. In de recente beoordelingsbrief van het IBT d.d. 14 januari 2025 is dit wederom aangestipt, heel concreet ook in de relatie tot de aanwijzing van een gemeentearchivaris in verbeterpunt 3.

Alternatieven Het alternatief om de archiefverordening niet te actualiseren zal betekenen dat de oude verordening van kracht blijft. De taakstelling van een gemeentearchivaris kan dan niet vastgelegd worden en de verbeterpunten vanuit het Interbestuurlijk Toezicht zullen terugkeren in de volgende toezichtronde. Kanttekeningen Niet van toepassing. Participatie Niet van toepassing, na ingewonnen advies t.a.v. participatie: ‘aangezien in het raadsvoorstel gebruik is gemaakt van het format van de VNG, waarbij op de aangewezen plaatsen de functie gemeentearchivaris is ingevuld en Veenendaal op die plekken waar een plaatsnaam moest worden ingevuld, en andere wijzigingen in het format niet zijn aangebracht, is het heel legitiem om over de actualisering van de archiefverordening geen participatietraject te starten.’ Wat betekent dit besluit voor inwoners?

Aanpak / uitvoering 1. Na besluitvorming door de gemeenteraad moet de Archiefverordening gepubliceerd worden in het gemeenteblad en op lokaleregelgeving.overheid.nl. Communicatie over dit besluit 1. Na besluitvorming door de gemeenteraad moet het college de nieuwe Archiefverordening meedelen aan Gedeputeerde Staten. Dit kan worden geregeld via de teamleider Facilitair die hiervoor een specifiek ondermandaat heeft.

Pagina 2 van 3

Raadsvoorstel, Onderwerp: Actualisering Archiefverordening Veenendaal zaaknummer 2224585

Evaluatie Elk jaar zal de gemeenteraad geïnformeerd worden over de uitgeoefende zorg door het college. Daarbij zal ook het verslag van de gemeentearchivaris worden meegezonden. Zodoende zal minstens eenmaal per jaar aandacht zijn voor het archief- en informatiebeheer bij de gemeente. Indien een evaluatie van de archiefverordening noodzakelijk of gewenst zal zijn, dan kan dit bij de behandeling in de raadsvergaderingen aan de orde komen. Kosten, baten, dekking Niet van toepassing.

College van burgemeester en wethouders, verzonden namens

Sjoukje Deelstra secretaris

Bijlagen Raadsbesluit Archiefverordening Veenendaal 2025.

Pagina 3 van 3

Gert-Jan Kats burgemeester