1. Aanpassingen audiovisuele middelen en inrichting raadzaal - Raadsvoorstel

RAADSVOORSTEL Zaaknummer Onderwerp

2235220 Aanpassingen audiovisuele middelen en inrichting raadzaal

Datum raadsvergadering

Facilitair 27 mei 2025

Programma

Burger en bestuur

Inlichtingen bij

Esther de Rooij

Team

behandelaar Telefoonnummer E-mailadres

(06)33196857 esther.de.rooij@veenendaal.nl

Aan de leden van de raad, Beslispunten 1. Een aanvullend netto krediet beschikbaar te stellen voor de aanpassingen ten behoeve van de raadzaal van € 650.055, met een kapitaallast van € 52.207,- vanaf 2027, en te dekken via de middelen in de stelpost groei. 2. De eenmalige kosten van € 270.000,- voor tijdelijke huisvesting te dekken uit de Algemene Reserve. 3. De aanvullende structurele beheerskosten van AV-middelen van € 14.250,- te dekken vanuit de bestaande budgetten en op te nemen in de bestuursrapportage. 4. Vanwege het ontbreken van financiële ruimte voor de dekking van de hieraan verbonden structurele lasten de commissiekamer voor het parallel vergaderen niet te realiseren. Waarom naar de raad? Een besluit over het beschikbaar stellen van middelen dient door de raad plaats te vinden. Daarnaast gaat het over de door de raad te gebruiken ruimte die het politiek-bestuurlijk proces ondersteunt. Inleiding De audiovisuele apparatuur (AV) is verouderd en functioneert niet goed. Daarnaast is er in 2026 een uitbreiding van de gemeenteraad met twee zetels. Naar aanleiding van bovengenoemde samenkomende punten is een voorstel voor vervangen van materialen en vernieuwen van AV opgesteld. Doel hierbij is om een toekomstbestendige raadzaal te realiseren waarbij de raadzaal ook beter toegankelijk wordt gemaakt.

Het voorstel betreft een functioneel en doelmatige uitvoering waarbij aandacht is voor duurzaamheid (zie bijlage 2). De aanpassingen in de raadzaal worden gedeeltelijk gedekt vanuit beschikbare kredieten en voorgesteld wordt om gedeeltelijk dekking te krijgen uit de stelpost groei. Bij de herziening van het reglement van orde door de gemeenteraad is de wens uitgesproken om gelijktijdig twee commissievergaderingen te kunnen houden. De investering die hiervoor nodig is blijkt, in samenhang met de financiële situatie, op dit moment niet te rechtvaardigen. Samenvatting

Pagina 1 van 5

Raadsvoorstel, Onderwerp: Aanpassingen audiovisuele middelen en inrichting raadzaal zaaknummer 2235220

Voor aanpassingen van de raadzaal is deels dekking beschikbaar en voor een deel wordt dekking voorgesteld. Voor het ontwikkelen en realiseren van een commissiekamer is geen dekking beschikbaar. Beoogd resultaat De herinrichting van de raadzaal. Proceshistorie en eerdere besluitvorming De belangrijkste redenen voor het aanpassen en uitbreiden van de raadzaal zijn: - het voortdurend haperen van de audiovisuele apparatuur; - uitbreiding van het aantal raadsleden. Het formele meetmoment van het aantal inwoners is 1 januari 2025 (medio 2024 is de 70.000ste inwoner al verwelkomd); - daarnaast zijn er werkzaamheden aan de gevel die gebruik van de raadzaal een periode niet mogelijk maakt. De werkzaamheden in de raadzaal kunnen gelijktijdig met gevel plaatsvinden. Argumenten 1.1. Noodzaak voor aanpassen raadzaal. In het plan van aanpak is uitgebreid toegelicht welke aandachtspunten naar voren zijn gekomen en welke conclusies uit het programma van eisen zijn gekomen (zie bijlage 2). Zoals hiervoor al aangegeven maken het voortdurend haperen van de audiovisuele apparatuur en de uitbreiding van het aantal raadsleden aanpassen en uitbreiden van de raadzaal noodzakelijk. Aanvullend is het herstellen of vervangen van de vloerafwerking, de klimaatbeheersing en raadsstoelen benoemd. 1.2. Voor de bouwkundige uitbreidingen is goedkeuring voor inzet stelpost groei nodig.

Er zijn investeringsbudgetten aanwezig die de vervanging van de AV-apparatuur voldoende dekken. Voor de bouwkundige aanpassingen is het totale investeringsbudget dat nodig is groter dan hetgeen nu beschikbaar is. Binnen de programmabegroting is budget gereserveerd voor de fysieke groei van de gemeente. Vanuit de stelpost fysieke groei kunnen de aanvullende middelen worden gedekt. 2.1. Onttrekkingen uit de Algemene Reserve zijn een bevoegdheid van de raad. Tijdelijke huisvesting inzetten is noodzakelijk tijdens de verbouwingswerkzaamheden en werkzaamheden aan de gevel die van september 2025 tot maart 2026 zullen duren, omdat de raadzaal op dat moment niet te gebruiken is. Voor de tijdelijke huisvesting zijn incidentele middelen nodig. Voorgesteld wordt deze te dekken uit de Algemene Reserve. Dit vergt een raadsbesluit. De onttrekking is nodig in 2025 en zal daarom niet in de Kadernota 2026 verwerkt kunnen worden. 3.1. De nieuwe AV-middelen vergen een hoger beheerbudget. Het vernieuwen van de AV-middelen, waaronder de software, en het voldoen aan geldende wet- en regelgeving zorgen voor een verhoging van de beheerkosten. Binnen de exploitatiebegroting van de huidige beheerkosten zijn er onvoldoende middelen. 4.1. Geen budgettaire ruimte voor realisatie van een commissiekamer in het gemeentehuis. Voor het realiseren van een commissiekamer is geen ruimte binnen de begroting.

Het benodigde krediet is € 503.978, met kapitaallasten van € 79.195 vanaf 2028 (uitgaande van oplevering in 2027). Voor jaarlijks beheer en support van de AV middelen is dan nog eens € 16.650 nodig. Een dekking is niet aanwezig. Alternatieven Geen

Pagina 2 van 5

Raadsvoorstel, Onderwerp: Aanpassingen audiovisuele middelen en inrichting raadzaal zaaknummer 2235220

Kanttekeningen 2.1. De kosten zijn gebaseerd op de huidige planning. De periode van tijdelijke huisvesting loopt van september 2025 tot maart 2026 en is op basis van een uitvoeringsplanning opgesteld op basis van de expertise van de adviseurs. De benodigde vergaderingen zijn geïnventariseerd en hierop is de kostenraming gebaseerd. Uitloop op de planning evenals nog extra te plannen vergaderingen op de tijdelijke locatie kunnen de kosten doen wijzigen. Participatie De AV-middelen en aanpassingen van de raadzaal zijn vormgegeven tijdens verschillende afstemmingsoverleggen, waarvan o.a. de burgemeester en griffier deel uitmaakten. Een uitvraag om participatie vorm te geven is onder de fracties uitgezet. Een aantal fracties hebben aan de oproep gehoor gegeven en zijn tijdens een toelichting geïnformeerd over de opzet van het PvE en de inrichting. Verder heeft met regelmaat afstemming plaats gevonden met de griffie. Ook is de interne beheerorganisatie, zoals ict, vastgoed, facilitair, inkoop en communicatie, betrokken. Wat betekent dit besluit voor inwoners? Verbetering van de AV maakt het voor onze inwoners beter mogelijk om (raads)vergaderingen digitaal te volgen. Aanpak / uitvoering In bijgevoegd plan van aanpak worden de afwegingen toegelicht voor de wijzigingen in de raadzaal. Na uw instemming kan de uitwerking voor het ontwerp en de aanbesteding verder worden gebracht.

Na de voorbereidingen zal de realisatie starten. De planning voor uitvoering van de aanpassingen inrichting, AV middelen en gevelrenovatie is van september 2025 tot en met begin maart 2026. Binnen deze planning kunnen werkzaamheden aan de gevel en in de raadzaal gelijktijdig worden uitgevoerd. Voor de uitvoering van de wijzigingen zal de raadzaal gedurende deze periode niet beschikbaar zijn. In deze periode zullen raadsvergaderingen en overige vergaderingen op een alternatieve locatie, waarschijnlijk IW4, plaatsvinden. Communicatie over dit besluit De herinrichting van de raadzaal is noodzakelijk vanwege de uitbreiding van de gemeenteraad met twee zetels in 2026 en de verouderde audiovisuele voorzieningen. De investeringen worden gedekt uit beschikbare gemeentelijke middelen. De herinrichtingsplannen zijn gebaseerd op een vastgestelde inpassingsstudie en Programma van Eisen opgesteld door DNAprojecten. Evaluatie Na uitwerking van het definitief ontwerp en gedurende de realisatie wordt getoetst aan de projectkaders (geld, risico, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit). Belangrijk is realisatie van het project binnen de financiële kaders en de planning. Gedurende het project wordt getoetst op de kaders na afronden definitief ontwerp, de aanbesteding en gedurende de realisatie.

Kosten, baten, dekking Voor de aanpassingen in de raadzaal wordt een netto aanvullend krediet aangevraagd van € 650.055. Ervan uitgaand, dat de oplevering plaats zal vinden in 2026, worden de kapitaallasten berekend vanaf 2027. De kapitaallasten zullen vanaf het 1e jaar na oplevering, netto € 52.207,- bedragen.

Pagina 3 van 5

Raadsvoorstel, Onderwerp: Aanpassingen audiovisuele middelen en inrichting raadzaal zaaknummer 2235220

Het restant aan dekkingsmiddelen van de vervanging van de AVM, welke tegelijkertijd wordt gerealiseerd, wordt ingezet als dekking zodat de lasten in de eerste 5 jaar met gemiddeld ruim € 26.000 lager uitvallen. Binnen de exploitatie nemen de beheer en supportkosten van de nieuwe AVM structureel toe met € 14.250. Er zal voor een totaalbedrag € 26.333 aan geactiveerde uitgaven afgeboekt moeten worden van de balans, omdat deze door de aanpassingen in de raadzaal te niet worden gedaan. Eenmalig zal er daarom in 2025 € 26.333 ten laste van de exploitatie worden gebracht. Voor de resterende looptijd vallen hierdoor de kapitaallasten voor een bedrag van ± € 9.000 vrij. De kosten voor de uitwijk van de raads- en commissievergaderingen naar een geschikte locatie voor de periode september 2025 tot en met maart 2026 bedragen naar verwachting € 270.000. Resumé: Structurele lasten

2025

2026

2027

2028

2029

2030

Kapitaallasten meubilair/inricht.

0

0

78.880

77.070

75.259

73.449

Af: vrijvallende kapitaallasten restantkredieten Totaal Kapitaallasten

0

-27.050

-26.673

-26.296

-25.918

-25.541

0

-27.050

52.207

50.774

49.341

47.908

Beheer & support

0

14.250

14.250

14.250

14.250

14.250

0

-12.800

66.457

65.024

63.591

62.158

2025

2026

2027

2028

2029

2030

-9.041

-8.909

Incidentele lasten Afboeking geactiveerde uitgave Voordeel vrijvallende kapitaallasten geactiveerde uitgave Kosten uitwijk externe locatie

26.333

182.000

88.000

208.333

78.959

-8.909

Dekking structurele lasten raadzaal: Binnen de programmabegroting is een stelpost opgenomen voor groei van de gemeente. Voorgesteld wordt om de structurele lasten ten laste van de stelpost groei te brengen. Dit budget is voor de dekking van deze casus toereikend. Dekking incidentele lasten raadzaal: Voorgesteld wordt deze bedragen te verrekenen met de algemene reserve. College van burgemeester en wethouders,

Sjoukje Deelstra Secretaris

Bijlagen Raadsbesluit 1. Plan van aanpak raadzaal 2. Indeling raadzaal

Pagina 4 van 5

Gert-Jan Kats burgemeester

Raadsvoorstel, Onderwerp: Aanpassingen audiovisuele middelen en inrichting raadzaal zaaknummer 2235220

3. Indeling commissiekamer

Pagina 5 van 5