27-03-02 Rapport Rekenkameronderzoek Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Veendam
Tekst van het document
●
●
●
● ● ●
7. In hoeverre is de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid intern en extern geborgd in de (inkoop)organisatie in termen van Organisatie en Personeel, Methoden en Procedures en Informatievoorziening?
●
●
●
●
●
●
In het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt expliciet de relatie gelegd met de actuele wet- en regelgeving (nationaal en Europees) op het gebied van inkoop en aanbesteding. De uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid gebeurt in overeenstemming met externe wetten en interne regels en procedures: ○ In het rapport van bevindingen van de accountant van de afgelopen jaarrekeningen zijn geen onrechtmatigheden met betrekking tot inkoop- en aanbestedingstrajecten gevonden. ○ Afwijkingen ten aanzien van het inkoop- en aanbestedingsbeleid worden schriftelijk gemotiveerd en formeel geautoriseerd. ○ Inkoopdossiers zijn volledig en transparant. De gemeente kent een integriteitsbeleid, bijvoorbeeld door middel van een code. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid kent een doorvertaling van deze code. Het instrument van Interne Controle wordt toegepast om de risico’s ten aanzien van rechtmatigheid te identificeren. Het risico op Maverick Buying32 is beperkt door een adequaat ingericht contractbeheer en contractmanagement. De accountant maakt beperkte opmerkingen ten aanzien van risico’s op rechtmatigheid voor inkoop. Er is sprake van een eenduidig beeld van de inkoopfunctie binnen de organisatie en van de strategische waarde die de inkoopfunctie kan leveren ten aanzien van de organisatiedoelen.
Het management wordt gevoed met strategische managementinformatie aangaande de invulling van de inkoopfunctie (invulling strategische doelen en uitgangspunten) om te kunnen sturen. Vanuit de afdelingen van het primaire proces komt voldoende informatie naar voren voor de inkoopfunctie om een gedegen planning te maken van activiteiten voor het komende jaar (maken inkoopkalender). Binnen de inkoopfunctie (inkoop- en aanbestedingsbeleid of jaarplan) zijn instrumenten en methoden beschreven om invulling te geven aan de beleidsdoelstellingen, bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid en social return. Er is sprake van een inkoopdashboard (gevoed met bijvoorbeeld een inkoopspend, contractbeheer, -management, et cetera) dat sturingsinformatie biedt op het gebied van inkoop. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de inkoopadviseurs zijn duidelijk beschreven, vastgelegd en geborgd in de organisatie en daarbij ook helder gecommuniceerd naar de andere afdelingen.
Maverick buying heeft betrekking op het inkopen buiten bestaande contracten om. Dit leidt vaak niet tot de beoogde resultaten en verhoogt de risico’s. Zie: https://kennislab.nevi.nl/begrippen/maverick-buying en https://www.vendorlink.nl/maverick-buying/ 32
| 54 | Rekenkameronderzoek Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Veendam
●
●
Uitvoering
5. In hoeverre gebeurt de uitvoering conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid?
●
● ●
● ● ●
●
●
Resultaten
5. In hoeverre gebeurt de uitvoering conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid?
●
● ●
●
● ●
De inkoopfunctie kent een eigen afdelingsplan/teamplan, waarin de strategische waarde ten aanzien van de andere afdelingen en beleidsdoelen van de organisatie zijn beschreven. Tevens is uiteengezet wat deze strategische waarde betekent in termen van eigen inzet, activiteiten en behoeften. Er is sprake van eenduidige kennis en een eenduidig kwaliteitsniveau (minimale niveau). De beleidsdoelen in het inkoop- en aanbestedingsbeleid (waaronder duurzaam inkopen) zijn doorvertaald naar subdoelstellingen, activiteiten en Key Performance Indicators (vertaling van strategisch naar tactisch). Deze doorvertaling wordt gedaan in samenwerking tussen de inkoopfunctie en de afdelingen in het primaire proces en vastgelegd in inkoopplannen. Processen voor het inrichten of opstarten van een aanbestedings- of inkooptraject zijn vastgelegd en dusdanig geborgd dat er sprake is van uniformiteit en standaardisatie. Proceseigenaarschap is duidelijk beschreven, vastgelegd en geborgd. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (inclusief mandatering) zijn vastgelegd en worden uitgevoerd conform de gestelde kaders. De doorvertaling van beleidsdoelstellingen in het inkoopproces is een samenspel tussen de afdelingen van het primaire proces en de inkoopfunctie.
De inkoopfunctie vervult een strategische adviesrol in dit traject, waarbij de afdeling in het primaire proces zorgt voor de inhoudelijke kennis en expertise. De inkoopfunctie bewaakt het proces in het kader van rechtmatigheid en bijkomende neveneffecten. De kwalitatieve doelen en uitgangspunten in het inkoop- en aanbestedingsbeleid worden jaarlijks geëvalueerd aan de hand van de resultaten ten aanzien van de gedane aanbestedingen. Op basis hiervan vindt bijsturing plaats. De gemeente stuurt actief op het inkoopresultaat/aanbestedingsresultaat en rapporteert zo op de mate van doelmatigheid. Processen voor evaluatie zijn vastgelegd en geborgd, waarbij opgehaalde informatie en bevindingen worden vastgelegd en gebruikt bij nieuwe inkooptrajecten en aanbestedingen. Er wordt expliciet gestuurd op Key Performance Indicators (inkoopbesparingen, doorlooptijden, procesverbetering, klanttevredenheid van interne klanten, de kwaliteit van het uitgevoerde werk, et cetera). Hierbij gaat het om kritische succesfactoren en prestatie-indicatoren van de inkoopfunctie. De inkoopfunctie is een mogelijk middel om een ander beleidsinhoudelijk doel te helpen bereiken. De gemeente monitort de geleverde prestaties/resultaten en stuurt desgewenst hierop bij.
Bijsturingsmogelijkheden (gesprek, boetes, ontbinden overeenkomst, et cetera) zijn vastgelegd en worden in overleg binnen de inkoopfunctie afgewogen toegepast.
| 55 | Rekenkameronderzoek Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Veendam
Evaluatie
8. Hoe verantwoordt het college van B&W de resultaten van het inkoop- en aanbestedingsbeleid aan de gemeenteraad, met name voor wat betreft de realisatie van de gestelde doelen?
●
De gemeenteraad ontvangt periodiek informatie aangaande de prestaties ten aanzien van de doelstellingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en wordt daarbij in staat gesteld zijn kaderstellende en controlerende rol te vervullen.
9. Hoe vult de gemeenteraad zijn kaderstellende en controlerende rol op het gebied van inkoop-en aanbestedingsbeleid in?
●
De raad heeft een proactieve houding aangenomen ten aanzien van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en zijn standpunten met betrekking tot doeltreffendheid, doelmatigheid, rechtmatigheid en duurzaam inkopen kaderstellend vastgesteld en terug laten komen in het beleid. De raad evalueert één keer in de vier jaar het inkoop- en aanbestedingsbeleid en beoordeelt in hoeverre de doelstellingen zijn gerealiseerd. Op basis hiervan wordt het beleid aangepast.
●
| 56 | Rekenkameronderzoek Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Veendam
Bijlage 2 | Overzicht cases De casestudy behorende bij dit onderzoek is uitgevoerd langs de volgende cases: 1. Europees openbare aanbesteding Raamovereenkomst WMO Trapliften (2018 e.v.). 2. Meervoudige onderhandse aanbesteding Kantoorartikelen (2019). 3. Meervoudige onderhandse aanbesteding Herinrichting sportpark De Langeleegte (2020). 4. Meervoudige onderhandse aanbesteding Ingenieursdiensten Engineering Inrichting Campus Winkler Prins (2020). Om tot een goede en representatieve selectie te komen (met voldoende variatie qua omvang van de aanbesteding, spreiding over de inkoopcategorieën (Werken, Leveringen en Diensten) en spreiding over de taakvelden van de gemeente zijn de volgende criteria gehanteerd: ● De inkoop- of aanbestedingstrajecten (=dossiers) moeten afgerond zijn in de periode 2018 tot en met 2020. Daarbij dient een evenredige verdeling per inkoopopdracht (Werken, Leveringen en Diensten) over deze jaren te worden gehanteerd. ● De inkoopdossiers moeten betrekking hebben op Werken, Leveringen en Diensten. ● De inkoopdossiers moeten een spreiding laten zien over de gemeentelijke diensten/afdelingen van de gemeente Veendam. ● Ordergrootte: omvang in euro’s van het inkoop- of aanbestedingstraject. Ook hierbij dient een evenredige verdeling te worden gehanteerd.
Zie hiervoor de drempelbedragen per inkoopopdracht in het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Veendam. ● Type aanbesteding (enkelvoudig onderhands, meervoudig onderhands, nationaal en Europees): dit selectiecriterium hangt nauw samen met de ordegrootte, omdat dit het type van de aanbesteding bepaalt.
| 57 | Rekenkameronderzoek Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Veendam
Bijlage 3 | Proces realisatie SROI bij aanbestedingen In het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2020/2021 van de gemeente Veendam is het volgende proces opgenomen voor de realisatie van social return in aanbestedingen. 1. De inkoopbehoefte van De Kompanjie met een geraamde waarde vanaf € 35.000 wordt tijdig gemeld bij de coördinerende inkoopfunctie. 2. De Kompanjie bepaalt of zij de voorgenomen opdracht zelf kan uitvoeren, of zij de voorgenomen opdracht kan inbesteden bij het SW-bedrijf of kan aanbesteden aan de markt. 3. Bij de bepaling van de aanbestedingsstrategie wordt door De Kompanjie advies gevraagd aan de SROI-coördinator over de mogelijkheden bij de toepassing van social return bij onderhavig aanbestedingstraject. 4. De Kompanjie neemt, na toetsing door de coördinerende inkoopfunctie, een besluit over het advies van de SROI-coördinator en neemt non discriminatoire bepalingen over social return op in het aanbestedingsdocument. 5. Potentiële opdrachtnemers kunnen informatie inwinnen bij de SROI-coördinator over de concrete inzet van de doelgroep(en) bij de voorgenomen onderhavige opdracht. 6. Na objectieve beoordeling door De Kompanjie van de inschrijvingen wordt de opdracht gegund aan de economisch meest voordelige inschrijver. 7.
Tijdens de uitvoering van de opdracht worden de contractuele afspraken met opdrachtgever over de uitvoering van social return door de SROI-coördinator geëvalueerd en teruggekoppeld aan de coördinerende inkoopfunctie van De Kompanjie en de budgethouder. 8. De Kompanjie neemt de rapportage van de SROI-coördinator mee in de leveranciersevaluaties met opdrachtnemer.
| 58 | Rekenkameronderzoek Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Veendam
Bijlage 4 | Bevindingen vanuit de Interne Controle In onderstaande tabel zijn de bevindingen vanuit de IC opgenomen voor de periode 2018-2020, die betrekking hebben gehad op inkoop en aanbesteden. Bevindingen interne controle gemeente Veendam 2018 1
De budgethouderslijst is actueel, de laatste lijst is gemaakt op 12-10-2018.
2
Uit Key2Financiën is een dump opgevraagd van de bevoegdheden, deze is vergeleken met de toegekende bevoegdheden volgens de actuele en eerdere budgethouderslijsten. De bevoegdheden zijn correct toegedeeld. Dit geldt ook voor de BNG-autorisaties. De mutaties van de laatste weken waren nog niet verwerkt op datum controle.
3
Na pensionering van de vorige applicatiebeheerder zijn niet alle overdrachten helemaal sluitend verlopen. Zo kan een overbodig geworden testaccount op naam van de vorige beheerder nog niet verwijderd worden. Daarover wordt contact gezocht met de GRID. Verder zijn naar aanleiding van deze controle alle opmerkingen verwerkt.
4
De documenten van de lijncontrole zijn toegevoegd in het dossier. Er zijn geen bijzonderheden gevonden, alles is compleet.
5
Functiescheiding in betaalproces 1: conform de opzet van de controle in hoofdstuk 3 zijn de geselecteerde nota’s in het systeem gecheckt op bevoegdheid van de budgethouder en de tweede paraaf. Er zijn geen bijzonderheden gevonden.
6
Conform de opzet in hoofdstuk 3 zijn de betaalbatches vanuit de bedrijven Veendam, Pekela en de Kompanjie via een steekproef gecontroleerd. Er zijn geen bijzonderheden gevonden.
7
Inkoopbeleid en EU-regels inkoop: Uit Key2Financiën is een dump opgevraagd van alle betalingen van de eerste acht maanden. Alle crediteuren boven het bedrag € 147.333 zijn beoordeeld. Veendam: Alle crediteuren van Veendam binnen de selectie zijn onderzocht. Er zijn geen onrechtmatigheden aangetroffen, daar waar er sprake was van inkoop blijkt steeds correct te zijn aanbesteed of ingekocht met voldoende offertes.
8
In de selectie van de Kompanjie, uitgaven boven de € 36.833 (221.000 : 4 : 12 x 8) kwamen naast afdrachten, et cetera vijf normale inkopen voor naast tijdelijk personeel. Deze vijf inkopen zijn nagegaan en blijken alle correct te zijn ingekocht.
9
Daarna is doorgezocht op de post tijdelijk personeel. In de controle van de registratie van het tijdelijk personeel is nu over heel 2018 gebleken dat de registratie op de HRM-afdeling in orde is. Er zitten geen inhuurkrachten in de nota’s die niet bij hen in Beaufort bekend zijn. Dit is een compliment waard. Bij dezen.
10
De verplichte hantering van de eigen inkoopvoorwaarden bij Veendam, Pekela en de Kompanjie blijkt nog steeds een probleem.
11
Bij contracten waar persoonsgegevens het onderwerp zijn of via bijvoorbeeld ICT inzage in de persoonsgegevens mogelijk is, moeten verwerkersovereenkomsten afgesloten worden. In de inkoopvoorwaarden van de Kompanjie, Veendam en Pekela is dat goed geregeld.
| 59 | Rekenkameronderzoek Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Veendam
12
In de praktijk blijken er vooral telefonisch offertes te worden opgevraagd. De offrerende leverancier stopt in dat geval zijn/haar eigen leveringswaarden erbij en in de “battle of forms” zijn we bij de rechter dan de verliezende partij. In dat geval wordt het afsluiten van een verwerkersovereenkomst met afdoende aansprakelijkheidsbepalingen vrijwel onmogelijk.
2019 1
Bevoegde budgethouder: de budgethouderslijst is actueel, de laatste lijst is gemaakt op 2-10-2019.
2
Uit Key2Financiën is een dump opgevraagd van de bevoegdheden, deze is vergeleken met de toegekende bevoegdheden volgens de actuele en eerdere budgethouderslijsten. De bevoegdheden zijn correct toegedeeld. Dit geldt ook voor de BNG-autorisaties. De mutaties van de laatste weken waren nog niet verwerkt op datum controle.
3
Na pensionering van de vorige applicatiebeheerder zijn niet alle overdrachten helemaal sluitend verlopen. Zo kan een overbodig geworden testaccount op naam van de vorige beheerder nog niet verwijderd worden. Daarover wordt contact gezocht met de GRID. Verder zijn naar aanleiding van deze controle alle opmerkingen verwerkt.
4
De documenten van de lijncontrole zijn toegevoegd in het dossier. Er zijn geen bijzonderheden gevonden, alles is compleet.
5
Functiescheiding in betaalproces 1: conform de opzet van de controle in hoofdstuk 3 zijn de geselecteerde nota’s in het systeem gecheckt op bevoegdheid van de budgethouder en de tweede paraaf. Er zijn geen bijzonderheden gevonden.
6
Conform de opzet in hoofdstuk 3 zijn de betaalbatches vanuit de bedrijven Veendam, Pekela en de Kompanjie via een steekproef gecontroleerd. Er zijn geen bijzonderheden gevonden.
7
Conform de opzet in hoofdstuk 3 zijn de betaalbatches vanuit de bedrijven Veendam, Pekela en de Kompanjie via een steekproef gecontroleerd. De uitslag is aangegeven in het uitslagenblad, bijlage 5, de bijlagen zitten in het dossier. Er zijn geen bijzonderheden gevonden.
8
De geselecteerde nota’s zijn alle nagegaan. Er waren twee creditnota’s bij, de overige acht zijn door middel van afdoende bewijsmiddelen aangetoonde leveringen. Geen bijzonderheden dus. Zie ook bijlage 6.
9
Uit Key2Financiën is een dump opgevraagd van alle betalingen van de eerste zes maanden van alle drie de bedrijven. Alle crediteuren boven het bedrag € 27.625 zijn beoordeeld. Veendam: alle crediteuren van Veendam binnen de selectie zijn onderzocht. Bij twee crediteuren zijn opmerkingen te maken.
10
In de selectie van de Kompanjie, uitgaven boven de € 27.625, kwamen naast afdrachten, et cetera 21 normale inkopen voor naast tijdelijk personeel. Deze 21 zijn nagegaan en blijken alle correct te zijn ingekocht.
11
Daarna is doorgezocht op de post tijdelijk personeel. Uit het financieel overzicht komen achttien verschillende leveranciers naar voren. In 2018 is er aanbesteed op alle percelen, met als uitkomst vijf gecontracteerde leveranciers en twee WSW-bedrijven, samen zeven. Alle inhuur in het financieel systeem komt voor in de inhuurlijst in Beaufort. Alle inhuur op de nader te onderzoeken lijst is eerst aan de contractpartners aangeleverd en bij het bericht “niemand beschikbaar” is de vacature bij drie of meer andere partijen in de markt uitgevraagd.
2020
| 60 | Rekenkameronderzoek Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Veendam
1
Bevoegde budgethouder: de budgethouderslijst is actueel, de laatste lijst is gemaakt op 11-05-2020.
2
Uit Key2Financiën is een dump opgevraagd van de bevoegdheden, deze is vergeleken met de toegekende bevoegdheden volgens de actuele en eerdere budgethouderslijsten. De bevoegdheden zijn correct toegedeeld. Dit geldt ook voor de BNG-autorisaties. De opmerking uit 2019 over de bevoegdheden van de vorige applicatiebeheerster, inmiddels met pensioen, is nog niet helemaal opgelost. Wordt nagevraagd bij FN.
3
De documenten van de lijncontrole zijn toegevoegd in het dossier. Er zijn geen bijzonderheden gevonden, alles is compleet.
4
Functiescheiding in betaalproces 1: conform de opzet van de controle in hoofdstuk 3 zijn de geselecteerde nota’s in het systeem gecheckt op bevoegdheid van de budgethouder en de tweede paraaf. De uitslag is in aangegeven in het uitslagenblad, bijlage 4. Er zijn geen bijzonderheden gevonden.
5
Functiescheiding in betaalproces 2: conform de opzet in hoofdstuk 3 zijn de betaalbatches vanuit de bedrijven Veendam, Pekela en de Kompanjie via een steekproef gecontroleerd. De uitslag is aangegeven in het uitslagenblad, bijlage 5, de bijlagen zitten in het dossier. Er zijn geen bijzonderheden gevonden.
6
De geselecteerde nota’s zijn alle nagegaan. De leveringen zijn afdoende aangetoond via de pakbonnen of anderszins. Geen bijzonderheden dus.
7
Uit Key2Financiën is een dump opgevraagd van alle betalingen van de eerste zes maanden van alle drie de bedrijven. Alle crediteuren boven het bedrag € 26.750 (exclusief btw) zijn beoordeeld. Alle crediteuren van Veendam binnen de selectie zijn onderzocht. Er zijn twee crediteuren gevonden die ook in de eindbeoordeling van 2019 als onrechtmatig zijn aangemerkt. Bij één daarvan, Virol BV, PMD afval, dient het gesprek met de accountant nog afgerond te worden. Verder zijn er geen bijzonderheden te melden, alle overige inkoop is correct verlopen.
8
In de selectie van de Kompanjie, uitgaven boven de € 26.750, kwamen naast afdrachten, et cetera, negen inkopen voor, naast tijdelijk personeel. Deze zijn nagegaan en blijken alle rechtmatig te zijn ingekocht. Alle inhuur in het financieel systeem komt of kwam voor in de inhuurlijst in Beaufort. Alle inhuur binnen het EU-grens zoekgebied op de nader te onderzoeken lijst is eerst aan de contractpartners aangeleverd en bij het bericht “niemand beschikbaar” is de vacature bij drie of meer andere partijen in de markt uitgevraagd. Buiten het EU-grens zoekgebied zijn nog drie vacatures elders gevuld, daarvoor zal HRM nog de resterende stukken aanleveren.
| 61 | Rekenkameronderzoek Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Veendam
Bijlage 5 | Rollen inkoopfunctie Binnen het inkoop- en aanbestedingsbeleid worden de volgende drie rollen onderscheiden. In deze bijlage beschrijven we deze rollen en zetten de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden uiteen. Budgethouder ● Verantwoordelijk voor de naleving van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en daarmee het volgen van de voorgeschreven procedures. ● Eindverantwoordelijk voor het volledige aanbestedingsproces. ● Onderzoek doen naar de mogelijkheid tot inkoopsamenwerking. ● Inkoopbehoeften bundelen en daar waar mogelijk schaalvoordelen benutten, met inachtname van uitgangspunten rondom clusteren. ● Het aanleggen, bijhouden en archiveren van alle belangrijke documenten in een aanbestedingsdossier; de inkoopfunctie kan hierbij faciliteren. ● Het opnemen van contracten in het contractbeheersysteem (in ontwikkeling) en het borgen van de naleving van gemaakte afspraken in het contract. Inkoopcoördinator ● Het (on)gevraagd en onafhankelijk adviseren van de budgethouders en het management over inkopen en aanbestedingen. ● Verantwoordelijk voor het opstellen en actualiseren van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. ● Eerste aanspreekpunt op het gebied van inkopen en (Europees) aanbesteden. ● Signaleren van relevante ontwikkelingen in de markt, regelgeving en jurisprudentie.
● De organisatie faciliteren met relevante informatie op het gebied van inkoop en aanbesteden. ● Versterken en professionaliseren van de inkoopfunctie. Inkoopteam(s) Inkoopteams worden opgericht om een groter complex inkooptraject (tijdelijk project) te begeleiden, waarbij zowel inhoudelijke als procesmatige expertise nodig is of wanneer het afdelingsoverstijgende aankopen betreft. Tijdens het inkooptraject worden de verschillende fases van het inkoopproces van bepaling van de aanbestedingsstrategie tot en met nazorg doorlopen. Nadat het inkooptraject is doorlopen en een koopovereenkomst is gesloten, wordt het project afgesloten. Een inkoopteam bestaat uit één of meerdere gebruikers, een inkoopadviseur, een projectleider en – afhankelijk van de noodzaak – adviseurs op juridisch, financieel en/of vaktechnisch gebied. Per project wordt gekeken welke teamleden noodzakelijk zijn om een zo optimaal resultaat te bereiken. Bij Europese aanbestedingen wordt een inkoopteam opgericht om expertise te borgen.
| 62 | Rekenkameronderzoek Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Veendam
BMC
Colofon Mei 2022 Classificatie
: Vertrouwelijk
Naam adviseurs
:
Projectnummer
: P0021020
Correspondentienummer
: DH-1001-1340
● ●
H. Uffen MSc CMC T. Plat MA
| 63 | Rekenkameronderzoek Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Veendam