1. Aanbesteding accountantsdiensten 2026-2028 - raadsvoorstel

RAADSVOORSTEL Zaaknummer Datum Onderwerp

2219899 16 januari 2025 Aanbesteding accountantsdiensten 2026-2028

Datum raadsvergadering

Raadsgriffie 20 februari 2025

Programma

Burger en Bestuur

Inlichtingen bij

L. Achterberg

Team

behandelaar Telefoonnummer E-mailadres

+31318538538 bertha.achterberg@veenendaal.nl

Aan de leden van de raad,

Beslispunten 1. Het Programma van Eisen (PvE) aanbesteding accountantsdiensten 2026-2028 vast te stellen. 2. De gunningcriteria en weging vast te stellen, zoals opgenomen in hoofdstuk 6 van de Aanbestedingsleidraad accountantsdiensten en kennis te nemen van de overige hoofdstukken daarvan.

Waarom naar de raad? De raad is de opdrachtgever van de accountant voor het uitvoeren van de jaarlijkse accountantscontrole op de jaarrekening, het daarbij aan de raad verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Dit vloeit voort uit het bepaalde in artikel 213 Gemeentewet, annex artikel 2, lid 2 van de Verordening voor de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Veenendaal. In artikel 3, onder a. van de Verordening Auditcommissie is geregeld dat de auditcommissie de aanbesteding van de accountantsdiensten voorbereidt. Inleiding De overeenkomst met de huidige accountant loopt af en kan niet meer worden verlengd. De auditcommissie bereidt de aanbestedingsprocedure van de accountantsdiensten voor. De aanbestedingsprocedure betreft de controle van de jaarrekening vanaf het boekjaar 2026. De aanbestedingsprocedure moet leiden tot de contractering van een accountant voor een nieuwe periode van controle van de jaarrekening van de gemeente. De inkoop van de aanbesteding accountantsdiensten wordt in principe uitgevoerd langs de lijn van het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Veenendaal. Het proces sluit met de schriftelijke overeenkomst die de

Pagina 1 van 5

Raadsvoorstel, Onderwerp: Aanbesteding accountantsdiensten zaaknummer 2219899

Opdrachtgever, na gunning, zal sluiten met de Opdrachtnemer en waarin de condities en voorwaarden van de opdracht zijn vastgelegd. Samenvatting De overeenkomst met de huidige accountant loopt met de controle van het boekjaar 2025 af en kan niet meer worden verlengd. Vanaf boekjaar 2026 moet een nieuwe overeenkomst voor de accountantscontrole worden aangegaan. De geraamde waarde van de overeenkomst bedraagt meer dan de Europese drempelwaarde (€ 221.000, -) en de aanbesteding moet worden opengesteld in de markt binnen de Europees Unie (EU). De auditcommissie bereidt de aanbestedingsprocedure voor en legt de raad gedurende het traject tweemaal een voorstel tot besluitvorming voor, waarvan voorliggend voorstel de eerste is. Dit betreft een voorstel over het Programma van Eisen (PvE) voor de aanbesteding van de accountantsdiensten alsmede voor de in de Aanbestedingsleidraad opgenomen gunningscriteria en weging (hoofdstuk 6). De gunningscriteria en de weging bepalen de beoordeling tijdens de aanbestedingsprocedure. De andere onderdelen uit de Aanbestedingsleidraad geven de inschrijvers uitleg ten aanzien van de procedure en zijn voor de raad ter kennisname. Het tweede raadsvoorstel volgt in de laatste fase van de procedure. Dit betreft het voorstel tot gunning van de opdracht accountantsdiensten voor de komende jaren. Dat raadsvoorstel wordt gepland in het 3e kwartaal 2025.

Beoogd resultaat De voorliggende documenten voor de EU-aanbesteding van de accountantsdiensten voor de periode 2026-2028 vast te stellen. Deze aanbesteding is erop gericht zoveel mogelijk maatschappelijke waarde te creëren. Dit vertaalt zich naar de inschrijver door het controleren van en adviseren over de getrouwe besteding van gemeenschapsgelden. Proceshistorie en eerdere besluitvorming In artikel 3, onder a. van de Verordening Auditcommissie is geregeld dat de auditcommissie de aanbesteding van de accountantsdiensten voorbereidt. De auditcommissie is in het 4e kwartaal 2024 gestart met de voorbereiding van de nu ter besluitvorming voorliggende documenten. Argumenten 1.1 Het Programma van Eisen bevat de functionele eisen van de opdracht In het PvE is bepaald waaraan de opdrachtnemer moet voldoen. Hierin is de omvang van de door de accountant te leveren diensten en de wijze waarop dit moet plaatsvinden beschreven, inclusief de daarbij horende plannings- en prijscomponenten. Het PvE vormt na de gunning een onderdeel van het te sluiten contract. 1.2 Voor de jaarlijkse dienstverlening geldteen duidelijke planning Voor een goede samenwerking is het van belang dat enerzijds de raad, het college en de ambtelijke organisatie en anderzijds de accountant kunnen uitgaan van een duidelijke planning van de dienstverlening door de accountant.

In het PvE is een tabel opgenomen waarin de diensten en de uiterlijke oplevering daarvan is vastgelegd (Tabel 2.1). 1.3 Vastgelegd wordt in het op welke momenten de accountant geacht wordt aanwezig te zijn De communicatie en afstemming met de raad, de auditcommissie en de ambtelijke organisatie vormt een belangrijk aspect binnen de dienstverlening door de accountant. De afstemmingsgesprekken en

Pagina 2 van 5

Raadsvoorstel, Onderwerp: Aanbesteding accountantsdiensten zaaknummer 2219899

de frequentie van de aanwezigheid van de accountant is dan ook concreet gemaakt in het PvE. Hierin is ook begrepen een periodieke scholing van de raad door de accountant (Tabel 3.1). 1.4 Er worden heldere prijsafspraken voorgesteld Het is voor de raad en de accountant belangrijk om vooraf goede prijsafspraken te maken en daarbij ook te bepalen of, en zo ja, in welk geval prijsaanpassingen kunnen plaatsvinden. In het PvE wordt onderscheid gemaakt tussen vaste en variabele dienstverlening. De vaste dienstverlening is duidelijk te definiëren, daarom zijn hiervoor vaste prijscomponenten vastgelegd met een jaarlijkse indexering. Op de vaste prijscomponenten wordt geen meerwerk geaccepteerd. Dit geldt ook voor de dienstverlening op grond van de natuurlijke adviesfunctie van de accountant. Voor de variabele dienstverlening geldt een uurtarief. Voor deze dienstverlenging geldt dat hieraan een offerte ten grondslag ligt. 1.5 Rechtmatigheidsverantwoording door het college van B&W Het college van B&W neemt vanaf 2023 een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. Hiermee legt het college zelfstandig verantwoording af over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. Daarmee valt de rechtmatigheidsverantwoording onder het getrouwheidsoordeel van de accountant.

De accountant kijkt of de rechtmatigheidsverantwoording ‘juist’ is. Dit oordeel van de accountant over de rechtmatigheidsverantwoording wordt meegewogen in het oordeel over de getrouwheid. In het PvE is dit opgenomen in de opdrachtomschrijving (par.1.2). Daarnaast is wijze waarop de controleaanpak zich verhoudt tot de rechtmatigheidsverantwoording van de gemeente Veenendaal opgenomen in de Kwaliteitscriteria van de Aanbestedingsleidraad (par. 6.3) . 2.1 Het vaststellen van de gunningscriteria voor de EU-aanbesteding accountantsdiensten is aan de raad De raad stelt de gunningscriteria vast zoals opgenomen in hoofdstuk 6 van de Aanbestedingsleidraad. In dit hoofdstuk zijn de beoordelingsaspecten van de inschrijvingen opgenomen. De economisch meest voordelige inschrijving wordt vastgesteld op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding en bestaat uit kwaliteitscriteria en een prijscriterium. De andere onderdelen uit de Aanbestedingsleidraad geven de inschrijvers uitleg ten aanzien van de procedure en zijn voor de raad ter kennisname. 2.2 De duur van de overeenkomst voor de accountantsdiensten is bepaald In de aanbesteding wordt een overeenkomst aangeboden met een vaste looptijd van 3 jaren aaneensluitend (2026-2028) en een optie voor een verlenging met één jaar (2029).

Een periode van 3, en bij verlenging van 4 boekjaren, vormt een compacte en overzichtelijke termijn en maximale benutting van een overeenkomst. Wederzijds zal dan naar verwachting sprake zijn van goed geïmplementeerde werkwijzen en processen, dat zijn vruchten dan ook afwerpt. 2.3 Er zijn gunningscriteria opgenomen met een uitsluitend karakter De auditcommissie wil er zeker van zijn dat de aanbieder onvoorwaardelijk instemt met het Programma van Eisen, de conceptovereenkomst met de inkoopvoorwaarden en de overeenkomst verwerkingsverantwoordelijken. Hiervoor moeten de aanbieders een akkoordverklaring ondertekenen. Doen zij dit niet, dan worden zij uitgesloten. Het zijn zodoende “knock out-criteria”.

Pagina 3 van 5

Raadsvoorstel, Onderwerp: Aanbesteding accountantsdiensten zaaknummer 2219899

2.4 De (overige) gunningcriteria en de weging zijn bepalend voor de keuze van de te contracteren accountant Het gunningscriterium Beste Prijs-Kwaliteit Verhouding wordt gevormd door de Kwaliteit en de daarbij te onderscheiden zogenoemde wensen, alsmede de Prijs. Voor de beoordeling is hieraan een wegingspercentage gekoppeld. De uitkomst daarvan vormt het resultaat van de beoordeling. De beoordelingsmatrix is opgenomen in de bij dit voorstel horende bijlage, Aanbestedingsleidraad, (onder 6.2). Alternatieven Op grond van het wettelijke vereiste in de Gemeentewet wijst de raad een accountant aan die belast is met de controle van de jaarrekening. Er zijn gemeenten met een eigen accountantsdienst maar dit is niet van toepassing bij de gemeente Veenendaal. Het contract met de huidige accountant loopt af met ingang van het boekjaar 2026. Het tijdig afsluiten van een nieuw contract voor de accountantscontrole voor de komende jaren is noodzakelijk. De auditcommissie heeft de looptijd van de contracten voor deze dienstverlening in de regiogemeenten bezien om een afweging te kunnen maken voor een eventuele combinatie. Afgezien van het antwoord op de vraag over wenselijkheid, is vastgesteld dat de looptijd van de contracten binnen de regiogemeenten niet aansluiten op die van de gemeente Veenendaal.

Kanttekeningen 1.1 Het is mogelijk dat er vertraging optreedt in de aanbestedingsprocedure In geval van vertraging van het aanbestedingsproces is uitloop naar uiterlijk het 4 e kwartaal 2025 mogelijk. De overeenkomst met de huidige accountant loopt met ingang van de controle van het boekjaar 2025 af. Participatie Aanbestedingsprocedures zijn aan strikte regels gebonden. Participatie maakt daarvan geen onderdeel uit. Wat betekent dit besluit voor inwoners? De raad van de gemeente Veenendaal wil op transparante wijze een bewuste keuze maken met betrekking tot de deskundigheid op het gebied van de accountantscontrole, de deelverklaringen en de daaraan gerelateerde advisering voor de komende jaren. Uitgangspunt van de gemeente Veenendaal is een zoveel mogelijk zichzelf controlerende organisatie. Externe controle is hierbij uiteraard noodzakelijk, dit niet alleen omdat het wettelijk verplicht is, maar ook omdat de raad dit zelf wil. Aanpak / uitvoering De aanbestedingsprocedure wordt doorlopen in de periode van het 2e en 3e kwartaal 2025. Het voorstel tot gunning van de accountantsdiensten is gepland in de raadsvergadering van 25 september 2025. De aanbestedingsprocedure wordt uitgevoerd overeenkomstig de wet- en regelgeving van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 geldt van 2 maart 2022 tot en met heden en verloopt geheel digitaal via het overheidsplatform TenderNed.

Pagina 4 van 5

Raadsvoorstel, Onderwerp: Aanbesteding accountantsdiensten zaaknummer 2219899

Communicatie over dit besluit Het raadsbesluit wordt gepubliceerd via de reguliere (gemeentelijke) kanalen van de gemeente Veenendaal. Evaluatie Jaarlijks vindt een contractevaluatie plaats tussen de accountant en de directeur Dienstverlening en Bedrijfsvoering, de adviseur verbijzonderde interne controle, de wethouder Financiën en de teamleider Financiën. Deze evaluatie wordt afgestemd met de auditcommissie. Hierbij worden de door partijen gemaakte afspraken getoetst aan de praktijk. Tijdens dit overleg komen in ieder geval de volgende onderwerpen aan bod: - Kwaliteit van de dienstverlening - Toekomstige ontwikkelingen organisatie - Evaluatie marktontwikkelingen - Knelpunten - Uitwerking aanbevelingen accountant Kosten, baten, dekking In de Programmabegroting is jaarlijks voor de uitvoering van de accountantsdiensten een budget beschikbaar. Het bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van het jaarcijfer van de CBS-index Consumentenprijzen.

De auditcommissie,

L. Achterberg secretaris

M.W.T. Ruitenbeek voorzitter

Bijlagen 1. Programma van Eisen 2. Aanbestedingsleidraad accountantsdiensten inclusief bijlagen

Pagina 5 van 5