1. Aanwijzen Stolwijk Kelderman als accountant periode 2022-2024 - Raadsvoorstel

RAADSVOORSTEL Raad Voorstelnummer Datum Onderwerp

Programma

Inlichtingen bij Telefoonnummer E-mailadres

25 november 2021 2021.005 13 september 2021 Aanwijzen Stolwijk Kelderman als accountant periode 2022-2024 Burger en bestuur

Griffie

L. Achterberg (0318) 538256 bertha.achterberg@veenendaal.nl

Aan de leden van de raad, Beslispunten 1. Stolwijk Kelderman aan te wijzen als accountant voor de periode 2022-2024. 2. De extra lasten, ad € 30.000,-, structureel te verwerken in de Programmabegroting 2022 en meerjarenraming 2023-2025. Waarom naar de raad? De raad treedt op als opdrachtgever van de accountant voor het uitvoeren van de jaarlijkse accountantscontrole op de jaarrekening. Dit vloeit voort uit het bepaalde in artikel 213 Gemeentewet annex de Verordening voor de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Veenendaal. De door de raad ingestelde auditcommissie is belast met de voorbereiding van de aanbesteding van de accountantscontrole. De auditcommissie heeft hiertoe een project- en beoordelingsteam ingesteld. In de raad van 22 april 2021 is het Programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten 2022-2024 vastgesteld alsmede de gunningcriteria en weging. Samenvatting De overeenkomst met de huidige accountant loopt af met ingang van het boekjaar 2022 en kan niet meer worden verlengd. Er is een Europese aanbestedingsprocedure gevolgd om de controle van de jaarstukken vanaf het boekjaar 2022 te borgen. De auditcommissie legt de raad in het traject nu het tweede (slot)voorstel ter besluitvorming voor.

Dit betreft een voorstel tot het aanwijzen van accountant Stolwijk Kelderman voor het uitvoeren van de accountantsdiensten 2022-2024. Stolwijk Kelderman voldoet aan de functionele eisen van de opdracht. Bij de beoordeling is gebleken dat deze accountant ruimschoots voldoet aan de vereisten zoals opgenomen in het Inschrijvingsleidraad. De overeenkomst met Stolwijk Kelderman omvat de controle op de boekjaren 2022-2024 en kan daarna worden verlengd met maximaal één jaar (boekjaar 2025). Er gelden heldere afspraken over de vaste prijscomponenten en de wijze waarop eventuele variabele dienstverlening wordt uitgevraagd. Inleiding Met ingang van het controlejaar 2022 moet een nieuwe overeenkomst voor de accountantsdiensten worden aangegaan. De auditcommissie heeft de aanbestedingsprocedure voorbereid en een projecten beoordelingsteam ingesteld, die het proces hebben uitgevoerd. Het Programma van eisen en de gunningscriteria incl. de weging zijn door de raad vastgesteld in de vergadering van 22 april 2021. De

Raadsvoorstel van 13 september 2021, nr. 2021.005

aanbestedingsprocedure heeft een respons opgeleverd van vier geldige inschrijvingen. Vervolgens heeft het proces van presentatie, beoordeling en weging overeenkomstig de afspraken in beslotenheid plaatsgevonden. De auditcommissie legt de raad in de laatste fase van de aanbestedingsprocedure het voorstel tot aanwijzing van Stolwijk Kelderman als accountant voor de periode 2022-2024 ter besluitvorming voor. Beoogd resultaat Een solide controle van en advisering over de getrouwe en rechtmatige besteding van gemeenschapsgelden. Argumenten 1.1 Stolwijk Kelderman voldoet aan de functionele eisen van de opdracht In het door de raad op 22 april 2021 vastgestelde Programma van eisen is bepaald waaraan de opdrachtnemer moet voldoen. De geschiktheid van de aanbieder is daaraan getoetst. Zo zijn bijvoorbeeld de afstemmingsgesprekken en de frequentie van de aanwezigheid van de accountant concreet gemaakt. Daarnaast is het voor een goede samenwerking van belang dat enerzijds de raad, het college en de ambtelijke organisatie en anderzijds de accountant kunnen uitgaan van een duidelijke planning van de dienstverlening door de accountant. In het Programma van eisen zijn de diensten en de uiterlijke oplevering daarvan vastgelegd. Het Programma van eisen is onderdeel van het af te sluiten contract.

1.2 De (overige) gunningcriteria en de weging zijn bepalend geweest bij de keuze voor Stolwijk Kelderman Beoordeling heeft plaatsgevonden op basis van het gunningscriterium beste prijs-kwaliteitverhouding dat is gevormd door een aantal kwaliteitsaspecten, de prijs en de zogenoemde wensen. De kwaliteit heeft voor 85% en de prijs voor 15% meegewogen. Stolwijk Kelderman voldoet ruimschoots aan de vereisten gunningscriteria zoals vastgelegd in de Inschrijvingsleidraad. In een bijlage bij dit voorstel is de beoordelingsmatrix met de eindscore ter informatie opgenomen. 1.3 Er worden heldere prijsafspraken vastgelegd Het is voor de raad en de accountant belangrijk om vooraf goede prijsafspraken te maken en daarbij ook te bepalen of, en zo ja, in welk geval prijsaanpassingen kunnen plaatsvinden. De vaste dienstverlening is duidelijk te definiëren, daarom zijn hiervoor vaste prijscomponenten vastgelegd met een jaarlijkse indexering. Op de vaste prijscomponenten wordt geen meerwerk geaccepteerd. Dit geldt ook voor de dienstverlening op grond van de natuurlijke adviesfunctie van de accountant. Voor de variabele dienstverlening geldt een uurtarief. Deze dienstverlening wordt per offerte uitgevraagd. 1.4 De overeenkomst accountantscontrole kan optioneel met een maximaal controlejaar worden verlengd De overeenkomst met Stolwijk Kelderman heeft een vaste looptijd van drie jaren.

De looptijd omvat de controle van de boekjaren 2022 tot en met 2024. Na deze periode kan de opdrachtgever de overeenkomst verlengen met maximaal één jaar (boekjaar 2021). Bij afloop van het contract wordt het lopende boekjaar afgerond. Dat wil zeggen: bij afloop van het contract op 31 december 2024 rondt de accountant het boekjaar 2024 medio 2025 af.

Raadsvoorstel van 13 september 2021, nr. 2021.005

1.5 Met toekomstige ontwikkelingen is rekening gehouden Er is een wetswijziging in voorbereiding die colleges van burgemeester en wethouders verplicht tot een rechtmatigheidsverantwoording over de jaarrekening. De accountant moet dan nog wel aangeven of de rechtmatigheidsverklaring van het college getrouw is. De nieuwe wetgeving geldt naar verwachting vanaf het boekjaar 2022. De accountant adviseert de raad, via de auditcommissie, over de implementatie daarvan. Het college voert momenteel een pilot uit aan de hand van een opgesteld plan van aanpak, zodat de ambtelijke organisatie tijdig is voorbereid en ingesteld op de uitvoering van de nieuwe werkzaamheden. Alternatieven 1.1 De gemeente Veenendaal heeft geen eigen accountantsdienst en er moet tijdig een nieuwe accountant worden aangewezen Op grond van het wettelijke vereiste in de Gemeentewet wijst de raad een accountant aan die belast is met de controle van de jaarrekening. De gemeente Veenendaal heeft geen eigen accountantsdienst. Het contract met de huidige accountant loopt af met ingang van het boekjaar 2022 en er moet tijdig een nieuwe accountant worden aangewezen. Gelet op het proces tot aan de controle van het boekjaar 2022 is het reëel nu een accountant aan te wijzen voor het uitvoeren van de accountantsdiensten. Het tijdig afsluiten van een nieuw contract volgt daaruit.

1.2 Niet instemmen met de voorgestelde aanwijzing resulteert in het volgen van een nieuwe Europese aanbestedingsprocedure De Europese aanbestedingsprocedure is geheel doorlopen en resulteert in een aanbieder die voldoet aan alle gestelde selectie- en gunningscriteria. De voorlopige gunning aan Stolwijk Kelderman volgt daaruit. Stolwijk Kelderman is geïnformeerd over de voorlopige gunning van de opdracht, waarbij een voorbehoud is gemaakt dat de raad instemt met het voorstel. Als de raad besluit om Stolwijk Kelderman niet aan te wijzen als accountant moet een nieuwe Europese aanbestedingsprocedure worden gestart. Gelet op de wettelijke termijnen die daarvoor gelden treedt een vertraging op van ongeveer 5 maanden, waardoor er niet tijdig voor 2022 een nieuw contract voor de uitvoering van de accountantsdiensten kan worden afgesloten. Kanttekeningen 1.1 Niet instemmen met voorgestelde gunning kan leiden tot een juridische procedure Stolwijk Kelderman voldoet aan de gestelde geschiktheidscriteria en voldoet ruimschoots aan de vereisten zoals opgenomen in het Beschrijvend document. De aanbieder is hiervan in kennis gesteld conform de geldende aanbestedingsprocedure. Het niet instemmen met de voorgestelde aanwijzing kan voor de aanbieder een reden vormen een juridisch oordeel van de rechter te vragen.

1.2 Invoering rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening Gemeenten en provincies zullen, onder voorbehoud van parlementaire goedkeuring, naar verwachting voor het verslagjaar 2022, voor de eerste keer een rechtmatigheids-verantwoording op moeten nemen in de jaarrekening. Accountant Stolwijk Kelderman adviseert de intern al lopende voorbereidingen voor de rechtmatigheidsverantwoording in 2021 voort te zetten. Voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is door het college een plan van aanpak opgesteld en de implementatie daarvan is gaande. Het jaar 2021 kan daarmee als een pilot-jaar dienen voor de definitieve invoering in 2022. Het oordeel van de accountant zal vanaf het moment van de inwerkingtreding van de wetswijziging alleen een getrouwheidsoordeel zijn, waarvan de

Raadsvoorstel van 13 september 2021, nr. 2021.005

rechtmatigheidsverantwoording een onderdeel is. De rechtmatigheidsverantwoording maakt dan onderdeel uit van de totale controle van de jaarstukken. Participatie Aanbestedingsprocedures zijn aan strikte regels gebonden. Participatie maakt daarvan geen onderdeel uit. Wat betekent dit besluit voor inwoners? Uitgangspunt van de gemeente Veenendaal is een zoveel mogelijk zichzelf controlerende organisatie. Externe controle is hierbij uiteraard noodzakelijk. Dit niet alleen omdat het wettelijk verplicht is, maar ook omdat de raad dit zelf wil (par. 1.1 Programma van eisen). Aanpak / uitvoering De gemeente Veenendaal heeft in de periode mei – juli 2021 de Europese aanbestedingsprocedure als aanbestedende dienst uitgevoerd (artikel 1.1 Aanbestedingswet). De gemeente Veenendaal verstrekt de opdracht als privaatrechtelijke rechtspersoon (waarvan de burgemeester de vertegenwoordiger is). De gunning maakt deel uit van de aanbestedingsprocedure en rond de procedure af. De raad neemt kennis van het resultaat van de procedure (de gunning). Op basis van dit resultaat wijst de raad de accountant aan. Na de (definitieve) gunning eindigt de rol van de gemeente Veenendaal als aanbestedende dienst en vangt haar rol als opdrachtgever aan. De raad fungeert in het contract als opdrachtgever van de accountant.

Communicatie over dit besluit Het raadsbesluit wordt gepubliceerd op de gemeentepagina en de website van de gemeente Veenendaal. Evaluatie Jaarlijks vindt een contractevaluatie plaats tussen de accountant en de directeur Bedrijfsvoering, de concerncontroller, de wethouder Financiën en de teamleider FS&B. Deze evaluatie wordt afgestemd met de auditcommissie. Hierbij worden de door partijen gemaakte afspraken getoetst aan de praktijk. Tijdens dit overleg komen in ieder geval de volgende onderwerpen aan bod: • Kwaliteit van de dienstverlening; • Toekomstige ontwikkelingen organisatie; • Evaluatie marktontwikkelingen; • Knelpunten; • Uitwerking aanbevelingen accountant. In het geval er sprake is van een toerekenbare tekortkoming wordt de accountant in de gelegenheid gesteld een verbeterplan in te dienen. Als het verbeterplan na het verstrijken van de redelijke termijn niet tot aantoonbare verbetering leidt, dan is de accountant zonder verdere ingebrekestelling in verzuim en kan de raad het contract ontbinden. Kosten, baten, dekking Stolwijk Kelderman voert de interimcontrole en de controle op de jaarrekening 2022 uit voor een totaalbedrag van € 125.000,-. In de huidige meerjarenraming is voor 2022 een bedrag van € 95.000,voor de uitvoering van de controlewerkzaamheden opgenomen.

Voorgesteld wordt om het verschil, ad € 30.000,-, structureel te verwerken in de Programmabegroting 2022 en meerjarenraming 2023-2025.

Raadsvoorstel van 13 september 2021, nr. 2021.005

De auditcommissie,

mevrouw L. Achterberg secretaris

Bijlagen - Overeenkomst Stolwijk Kelderman - Beoordelingsmatrix

de heer D. Scheele voorzitter