0.a Bijlage bij leeswijzer - overzicht register verwerkingen van de raad

Naam verwerking

Werkproces

Cameraregistratie raadzaal (digitale verslaglegging)

Vastleggen van raadsvergaderingen, raadscommissie en Beeldvormende Avond

Correspondentie aan de raad

Correspondentie aan de raad

Grondslag

Betrokkenen

Gegevens

Bewaartermijn

Raad

Raads- en -commissievergaderingen en de Beeldvormende Avond zijn openbaar. Om de toegankelijkheid te vergroten wordt cameraregistratie ingezet. Uitzendingen van de beelden gebeurt live en ook kunnen eerder uitgezonden beelden worden teruggekeken.

Art. 23 van de Gemeentewet stelt dat Raadsvergaderingen openbaar zijn. De gemeente Veenendaal geeft hier uitwerking aan door de inzet van cameraregistratie.

Iedereen die aanwezig is in de Raadzaal (o.a. raadsleden, ambtenaren en publiek). Betrokkenen worden hierover actief geïnformeerd.

Beeldregistratie en eventueel persoonsgegevens die gedeeld worden tijdens de vergadering.

De beelden worden eeuwigdurend bewaard, omdat terugkijken mogelijk is.

Raad

De ingekomen correspondentie aan de gemeenteraad zowel digitaal als analoog kan persoonsgegevens bevatten. Bijvoorbeeld adresgegevens en telefoonnummers en alle door de schrijver zelf ingevulde persoonlijke gegevens. Persoonsgegevens worden uitsluitend in de stukken opgenomen als deze noodzakelijk zijn voor het te bespreken onderwerp.

artikel 6, eerste lid onder f AVG

Personen waarvan de gegevens zijn opgenomen in de correspondentie.

Bij correspondentie kan het gaan om die gegevens die de burger aandraagt of gegevens die voor Correspondentie aan de Raad wordt de afhandeling noodzakelijk zijn, eeuwigdurend bewaard. zoals naam en adres of emailadres of derden waarover geschreven wordt.

Raad

Geïnteresseerden (zowel inwoners/medewerkers van de gemeente Veenendaal als personen en organisaties daarbuiten) kunnen zich aanmelden voor een online nieuwsbrief van de raad via de website/volgderaad/raadsnieuws. Het doel van de nieuwsbrieven: informeren.

Raad

Herkomst gegevens

Ontvangers

Applicati Verwerkers e

Opmerkingen

Eenieder die beelden online bekijkt.

Notubiz

Moeten we nog een verwerkersovereen komst hebben met het bureau?

Die gegevens die voor openbaarmaking in aanmerking komen worden gepubliceerd op de website www.veenendaal.nl.

Notubiz

webcasting bureau

Achter DigiD

nee

Bij de informatie voor de inspreker attenderen op cameraregistratie, live uitzending en bewaren.

Nee

Enkel naam afzender bekendmaken. Bij derden wordt de herleidbaarheid getoetst.

Bij uitschrijven of ‘bouncers’: records op mailadressen worden op ‘Bounced’ of ‘Uitgeschreven’ gezet en personen ontvangen geen nieuwsbrieven meer. Deze records worden 4 x per jaar verwijderd.

abonnees

Mailchimp

Nee

Zij geven hiervoor hun e-mailadres op vrijwillige basis aan ons door en moeten dit bevestigen via een Opt-in . De aanmeldingen verzamelen we in een mailinglijst per nieuwsbrief. Als er een nieuwsbrief uitkomt, ontvangen de abonnees (met een status bevestigd en actief) een nieuwsbrief per e-mail.

Vergaderstukken worden eeuwigdurend bewaard.

Die gegevens die voor openbaarmaking in aanmerking komen worden gepubliceerd op de website www.veenendaal.nl.

Notubiz

Nee

Persoonsgegevens worden uitsluitend in de stukken opgenomen als deze noodzakelijk zijn voor het te bespreken onderwerp.

Naam, politieke partij, (neven)functie, contactgegevens, beelmateriaal Niet langer dan noodzakelijk voor het (schaduw)raadsleden, doel van de verwerking. commissieleden, leden rekenkamercommissie, griffie en publiek.

Eenieder die de website van de gemeenteraad van veenendaal bezoekt

Typo3

Nee

Toestemming wordt gevraagd voor publiceren gegevens die niet noodzakelijk zijn voor de wettelijke grond.

Betrokkenen betreft abonnees/geïnteresseerden van/in Uitsluitend e-mailadressen. de nieuwsbrief

De stukken die de raad gebruikt voor vergaderingen kunnen persoonsgegevens bevatten.

artikel 6, eerste lid onder f AVG

Personen waarvan de gegevens zijn opgenomen in de vergaderstukken.

Raad

Informeren gemeente over (werkzaamheden van) leden.

(schaduw)raadsleden, hoofdstuk 2 en 11 gemeentewet commissieleden, leden en foto`s raad/rekenkamer artikel rekenkamercommissie, griffie en 6, eerste lid onder a AVG publiek

Foto`s van evenementen (online) Raad publiceren.

Informeren gemeente over evenementen en onder de aandacht brengen

artikel 6, eerste lid onder a AVG

Personen die aanwezig zijn op evenementen

beeldmateriaal

Niet langer dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking.

Eenieder die het (social) media kanaal bezoekt

Facebook, krant en twitter

Nee

Tekenen voor aanwezigheid bij raadsvergadering, commissievergadering en Beeldvormende avond.

Duidelijkheid over aanwezige raadsleden bij besluitvorming van de raad

Artikel 20 lid 1 Gemeentewet artikel 6, eerste lid onder e AVG

Raadsleden en commissieleden

aanwezigheid raadsleden

Niet langer dan noodzakelijk; na afloop van de bijeenkomst is het bewaren van de gegevens in beginsel niet meer noodzakelijk.

Intern

Papieren lijst

Nee

Gericht informeren van burgers over werkzaamheden raad.

artikel 6, eerste lid onder f AVG

Bezoekers

Contactgegevens bezoekers, (NAW e- Niet langer dan noodzakelijk voor het BRP, interne contactpersonen van Personen die worden uitgenodigd voor mail, telefoon) doel van de verwerking. betreffende afdeling evenement

Mailchimp

Nee

Mailchimp

Nee

Versturen van nieuwsbrieven

Vergaderstukken raad, raadscommissie en Beeldvormende avond (openbaar en geheim)

Vergaderstukken van de raad, raadscommissie en Beeldvormende avond.

Jaarverslag en informatie over Website (schaduw)raadsleden, www.gemeenteraad.veenendaal.nl commissieleden, leden rekenkamercommissie en griffie.

Presentielijst bijhouden van aanwezig leden bij raadsvergadering, commissievergadering en Beeldvormende avond Evenementen organiseren en inspraakavonden

Doel verwerking

artikel 6, eerste lid onder b AVG

Nieuwsbrief (online) versturen

Beeldmateriaal (social) media

Verwerkingsverantw oordelijke

doorgifte aan derde land of Organisatorische maatregelen internatio nale organisat ie

Raad

Organiseren van evenementen en Raad inspraakavonden.

Verslaglegging versturen Versturen verslaglegging evenementen en inspraakavonden

Raad

Openbare evenementen met informatie over werkzaamheden raad

artikel 6, eerste lid onder f AVG

Betrokkenen die na het evenement de verlsaglegging willen ontvangen

Afhankelijk van het vergaderstuk kan het gaan om die gegevens die de burger aandraagt of gegevens die voor een benoeming noodzakelijk zijn, zoals naam en arbeidsverleden.

Uitsluitend e-mailadressen.

Niet langer dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking.

Geinteresseerden voor de verslaglegging.