1. Aanwijzen Stolwijk Kelderman als accountant periode 2026-2028 - Raadsvoorstel

Raadsvoorstel Aanwijzen Stolwijk Kelderman als accountant periode 2026-2028 Dossiernummer

2259351

Programma

4. Burger en bestuur

Ambtenaar

Anne Wentink

Datum

26 augustus 2025

Team

Raadsgriffie

Datum Raad

25 september 2025

Aan de leden van de raad,

Beslispunten 1. Stolwijk Kelderman aan te wijzen als accountant voor de periode 2026-2028.

Waarom naar de raad? De raad wijst op grond van artikel 213 Gemeentewet een of meer accountants aan - als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek – belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij aan de raad verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. De benoeming van de accountant is voor een periode van minstens 2 jaar; regulier wordt gekozen voor een aanbestedingsperiode van 3 jaar, met een optie voor verlenging met 1 jaar.

Inleiding Met ingang van het controlejaar 2026 moet een nieuwe overeenkomst voor de accountantsdiensten worden aangegaan. De auditcommissie heeft de aanbestedingsprocedure voorbereid en een beoordelingsteam ingesteld, dat het beoordelingsproces heeft uitgevoerd. Het Programma van Eisen en de gunningscriteria (incl. de weging) zijn door de raad vastgesteld in de vergadering van 20 februari 2025. De aanbestedingsprocedure heeft drie geldige inschrijvingen opgeleverd. Vervolgens heeft het proces van presentatie, beoordeling en weging conform de afspraken in beslotenheid plaatsgevonden. De auditcommissie legt de raad ter afronding van de aanbestedingsprocedure het voorstel tot aanwijzing van Stolwijk Kelderman als accountant voor de periode 2026-2028, ter besluitvorming voor.

Samenvatting De overeenkomst met de huidige accountant loopt af met ingang van het boekjaar 2026 en kan niet meer worden verlengd. Er is een Europese aanbestedingsprocedure gevolgd om de controle van de jaarstukken vanaf het boekjaar 2026 te borgen. De auditcommissie legt de raad nu het slotvoorstel ter besluitvorming voor. Dit betreft een voorstel tot het aanwijzen van accountant Stolwijk Kelderman voor het uitvoeren van de accountantsdiensten 2026-2028. Stolwijk Kelderman voldoet aan de functionele eisen van de opdracht. Bij de beoordeling is gebleken dat deze accountant ruimschoots voldoet aan de vereisten zoals opgenomen in de Inschrijvingsleidraad. De overeenkomst met Stolwijk Kelderman omvat de controle op de boekjaren 2026-2028 en kan daarna worden verlengd met maximaal één jaar

Raadsvoorstel: Aanwijzen Stolwijk Kelderman als accountant periode 2026-2028

(boekjaar 2029). Er gelden heldere afspraken over de vaste prijscomponenten en de wijze waarop eventuele variabele dienstverlening wordt uitgevraagd.

Beoogd resultaat Het aanwijzen van een accountant die, conform artikel 213 Gemeentewet, de jaarrekening controleert en vaststelt of deze een getrouw beeld geeft van de verantwoording van de besteding van gemeenschapsgelden, inclusief de opgenomen rechtmatigheidsverantwoording, en die daarnaast een rol vervult in de advisering aan raad en college.

Proceshistorie en eerdere besluitvorming In artikel 3, lid a. van de Verordening Auditcommissie is geregeld dat de auditcommissie de aanbesteding van de accountantsdiensten voorbereidt. De auditcommissie is in het 4 e kwartaal 2024 gestart met de voorbereiding van het Programma van Eisen, de gunningscriteria en de weging. In de raadsvergadering van 20 februari 2025 zijn deze vastgesteld door de raad.

Argumenten 1.1 Stolwijk Kelderman voldoet aan de functionele eisen van de opdracht In het door de raad op 20 februari 2025 vastgestelde Programma van Eisen is bepaald waaraan de opdrachtnemer moet voldoen. Hierin is de omvang van de door de accountant te leveren diensten en de wijze waarop dit moet plaatsvinden, beschreven, inclusief de daarbij horende plannings- en prijscomponenten. De geschiktheid van de aanbieder is daaraan getoetst. Het Programma van Eisen is onderdeel van het af te sluiten contract. 1.2 De (overige) gunningscriteria en de weging zijn bepalend geweest bij de keuze voor Stolwijk Kelderman Beoordeling heeft plaatsgevonden op basis van het gunningscriterium beste prijs-kwaliteitverhouding dat is gevormd door een kwaliteits- en een prijscriterium. Onder de aspecten van het kwaliteitscriterium vallen een plan van aanpak en een casus. De kwaliteit heeft voor 70% en de prijs voor 30% meegewogen. Stolwijk Kelderman is op basis van deze gunningscriteria, zoals vastgelegd in de inschrijvingsleidraad, als beste partij naar voren gekomen. In een bijlage bij dit voorstel is de beoordelingsmatrix met de eindscore ter informatie opgenomen. 1.3 Er worden heldere prijsafspraken vastgelegd Het is voor de raad en de accountant belangrijk om vooraf goede prijsafspraken te maken en daarbij ook te bepalen of, en zo ja, in welk geval prijsaanpassingen kunnen plaatsvinden.

De vaste dienstverlening is duidelijk te definiëren, daarom is hiervoor een vast prijscomponent vastgelegd met een jaarlijkse indexering. Op het vaste prijscomponent wordt geen meerwerk geaccepteerd. Dit geldt ook voor de dienstverlening op grond van de natuurlijke adviesfunctie van de accountant. Voor de variabele dienstverlening geldt een uurtarief. Deze dienstverlening wordt per offerte uitgevraagd. 1.4 De overeenkomst accountantscontrole kan optioneel met een maximaal controlejaar worden verlengd De overeenkomst met Stolwijk Kelderman heeft een vaste looptijd van drie jaar. De looptijd omvat de controle van de boekjaren 2026 tot en met 2028. Na deze periode kan de opdrachtgever de overeenkomst verlengen met maximaal één jaar (boekjaar 2029). Bij afloop van het contract wordt het lopende boekjaar afgerond. Dat wil zeggen: bij afloop van het contract op 31 december 2028 rondt de accountant het boekjaar 2028 medio 2029 af.

Alternatieven De gemeente Veenendaal heeft geen eigen accountantsdienst en er moet tijdig een nieuwe accountant worden aangewezen

2 van 4

Raadsvoorstel: Aanwijzen Stolwijk Kelderman als accountant periode 2026-2028

De gemeente Veenendaal beschikt niet over een eigen accountantsdienst. Er is een inventarisatie gedaan in de regio om te kijken of een gezamenlijke aanbesteding een mogelijkheid zou zijn. De aanbestedingsperioden kwamen echter niet overeen en daarmee is deze optie niet haalbaar. Vanwege de wettelijke verplichting tot het aanwijzen van een accountant voor de controle van de jaarrekening, en het raadsbesluit van 20 februari 2025 om deze taak uit te besteden aan een externe partij, is er in de praktijk geen reëel alternatief voor het aanstellen van een externe accountant.

Kanttekeningen 1.1 Er is sprake van een langdurige samenwerking met de huidige accountant, maar dit vormt geen formele belemmering voor herbenoeming. Stolwijk Kelderman treedt sinds 2018 op als accountant voor de gemeente Veenendaal. Er bestaan geen belemmeringen voor hernieuwde aanwijzing. De regelgeving inzake Organisaties van Openbaar Belang (OOB), waaronder de verplichte roulatie van zowel het accountantskantoor als de ondertekenend accountant, is niet van toepassing op gemeenten. Het beoordelingsteam heeft daarnaast vastgesteld dat binnen het controleteam van Stolwijk Kelderman voldoende vernieuwing plaatsvindt om continuïteit, frisse inzichten en een kritische blik te waarborgen.

Participatie Aanbestedingsprocedures zijn aan strikte regels gebonden. Participatie maakt daarvan geen onderdeel uit.

Wat betekent dit besluit voor inwoners? De raad van de gemeente Veenendaal wil op transparante wijze een bewuste keuze maken met betrekking tot de deskundigheid op het gebied van de accountantscontrole, de deelverklaringen en de daaraan gerelateerde advisering voor de komende jaren. Ook voor inwoners is het van belang dat dit op een transparante manier gebeurt en inzichtelijk is.

Aanpak / uitvoering De gemeente Veenendaal heeft in het tweede en derde kwartaal van 2025 de Europese aanbestedingsprocedure als aanbestedende dienst uitgevoerd (artikel 1.1 Aanbestedingswet). De gemeente Veenendaal verstrekt de opdracht als privaatrechtelijke rechtspersoon. De gunning maakt deel uit van de aanbestedingsprocedure en rond de procedure af. De raad neemt kennis van het resultaat van de procedure (de gunning). Op basis van dit resultaat wijst de raad de accountant aan. Na de (definitieve) gunning eindigt de rol van de gemeente Veenendaal als aanbestedende dienst en vangt haar rol als opdrachtgever aan. De raad fungeert in het contract als opdrachtgever van de accountant.

Communicatie over dit besluit Het raadsbesluit is voor iedereen terug te lezen via de gemeentepagina.

Evaluatie Jaarlijks vindt een contractevaluatie plaats tussen de accountant en de directeur Dienstverlening en Bedrijfsvoering, de adviseur verbijzonderde interne controle, de wethouder Financiën en de teamleider Financiën. Deze evaluatie wordt afgestemd met de auditcommissie en de griffie als haar adviseur. Hierbij worden de door partijen gemaakte afspraken getoetst aan de praktijk. Tijdens dit overleg komen in ieder geval de volgende onderwerpen aan bod:

3 van 4

Raadsvoorstel: Aanwijzen Stolwijk Kelderman als accountant periode 2026-2028

-

Kwaliteit van de dienstverlening Toekomstige ontwikkelingen organisatie Evaluatie marktonwikkelingen Knelpunten Uitwerking aanbevelingen accountant

Kosten, baten, dekking Stolwijk Kelderman voert de interim-controle en de controle op de jaarrekening 2026 uit voor een totaalbedrag van € 169.000,-. In de Programmabegroting is jaarlijks voor de uitvoering van de accountantsdiensten een budget beschikbaar. Het bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van het door het Rijk vastgestelde pbbp-indexcijfer. In de huidige meerjarenraming is voor 2026 een bedrag van €158.473,- (inclusief index) voor de uitvoering van de controlewerkzaamheden opgenomen. Voorgesteld wordt om het verschil, ad €10.527,- structureel te verwerken in de Programmabegroting 2026 en meerjarenraming 2027-2029.

De auditcommissie, Anne Wentink secretaris

Mark Ruitenbeek voorzitter

Bijlagen 1. Overeenkomst Stolwijk Kelderman 2. Beoordelingsmatrix

4 van 4