1. Aanwijzen Functionaris gegevensbescherming - raadsvoorstel

RAADSVOORSTEL Zaaknummer Onderwerp

2222202 Aanwijzen functionaris gegevensbescherming

Datum raadsvergadering

Algemeen 20 maart 2025

Programma

Burger en bestuur

Inlichtingen bij

Bart Knieriem

Team

behandelaar Telefoonnummer E-mailadres

0651503630 bart.knieriem@veenendaal.nl

Aan de leden van de raad,

Beslispunten 1. Mevrouw L.H.M. Livius met terugwerkende kracht per 1 maart 2025 aan te wijzen als functionaris gegevensbescherming voor het bestuursorgaan gemeenteraad (inclusief Rekenkamer). Waarom naar de raad? De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) schrijft voor dat een overheidsorgaan een functionaris gegevensbescherming (FG) moet aanwijzen. Binnen een gemeente moet een FG worden aangewezen door elk van de aanwezige bestuursorganen (dus burgemeester, college en raad). Voor wat betreft de aanwijzing door de raad (inclusief de Rekenkamer) ligt dit aanwijzingsbesluit nu voor. Inleiding Op 25 mei 2018 is de AVG in werking getreden. Deze verordening is een wet op Europees niveau die ook bindend is voor Nederland. Op grond van artikel 37 van AVG is het voor overheidsorganisaties verplicht om een FG aan te stellen. Na het vertrek van de vorige FG naar een andere gemeente zijn we op zoek gegaan naar een nieuwe collega, die hebben we gevonden in de persoon van mevrouw Livius. Mevrouw Livius heeft ervaring als FG in andere organisaties en treedt per 1 maart 2025 in dienst. Beoogd resultaat Voldoen aan de wettelijke plicht tot aanwijzing van een FG voor de bestuursorganen van de gemeente Veenendaal.

Proceshistorie en eerdere besluitvorming In zijn vergadering van 30 mei 2018 heeft de gemeenteraad voor de eerste keer een FG aangewezen voor het bestuursorgaan raad en voor het voormalige overheidsorgaan Rekenkamercommissie Veenendaal.

Pagina 1 van 3

Raadsvoorstel, Onderwerp: Aanwijzen functionaris gegevensbescherming zaaknummer 2222202

Argumenten 1.1 Er is een wettelijke plicht een FG aan te wijzen. De AVG schrijft voor dat een overheidsorgaan een FG moet aanwijzen. Binnen een gemeente moet een FG worden aangewezen door elk van de aanwezige bestuursorganen (dus burgemeester, college en raad). Ook de Rekenkamer moet een FG aanwijzen. Wij stellen voor te kiezen voor het voortzetten van de huidige praktijk – de FG van de gemeenteraad Veenendaal treedt ook op als FG voor de Rekenkamer (eerder de Rekenkamercommissie). Toelichting op de taken en de positie van de FG: Een FG heeft de volgende taken (art. 39 AVG) • Toezicht houden op de naleving van wet- en regelgeving en beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens binnen een organisatie. Hieronder valt ook het toezicht op de toewijzing van verantwoordelijkheden, op de bewustmaking en opleiding van personeel en op audits. • Adviseren over verplichtingen op grond van de AVG en andere Europese of nationale wet een regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens. • Adviseren over Data protection impact assessments en het toezien op de uitvoering hiervan. • Samenwerken met de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). • Optreden als contactpunt voor de AP. De AVG omschrijft de positie van de FG als volgt (art.

38 AVG): • Een FG wordt door een organisatie in staat gesteld om de hiervoor genoemde taken uit te voeren, door deze tijdig te betrekken bij zaken die verband houden met privacy, door deze toegang te geven tot informatie en door deze middelen te beschikking te stellen voor de uitvoering van zijn taken en het instandhouden van zijn deskundigheid. • Een FG ontvangt geen instructies met betrekking tot de uitvoering van zijn taken en wordt niet ontslagen of gestraft voor de uitvoering van zijn taken. • De FG rapporteert aan de hoogste leidinggevende. Alternatieven Het ligt voor de hand dat de raad de FG van de gemeente aanwijst, voor zover het de gegevens betreft die bij de raad berusten. Voor de Rekenkamer is dat minder vanzelfsprekend en deze zou er voor kunnen kiezen een eigen FG aan te stellen of in te huren. In 2018 is ervoor gekozen om ook voor de Rekenkamer (eerder de Rekenkamercommissie) gebruik te maken van de FG van de gemeente. Een in den lande gebruikelijke constructie die we graag voortzetten. Kanttekeningen Niet van toepassing. Participatie Niet van toepassing Wat betekent dit besluit voor inwoners? De privacy voor alle personen van wie de raad dan wel de Rekenkamer Veenendaal gegevens verwerkt wordt hierdoor beschermd.

Pagina 2 van 3

Raadsvoorstel, Onderwerp: Aanwijzen functionaris gegevensbescherming zaaknummer 2222202

Aanpak / uitvoering Om te verzekeren dat de FG zowel intern als extern bereikbaar is moeten diens contactgegevens in overeenstemming met de eisen van de AVG (artikel 37) door de verwerkingsverantwoordelijke (bestuursorganen) bekend worden gemaakt en worden gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Deze vereisten hebben tot doel te verzekeren dat zowel betrokken van binnen en buiten de organisatie als de AP gemakkelijk en direct met de FG contact op kunnen nemen. Vertrouwelijkheid is daarbij belangrijk. Ingevolge artikel 38 AVG is de FG met betrekking tot de uitvoering van diens taken tot geheimhouding of vertrouwelijkheid verplicht. Communicatie over dit besluit Zie ook hiervoor onder Aanpak / uitvoering. De FG is bereikbaar via een op de website van de gemeente geplaatst emailadres, fg@veenendaal.nl Zie ook de pagina privacy en bescherming persoonsgegevens op de website. Evaluatie Niet van toepassing. Kosten, baten, dekking Het gaat om een bestaande functie waarvoor al dekking beschikbaar is.

College van burgemeester en wethouders, verzonden namens

Sjoukje Deelstra secretaris

Bijlagen Raadsbesluit

Pagina 3 van 3

Gert-Jan Kats burgemeester