0.4 Instructie digitaal inspreken

Instructie digitaal inspreken Hartelijk dank voor uw aanmelding om in te spreken! De raad vergadert vanwege coronamaatregelen digitaal. Met deze instructie helpen wij u graag op weg om zo goed mogelijk voorbereid te zijn op uw digitale inspraak.

Wat controleert u voorafgaand aan de vergadering? Techniek 1. Heeft het apparaat waarmee u werkt een camera en microfoon? Heeft u deze al eens getest? Tip: gebruik bij voorkeur een koptelefoon of oortjes! 2. Beschikt u over een stabiele internetverbinding? Tip: internet via een kabel is stabieler dan via wifi! 3. Beschikt u over de applicatie Microsoft Teams? Heeft u hier al eens mee gewerkt? Weet u hoe u de camera en microfoon aan en uit kunt zetten? 4. Is uw apparaat voldoende opgeladen of aangesloten op netstroom? Werkplek 1. Neem plaats in een ruimte alleen met zo min mogelijk achtergrondgeluid. 2. Wat voor een ‘gewone’ vergadering geldt, geldt ook voor een digitale vergadering vanuit huis. Geen banners, foto’s, partijnamen, zonnebrillen, enz. Zorg dus voor een neutrale achtergrond.

Wat is de werkwijze tijdens de vergadering? 1. De commissiegriffier stuurt u een uitnodigingsmail voor Teams. Vanuit deze uitnodigingsmail klikt u op de link ‘Deelnemen aan de Microsoft Teams-vergadering’ (Teams opent zich vanzelf als u over de applicatie beschikt). 2. Vervolgens klikt u op ‘Deelnemen als gast’. 3. Hierna wordt u gevraagd om uw naam in te vullen. U vult hier uw volledige naam (voor- en achternaam) in. Dit is belangrijk omdat de voorzitter van de vergadering u hiermee kan identificeren. Daarnaast weten overige deelnemers en publiek op deze manier wie er aan het woord is. 4. Nadat u uw naam heeft ingevuld, klikt u op ‘Deelnemen aan vergadering’. 5. Nadat de voorzitter u toegang heeft gegeven, neemt u deel aan de vergadering. 6. De voorzitter geeft u het woord om uw inspraak houden. Zet uw microfoon pas aan als de voorzitter u het woord heeft gegeven. 7. Insprekers hebben maximaal drie minuten inspreektijd (dit is vastgelegd in de Verordening op de Raadscommissie). De voorzitter behoudt zich het recht voor om de inspreektijd per inspreker te verkorten, indien het aantal aangemelde insprekers dat vereist en op voorwaarde dat daarmee meer mensen het woord kunnen voeren. Mocht dit aan de orde zijn, dan wordt u hierover van tevoren geïnformeerd. 8.

Insprekers worden verzocht om hun inspreektekst achteraf aan de griffie te mailen, griffie@veenendaal.nl, zodat deze bij de vergaderstukken geplaatst kunnen worden. 9. Na uw inspraak zal de voorzitter u bedanken en vragen wij u om de vergadering te verlaten. U kunt de vergadering verder volgen via één van de livestreams in ons raadsinformatiesysteem, op Facebook of YouTube.

Vragen? Voorafgaand aan de inspraakavond Heeft u voorafgaand aan de inspraakavond vragen? Neem dan contact op met de griffie via e-mail griffie@veenendaal.nl of telefonisch via 0318 538 538 (vragen naar de griffie). Tijdens de inspraakavond Loopt u tijdens de inspraakavond tegen technische problemen aan? Bel dan met de technische ondersteuning (Anwar Faghloumi) op 0640998540. Wij proberen u dan zo snel mogelijk te helpen.