1. Aanbesteding accountantsdiensten 2022-2024 - Raadsvoorstel

RAADSVOORSTEL Raad Voorstelnummer Datum Onderwerp

Programma

Inlichtingen bij Telefoonnummer E-mailadres

22 april 2021 2021.002 16 maart 2021 Aanbesteding accountantsdiensten Burger en Bestuur

Agendapunt

Griffie

Griffie

L. Achterberg (0318) 538256 bertha.achterberg@veenendaal.nl

Aan de leden van de raad, Beslispunten 1. Het Programma van Eisen aanbesteding accountantsdiensten 2022-2024 vast te stellen. 2. De gunningcriteria en weging vast te stellen, zoals opgenomen in hoofdstuk 9 van de Inschrijvingsleidraad accountantsdiensten en kennis te nemen van de overige hoofdstukken daarvan. Waarom naar de raad? De raad is de opdrachtgever van de accountant voor het uitvoeren van de jaarlijkse accountantscontrole op de jaarrekening. Dit vloeit voort uit het bepaalde in artikel 213 Gemeentewet, annex de Verordening voor de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Veenendaal. In artikel 2, lid 2 van de Verordening voor de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Veenendaal en in artikel 3, onder a. van de Verordening Auditcommissie is geregeld dat de auditcommissie de aanbesteding van de accountantsdiensten voorbereidt. Samenvatting De overeenkomst met de huidige accountant loopt met de controle van het boekjaar 2021 af en kan niet meer worden verlengd. Vanaf boekjaar 2022 moet een nieuwe overeenkomst voor de accountantscontrole worden aangegaan. De geraamde waarde van de overeenkomst bedraagt meer dan de Europese drempelwaarde (€ 214.000, -) en de aanbesteding moet worden opengesteld in de markt binnen de Europees Unie (EU).

De auditcommissie bereidt de aanbestedingsprocedure voor en legt de raad gedurende het traject tweemaal een voorstel tot besluitvorming voor, waarvan voorliggend voorstel de eerste is. Dit betreft een voorstel over het Programma van Eisen (PvE) voor de aanbesteding van de accountantsdiensten alsmede voor de in de Inschrijvingsleidraad opgenomen gunningscriteria en weging (hoofdstuk 9). De gunningscriteria en de weging bepalen de beoordeling tijdens de aanbestedingsprocedure. De andere onderdelen uit de Inschrijvingsleidraad geven de inschrijvers uitleg ten aanzien van de procedure en zijn voor de raad ter kennisname. Het tweede raadsvoorstel volgt in de laatste fase van de procedure. Dit betreft het voorstel tot gunning van de opdracht accountantsdiensten voor de komende jaren. Dat raadsvoorstel is gepland in het 3e kwartaal 2021.

Raadsvoorstel van 16 maart 2021, nr. 2021.002

Inleiding De overeenkomst met de huidige accountant is loopt af en kan niet meer worden verlengd. De auditcommissie bereidt de aanbestedingsprocedure van de accountantsdiensten voor. De aanbestedingsprocedure betreft de controle van de jaarrekening vanaf het boekjaar 2022. De aanbestedingsprocedure moet leiden tot de contractering van een accountant voor een nieuwe periode van controle van de jaarrekening van de gemeente. De inkoop van de aanbesteding accountantsdiensten wordt in principe uitgevoerd langs de lijn van het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Veenendaal. Het proces sluit met de schriftelijke overeenkomst die de Opdrachtgever, na gunning, zal sluiten met de Opdrachtnemer en waarin de condities en voorwaarden van de opdracht zijn vastgelegd. Beoogd resultaat De documenten voor de aanbesteding van de accountantsdiensten voor de periode 2022-2024 vast te stellen. Deze aanbesteding is erop gericht zoveel mogelijk maatschappelijke waarde te creëren. Dit vertaalt zich naar de inschrijver door het controleren van en adviseren over de getrouwe besteding van gemeenschapsgelden. Argumenten 1.1 Het Programma van Eisen bevat de functionele eisen van de opdracht In het Programma van Eisen is bepaald waaraan de opdrachtnemer moet voldoen.

Hierin is de omvang van de door de accountant te leveren diensten en de wijze waarop dit moet plaatsvinden beschreven, inclusief de daarbij horende plannings- en prijscomponenten. Het Programma van Eisen vormt na de gunning een onderdeel van het te sluiten contract. 1.2 Invoering rechtmatigheidsverantwoording door het college van B&W in 2021 Door een wetswijziging moet het college van B&W naar verwachting met ingang van het verslagjaar 2021 zelf een rechtmatigheidsverantwoording opstellen, die opgenomen wordt in de jaarrekening. Hiermee legt het college zelfstandig verantwoording af over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverklaring wordt nu nog door de accountant afgegeven. Wel moet de accountant nog aangeven of de rechtmatigheidsverklaring van het college getrouw is. In die zin blijft de accountant over de schouder van het college meekijken. 1.3 Voor de jaarlijkse dienstverlening geldt een duidelijke planning Voor een goede samenwerking is het van belang dat enerzijds de raad, het college en de ambtelijke organisatie en anderzijds de accountant kunnen uitgaan van een duidelijke planning van de dienstverlening door de accountant. In het Programma van Eisen is een tabel opgenomen waarin de diensten en de uiterlijke oplevering daarvan is vastgelegd (Tabel 2.1).

1.4 Vastgelegd wordt op welke momenten de accountant geacht wordt aanwezig te zijn De communicatie en afstemming met de raad, de auditcommissie en de ambtelijke organisatie vormt een belangrijk aspect binnen de dienstverlening door de accountant. De afstemmingsgesprekken en de frequentie van de aanwezigheid van de accountant is dan ook concreet gemaakt in het Programma van Eisen. Hierin is ook begrepen een periodieke scholing van de raad door de accountant (Tabel 3.1).

Raadsvoorstel van 16 maart 2021, nr. 2021.002

1.5 Er worden heldere prijsafspraken voorgesteld Het is voor de raad en de accountant belangrijk om vooraf goede prijsafspraken te maken en daarbij ook te bepalen of, en zo ja, in welk geval prijsaanpassingen kunnen plaatsvinden. In het Programma van Eisen wordt onderscheid gemaakt tussen vaste en variabele dienstverlening. De vaste dienstverlening is duidelijk te definiëren, daarom zijn hiervoor vaste prijscomponenten vastgelegd met een jaarlijkse indexering. Op de vaste prijscomponenten wordt geen meerwerk geaccepteerd. Dit geldt ook voor de dienstverlening op grond van de natuurlijke adviesfunctie van de accountant. Voor de variabele dienstverlening geldt een uurtarief. Voor deze dienstverlenging geldt dat hieraan een offerte ten grondslag ligt. 2.1 De duur van de overeenkomst voor de accountantsdiensten is bepaald In de aanbesteding wordt een overeenkomst aangeboden met een vaste looptijd van 3 jaren aaneensluitend en een optie voor een verlenging met één jaar. Een periode van 3, en bij verlenging van 4 boekjaren, vormt een compacte en overzichtelijke termijn en maximale benutting van een overeenkomst. Wederzijds zal dan naar verwachting sprake zijn van goed geïmplementeerde werkwijzen en processen, dat zijn vruchten dan ook afwerpt.

2.2 Er zijn gunningscriteria opgenomen met een uitsluitend karakter De auditcommissie wil er zeker van zijn dat de aanbieder onvoorwaardelijk instemt met het Programma van Eisen, de conceptovereenkomst met de inkoopvoorwaarden en de verwerkersovereenkomst. Hiervoor moeten de aanbieders een akkoordverklaring ondertekenen. Doen zij dit niet, dan worden zij uitgesloten. Het zijn zodoende “knock out-criteria”. 2.3 De (overige) gunningcriteria en de weging zijn bepalend voor de keuze van de te contracteren accountant Het gunningscriterium Beste Prijs-Kwaliteit Verhouding wordt gevormd door een aantal kwaliteitsaspecten, de prijs en de zogenoemde wensen. Voor de beoordeling is aan deze aspecten een wegingspercentage gekoppeld. De uitkomst daarvan vormt het resultaat van de beoordeling. De beoordelingsmatrix is als volgt samengesteld: Paragraaf Omschrijving hoofdcriterium Max punten Weging Uitsluitingscriteria (Eisen) 9.1 Akkoordverklaring Programma van Eisen 9.1 Akkoordverklaring conceptovereenkomst en voorwaarden

10.1 10.2 10.3 10.4 10.5

10.7

Overige gunningcriteria (wensen) Kwaliteit Controleaanpak Houding en Gedrag Natuurlijke adviesfunctie Casus Presentatie Prijs Prijsformulier Controle jaarrekening

20 15 20 15 15

85 % 20 % 15 % 20 % 15 % 15 % 15 %

5

Raadsvoorstel van 16 maart 2021, nr. 2021.002

Interimcontrole Uurtarief per functiesoorten Totaal:

5 5 100

Alternatieven Op grond van het wettelijke vereiste in de Gemeentewet wijst de raad een accountant aan die belast is met de controle van de jaarrekening. Er zijn gemeenten met een eigen accountantsdienst maar dit is niet van toepassing bij de gemeente Veenendaal. Het contract met de huidige accountant loopt af met ingang van het boekjaar 2022. Het tijdig afsluiten van een nieuw contract voor de accountantscontrole voor de komende jaren is noodzakelijk. Kanttekeningen 1.1 Het is mogelijk dat er vertraging optreedt in de aanbestedingsprocedure In geval van vertraging van het aanbestedingsproces is uitloop naar uiterlijk het 4e kwartaal 2021 mogelijk. De overeenkomst met de huidige accountant loopt met ingang van de controle van het boekjaar 2022 af. 1.2 Marktontwikkelingen leiden mogelijk tot minder dan drie inschrijvingen Gezien de marktontwikkelingen ontvangt de raad mogelijk minder dan drie inschrijvingen. Drie inschrijvingen wordt gezien als de minimale hoeveelheid voor een afgewogen beoordeling. Bij minder dan drie inschrijvingen behoudt de raad zich het recht voor de aanbesteding stop te zetten dan wel de aanbesteding voort te zetten met de voorhanden zijnde geldige inschrijving(en). Participatie Aanbestedingsprocedures zijn aan strikte regels gebonden. Participatie maakt daarvan geen onderdeel uit.

Wat betekent dit besluit voor inwoners? De raad van de gemeente Veenendaal wil op transparante wijze een bewuste keuze maken met betrekking tot de deskundigheid op het gebied van de accountantscontrole, de deelverklaringen en de daaraan gerelateerde advisering voor de komende jaren. Uitgangspunt van de gemeente Veenendaal is een zoveel mogelijk zichzelf controlerende organisatie. Externe controle is hierbij uiteraard noodzakelijk, dit niet alleen omdat het wettelijk verplicht is, maar ook omdat de raad dit zelf wil. Aanpak / uitvoering De aanbestedingsprocedure wordt doorlopen in de periode mei-september 2021. Het voorstel tot gunning van de accountantsdiensten is gepland in de raadsvergadering van 16 september 2021. De aanbestedingsprocedure wordt uitgevoerd overeenkomstig de wet- en regelgeving van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 van 1 juli 2016 en verloopt geheel digitaal via het overheidsplatform Tenderned.

Raadsvoorstel van 16 maart 2021, nr. 2021.002

Communicatie over dit besluit Het raadsbesluit wordt gepubliceerd op de gemeentepagina en de website van de gemeente Veenendaal. Ook via de gebruikte social mediakanalen worden berichten geplaatst. Evaluatie Jaarlijks vindt een contractevaluatie plaats tussen de accountant en de directeur Bedrijfsvoering, de concerncontroller, de wethouder Financiën en de teamleider FS&B. Deze evaluatie wordt afgestemd met de Auditcommissie. Hierbij worden de door partijen gemaakte afspraken getoetst aan de praktijk. Tijdens dit overleg komen in ieder geval de volgende onderwerpen aan bod: - Kwaliteit van de dienstverlening - Toekomstige ontwikkelingen organisatie - Evaluatie marktontwikkelingen - Knelpunten - Uitwerking aanbevelingen accountant Kosten, baten, dekking In de Programmabegroting is jaarlijks voor de uitvoering van de accountantsdiensten een budget beschikbaar. Het bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van het jaarcijfer van de CBS-index Consumentenprijzen.

Voorzitter De auditcommissie,

L. Achterberg secretaris

D.Scheele voorzitter

Bijlagen - Programma van Eisen - Beschrijvend document accountantsdiensten inclusief bijlagen